финансовая грамотность. Тема Деловые коммуникации в рабочей группе
 Скачать 217.08 Kb.
|
|
1 Тема 5. Деловые коммуникации в рабочей группе. Тематический план: 5.1. Социально-психологические особенности рабочей группы. 5.2. Типы взаимоотношений в системе «руководитель — подчиненный». 5.3. Формирование морально-психологического климата в коллективе. 5.4. Лидерство в группе. 5.5. Роль руководителя в рабочей группе. 2 Коллектив, каковым и является рабочая группа, это мощный стимул трудовой активности, который ставит высокие цели, создает творческую атмосферу, приносит удовлетворение своим членам. Не зря говорят, что человек счастлив тогда, когда он с хорошим настроением идет на работу и с хорошим настроением возвращается домой. Совместное решение производственных вопросов уменьшает стрессовые ситуации, повышает инновационный потенциал сотрудников; в рабочей группе лучше решаются смежные проблемы, сглаживаются возможные последствия нечеткого распределения обязанностей и неправильного руководства, конфликты на межличностном уровне. 5.1. Социально-психологические особенности рабочей группы. Основа успеха любой современной коллективной деятельности — это отношения сотрудничества и взаимопомощи в противовес конфликту и конфронтации. В качестве условий формирования кооперативной взаимозависимости выделяются: • взаимная поддержка действий, убеждение в их оправданности; • свобода и открытость информационного обмена; • доверие, дружелюбие в отношениях сторон. Взаимному доверию сторон способствуют: наличие нейтральных лиц, облегчающее взаимные успехи; возможность получить предварительную информацию о действиях другого; личностные особенности участников взаимодействия. Рабочая группа — это социальная группа или общность людей, объединенных совместной деятельностью, единством целей и интересов, взаимной ответственностью, отношениями товарищества и взаимопомощи. 3 Рабочую группу сближает постоянное общение и взаимодействие ее членов друг с другом, чувство принадлежности к данной группе, наличие общих потребностей, интересов и мотивов. Отличительные черты рабочей группы: 1. Наличие общественно значимой цели деятельности. 2. Наличие органов управления и руководства. Классификация рабочих групп: 1. По формам связи: • контактные, • неконтактные. 2. По формам собственности выделяют: • государственные рабочие группы, • частные рабочие группы; • смешанные рабочие группы, 3. По значимости: • первичные, • вторичные. 4. По характеру деятельности: • научные, • учебные, • производственные, • торговые, • воинские. 5. По времени действия: • постоянные, • временные. 6. По степени формализованности: • рабочая группа жесткой организации; • рабочая группа гибкой организации 4 и т.д. В состав рабочей группы входят два компонента: • материальный компонент — это физические члены рабочей группы, конкретные индивиды; • духовный компонент, т.е. совокупность идей и взглядов, отражающих социально-политические представления, регулирующие конечные цели трудовой деятельности. Выделяют следующие сферы отношений между членами рабочей группы: 1. профессиональную, 2. ценностно-мировоззренческую и 3. сферу межличностных отношений. Профессиональная сфера охватывает отношения, которые складываются в процессе решения производственных задач: субординационные отношения между руководителями и подчиненными; отношения, связанные с координацией совместной деятельности. Ценностно-мировоззренческая сфера включает в себя взаимоотношения между личными и корпоративными ценностями, а так же нравственные установки, преобладающие в конкретной социальной группе. Их соотношение может варьироваться от полной поддержки до глубокого несогласия и конфронтации. Сфера межличностных отношений связана с реализацией потребности в общении и самоутверждении личности в рамках коллектива, формальным и неформальным статусом, а так же степенью удовлетворенности своей профессиональной деятельностью. Одной из важнейших качественных характеристик рабочей группы является ее профессиональная зрелость, которая характеризуется прочными связями между ее членами, возникающими на основе общих ценностных ориентаций и позитивно окрашенных неформальных отношений. Личные разногласия быстро устраняются, дисциплина носит сознательный характер, 5 появляется чувство гордости за свой коллектив, складываются устойчивые традиции. Сотрудники имеют возможность раскрыть свой творческий потенциал, с энтузиазмом относятся к решению поставленных задач. Для того, чтобы измерить степень зрелости той или иной рабочей группы, перевести качественную характеристику в количественные показатели немецкие специалисты В. Зигерт и Л. Ланг разработали методику оценки степени интенсивности негативных факторов. К их числу они относят: активный поиск виновных в случае неудачи; стремление работников обезопасить себя при помощи инструкций и докладных записок; групповой эгоизм; недостаточную информированность конкретных исполнителей; неясность и недоступность целей деятельности сотрудникам; дефицит времени для спокойной и планомерной работы; недооценка коллективного руководства; конфликты из-за мелочей; совещания длительны и часто безрезультатны, сводятся к борьбе самолюбий; работники не осведомлены о критериях оценки их труда; новые идеи с трудом пробивают себе дорогу; энтузиазм в работе — редкость; коллектив расколот на ветеранов и новичков; работа оценивается на уровне эмоций и поверхностных наблюдений; многие работники недовольны, так как не могут применить свои знания на практике и т.д. Наличие таких признаков свидетельствует о серьезных проблемах, стоящих перед коллективом, его недостаточной работоспособности. Факторы, определяющие степень зрелости рабочей группы, ее способность продуктивно функционировать: 1) Технологические. К ним относят особенности совместного использования орудий и предметов труда, например передовых технологий, персональных компьютеров и т.д.; 2) Экономические. К ним относят формы оплаты труда, особенности формы собственности и т.д.; 6 3) Организационные — прежде всего, отношения в системе «руководитель- подчиненный»; 4) Ценностно-мировоззренческая и психологическая совместимость работников. На основе данных факторов британские консультанты по управлению М. Вудкока и Д. Френсиса разработали теорию «Ограничения, препятствующие эффективной работе коллектива». Более подробно данная теория будет рассмотрена на семинарском занятии. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рабочая группа — это сложный социальный организм, обладающий наличием горизонтальных и обратных связей, саморегуляцией и т.д. Ей присущи черты, характерные для организации: должностная иерархия, порядок подчиненности; система позитивных и негативных санкций (отсюда особая роль руководителей в рабочей группе); лояльность каждого сотрудника по отношению к своей команде; разделение функций между сотрудниками, которые закреплены в правилах или инструкциях. 5.2. Типы взаимоотношений в системе «руководитель — подчиненный». Американскими учеными Херси и Бланчардом было проведено исследование динамики межличностных отношений в системе «руководитель — подчиненный». В рамках этого подхода предполагается, что степень руководства сотрудником и его эмоциональной поддержки самым тесным образом связана с уровнем его профессиональной зрелости, т.е. по мере роста профессионализма руководитель все меньше управляет и все больше поддерживает сотрудника, вселяя в него уверенность в своих силах. Вместе с тем с достижением среднего уровня зрелости и выше руководитель не только меньше руководит, но и меньше эмоционально поддерживает его, поскольку такой подчиненный уже в состоянии сам контролировать себя, и в этой ситуации сокращение опеки расценивается как доверие со стороны шефа. 7 Такой подход к проблеме позволяет использовать четыре вида отношений в системе «руководитель — подчиненный»: 1. Приказание. 2. Внушение. 3. Участие. 4. Делегирование. Согласно данной концепции, приказание оптимально в случае низкого профессионализма, когда исполнитель не готов к самостоятельному выполнению задачи и не хочет брать на себя ответственность. Задача руководителя — инструктировать сотрудника, много руководить и мало доверять. Внушение рекомендуется использовать на уровнях зрелости сотрудника от среднего до высокого: подчиненные еще не способны, но уже готовы взять на себя ответственность. Здесь особенно важны как руководство, так и поддержка, которые помогут добиться выполнения поставленной задачи. Участие наиболее эффективно на уровнях зрелости от среднего до высокого. Сотрудник уже способен к самостоятельному выполнению задания, и в такой ситуации требуется не столько руководство, сколько психологическая поддержка, совместное обсуждение проблемы и совместное принятие решений. Высокий уровень профессиональной зрелости предполагает передачу полномочий исполнителю — делегирование, что означает слабое управление и малую степень эмоциональной поддержки. 5.3. Формирование морально-психологического климата в коллективе. Еще одним важным фактором функционирования рабочей группы является формирование морально-психологического климата, который складывается для конкретного рабочего коллектива. На первой стадии развития коллектива преобладает формальная структура: работники общаются в соответствии с должностными 8 стереотипами, присматриваются друг к другу, подлинные чувства чаще всего скрываются, цели и методы работы совместно не обсуждаются, коллективная работа проявляется слабо. На второй стадии происходит переоценка личностных и деловых качеств руководителя, складывается мнение о коллегах, начинается процесс формирования группировок внутри коллектива, возможна борьба за лидерство. Разногласия обсуждаются более открыто, предпринимаются попытки улучшить взаимоотношения внутри рабочей группы. В конце этого этапа четко просматривается неформальная структура, коллектив достигает определенной степени координации действий своих членов. Групповая сплоченность может иметь: • позитивную направленность, т.е. рабочая группа воспроизводит лучшие деловые и нравственные качества своих членов, люди гордятся своей принадлежностью к данному коллективу, возникающие проблемы решаются по-деловому, инициативно и творчески. • негативную направленность, т.е. большая часть энергии коллектива тратится на участие в конфликтах между различными группировками, неформальными и формальными лидерами, выяснение отношений с другими подразделениями. Производственные проблемы как бы отходят на второй план. • конформистскую направленность. Она характеризуется чисто внешней, показной заинтересованностью сотрудников в результатах их трудовой деятельности, безразличием к коллективным усилиям. Сфера интересов сотрудников находится вне рабочей группы: общественно- политическая деятельность, семья, личные проблемы. Морально-психологический климат рабочей группы существенным образом зависит от ее структуры. Структура коллектива исследуется на двух уровнях: • формальном • неформальном. 9 Формальная структура связана с должностным статусом членов группы, упорядоченными служебными отношениями. Неформальная структура складывается на основе отношений, обусловленных психологическими особенностями членов коллектива. Факторы становления неформальной структуры: • объективные факторы • субъективные факторы. К объективным можно отнести обусловленную характером и графиком работы возможность контактов между членами группы, а также оптимальный по количеству и половозрастной структуре и т.д. состав группы, позволяющий удовлетворить потребность в межличностном общении. Субъективные факторы зависят от личности руководителя, индивидуальных особенностей сотрудников. Умение руководства сплачивать коллектив, психологическая совместимость, удовлетворенность условиями труда, своим статусом и ролью сказываются на образующихся стихийно дружеских связях, взаимных симпатиях и антипатиях. Механизм регулирования коллективной деятельности: 1. Адаптация; 2. Коммуникация; 3. Идентификация; 4. Интеграция. Социально-психологическая адаптация предполагает активное принятие и усвоение ценностей и норм, сложившихся традиций новыми членами рабочей группы. Без нее невозможно включение в неформальную структуру, использование принятых в данной группе форм реализации индивидуальных качеств, самореализация личности. Вновь назначенный руководитель с ходу не отвергает сложившиеся традиции, считается с мнением коллектива и его лидеров. 10 Коммуникация предполагает активный обмен информацией и взаимное духовное обогащение членов группы. Через коммуникацию осуществляется не только управление производством, но и формирование ценностных ориентаций и установок. Руководитель должен следить за тем, чтобы сотрудники в разумных пределах имели возможность общаться друг с другом и вместе с тем в корне пресекать обсуждение подробностей личной жизни коллег в их отсутствие, сплетни и доносы. Идентификация связана с формированием чувства принадлежности к группе в процессе межличностного общения. Процесс протекает на трех уровнях: 1. Эмоциональном — способность сопереживания, или эмпатии; 2. Ценностно-мировоззренческом — способность стать на точку зрения другого человека; 3. Поведенческом — воспроизводство образцов поведения. В основе идентификации лежит механизм подражания. Обязанность руководителя — по возможности следить за тем, чтобы идентификация была положительной, т.е. чтобы новички подражали профессионально и нравственно зрелым сотрудникам. Успешная реализация процесса интеграции приводит к превращению коллектива в сплоченный, саморегулирующийся социальный организм, хорошо приспособленный к совместно-индивидуальной деятельности. Организованность, сработанность и психологическая совместимость позволяют рабочей группе самостоятельно выбирать оптимальные формы деятельности, обеспечивающие успешное выполнение задания и наиболее полное раскрытие индивидуальности, творческого потенциала каждой личности. Классификация психотипов личностей На формирование социально-психологического климата в коллективе большое влияние оказывает влияние психотипов личности. Классификация личностей: 1. С точки зрения индивидуально-психологических данных: 11 • сангвиники (сильный, уравновешенный, подвижный), • холерики (сильный, неуравновешенный), • флегматики (сильный, уравновешенный, инертный) и • меланхолики (слабый, неуравновешенный, инертный); 2. Типология К. Юнга: • экстраверты (расположены к общению, ориентированы вовне) • интроверты (не склонны к общению, ориентированы вовнутрь); 3. Типология Хейманса — Ле Сенна (восемь типов личностей, различающихся по эмоциональности, активности, впечатлительности) и т.д. Из перечисленных выше психотипов личности наибольшее практическое значение имеет деление по темпераменту, под которым понимается определенное соотношение степени эмоциональной стабильности и ориентации либо на самого себя, либо во внешний мир. Для практики делового общения наибольшее значение имеет классификация основателя социометрии американского ученого Я.Л. Морено (1892— 1974), исследовавшего неформальные отношения в группе с точки зрения распределения симпатий и антипатий («звезды», т.е. неформальные лидеры, и изолированные члены группы, представляющие как бы разные полюсы неформальной структуры). Российский ученый В.М. Шепель предложил следующую классификацию: • коллективисты — общительные работники, активно поддерживающие общественные начинания; • индивидуалисты — тяготеющие к персональной ответственности, самостоятельности; • претензионисты — работники, которым присущи тщеславие, обидчивость, желание находиться в центре внимания; • подражатели — сотрудники, имитирующие чужие манеры и избегающие осложнений; • пассивные — слабовольные работники, не проявляющие инициативы; 12 • изолированные — работники с несносным характером. 5.4. Лидерство в группе. Помимо воли администрации в каждом коллективе складываются малые неформальные группы из трех — семи человек. Если такая группа оказывает существенное влияние на общественное мнение коллектива, ее называют референтной, или эталонной. Референтная группа может включать людей разных возрастов и не обязательно работающих, например, в одном отделе, — она может быть «сквозной». Главная психологическая предпосылка образования группы — потребность в неформальном общении, взаимодействии с другими людьми. Взаимодействие и взаимозависимость служат удовлетворению частных (ситуативных), а также общих потребностей, например, в уважении, престиже, принадлежности к группе, власти. Кроме того, деятельность в составе группы приводит к возникновению новых потребностей, например к сохранению стабильности группы. Важнейшим признаком неформальной группы является наличие общей цели, которая не всегда осознается членами группы и не обязательно связана с решением производственных задач. Потребность в общении может возникнуть в связи с совместной учебой, общим хобби и т.д. Цели малой группы могут быть позитивными, т.е. способствующими сплочению и эффективному функционированию коллектива в целом, нейтральными либо негативными. Потребность в целеполагании, формулировке цели и организации деятельности по ее достижению приводит к появлению лидеров. Этот феномен просматривается во всех неформальных группах, насчитывающих более трех человек. Любой неформальный лидер обладает личностным притяжением, которое проявляется в разной форме. 13 Три типа лидера: 1) Вожак — самый авторитетный член группы, обладающий даром внушения и убеждения. На других членов группы он влияет словом, жестом, взглядом. Греки во времена Гомера считали, что вожак должен обладать мудростью Нестора, справедливостью Агамемнона, хитростью Одиссея и энергичностью Ахилла. На протяжении XX в. проводились многочисленные исследования индивидуальных характеристик преуспевающих руководителей. Так, американский исследователь Р. Стогдилл предложил следующий перечень качеств руководителя-вожака: • физические качества — активный, энергичный, здоровый, сильный; • личностные качества — приспособляемость, уверенность в себе, авторитетность, стремление к успеху; • интеллектуальные качества — ум, умение принять нужное решение, интуиция, творческое начало; • способности — контактность, легкость в общении, тактичность, дипломатичность. Безусловно, всем перечисленным требованиям удовлетворяет крайне малое число людей. Это, однако, не означает, что «руководителями рождаются» и стать хорошим руководителем путем привития необходимых навыков нельзя. Действительно, исследования показали наличие прямой связи между сочетанием пяти факторов — ума, авторитетности, уверенности в себе, энергичности и знаний, с одной стороны, и способностью к руководству — с другой. Однако это сочетание еще не гарантирует успех, так как зависимость составляет лишь 25—35%. В остальных случаях решающую роль в эффективном руководстве играют не личностные качества, а, например, стиль поведения руководителя и др. 2) Лидер менее авторитетен, чем вожак. Наряду с внушением и убеждением ему часто приходится побуждать к действию личным примером («Делай как я!»). Как правило, его влияние распространяется только на часть членов неформальной группы. 14 3) Ситуативный лидер обладает личностными качествами, имеющими значение только в какой-то вполне конкретной ситуации: торжественное событие в коллективе, спортивное мероприятие, турпоход и т.п. Лидеры есть в любом коллективе, они заслуживают особого внимания, так как активно влияют на морально-психологический климат в коллективе и могут стать источником конфликтов, но именно они же составляют резерв на выдвижение руководящих кадров. Лидерство в группе может быть как формальным (официальные руководители), так и неформальным. Среди неформальных можно выделить деловых, эмоциональных, авторитарных, демократических и, наконец, самое важное, позитивных и негативных лидеров. Руководитель обязан иметь представление о неформальной структуре своего коллектива, чтобы своевременно предотвращать конфликтные ситуации, четко представлять, кто формирует общественное мнение в данной рабочей группе, иметь представление о степени авторитетности своего заместителя и других сотрудников. 5.5. Роль руководителя в рабочей группе. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что работоспособность команды, ее способность успешно решать поставленные задачи самым существенным образом зависят от морально-психологического климата, который, при прочих равных условиях, определяется качественным составом персонала и особенностями отношений между руководителями и подчиненными. Научные исследования и обобщение опыта практической работы свидетельствуют о том, что наиболее продуктивными являются рабочие группы, состоящие из лиц разного возраста, пола и темперамента. Молодые работники лучше воспринимают новое, более энергичны, но порою самонадеянны, не склонны к компромиссам; пожилые, напротив, обладают жизненным опытом, не склонны к авантюрам, способны принимать более взвешенные решения, как правило, избегают конфликтных ситуаций. 15 Специфическими недостатками обладают чисто женские или мужские коллективы: в женских коллективах чаще случаются мелочные склоки, больше потерь рабочего времени в связи с массовым обсуждением житейских проблем и т.д., в то время как в мужских коллективах в рабочее время процветают сквернословие и «дурные привычки». Иными словами, совместная работа лиц разного пола как бы подтягивает работников, повышает самодисциплину, требовательность к себе. Не менее важно иметь в группе индивидов с разным темпераментом, поскольку каждый из них, как мы уже выяснили, имеет свои достоинства и недостатки. |