Понятие режима хранения документов в архиве суда
 Скачать 18.81 Kb.
|
|
Тема № 12 Оборудование помещения архива суда, режим хранения документов Понятие режима хранения документов в архиве суда. Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату. Режим хранения документов предполагает соблюдение: Температурно-влажностного режима; Светового режима; Санитарно-гигиенического режима; Охранного режима. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: Строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива; Оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации; * Применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов; * Применением специальных средств хранения и перемещения документов. 2.Требования к зданиям и помещениям архива Требования к зданиям и помещениям архива: * Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания; * Не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов; * Архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; * Архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений; * Хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; * В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; * Отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми; * В оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; * Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход; * В нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица; * В хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты: * Посторонние лица в архивохранилища не допускаются. 3.Световой режим Световой режим: * Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте; * Освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным; * При естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра; * Уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк. Нормативы, устанавливаемые при оборудовании архива суда 14.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение. 14.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении. 14.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. 14.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. 14.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение. 14.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища. 14.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов. 14.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. 14.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения. 14.10. Работник архива суда должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда. 14.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см. Целесообразно применять передвижные стеллажи. 14.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы. 14.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках). 14.14. В помещении архива категорически запрещается курение. 14.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей. 14.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними. 14.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов. 14.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. 14.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. 14.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке. 14.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками. 3. Требования, предъявляемые к работнику архива суда. 4. Инструктаж, проводимый перед введением в эксплуатацию помещения для архива суда. |