Реферат. реферат. Реферат по дисциплине Кадровая политика управления персоналом в условиях нестабильной экономики на тему Сужность системного и ситуационный подхода к управлению организацией
 Скачать 1.07 Mb.
|
|
Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Омский государственный технический университет» Факультет (институт) Гуманитарного образования Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело» РЕФЕРАТ по дисциплине Кадровая политика управления персоналом в условиях нестабильной экономики на тему «Сужность системного и ситуационный подхода к управлению организацией » Студента (ки) Казанцева Кристина Петровна фамилия, имя, отчество полностью Курс 2 Группа ЗГМУм- 201 Руководитель к.э.н., доцент,профессор ученая степень, звание Мрачковский А.Е. ФИО Омск 2021 3 Содержание Введение ................................................................................................................... 3 1 Сущность системного, ситуационного и процессного подходов к управлению .............................................................................................................. 5 1.1 Сущность системного подхода к управлению ............................................... 5 1.2 Ситуационный подход к управлению ............................................................. 9 1.3 Сущность и методология использования SWOT-анализа ......................... 14 1.4 Сущность и методология использования PEST-анализа ........................... 17 1.5 Процессный подход к управлению ............................................................... 19 2 Практическая часть ............................................................................................ 23 Заключение ............................................................................................................ 29 Список использованных источников .................................................................. 31 4 Введение Усложняющиеся условия ведения бизнеса привели к появлению в науке управления новых теорий, учитывающих сложность внешней и внутренней среды организаций. Такими теориями являются системный, ситуационный и процессный подходы. Различия этих подходов обусловлены разным представлением об организации. В рамках системного подхода организация рассматривается как сложная, динамичная, открытая система. Ситуационный подход исходит из того, что в любой момент времени организация находится в той или иной ситуации, которая характеризуется совокупным влиянием различных факторов. Процессный подход представляет организацию в виде последовательности взаимосвязанных процессов. Таким образом, каждый подход делает акцент на какой-то одной стороне организации. Однако в реальной жизни для обеспечения эффективности функционирования организации необходимо использовать все подходы в комплексе. Это и обусловило актуальность темы работы. Целью работы является изучение системного, ситуационного и процессного подходов к управлению организациями. Задачи работы детализируют поставленную цель и формируют структуру работы, представленную на рис.1. Выполнение работы потребовало привлечения различных источников литературы. В частности, использованы научные статьи различных авторов – А.Аксянова, В.И.Гайдука, С.В.Дохолян, А.А.Козловой и других. Основными методами при выполнении работы стали анализ и синтез, дедукция и индукция, классификация, обобщение, сравнение. 5 1 Сущность системного, ситуационного и процессного подходов к управлению 1.1 Сущность системного подхода к управлению Системный подход к управлению организацией основан на понимании организации как сложной открытой системы. К пониманию системы существуют разные полходы (рис.2) Рисунок 2 – Понятия системы Согласно приведённым определениям, система представляет собой совокупность частей, объединённых в целое с помощью связей. При этом элементы в системе соединяются не хаотично, а в определённом закономерном порядке. Части системы взаимодействуют между собой, оказывая друг на друга взаимное влияние[2]. Особенности системы организации исходят из того, что организация состоит из людей, то есть является социальной системой. 6 В то же время, ей присущи все системные свойства (таблица 1). Таблица1 – Свойства организации как системы Статические Целостность Организация как система выступает как нечто единое, целое, обособленное. Открытость Организация как открытая система взаимодействует с внешней средой и обменивается с ней различными ресурсами Внутренняя неоднородность Организация состоит из большого количества разнообразных элементов, чётко различающихся между собой Структурирова нность Различные элементы организации как системы не изолированы, а находятся в определённых взаимодействиях, создавая структуру Динамические Функционально сть Организация как система выполняет множество функций Стимулируемос ть Организация подвергается воздействию внешней среды, которая стимулирует её к осуществлению определённой деятельности Изменчивость во времени Состав, структура и вид элементов, составляющих организацию, могут изменяться во времени Существование в изменяющейся среде Организация находится в постоянно изменяющейся внешней среде Синтетические Эмерджентност ь Объединение элементов в организационную систему приводит к появлению качественно новых свойств, не выводящихся из свойств частей, присущих только самой системе и существующих только до тех пор, пока система составляет одно целое. Неразделимост ь При выделении из организации отдельной её части организация будет представлять собой уже другую систему, поэтом организация как система является неделимой Целесообразнос ть Любая организация как система создаётся и функционирует с определённой целью 7 Таким образом, системные свойства организации могут быть статическими, динамическими и синтетическими. Статические свойства позволяют организации поддерживать свою целостность и стабильность во взаимодействии с внешней средой. Статические свойства не изменяются с течением времени[3]. Динамические свойства обеспечивают изменчивость организации, что позволяет ей адаптироваться к изменениям внешней среды. Так, в случае изменившихся условий деятельности организации, состав выполняемых ей функций может изменяться. Например, многие торгово- сбытовые предприятия становятся производственными. Синтетические свойства обусловлены тем, что система – это совокупность элементов, оказывающих взаимное влияние друг на друга[3]. Так, свойство эмерджентности означает, что организация приобретает новые качества, которые не являются простой суммой свойств входящих в неё частей. Целесообразность означает, что цель организации как системы является в то же время общей целью для всех её частей[4]. Неразделимость значит, что если организация лишится какого-либо из своих элементов, её свойства изменятся кардинальным образом. Таким образом, организация как система направляет свои усилия на сохранение себя как целостности во взаимодействии с внешней средой. По признаку взаимодействия с внешней средой системы могут быть открытыми – взаимодействующими с внешней средой, и закрытыми – не нуждающимися в таком взаимодействии[10]. Закрытые системы имеют всё необходимое в себе самих, а открытые системы получают из внешней среды необходимые ресурсы и выделяют во внешнюю среду продукты своей жизнедеятельности. Все живые и социальные системы являются открытыми. 8 Поскольку организация является социальной системой, она открыта для внешней среды, что наглядно видно на рисунке 3. Рисунок 3 - Организация как открытая система Согласно схеме, организация состоит как минимум из трёх составляющих – входа, процессов преобразования и выхода. Эти составляющие являются подсистемами организации. В свою очередь, организация, взаимодействуя с внешней средой, является частью более крупных систем. Таким образом, организация представляет собой сложную социально- техническую систему, которая взаимодействует с внешней средой и является открытой. Такое понимание организации формирует следующие особенности системного управления[13]: 1. Организация состоит из элементов, соединённых связями, что отражается в структуре управления. 2. Элементы организации взаимозависимы. 3. Все элементы организации функционируют для достижения единой организационной цели. 4. Организация взаимодействует с внешней средой, поэтому должна приспосабливаться к её изменениям. Основными направлениями системного подхода к управлению организацией являются функциональный, элементный и организационный аспекты (таблица 2). Внешняя среда Внутрен няя среда В Х О Д В ЫХ О Д Ресурсы: -материально- технические - энергетические - финансовые - информационные - человеческие и т.д. Преобраз ование ресурсов -продукция и услуги -информация - финансы экономическ ие результаты 9 Таблица 2 – Направления системного управления организацией Рассмотрим реализацию этих направлений на практике. В основе деятельности организации лежит цель, достижение которой предусматривает реализацию определённых функций. Объединяя функции в отдельные подразделения, создаются элементы организации, которые затем соединяются связями при помощи организационной структуры. Таким образом, реализация всех аспектов системного управления позволяет организации функционировать как единое целое, что и обеспечивает её эффективность. 1.2 Ситуационный подход к управлению Управленческая ситуация представляет собой совокупность обстоятельств, сложившихся в конкретный момент времени и оказывающих влияние на организацию[14]. Направление Содержание Функциональный аспект связан с определением состава функций, или задач, которые должны решаться в рамках системы Элементный аспект предполагает выделение в системе определенного набора элементов, которые необходимы для решения конкретных задач- функций Организационны й аспект определяет структуру системы, формирует их состав и содержание связей между элементами системы 10 Ситуационный подход к управлению предполагает оказание управленческого воздействия на факторы, которые создают ситуацию с целью изменения их в нужном для организации направлении. Ситуации могут быть благоприятными или неблагоприятными. Благоприятная ситуация способствует повышению эффективности организации и достижению её поставленных целей[3]. Неблагоприятная ситуация, напротив, снижает эффективность деятельности организации и препятствует достижению целей. В этом случае ситуация становится проблемой, требующей решения[3]. Управленческие ситуации могут быть классифицированы по ряду признаков (рис.4). Управленческая ситуация представляет собой совокупность факторов внешней и внутренней среды. Далее рассмотрим основные факторы внутренней среды, на которые можно воздействовать в ходе управления организацией. Рисунок 4 – Классификация управленческих ситуаций 11 В первую очередь управленческое воздействие может быть направлено на цели организации. Цель организации представляет собой совокупность характеристик, которые отражают желаемое состояние организации[2]. В случае, если текущее состояние организации отличается от желаемого (цели), это является управленческой ситуацией, требующей воздействия[10]. В этом случае необходимо либо изменить цели, либо воздействовать на методы, средства и способы их достижения, выступающие как задачи управления. Воздействие на задачи предполагает правильное их определение и доведение до исполнителей, контроля за их выполнением. Ещё одним фактором управленческой ситуации является организационная структура. Управление должно быть направлено на формирование и своевременное изменение организационной структуры таким образом, чтобы она способствовала достижению целей организации[2]. Ещё одним внутренним фактором, формирующим управленческую ситуацию на предприятии, является используемая технология, которая наряду с целями определяется организационную структуру. Организация является социальной системой, поэтому значительное влияние на её деятельность оказывают работники, персонал. Управление может воздействовать на такие характеристики персонала, как уровень квалификации, поведение работников в коллективе, лидерские качества руководителей и т.д. Факторы внешней среды, формирующие управленческую ситуацию, могут быть разделены на две группы - косвенного и прямого воздействия (рис.5). 12 Рисунок 5 – Факторы внешней среды, воздействующие на организацию Рассмотрим факторы среды прямого воздействия. 1. Поставщики ресурсов (материальных, финансовых, трудовых и т.д.). Поставщики оказывают влияние на организацию через количество, стоимость и качество ресурсов[2]. 2. Государственные органы, законодательные и нормативные акты. Государственные органы оказывают влияние через реализацию своих полномочий по регулированию, контролю и надзору за выполнением законодательства, особенно в таких сферах, как пожарная безопасность, трудовое законодательство, налоговое законодательство[3]. Законодательные и нормативные акты оказывают значительное влияние, если касаются сферы деятельности организации. 3. Потребители. Оказывают наиболее сильное влияние на организацию, поскольку любое предприятие создаётся в первую очередь для удовлетворения потребностей покупателей. Именно от того, насколько полно будет организация удовлетворять эти потребности, зависит само её существование[4]. 4. Конкуренты. В настоящее время среда ведения бизнеса характеризуется очень высоким уровнем конкуренции. 13 Поэтому организации должны постоянно отслеживать и адекватно реагировать на действия конкурентов. При этом не следует рассматривать конкуренцию только как отрицательное явление, отрицательно отражающееся на результатах деятельности организации. Конкуренция заставляет организацию развиваться и совершенствоваться[10]. Факторы среды косвенного воздействия: 1. Технология. Учёт этого фактора предполагает наблюдение за научно-техническим прогрессом. Например, появление сотовых телефонов оказало катастрофическое влияние на проводную связь. Поэтому организации должны предусмотреть возможные изменения и принять своевременные меры по использованию возможностей, которые открывает НТП или по нивелированию его отрицательного влияния[2]. 2. Экономическая ситуация в стране и в мире. В настоящее время отмечается сильная нестабильность валютных курсов. Кроме того, оказывает влияние и санкционная война. Однако не всегда казалось бы негативные явления приводят к снижению эффективности организаций. Так, например, западные санкции оказали положительное влияние на развитие отечественного сельского хозяйства. 3. Социокультурные факторы оказывают влияние на организации через изменение традиций, норм, вкусов, моды и т.д[13]. 4. Политические факторы включают в себя военные конфликты, внутреннюю политическую нестабильность в странах присутствия организации и т.д. Эти факторы зачастую делают невозможным существование организаций. 5. Отношения с местным населением. Положительный или отрицательный образ организации в обществе оказывает существенное влияние на её успешность. При анализе факторов внешней среды нужно учитывать такие её характеристики, как взаимосвязанность и взаимозависимость факторов, сложность среды, её неопределённость и подвижность (рис.6). 14 Рисунок 6 – Характеристики внешней среды организации Ситуационный подход к управлению должен оценивать сложившуюся управленческую ситуацию в комплексе факторов. Для этого существуют разные методы - SWOT анализ и PEST анализ. 1.3 Сущность и методология использования SWOT-анализа SWOT анализ является инструментом стратегического управления, с помощью которого осуществляется одновременный анализ влияния на организацию факторов внешней и внутренней среды[5]. И внешние, и внутренние факторы могут оказывать положительное или отрицательное воздействие на организацию. Внутренние факторы, оказывающие положительное воздействие, являются сильными сторонами организации, отрицательно воздействующие – слабые стороны[5]. 15 Внешние факторы положительной направленности представляют собой возможности для деятельности организации, отрицательные – угрозы для её существования. Перед комплексным анализом внутренних и внешних факторов они анализируются отдельно. Для анализа внутренних факторов составляется профиль среды, который представляет собой таблицу, в которую заносятся все факторы внутренней среды организации и оцениваются по важности для отрасли, силе влияния на организацию и направленности влияния (таблица 3) Таблица 3 – Оценка факторов внутренней среды организации Все выставленные оценки перемножаются, и получается комплексный показатель, характеризующий степень важности фактора для организации. Для последующего анализа выбираются факторы, имеющие наибольшую важность. Анализ внешних факторов сначала проводится отдельно для угроз и возможностей. Для оценки возможностей составляется матрица, в которую заносятся все изменения во внешней среде, которые могут оказать положительное влияние на организацию. Факторы оцениваются по двум аспектам – вероятность использования и сила влияния на организацию (таблица 4). Таблица 4 - Матрица возможностей Аспект оценки Шкала оценки Важность для отрасли 3 – большая, 2 – умеренная, 1 – слабая Влияние на организацию 3 – сильное, 2 – умеренное, 1 – слабое, 0 – отсутствие влияния Направленность влияния +1 – позитивная, -1 – негативная 16 Для последующего анализа выбираются факторы, оказывающие сильное и умеренное влияние с высокой или средней вероятностью использования. Для оценки угроз составляется матрица, в которую заносятся все факторы внешней среды, которые могут оказать отрицательное влияние на организацию. Факторы оцениваются по вероятности реализации угрозы и возможным последствиям для организации (таблица 5). Из матрицы угроз выбираются факторы с высокой и средней вероятностью реализации, которые могут оказать разрушающее воздействие на организацию, или привести к критическому и тяжёлому состоянию. Таблица 5 - Матрица угроз Вероятн ость использ ования возможн ости Влияние сильное умеренное малое Высокая Средняя Низкая Вероятность реализации угрозы Возможные последствия разру шение критичес кое состояние тяжелое состояние «легкие ушибы» Высокая Средняя Низкая 17 На следующем этапе анализа все выявленные сильные и слабые стороны, возможности и угрозы заносятся в матрицу SWOT (таблица 6). Таблица 6 - Матрица SWOT Возможности Угрозы Сильные стороны Сила и Возможности Сила и Угрозы Слабые стороны Слабость и Возможности Слабость и Угрозы В матрице формируются поля, для которых принимаются следующие решения. Для полей «Сила и возможности» и «Сила и угрозы» необходимо разработать решения по использованию сильных сторон организации для использования открывающихся внешних возможностей или для сопротивления внешним угрозам[5]. Для поля «Слабость и возможности» необходимо принять решение для использования внешних возможностей с целью преодоления внутренних слабостей организации. Для поля «Слабость и угрозы» необходимо принять решение по возможно более длительному избеганию угроз, поскольку организация не имеет ресурсов для их предотвращения[5]. Метод SWOT позволяет одновременно учесть все факторы, воздействующие на организацию, и разработать эффективные решения. 1.4 Сущность и методология использования PEST-анализа Как было сказано выше, внешняя среда организации подразделяется на макросреду и микросреду. 18 Для анализа влияния на организацию факторов макросреды SWOT анализ часто дополняется PEST анализом. Для выполнения этого анализа необходимо выписать все факторы, которые могут повлиять на функционирование организации, в таблицу 7. Таблица 7 – Матрица PEST анализа При анализе может использоваться расширенный вариант матрицы, включающий в себя ещё два поля – правовые (L-Legal) и экологические (E- Ecological)[5]. Правовые факторы включают в себя все юридические аспекты ведения бизнеса. P (Political) E (Economical) -Тип управления государством -Стабильность правительства -Нормы законодательства -Уровень бюрократии и коррупции -Тенденции к регулированию и дерегулированию -Законодательство в области труда и социальной политики -Наиболее вероятные политические тенденции -Экономическая ситуация и тенденции -Динамика ставки рефинансирования -Уровень инфляции -Инвестиционный климат в отрасли -Заграничные экономические системы и тенденции -Общие проблемы налогообложения -Темпы роста экономики -% ставки, курсы валют -Уровень безработицы, ситуация на рынке труда -Уровень располагаемого дохода населения -Уровень развития банковской системы -Наиболее вероятные изменения в экономике S (Socio — cultural) T (Technological) -Численность населения, динамика, половозрастная структура -Здоровье, образование, социальная мобильность -Привычки и характер поведения работников, отношение к работе -Общественное мнение, нормы поведения и ограничения -Уровень и стиль жизни -Наиболее вероятные социально- культурные изменения -Вклад технологий в развитие бизнеса -Развитие интернет и мобильных систем -Активность и развитие научно-технических исследований -Степень использования, внедрения и передачи технологий -Наиболее вероятные изменения в технологическом плане 19 Экологические факторы отражают как степень влияния деятельности организации на экологию, так и влияние природных и экологических факторов на деятельность организации. Например, на деятельность сельскохозяйственных организаций большое влияние оказывают изменения климата. При выполнении анализа необходимо не просто фиксировать текущее состояние факторов, а прогнозировать их изменение на ближайшие 3-5 лет с учётом направленности этого влияния. Результаты анализа могут использоваться самостоятельно, или как начальный этап SWOT анализа. В любом случае по результатам анализа разрабатываются решения по использованию внешних возможностей или нивелированию угроз. Как SWOT, так и PEST анализ являются инструментами ситуационного управления. 1.5 Процессный подход к управлению Процессный подход к управлению предполагает представление организации как совокупности процессов по преобразованию ресурсов в готовый продукт[1]. Изначально процессный подход был основан на том, что процесс управления представляет собой определённую последовательность функций управления (рис.7). Кроме того, процесс управления включает процессы коммуникации и принятия решений, которые обслуживают перечисленные функции управления. 20 Рисунок 7 – Содержание основных функций управления Процессный подход с функциональной точки зрения предполагает, что эффективность всего процесса управления зависит от эффективности реализации каждой функции. В настоящее время процессный подход к управлению предполагает выделение бизнес-процессов и управление ими. При этом используются следующие понятия: 1. Выделенный бизнес процесс. При выделении бизнес-процесса необходимо учитывать следующие условия[6]: - бизнес-процесс должен быть значимым для организации; - бизнес-процесс должен иметь чёткие границы; - выделенные бизнес-процессы должны протекать строго последовательно, не пересекаясь. 2. Владелец Бизнес процесса. Владельцем бизнес-процесса может быть его участник, от которого зависит результативность бизнес- процесса, удовлетворяющий следующим критериям (таблица 8) 21 Таблица 8 – Критерии выбора владельца бизнес-процесса 3. Ключевые Показатели Эффективности (КПЭ). Это показатели, отражающие результаты каждого бизнес-процесса. При определении КПЭ сразу формируется система их планирования и контроля[7]. 4. Регламент Бизнес процесса. Представляет собой документ, в котором приведена характеристика бизнес-процесса, обозначены его владелец, КПЭ и другие сведения о бизнес-процессе[7]. 5. Система мотивации должна быть нацелена на достижение КПЭ. Перечисленные понятия процессного подхода являются достаточными для того, чтобы полностью спроектировать все бизнес-процессы в организации и обеспечить эффективность управления ими. Процессный подход предполагает, что эффективность управления организацией в целом зависит от эффективности управления каждым Критерий Условия применения Близость к выходу бизнес-процесса 1. Данным критерием руководствуются, прежде всего, когда есть проблемы в обеспечении Результативности Бизнес процесса. Предполагается, что чем ближе участник Бизнес процесса к результату, тем понятней для него нужды потребителя, и со своей позиции он сможет эффективно бороться за результативность Бизнес процесса. Величина ресурсов, потребляемых под руководством данного участника в рассматриваемом Бизнес процессе Данным критерием руководствуются, прежде всего, когда есть проблемы обеспечения Эффективности Бизнес процесса (обеспечение оптимального расходования ресурсов) Формальный уровень в иерархии функциональной системы управления участника Бизнес процесса Этот критерий используется на этапах внедрения процессного подхода, когда организационная культура противодействует матричной структуре управления, создаваемой при использовании процессного подход Общая менеджерская квалификация участников Бизнес процесса Владельцу Бизнес процесса придется управлять многофункциональной командой 22 процессом в отдельности, поскольку выход предыдущего процесса являются одновременно входом следующего процесса. Процессный подход приводит к следующим положительным результатам (рис.8). Рисунок 8 - Преимущества процессного подхода к управлению Рассмотренные в данной работе подходы к управлению исходят из различного рассмотрения организации – как системы, функционирующей в условиях различных управленческих ситуаций, или как процесса. Эффективность того или иного подхода зависит от многих факторов – масштабов и сферы деятельности организации, её внутренних возможностей, факторов внешней среды др. 23 2 Проектирование организационной структуры административного подразделения «Канцелярия» Задание. В составе промышленного предприятия (направление деятельности выбрать самостоятельно) с численностью сотрудников от 100 человек спроектируйте организационную структуру административного подразделения « Канцелярия».1.Объект управления. Объект управления – ООО «Фаском», осуществляющее свою деятельность в г.Омск. 2. Миссия и цель существования предприятия «Фаском» представляет собой динамично развивающуюся компанию по производству пылегазоочистного промышленного оборудования. Свою миссию предприятие видит в оснащении российских и зарубежных предприятий эффективным высококачественным пылегазоочистным оборудованием, что способствует повышению экологичности и эффективности производства. Цель – удовлетворять все требования и пожелания заказчика, и на этой основе добиваться высоких результатов своей деятельности. 3. Основные направления деятельности предприятия Основным направлением деятельности предприятия является производство и поставка пылегазоочистных установок и аспирационных систем для производств различного типа. Предприятие располагает собственной производственной базой, оснащённой современным промышленным оборудованием. В производстве используются только качественные материалы и комплектующих от проверенных поставщиков. Персонал организации высококвалифицированный. Принятие любого управленческого решения требует предварительного анализа. Поэтому проанализируем факторы внутренней и внешней среды ООО «Фаском» (таблица 9). 24 Таблица 9 – Факторы среды, воздействующие на ООО «Фаском» Согласно таблице, организация имеет большое количество внутренних и внешних связей, от эффективности которых зависит эффективность функционирования предприятия. Факторы Характеристика влияния Внутренние факторы Цели Главная цель – удовлетворение потребностей покупателей. Структура Организационная структура не содержит подразделения «Канцелярия» Задачи Для достижения главной цели предприятие должно постоянно и оперативно обрабатывать большой объём входящей и исходящей документации Технология Предприятие обладает современной технологией Люди Сотрудники обладают необходимыми знаниями и навыками для осуществления качественного производства Среда прямого воздействия Поставщики ресурсов Предприятие нуждается в большом количестве различных видов сырья и материалов, поэтому круг поставщиков очень широк Законы и государственные органы Предприятие осуществляет свою деятельность в полном соответствии с законодательством. При этом вынуждено постоянно контактировать с различными государственными органами по вопросам налогообложения, сертификации и т.д. Потребители Потребители – промышленные предприятия Конкуренты Предприятие функционирует в конкурентной среде и вынуждено постоянно следить за действиями конкурентов Среда косвенного воздействия Технология Технология в отрасли функционирования предприятия изменяется довольно медленно, но нужно постоянно отслеживать изменения Экономическ ая ситуация в стране и в мире Общая нестабильность мировой и российской экономики оказывает негативное влияние, что вынуждает постоянно следить за изменениями Социокультур ные факторы Оказывают влияние через отношение к экологии, поскольку предприятие выпускает продукцию, перерабатывающую отходы Политические Оказывают довольно слабое влияние 25 Поэтому в организации необходимо создать подразделение, целью которого является эффективное обеспечение документооборота внутри и вне предприятия. Таким подразделением является канцелярия. 4. Содержание деятельности канцелярии Содержание деятельности канцелярии составляют её цель и задачи, представленные на рисунке 9. Рисунок 9 – Цель и задачи канцелярии Для решения поставленных задач в составе канцелярии будут предусмотрены должности: - заведующий канцелярией; - секретари; - делопроизводитель по учёту и регистрации корреспонденции; - делопроизводитель по учёту и отправке корреспонденции; -архивариус. 26 5.Задачи канцелярии Задачи, представлены в схеме, составляют отдельные стадии процесса управления, осуществляемого канцелярией. В свою очередь, они включают в себя ряд бизнес-процессов (таблица 10). Таблица 10 – Задачи канцелярии Стадия процесса управления Бизнес-процессы Исполнители Документационное обслуживание деятельности руководителей -рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию; -подготавливает проекты приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями; -составляет проекты планов заседаний, совещаний и представляет их на рассмотрение и утверждение руководителю; -готовит материалы к заседаниям, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями; -обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях , и извещает о времени их проведения; -производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них. Секретариат Учёт и регистрация корреспонденции -осуществляет учет и регистрацию документов; -наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководителю организации; -осуществляет учет документов «Для служебного пользования», находящихся в структурных подразделениях учреждения; -производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей; -составляет номенклатуру для канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив учреждения: -осуществляет прием и регистрацию заявлений и Делопроизво дитель по учёту и регистрации корреспонденции 27 Продолжение таблицы 10 Стадия процесса управления Бизнес-процессы Исполнители Приём и отправка корреспонденции -осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределяет ее по структурным подразделениям; -осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота; -производит отправку исходящей корреспонденции; -осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города. Делопроизводитель по учёту и отправке корреспонденции Организация хранения документов -производит прием, учет, хранение и использование дел; осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения; -оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив; -осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях; -ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций, и оказывает методическую помощь подведомственным архивам. Архивариус Организация и контроль делопроизводства Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству. Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях компании. Подготовка отчетных документов по делопроизводству Заведующий канцелярией 28 6.Организационная структура канцелярии Структура канцелярии представлена на рис.10. Рисунок 10 - Организационная структура канцелярии 7. Штатное расписание канцелярии представлено в Приложениии1. 8. Должностные обязанности заведующего канцелярией содержатся в Должностной инструкции, представленной в Приложении 2. Должностная инструкция разработана на основе положений Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. 9.Выводы Данный раздел работы посвящён проектированию подразделения «Канцелярия» на предприятии. Сущность деятельности этого подразделения оставляет организация документационных взаимодействий внутри организации и с внешними контрагентами – поставщиками, заказчиками, государственными органами. При разработке данной организационной структуры была поставлена цель, которая затем поделена на задачи. Задачи, в свою очередь, разделены на отдельные процессы и распределены по исполнителям. Для формального закрепления созданной организационной структуры были составлены внутренние документы – штатное расписание и должностная инструкция заведующего канцелярией. 29 Заключение Данная работа посвящена изучению основных подходов к управлению - системного, ситуационного и процессного. Выводы по работе представлены в таблице 11. Таблица 11 – Выводы по работе Системный подход к управлению исходит из того, что организация представляет собой сложную, развивающуюся, открытую систему. С этой Задача работы Вывод по результатам решения задачи 30 точки зрения организация обладает всеми системными свойствами – статическими, динамическими, синтетическими. Главная задача управления - сохранить целостность системы и её эффективное функционирование. Ситуационный подход исходит из того, что в любой момент времени на организацию действует большое количество внешних и внутренних факторов, которые формируют определённую управленческую ситуацию, требующую принятия решений. Для эффективного принятия решений существуют специальные методы - SWOT анализ и PEST анализ. Процессный подход к управлению основан на представлении организации как совокупности последовательно протекающих процессов, от эффективности которых зависит эффективность всей организации в целом. 31 Список использованных источников 1. Аксянов А., Сорокина А. Проблемы внедрения процессного подхода к управлению предприятием // Стратегии бизнеса. -2016. №4 (6).- С.19-22 2. Балашов, А.П. Основы менеджмента: Учебное пособие - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2017. - 288 c. 3. Басовский, Л.Е. Менеджмент: учеб. пособие - М.: ИНФРА-М, 2018. - 214 с. 4. Вердиева, Ю.Н. Менеджмент: учеб. пособие - Владивосток: ДВФУ, 2016. - 311 с. 5. Гайдук В.И., Такахо Э.Е. Методы и инструменты стратегического планирования // Научный журнал КубГАУ - Scientific Journal of KubSAU.- 2017.- №103. 6. Дохолян С.В. Теоретические аспекты управления бизнес-процессами на промышленных предприятиях // Вопросы структуризации экономики.- 2017.-№4. -С.35-42 7. Козлова А.А.Особенности процессного подхода в управлении бизнесом // Вестник ОГУ. -2016.- №13 (132). -С.228-232 8. Кольцова О.В. Бизнес-процесс как основа процессного подхода в управлении // Вестник ТГУ. -2017. -№5. -С.113-118 9. Кореняко Е.А., Колмаков Е.В., Пахомова Е.С. Система бизнес- планирования на предприятии как основа для выработки оптимальных управленческих решений // Социально-экономические явления и процессы.- 2016.- №7-8. 10. Кузьмицкая А. А. Организация системы планирования на предприятии // Вестник ФГОУ ВПО Брянская ГСХА.- 2016.- №5 (2014). 11. Стецык И. О. Преимущества внедрения процессного подхода к принятию управленческих решений на предприятии // Известия ВолгГТУ.- 2016. -№12.- С.147-151 12. Ташкинов А. Г. Теоретико-методические основы процессного подхода к управлению на промышленном предприятии // Вестник ПГУ. Серия: Экономика. -2017. -№2. С.77-86 32 13. Чечевицына Л.Н. Экономика организации/Л.Н.Чечевицына, Е.В.Хачадурова.- Ростов-на-Дону.:Феникс, 2016г. – 382с. 14. Экономика и управление предприятием: учеб. пособие под ред. В. Ж. Дубровского, Б. И. Чайкина : Екатеринбург : Изд-во Урал. гос. экон. унта, 2019. – 426 с. 33 Должностная инструкция заведующего канцелярией Приложение 1 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ (орган юридического лица (учредители); 00.00.00 № 00 лицо, уполномоченное утверждать Заведующего канцелярией должностную инструкцию) (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.0 0г. I. Общие положения 1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей. 2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет. 3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации. 4. Заведующий канцелярией должен знать: 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства. 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 4.4. Структуру организации. 4.5. Организацию делопроизводства в организации. 4.6. Схемы документооборота. 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов. 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 4.11. Основы экономики, организации производства, труда и управления. 4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации. 4.13. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется: 5.1. Положением о канцелярии организации. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива. 5.3. Настоящей должностной инструкцией. 6. Заведующий канцелярией подчиняется директору организации 7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии. 8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. II. Должностные обязанности Заведующий канцелярией: 1. Организует работу канцелярии. 34 2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. 4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение. 6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. 7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. 8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. 9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию. 10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. III. Права Заведующий канцелярией вправе: 1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами. 2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации. 3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. 4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения. 7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 8. Взаимодействовать: 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов. 8.2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 8.3. С хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр. 8.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела. IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, 35 предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Руководитель структурного подразделения (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (подпись) (фамилия,инициалы) 00.00.00 С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.00 2 Приложение 2 Штатное расписание канцелярии ООО «Фаском» Приложение 1 Код Форма по ОКУД 0301017 ООО «Фаском» по ОКПО наименование организации Номер документа Дата составления ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДЕНО Приказом организации от " " 20 г. № на период c " " 20 г. Штат в количестве 6 единиц Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество штатных единиц Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб. Надбавки, руб Всего, руб. ((гр.5+гр.6 +гр.7+гр.8) × гр.4) Примечание наименование код 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Канцелярия 02 Заведующий канцелярией 1 20000 - - - 20000 Специалист 5 15000 - - - 75000 Итого 6 - - - - 95000 - Руководитель кадровой службы должность личная подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер 3 |