Теория менеджмента. теория менеджмента. Роль информации при принятии решений
 Скачать 35.69 Kb.
|
|
ВВЕДЕНИЕ 1) В настоящее время информация является важным ресурсом, так как нынешний век считается информационным. Информация необходимо во всех сферах, а особенно в сфере управления организацией. Руководителям организаций необходимо учитывать все, что влияет на ее деятельность. А при принятии решений информация является самым главным источником выявления альтернатив решения проблем, так как именно на ее основе вырабатываются варианты дальнейшего действия. Управленческие решения в деятельности организации основаны на плановой, нормативной, технологической, учетной и аналитической информации. Принимаемые решения должны базироваться на достоверной, своевременной и прогнозируемой информации, учёте всех факторов, оказывающих влияние на решения, анализе последствий. 2) Планирование в организации - это одна из функций управления, которая представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения. Планирование присуще всем предприятиям независимо от их форм собственности. Механизм планирования включает: принципы, определение приоритетных целей, обеспечение взаимосвязи между показателями, учет факторов и конъюнктуры развития рынка, контроль за реализацией планов. Процесс планирования базируется на знании и использовании объективных экономических законов. Каждая организация, начиная свою деятельность, обязана четко представлять потребность на перспективу в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники их получения, а также уметь точно рассчитывать эффективность использования средств фирмы в процессе ее функционирования и развития. ГЛАВА 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЙ Сущность информации при принятии решений. Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, в особенности имеющих множество филиалов в далеко удаленных местах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требуемых принятыми оперативными решениями. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: 1. Достоверность. Получаемая информация о ситуации принятия решений должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к принятию ошибочных и неэффективных решений. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает проблема отбора информации, действительно представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения. 2.Адекватность. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Для адекватного представления ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и данные качественного характера. Это обеспечивается с помощью широко используемых в процессах принятие решений экспертных технологий. 3.Объем. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решения. 4. Лаконичность. Информация выражена четко и кратко, если она не содержит в себе ненужных сведений. 5. Доступность для понимания. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. 6. Своевременность. Информация своевременна, если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятий решений. Информация ценилась во все времена. Чтобы владеть ею происходили убийства, войны. В наши дни она имеет не меньшую ценность. Эта ценность может определяться не только количеством труда потраченного на ее создание, но и количеством прибыли, полученной от ее возможной реализации. Источники информации. Этапы обмена информацией. Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту. Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников; вышестоящее руководство; партнеры - покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др. В большинстве компаний большую долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята информационным обеспечением, включающим такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов: На первом этапе происходит ee отбор, кoтopый мoжeт быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся нa определенных критериях. На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой oнa будeт доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую, и соответственно этому подбирается подходящий способ ee передачи - устный, письменный, c помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом - сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, инaчe поток бумаг мoжeт "захлестнуть". На третьем этапе происходит передача информации, a на верхнем - ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление. Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит c ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации. В идеале обратная связь должна быть сознательной, a поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, тo за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать. 1.3 Место и роль информации в принятии решений. Основная задача информации состоит в предоставлении управленцам некоторой основы знаний о внутренней среде фирмы, которая связана с ее деятельностью, и о внешней среде, в которой фирма функционирует. Любая компания собирает информацию для достижения поставленных целей. А основная цель сбора управленческой информации заключается в том, чтобы на ее основе как можно более точно, сформировать знания, необходимые для принятия решений. Особенностью управленческой информации является то, что она, в основном, описывает события, которые имели место в недавнем или не очень далеком прошлом. Для предприятия очень важно, чтобы информация была свежей и своевременной. К сожалению, полезность официальной статистики для предприятий особенно снижается из-за существующего временного лага между публикацией информации и непосредственно описываемыми событиями. Возросшая сложность технологий производства и необходимость увеличивать разнообразие выпускаемой продукции возлагают на компании дополнительные задачи по координации и управлению информацией. Только организация, основанная на информации, способна дать предприятию возможность выжить и успешно конкурировать на динамично изменяющемся мировом рынке. Потребность в информации не явно присутствует в каждом действии менеджера. Выделяют четыре основных направления, в которых фирмы используют информацию: -Для создания возможностей для функционирования; -Для уменьшения риска и снижения неопределенности; -Для приобретения власти и средств воздействия на конкурентов; -Для контроля за производительностью и эффективностью своей фирмы. Снижение риска является самой важной целью. Теоретически решения можно принимать, вообще не основываясь ни на какой информации, как это делают, к примеру, биржевые спекулянты. Однако предприятию для эффективного управления и для снижения уровня риска требуется как можно больше информации. В реальной жизни всегда имеет место асимметрия информации, поэтому компании, которые обладают большим количеством информации, чем их конкуренты, приобретают конкурентное преимущество, а вместе с ним и более высокий шанс завоевать рынок. . Роль информации в разработке и принятии решений. На стадии подготовки и разработки управленческих решений проводится экономический анализ ситуации на микро- и макро- уровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формулируются проблемы, требующие решения. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку АСУ, что потребовало создания нового математического аппарата и экономическо-математических методов. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих; точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ, ПРИНЦИПЫ, СПОСОБЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И РАЗРАБОТКИ ПЛАНОВ. 2.1. Сущность и принципы планирования. Планирование - это процесс практического воплощения стратегии. Он заключается в принятии конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить их неопределенность. Поскольку такие решения влияют друг на друга, они нуждаются во взаимной увязке. Плановые решения могут быть связаны с постановкой целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком - планированием является составление специальных документов - планов, определяющих конкретные шаги организации по достижению поставленных целей. Существует три основных типа планов: -планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Эти цели согласовываются и ранжируются по тому или иному принципу, однако никогда не связываются ни с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами. Планы, цели используются при больших сроках либо принципиальной непредсказуемости конкретных событий; -планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях, например, железнодорожное расписание. Обычно в них предусматриваются "окна", позволяющие обеспечить свободу маневра в случае возникновения непредвиденных обстоятельств и необходимости осуществления коррекции; -планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могут иметь вид программы, бюджета поступления и распределения ресурсов и пр. По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные ( свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей; среднесрочные ( от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ; краткосрочные ( до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца. Процесс планирования в крупных западных фирмах осуществляет плановый комитет, членами которого обычно состоят руководители подразделений, а также плановый отдел и его структуры на местах. Деятельность плановых органов координируется первым лицом организации или его заместителем. В задачу плановых органов входит определение того, какие подразделения будут участвовать в реализации тех или иных организационных целей, в какой форме это будет происходить, как обеспечиваться ресурсами. При осуществлении планирования учитывается связь уровней управления. Планирование может происходить сверху вниз (детализация); снизу вверх (обогащение внизу спущенных сверху указаний); отсутствовать как таковое на данном уровне (делегирование), происходить в "зоне результата" (частичное делегирование). При составлении производственных планов происходит либо четкая привязка к календарю (по интервалам, по точкам), либо допускается свободное планирование. Планирование базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления. Участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. Как правило, люди скорее и охотнее выполняют те задачи, которые сами себе поставили, чем "спущенные сверху", поскольку они им ближе и понятнее. Непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности фирмы. В соответствии с ним планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс, в рамках которого все текущие планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых и того, что они послужат основой составления планов в будущем. Гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых решений в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые "окна", дающие в определенных пределах свободу маневра. Координация и интеграция плановой деятельности между различными подразделениями. Экономичность, предполагающая, что затраты на составление плана должны быть меньше эффекта, приносимого его выполнением. Создание необходимых условий для выполнения плана - организационных, ресурсных, идеологических и т.п. 2.2. Методы разработки планов Основная цель планирования состоит в том, чтобы, насколько можно при данных условиях, найти оптимальное решение задач, стоящих перед организацией. Это не всегда возможно, но стремиться к нему необходимо. Поиск оптимального варианта осуществляется путем итераций, т.е. последовательного перехода от одного решения к другому, чем-то улучшающему предыдущее. В настоящее время сложилось несколько способов составления планов, или методов планирования: бюджетный, балансовый, нормативный, математико-статистические, графические. Бюджетный метод. Он основывается на составлении бюджетных таблиц, в которых отражено будущее движение экономических ресурсов или результата хозяйственной деятельности, например, распределение ресурсов между подразделениями или направлениями деятельности. Можно разрабатывать несколько бюджетов в соответствии с различными сценариями развития, а также "альтернативные" бюджеты при неустойчивой конъюнктуре. Бюджет позволяет контролировать результаты производства, запасы, сбыт, закупки, плановые и фактические издержки производства, способствует более эффективному использованию ресурсов, предупреждает бесхозяйственность. Координация бюджетов, определение отклонений и оперативное осуществление необходимых корректирующих мероприятий составляют основу бюджетного управления. Балансовый метод. Увязка бюджета источников и бюджета распределения тех или иных ресурсов, которые необходимы организации в плановом периоде, составляет суть данного метода планирования. Если ресурсов по сравнению с потребностями недостаточно, то происходит поиск их дополнительных источников, позволяющих покрыть дефицит. Необходимые ресурсы можно привлекать со стороны, а можно находить в собственном "хозяйстве" путем его рационализации. В процессе планирования применяются следующие виды балансов: -натурально-вещественные; -стоимостные. Они отражают, во-первых, движение материальных ресурсов, выраженных в стоимостных измерителях; во-вторых, движение денежных ресурсов; в-третьих, движение ресурсов всех видов, которые обобщенно могут быть представлены только в деньгах; -трудовые. К ним относится, например, баланс рабочего времени, отражающий, с одной стороны, ресурсы последнего за период (обычно в нормо-часах), которыми располагает организация, а с другой - распределение этого времени по различным видам работ. По понятным причинам такие балансы не могут предусматривать переходящие на следующий период запасы времени - последнее либо должно быть использовано, либо безвозвратно теряется. Нормативный метод. Он предполагает, что в основу плановых заданий на определенный период (а соответственно и в основу балансов) кладутся нормы ( удельные затраты) различных ресурсов на единицу продукции. Нормы бывают натуральными, стоимостными, временными (затраты рабочего времени). Процесс планирования ресурсов осуществляется при этом, например, путем перемножения норм и объема продукции, который требуется получить, а объема продукции - делением имеющихся ресурсов на нормы их расхода и т.п. Нормативный метод планирования используется как самостоятельно, так и в качестве вспомогательного по отношению к балансовому методу. Математические методы планирования. Они сводятся к оптимизационным расчетам на основе различного рода моделей. К простейшим моделям относятся статистические, например корреляционная, отражающая взаимосвязь двух переменных величин. Исходя из нее, можно с определенной степенью вероятности предсказать наступление события Б, если произошло связанное с ним событие А. С помощью статистических моделей можно, например, определить будущие доходы, основываясь на текущих вложениях и заданных процентных ставках, осуществить другие финансовые расчеты. Именно в области финансового планирования статистические методы находят, пожалуй, наиболее широкое применение. Модели линейного программирования позволяют путем решения системы уравнений и неравенств, связывающих ряд переменных показателей, определять их оптимальные величины во взаимном сочетании. Это помогает по заданному критерию выбрать наиболее подходящий вариант функционирования или развития объекта управления, с тем чтобы обеспечить максимальную прибыль, минимизировать затраты и т.п. Чаще всего методы линейного программирования применяются там, где речь идет об оптимизации расходования тех или иных ресурсов, например: при выборе технологии, позволяющей получить необходимый объем продукции при наименьшем расходе сырья и материалов; загрузить оборудование, выполняющее несколько видов работ, так, чтобы при этом достигалась наибольшая выработка; составить маршруты движения транспорта, позволяющие, с одной стороны, наиболее полно обслужить всех клиентов, а с другой - сделать это при минимальных затратах и пр. Графические методы планирования можно рассмотреть на примере составления графика Гантта и сетевого графика. ЗАКЛЮЧЕНИЕ При принятии решений руководители учитывают все, что связано с деятельностью компании, поэтому информация играет важную роль в процессе принятия решений. Информация уменьшает энтропию системы управления и позволяет улучшить процесс производства товаров и услуг. А также информация необходима для осуществления таких функций управления, как планирование и координация. Спланировать деятельность предприятия - значит составить план его функционирования и развития и в дальнейшем контролировать выполнение этого плана. Планирование деятельности предприятия заключается в обработке информации по обоснованию предстоящих действий и в определении наилучших способов достижения намеченных предприятием целей. В современных экономических условиях планирование деятельности предприятия непосредственно связано с маркетингом. Можно сказать, что планирование предпринимательской деятельности - это техническая сторона маркетинга (или же маркетинг представляет собой содержательную сторону планирования). Основная задача планирования - разработать программу действий для получения предприятием максимально возможной прибыли как результата согласованного осуществления его важнейших функций: производственной, инновационной, технологической, организационной, социальной и др. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Бухалков М.И. Планирование на предприятии. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 416 с. 2. Гоцкий Г.Г. Менеджмент. Мн: БГЭУ. , 2003 г. 3. Дурденко В.А. Разработка управленческого решения: Учеб. пособие.- Воронеж: ВИЭС 4. Катаева В. И. Методы принятия управленческих решений : учебное пособие / В. И. Катаева, М. С. Козырев. – Москва-Берлин : Директ-Медиа, 2015. – 76 с. 5. Костров А. В. Основы информационного менеджмента : учебное пособие / А. В. Костров. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва : Финансы и статистика; ИНФРАМ-М, 2009. – 528 с. 5. Пивоваров К.В. Планирование на предприятии. - М.: Дашков и К, 2005. - 232 с 6. Райзберг Б. Подготовка и принятие управленческих решений [Электронный ресурс] / Б. Райзберг. - «Портал Деловой мир». – режим доступа: https://delovoymir.biz/podgotovka_i_prinyatie_upravlencheskih_resh eniy.html. (29 июня 2010) 7. Якушев А. А. Принятие управленческих решений на основе системного подхода и математического моделирования [Электронный ресурс] / А. А. Якушев // Современные проблемы науки и образования. – 2012. – № 6. – Режим доступа: https://www.science-education.ru/ru/article/view?id=7936. (дата обращения: 16.05.2018)., 2004. |