Документационное обеспечение. р526-12 Информационные технологии в документационном обеспечении. Российский государственный гуманитарный университет (фгбоу во рггу)
 Скачать 0.77 Mb.
|
|
МИНОБРНАУКИ РОССИИ  Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный гуманитарный университет»(ФГБОУ ВО «РГГУ»)ИНСТИТУТ ФАКУЛЬТЕТ Фамилия Имя Отчество Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот» Контрольная работа студента 1-го курса заочной (с использованием дистанционных образовательных технологий) формы обучения по дисциплине: «Информационные технологии в документационном обеспечении управления» Направление подготовки: Код «Наименование направления» Направленность (профиль): «Наименования профиля» Научный руководитель: Ученая степень и звание И.О. Фамилия Москва 2022ОГЛАВЛЕНИЕ «Российский государственный гуманитарный университет» 1 (ФГБОУ ВО «РГГУ») 1 Введение 3 1. Понятие электронного документа 5 2. Системы электронного документооборота 14 Заключение 22 Список источников и литературы 23 ВведениеАктуальность. Вопрос о необходимости автоматизации управления документами давно стал практичным, и все больше российских компаний внедряют системы электронного документооборота (СЭД), позволяющие организациям на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Тем не менее, тем немногим, кто рассматривает автоматизацию рабочего процесса как шаг вперед, вскоре может потребоваться переосмыслить свой выбор и снова погрузиться в проблему улучшения управления рабочим процессом. Это связано, в частности, с изменением рыночных условий, ростом организации, что создает кризисы «переходного периода» и приводит к реструктуризации, а также с развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, которые открывают новые возможности для бизнеса, с другой - вынуждают идти в ногу с конкуренцией. Сегодня различные организации видят необходимость автоматизации управления документами по-разному: некоторые из них направлены на повышение эффективности организационного и административно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - на повышение эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в своей повседневной работе, а другие сосредоточены на обоих аспектах. Такое разделение взглядов на рабочий процесс определяется различной ролью и важностью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Цель: рассмотреть понятия «электронный документ» и «электронный документооборот». Задачи: - рассмотреть понятие электронного документа; - изучить систему электронного документооборота. Информационной базой работы послужили труды таких авторов как: В.Р. Банка, Т.В. Кузнецовой, Т.В. Печниковой, Ю. Шафрина и др. Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы. 1. Понятие электронного документаЭлектронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкиваются практически все. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта-это неполный перечень способов обмена данными в электронной форме1. За последнее десятилетие были разработаны и распространены новые инструменты для обеспечения эффективного управления процессами. В частности, это программное обеспечение, предназначенное для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть классы программного обеспечения «системы управления документами «и»системы управления бизнес-процессами». Такие системы представляют собой наборы программного обеспечения, используемые для решения ряда проблем, включая создание систем электронного управления корпоративными документами. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения обработки и прекращения дела должны выполняться следующие функции: - регистрация документов, поступающих в организацию, исходящих от организации документов и внутренних документов; - учет решений, содержащихся в управленческих документах организации и подготовки контрольных документов; - централизованный контроль за оформлением документов; - аннулирование документов по делу; - управление рабочей ссылкой; - формирование рабочих отчетов об организации в целом2. Использование электронной системы документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе выполнения документов в электронном виде и качественно видоизменяет организацию контроля за исполнением документов. Централизованные информационные бюллетени, содержащие решения руководства, рассылаются сотрудникам соответствующих служб в электронном виде. Они дополняются приказами об исполнении документов, выдаваемых руководителями структурных подразделений. По мере поступления данных о состоянии выполнения документов в систему эти данные поступают в систему. В этом случае система автоматически отслеживает дату уведомления и начало этого периода. Заинтересованные пользователи системы уведомляются об этих датах. Он также сильно отличается от процесса утверждения проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе переговоров, имеют возможность обмениваться согласованными электронными версиями проектов. Эта технология позволяет сократить время, необходимое для переноса проектов на бумагу. Система электронного документооборота обязательно включает в себя существующие электронные архивы, которые решают проблемы быстрого доступа к информации и возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает риск потери информации и увеличивает скорость работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Электронное хранение текстов документов позволяет осуществлять полнотекстовый поиск, что открывает новые возможности в информационно-справочной работе, например, позволяет составлять тематические коллекции документов по их содержанию. Использование электронных архивов устраняет необходимость создания фонда для использования архивных документов, поскольку по запросу электронная копия этого документа может быть выдана в любое время. С юридической точки зрения концепция электронного документооборота отличается от концепции компьютеризированного обмена данными. Первый основан на законности (процессуальной действительности и доказательственной силе) электронных документов. Поэтому совершенствование информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна играть ее законодательная поддержка, суть которой заключается в придании данным, созданным и передаваемым в электронном виде, правового статуса документа. Основной функцией традиционного документа является аутентификация определенной информации. При написании и использовании документа есть два аспекта: во-первых, определенная информация, а во-вторых, сам документ как материальная вещь, которую можно представить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить достоверность информации, содержащейся в документе. Возможно, чтобы подтвердить истину, нужно выполнить определенную процедуру-аутентификацию документа. Он также сильно отличается от процесса утверждения проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе переговоров, имеют возможность обмениваться согласованными электронными версиями проектов. Эта технология позволяет сократить время, необходимое для переноса проектов на бумагу1. Система электронного документооборота обязательно включает в себя существующие электронные архивы, которые решают проблемы быстрого доступа к информации и возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает риск потери информации и увеличивает скорость работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Электронное хранение текстов документов позволяет осуществлять полнотекстовый поиск, что открывает новые возможности в информационно-справочной работе, например, позволяет составлять тематические коллекции документов по их содержанию. Использование электронных архивов устраняет необходимость создания фонда для использования архивных документов, поскольку по запросу электронная копия этого документа может быть выдана в любое время. С юридической точки зрения концепция электронного документооборота отличается от концепции компьютеризированного обмена данными. Первый основан на законности (процессуальной действительности и доказательственной силе) электронных документов. Поэтому совершенствование информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна играть ее законодательная поддержка, суть которой заключается в придании данным, созданным и передаваемым в электронном виде, правового статуса документа. Основной функцией традиционного документа является аутентификация определенной информации. При написании и использовании документа есть два аспекта: во-первых, определенная информация, а во-вторых, сам документ как материальная вещь, которую можно представить, или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить достоверность информации, содержащейся в документе. Возможно, чтобы подтвердить истину, нужно выполнить определенную процедуру-аутентификацию документа. Информация, содержащаяся в документе, также может быть разделена на две части. Первая часть - это непосредственно содержание, вторая-вспомогательная информация, позволяющая установить ее подлинность (подлинность). Он включает в себя информацию о типе исходящего номера, подписи и печати. Информация, как по существу, так и по существу, может включать данные о времени, условиях и месте написания документа. Следует также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном количестве экземпляров, известных заранее. Например, можно указать, что договор был заключен в трех экземплярах равной силы. Любая дополнительная копия будет копией, которая, в принципе, может быть проверена соответствующим экзаменом. В некоторых случаях наличие оригинального документа имеет решающее значение. Например, продажа акций, выпущенных в документальной форме, не эквивалентна продаже копии их сертификата, даже нотариально заверенного. Следовательно, документ выполняет следующие функции: - фиксация определенной (значимой)информации ; - Регистрация подписавшего; - установить условия написания документа; - доказательства в суде; - функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью1. С точки зрения традиционного рабочего процесса можно выделить две основные функции бумажного документа: информация и доказательство (то есть возможность использовать его в качестве приемлемого доказательства). Основная причина, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, заключается в том, что бумага на протяжении веков была наиболее используемым материальным носителем для передачи и хранения информации. За последние несколько десятилетий ситуация резко изменилась, и объем данных, передаваемых в электронном виде, быстро увеличился. Как отмечалось ранее, безбумажные системы управления документами становятся все более распространенными во многих областях. В этой связи важно определить правовой статус электронного документа, определив области, в которых его применение возможно и разрешено. Информация, содержащаяся в документе, также может быть разделена на две части. Первая часть - это непосредственно содержание, вторая-вспомогательная информация, позволяющая установить ее подлинность (подлинность). Он включает в себя информацию о типе исходящего номера, подписи и печати. Информация, как по существу, так и по существу, может включать данные о времени, условиях и месте написания документа. Следует также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном количестве экземпляров, известных заранее. Например, можно указать, что договор был заключен в трех экземплярах равной силы. Любая дополнительная копия будет копией, которая, в принципе, может быть проверена соответствующим экзаменом. В некоторых случаях наличие оригинального документа имеет решающее значение. Например, продажа акций, выпущенных в документальной форме, не эквивалентна продаже копии их сертификата, даже нотариально заверенного. Следовательно, документ выполняет следующие функции: - фиксация определенной (значимой) информации ; - Регистрация подписавшего; - установить условия написания документа; - доказательства в суде; - функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью1. С точки зрения традиционного рабочего процесса можно выделить две основные функции бумажного документа: информация и доказательство (то есть возможность использовать его в качестве приемлемого доказательства). Основная причина, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, заключается в том, что бумага на протяжении веков была наиболее используемым материальным носителем для передачи и хранения информации. За последние несколько десятилетий ситуация резко изменилась, и объем данных, передаваемых в электронном виде, быстро увеличился. Как отмечалось ранее, безбумажные системы управления документами становятся все более распространенными во многих областях. В этой связи важно определить правовой статус электронного документа, определив области, в которых его применение возможно и разрешено. Документ - это письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный учреждениями, предприятиями, организациями, государственными служащими и гражданами, которые полны решимости и компетентны представлять информацию о фактах или подтверждать факты, имеющие юридическое значение, или подтверждать права и обязанности. Требования документа, вытекающие из этого определения, можно разделить на три группы. Первый отражает информационную функцию документа: он может действовать только с информацией определенного характера (это требование соответствует предыдущему определению EDO). Вторая группа (требования к форме) - это, по сути, требования, выполняющие функцию подтверждения документа (требованиями к форме могут быть наличие печати и подписи определенного лица, личность лица, выдавшего документ, а также требования к носителю, например, бумаге с охранными знаками и т. д.). Третья группа (компетенция источника документа) связывает первые два, придает документу юридическое значение. Документ, опубликованный некомпетентным органом, подписанный несанкционированным или анонимным лицом, не может служить доказательством изложенных в нем фактов, доказательством фактов или доказательством прав и обязанностей. Очевидно, что легко выполнить требования первой и третьей групп к данным, записанным в компьютерном формате. Также могут соблюдаться некоторые требования, касающиеся формы документа (например, определенный порядок изложения содержания и компоновки текста). Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи человека, определенного типа бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов из-за специфического характера компьютерных носителей. Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных. Кроме того, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM. Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Теоретически, конечно, можно предположить, что создана система ЭДО, в которой один участник вносит в документ Manchester, а другой получает на экране монитора или при распечатке Live rpool. Однако данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. (Более подробно об этом мы поговорим, когда будем рассматривать процедуры разрешения конфликтов, связанных с использованием ЭДО.) И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов. Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений1. С учетом изложенного электронный документ можно определить как набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом. Необходимость использования документа или акта компетентного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном случае может возникнуть порочный круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основе другого электронного документа, силу которого вы также можете оспорить. 2. Системы электронного документооборотаРассмотрим такие программные системы автоматизации делопроизводства как: Программа Docs Open Предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса. Documentum Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных компаний и организаций, а также прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного офиса в распределенном режиме, динамического управления контентом корпоративных веб-сайтов. Предоставляет открытую, масштабируемую и надежную платформу для создания и развертывания решений для автоматизации для различных приложений. В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища. Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase). StaffWare Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”. Особенностями являются: - поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей; - динамическое управление и контроль исполнения работ; - интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix; - использование различных платформ. StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п. В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Отдельный документ может быть родителем некоторых документов и потомком других. Взаимосвязи между документами, с одной стороны, их взаимосвязь с процедурами и внутренним описанием каждого документа, с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор можно использовать для организации архива документов для быстрого поиска. Lan Docs Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes). Босс- Референт Корпоративная система, поддерживает управление бизнес-процессами, российские стандарты офисной работы, организацию менеджмента, контроль исполнительной дисциплины, мониторинг контрактов с внешними клиентами. Предназначен для работы всех сотрудников организации. Имеет функции для реализации управления офисом. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server1. Система Lotus Notes Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Он позволяет пользователям получать, отслеживать, делиться и создавать информацию для документов. Эта информация может поступать из различных форматов, таких как текст, изображения, видео и звуки, а также из различных источников: компьютерных приложений, операционных систем, сканеров или факсов. Основные системы Lotus Notes являются: 1. Единый и постоянный пользовательский интерфейс для доступа ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации. 2. Гибкость в обработке сложных документов, содержащих различные данные из таких источников, как компьютерные приложения, отсканированные изображения и структурированные реляционные системы. 3. Среда быстрой разработки приложений для рабочих групп. 4. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа. 5. Используйте дублирование, чтобы предоставить всем пользователям доступ к самой последней информации о компании, ее дочерних компаниях, удаленных пользователях, а также о клиентах и поставщиках. 6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API. 7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей. 8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ. Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes. Евфрат-Документооборот Евфрат - для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов. Евфрат - это решение для офисной работы, создания электронных архивов и управления документами разных типов: текстами, электронными таблицами, графикой, аудио и видео. Система позволяет сохранять документы, предоставлять им необходимую информацию, организовывать их, помещая их в иерархическую систему папок, и находить их с помощью различных инструментов поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра, сохраняя при этом исходное представление документов, без вызова внешних программ. Дополнительная функция. - Просмотр папок и книг в виде таблицы значений аксессуаров с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по аксессуарам - Печать или запись в файл отчета о документах в папке или при пометке в рабочей книге - Совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д. Новый подход к созданию документов - Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников - Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему - Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе - Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках. - Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева. Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы. Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы. На основании проведенного сравнительного анализа СЭД я выбрал СЭД «Евфрат-Документооборот». Выбор данного программного продукта обусловлен несколькими факторами. Технология фирмы ЗАО “Интеллектуальные технологии” (Cognitive Technologies), отличается, прежде всего, тем, что это - отечественная разработка. Она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ в России, включая ориентацию на использование русского языка во всех технологических модулях. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов “под ключ”, включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику. Функции и основные особенности электронного архива “Евфрат” - сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения; - это универсальная и доступная пользователю система, в которой используются очень эффективные методы регистрации, классификации и поиска произвольных объектов; - ориентирован на российский документальный поток; - может работать как в локальном (личном) режиме, так и в режиме клиент-сервер с возможностью доступа к сети; - имеет удобный пользовательский интерфейс: рабочий стол, значки документов, иерархические папки, папки регистрации, панель быстрого доступа; - полностью русифицирован и имеет подробную встроенную контекстную справку и документацию - возможность автоматического контроля выполнения документов; - отслеживайте изменения местоположения файлов без ручного вмешательства. Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью)1. В свою очередь, накопленные бумажные архивы могут быть перенесены в электронные архивы с помощью потоковых систем. Это позволяет освободить место, упростить управление архивами, улучшить доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снизить риск возникновения пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Конечно, полностью избавиться от бумаги в этом случае невозможно, поскольку юридически значимая форма документа всегда считается бумагой. Однако доля этих документов в общем объеме относительно невелика, и их электронный перевод, по крайней мере, в несколько раз, ускорит их поиск и улучшит их доступность при достаточном количестве электронных копий. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть. ЗаключениеТаким образом, разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД. Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами. Список источников и литературыЛитература Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике. - М.: Прима, 2018. - 432 с. Киреенко А.В. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 258 с. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2020. - 818 с. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2021. - №6. - С.49. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. - М.: ЭМОС, 2019. - 208с. Шафрин Ю. Информационные технологии. - М., ООО «Лаборатория базовых знаний», 2017. - 268 с. 1 Киреенко А.В. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 28 с. 2 Шафрин Ю. Информационные технологии. - М., ООО «Лаборатория базовых знаний», 2017. - 68 с. 1 Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2021. - №6. - С.49. 1 Киреенко А.В. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 33 с. 1 Киреенко А.В. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 38 с. 1 Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике. - М.: Прима, 2018. - 42 с. 1 Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. - М.: ЭМОС, 2019. - 78с. 1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2020. – 81-82 с. |