Документационное обеспечение управления СР2.1 Михайлова Д. А.. Самостоятельная работа по теме 1 Студента 2 курса Специальность 46. 02. 01
 Скачать 26.83 Kb.
|
|
Самостоятельная работа по теме 2. 1 Студента 2 курса Специальность 46.02.01 Михайловой Д. А. Документационное обеспечение управления1.  прием и первичная обработка документов регистрация документов предварительное рассмотрение и распределение документов исполнение документов составление, согласование, оформление внутренних входящих и исходящих документов контроль исполнения документов отправка или направление в делоинформационно справочная работа 2. Деятельность управленческих работников связана с делопроизводством - созданием, принятием-передачей, хранением, обработкой документов. Рациональная организация делопроизводства дает возможность обеспечить эффективный обмен информацией на предприятии и принятие обоснованных управленческих решений. Известны три организационных формы делопроизводства: 1) централизованная: применяется на больших предприятиях с большим документооборотом. Она предусматривает выполнение всех операций с документами в специализированных структурных подразделениях, например канцелярии. Эта форма характерна также для небольших предприятий с малым документооборотом, в которых все операции с документами выполняет секретарь. Централизована форма делопроизводства наиболее экономична, поскольку обеспечивает рациональное использование технических средств, трудовых ресурсов; 2) децентрализованная: предусматривает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях предприятия, если они территориально разъединены. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнение операций с документами. Однако она предусматривает наличие делопроизводственного персонала и технических средств в структурных подразделениях и потому является неэкономичной; 3) смешанная: часть операций работы с документами (принятие, отправление, регистрация, контроль выполнения) возложена на специализированную службу, например канцелярию, секретаря, а остальные операции (составления документов, текущее их хранение, формирование дел) выполняют структурные подразделения. Основной функцией делопроизводства является организация рационального документооборота, который предусматривает организацию движения документов с момента их получения или создания до завершения выполнения или отправления. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, положительно влияет на управленческий процесс в целом. Документооборот на предприятиях осуществляется в виде потоков документов, которые циркулируют между пунктами прорабатывания информации (руководитель предприятия, руководители структурных подразделений, специалисты и технические исполнители) и пунктами технической обработки документов (структурные подразделения, канцелярия и др.). Основными требованиями к рациональной организации документооборота на предприятиях являются: 1) прямолинейность движения потоков документов, что предусматривает прямой путь прохождения документации к получателю; 2) выполнение принципа одноразового пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; 3) соблюдение принципа параллельности - в случае потребности одновременной работы с документом нескольких структурных подразделений или исполнителей его необходимо копировать. Во время разработки рационального документооборота составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это дает возможность определить рациональные маршруты и этапы работы с документами, унифицировать пути движения, порядок их обработки. Принципиальная схема документооборота на предприятии приведена на рис. 1. Основные направления усовершенствования делопроизводства и документооборота на предприятиях: 1. Стандартизация - установления единых норм и требований к документам, независимо от формы собственности и размеров предприятий, их отраслевой принадлежности. Эти нормы и требования предусмотрены в государственной системе делопроизводства, которая регламентирует делопроизводственные процессы на всех предприятиях. В ЕСД изложены правила составления, оформления и хранения документов, рациональные принципы документооборота, правила и принципы формирования дел, рекомендации по организации труда делопроизводственного персонала, механизации и автоматизации делопроизводственных процессов. 2. Унификация текста документов. Текст является важнейшей частью документа, в нем имеется информация, необходимая для получателя. На практике часто создают однотипные документы, которые содержат однотипную информацию. Например, приказы по личному составу, бухгалтерская и статистическая отчетность, хозяйственные договоры и тому подобное. Это создает предпосылки для их унификации. Используют такие формы унификации текста документа: а) анкета - способ унификации текста, при котором одну его часть (вопрос анкеты) заносят в документ раньше, а вторую (ответы) заполняет автор во время создания документа. Примеры анкет - письмо по учету кадров, анкеты социологических исследований и др. Преимущества анкет заключаются в ускорении и снижении стоимости процесса создания документа, его обработки с помощью ЭВМ; б) трафарет - способ унификации, при котором предварительно изготовляют подробный текст с пропусками, которые заполняют в процессе создания документу. Трафаретными являются много видов договоров, приказы по кадрам и другие виды документов. Трафареты изготавливают печатным способом или копированием, которое дает возможность экономить время и средства; в) таблица дает возможность в наиболее вместительной и наглядной форме разместить информацию. В таблицу предварительно вносят постоянную информацию - заглавия строк и столбцов, а переменную информацию заносят во время создания документа. Этот способ наиболее эффективен при компьютерной обработке и хранении информации. 3. Использование современных технических средств создания, копирования, обработки и хранения документов, компьютерной техники. Это даст возможность обеспечить самое быстрое прохождение документов в аппарате управления, рациональное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов предприятия. Кроме того, усовершенствованию делопроизводства и документооборота способствует рост профессионального уровня делопроизводственного персонала, обучение всех работников управленческого аппарата правилам рациональной работы с документами. 3. - отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности; - наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления; - неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и т.д.); - несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции; - отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи. Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота: - оперативность движения; - единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов; - однократность операций одинакового целевого назначения; - исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью). |