Документационное обеспечение управления СР5.3 Михайлова Д. А.. Самостоятельная работа по теме 3 Студента 2 курса Специальность 46. 02. 01
 Скачать 371.41 Kb.
|
|
Самостоятельная работа по теме 5. 3 Студента 2 курса Специальность 46.02.01 Михайловой Д. А. Документационное обеспечение управления1. В организациях создаются ИПС (индивидуальная поисковая система) ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение документов. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: - типовой номенклатуры дел; - классификатора корреспондентов; - классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур); - классификатора названий видов документов; - классификатора вопросов деятельности организации; - классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях, жалобах граждан и др. Принципы формирования типовой информационной структуры: - однократный ввод и многократное использование информации; - полнота удовлетворения информационных потребностей основных групп пользователей; - оперативное пополнение ресурсов обязательными документами; - комфортный доступ к ресурсам в off- и on-line режимах; - выполнение как конкретных узко тематических, так и широких по тематике запросов. Запросы, которые формируют пользователи информационных систем, реализуются следующими способами: - сообщения, являющиеся ответом на запрос, хранятся в явном виде в базе данных, и процесс получения ответа представляет собой выделение подмножества знаний из файлов базы данных, удовлетворяющих запросу; - ответ не существует в явном виде в базе данных и формируется в процессе логического вывода на основании имеющихся данных. Теория информационного поиска начиналась с исследования особенностей документальных информационно-поисковых систем (ИПС). Под информационным поиском в таких системах понимается некоторая последовательность операций, выполняемых с целью отыскания документов (статей, научно-технических отчетов, описаний к авторским свидетельствам и патентам, книг и т.д.), содержащих определенную информацию (с последующей выдачей самих документов или их копий), или с целью выдачи фактических данных, представляющих собой ответы на заданные вопросы. Массив элементов информации, в котором производится информационный поиск, называется поисковым массивом. Существующие виды информационного обслуживания представлены втаблице:
Способы реализации видов и форм обслуживания зависят от вида, назначения и способа реализации конкретной ИПС. Очевидно, что прочитать каждый документ библиотеки, чтобы найти необходимый, практически невозможно. Поэтому на протяжении истории развития информационного поиска разрабатывались и совершенствовались методы поиска. Каждому документу, вводимому в поисковый массив, ставится в соответствии поисковый образ документа (ПОД), который представляет собой характеристику, отражающую основное смысловое содержание документа (этим ПОД отличается от кода, присваиваемого информационному элементу в фактографических ИС). В виде такой же краткой характеристики – поискового предписания или поискового образа запроса (ПОЗ) должны быть сформулирован и информационный запрос. Благодаря этому процедура поиска может быть сведена к простому сопоставлению поисковых образов документов с поисковым предписанием. Для сопоставления ПОД и ПОЗ разрабатывают и применяют различные критерии поиска или критерии смыслового соответствия. Точность поиска определяется точностью отображения документов и запросов с помощью их поисковых образов и степенью совпадения ПОД и ПОЗ. Поэтому возможна неполнота выдачи документов, либо, напротив, «поисковый шум», которые представляют собой своеобразную плату за облегчение процедуры информационного поиска. Процедура выражения основного смыслового содержания документа и информационных запросов на информационно-поисковом языке получила название индексирования и составляет существенную часть аналитико-синтетической обработки документов. Информационный поиск, таким образом, заключается в замене содержательного прочтения полного текста документов формальным «сличением» (сравнением на соответствие) их поисковых образов с запросами на языке индексов. Информационный поиск реализуется при помощи информационно-поисковой системы, которая в абстрактном виде должна состоять из информационно-поискового языка, правил перехода на этот язык и критерия смыслового соответствия, определяющего объем выдачи документов или информации. Модель организации данных в гипертекстовых справочных системах основана на сочетании ассоциативных гиперссылок и иерархического принципа организации фрагментов и документов. Концептуальная схема информационно-поисковой системы представлена на рисунке:  2. В системе КонсультантПлюс есть несколько инструментов поиска, разработанных специально для работы с правовой информацией: В системе КонсультантПлюс есть несколько инструментов поиска, разработанных специально для работы с правовой информацией: Быстрый поиск; Карточка поиска; Правовой навигатор. Быстрый поиск Наиболее простой способ поиска документов в системе КонсультантПлюс, подходящий для большинства ситуаций: запрос вводится простым языком; можно указать реквизиты документа, который необходимо найти (например, "Письмо Минфина 66н", или "Статья 115 ГК РФ"); можно использовать профессиональную лексику (например, "упрощенка", "больничный") или сокращения (например, УСНО); найденные документы представлены общим коротким списком, при этом можно построить полный список и разделить найденные документы по типам (законодательство, консультации и т.д.); найденные документы отсортированы по важности.  Карточка поиска Карточку поиска удобно использовать, если необходимо задать несколько различных условий поиска, чаще всего это необходимо, когда нет точной информации о документе. Например, можно ограничить дату принятия документа - указать период, вид документа, принявший орган, тематику и так далее.  Правовой навигатор Правовой навигатор удобно использовать, если сложно сформулировать поисковый запрос и можно назвать буквально 1-2 слова, относящиеся к ситуации. Не требуется указание реквизитов документов; Ключевые слова предлагает система КонсультантПлюс, и они заданы понятным языком; Фильтр позволяет быстро найти нужное понятие и тем самым сузить область поиска. 3. Классификаторы — это систематизированные перечни товаров, позволяющие находить место каждому объекту и присваивать ему определенное обозначение (обычно смысловое или численно-буквенное). Классификаторы представляют собой официальные нормативные документы, в которых приводится систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок или объектов классификации. Различают следующие категории классификаторов: — общероссийский классификатор (ОКП) — государственный классификатор, утвержденный Госстандартом России. ОКП входит в состав ЕСКК РФ - единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ; — отраслевой классификатор — классификатор, применяемый в установленном порядке в отрасли; — классификатор предприятия — классификатор, введенный в установленном порядке для применения на предприятии. Также классификаторы могут быть разработаны как административно-территориальные и отдельно объединений, общественных организаций, ассоциаций. Классификация документов:  |