Секретарь руководителя. Ответы на вопросы.. Секретарь руководителя Ответы на вопросы
 Скачать 15.24 Kb.
|
|
(Секретарь руководителя) Ответы на вопросы. Голосков О.Е (102с) (1). В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и др. Условно обязанности секретаря можно разделить на: • работу с документами (информационно-документационное обслуживание); • работу организационную (бездокументное обслуживание). Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии. 1. Секретарь руководителя низшего уровня управления — секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции). 2. Секретарь руководителя среднего уровня управления — секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформление совещаний, приемов посетителей и т.п.). 3. Секретарь руководителя высшего уровня управления — секретарь— помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях). (2). Секретарь должен знать: Правовые основы управления: • административное, трудовое, хозяйственное право; • законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает. Основы управления: • систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; • отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи; • функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи; • место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента. Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство: • методы создания и оформления документов; • организацию работы с документами; • бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя: • оказать помощь в планировании рабочего дня; • организовать рабочее место руководителя; • вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя: ' документное; • бездокументное; • уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей. Устанавливать контакты. (3) Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности: .Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения. Ведет прием посетителей. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя. |