ЕСЭД ПРАКТИКА. Сокращение или полный отказ от бумажного документооборота

• Название: Сокращение или полный отказ от бумажного документооборота
• Дата: 01.02.2023
• Размер: 294.37 Kb.
• Имя файла: ЕСЭД ПРАКТИКА.docx
• Тип: Программа; #915399

Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"

Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Выполнил:

Обучающийся Павлова Оксана Сергеевна

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

1. 
   сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
   
2. 
   создание единой информационной базы компании;
   
3. 
   снижение риска утери документа;
   
4. 
   структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
   
5. 
   повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
   
6. 
   контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя;
   
7. 
   повышение эффективности работы компании.
   

СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников.

Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу.



Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Компанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии^[2]. При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе.

Потенциальные выгоды следующие:



1. Снижение материальных затрат:

• 
  небольшое предприятие — на 5%;
  
• 
  крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.
  

Такая разница обусловлена тем, что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.



2. Экономия на базовых процессах — исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений:

• 
  небольшая компания — от 8 до 15%;
  
• 
  крупное предприятие — до 50%.
  

Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект.



3. Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, — поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д. — от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным.



4. Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%.

Функционал СЭД может включать:

• 
  электронный документооборот;
  
• 
  управление проектами и персоналом;
  
• 
  автоматизацию бизнес-процессов;
  
• 
  постановку задач и их контроль;
  
• 
  внутренние коммуникации;
  
• 
  интеграцию с внешними программными продуктами.
  

Виды систем электронного документооборота

Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:



1. Системы делопроизводства

Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:

• 
  упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
  
• 
  оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
  
• 
  наладить работу с обращениями клиентов;
  
• 
  организовать внутренний электронный архив документов.
  

По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.



2. Электронные архивы

Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.



3. Workflow-системы

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.



4. ЕСМ-системы

ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

На заметку

По мнению исследовательской компании Gartner, к ЕСМ может быть отнесена только та система, которая способна поддерживать в комплексе не менее трех функций из нижеперечисленных:

• 
  управление документами;
  
• 
  совместная работа сотрудников над документами и поддержка проектных команд;
  
• 
  сканирование бумажных документов и управление их образами;
  
• 
  управление записями архивного хранения и автоматизация правил такого хранения;
  
• 
  наличие Workflow для автоматизации бизнес-процессов;
  
• 
  управление веб-контентом^[6].
  

ПЕРМЬ 2023