Курсовая работа. Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине Документационное обеспечение управления
 Скачать 47.92 Kb.
|
|
Департамент образования и молодежной политики Ханты-Мансийского автономного округа - Югры Автономное учреждение профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ ТЕХНОЛОГО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ КУРСОВАЯ РАБОТА На тему: Специфика и особенности оформления служебного документа по дисциплине: Документационное обеспечение управления Выполнила Обучающаяся 1 курса 322 группы специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» Бесчастных Ксения Евгеньевна Работу проверил (оценка) Гизатуллина С.Х Ханты-Мансийск 2023 ОглавлениеВВЕДЕНИЕ 4 ГЛАВА 1 ТЕОРИТЕРИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ 6 1.1 Понятие и классификация информационно-справочных документов 6 1.2 Виды служебных писем 8 Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными: – по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); - по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); - по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах. - по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; - по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; - по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; - по средствам фиксации: письменные, графические, фото кино документы и т.д. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 8 1.3 Правила оформления документов 9 1.4 Общие требования к созданию документов 10 ГЛАВА 2 АНАЛИЗ РАЗРАБОТКИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ 12 Заключение 16 Список литературы 17 ВВЕДЕНИЕДля курсовой работы мною была выбрана тема «Cпецифика и особенности оформления служебного письма». Актуальность темы состоит в том, что правильность составления и оформления текстов служебных документов играет большую роль в управленческой деятельности и формирует имидж организации или предприятия в целом. Цель работы - изучение и анализ предъявляемых требований к разработке и оформлению текста служебных документов более подробно рассмотреть методические рекомендации по составлению текстов служебных документов, выработанные на основе передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области лингвистики, а также использование полученных навыков в практической деятельности в будущем. Объект курсовой работы – организационно – распорядительная документация. Предмет курсовой работы – знание и умение правильно оформлять текст ОРД. Задачи работы: – рассмотрение требований к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой; – анализ технологии разработки организационно-распорядительной документации; – изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов; – проанализировать особенности текста ОРД;. – формирование выводов, направленных на дальнейшее совершенствование ОРД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям: создание организации, предприятия; реорганизация организации, предприятия; ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия; оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия. Исходя из перечисленных функций ОРД классифицируют на три группы: организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания); распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания); информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.). Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. ГЛАВА 1 ТЕОРИТЕРИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ1.1 Понятие и классификация информационно-справочных документовОдин из самых распространенных видов деловой переписки - деловые (служебные) письма. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой и федеральной фельдъегерской связи. Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтрален Документы деловой переписки могут группироваться по различным признакам, в частности: по назначению и содержанию; по срочности и важности; по материальному носителю и т.д. Документы деловой переписки могут классифицироваться и по видам деловой переписки: 1) официальная деловая переписка: внешняя переписка - адресатом является внешний контрагент (информационное письмо, рекламация, коммерческий запрос и т.п.); внутренняя переписка - адресатом является работник организации (заявление, служебная записка и т.п.); 2) неофициальная деловая переписка: внешняя переписка - адресатом является внешний контрагент (благодарность, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.); внутренняя переписка - адресатом является работник организации (благодарность, приглашение, рекомендательное письмо и т.п.). Выделяют следующие виды деловых писем: 1) по функционалу: инициативные письма - составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Они бывают двоякого рода: письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение); письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение); письма-ответы - это служебные письма, которые составляются как ответы на письма-запросы, и письма-просьбы; 2) по структуре - стандартные (составляются по установленному образцу) и нерегламентированные (содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца, в них реже используются стандартные фразы); 3) по тематике - деловые (решающие экономические, правовые, другие вопросы, касающиеся деятельности организации (информационное письмо, письмо-запрос и др.)) и коммерческие (письмо-предложение (оферта), рекламация и т.д.); 4) по месту составления: внешние (поступающие, отправляемые) и внутренние; 5) по виду адресата - обычные (одному адресату), циркулярные (отправляемые сразу на несколько адресов); 6) по композиции - одноаспектные (отражающие одну проблему), многоаспектные (описывающие несколько проблем).
Требования к оформлению документов, в том числе и документов деловой переписки, установлены: ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее - Стандарт). Стандартом определяются: состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях; ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), которым устанавливаются термины, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах документации по делопроизводству. В силу п. 48 ГОСТ Р 7.0.8-2013 под бланком документа понимается лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк на бумаге и электронный шаблон должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от изменений (п. 6.2 Стандарта). Стандарт также приводит образцы бланков документов (Приложение В к Стандарту). Среди особенностей оформления документов деловой переписки следует выделить (п. 5.18 Стандарта): форму их изложения: от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение..."); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным..."); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке; вступительное обращение: "Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа!"; в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются; заключительная этикетная фраза: "С уважением...". Рекомендуется разработать бланки (шаблоны) документов для ведения деловой переписки, которые будут содержать все необходимые реквизиты. При этом форму документов и необходимый шаблон необходимо выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую организация (должностное лицо) хочет донести (предоставить) адресату. в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…» и т.п. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д. Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «О чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть). 1.4 Общие требования к созданию документов3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. 3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист. 3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения. Размер шрифта - N 12 - 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11). В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов. 3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы. 3.5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. 3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки. 3.7. Реквизиты "подпись" и/или "гриф согласования" должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>. -------------------------------- <16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования. 3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. 3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом. При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта "курсив" и подчеркивание текста. 3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1). На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц. 3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения - текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее - СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов - с соблюдением положений Стандарта. В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF. ГЛАВА 2 АНАЛИЗ РАЗРАБОТКИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ2.1 Оперограмма служебного письма 2.2 Ситуации для подготовки писем Служебное письмо (угловое)
О проведении общего собрания акционеров Сообщаем, что общее собрание акционеров проводится 28.01.2010 в помещении главного офиса общества по адресу: ул. Красная Пресня, д.9. Начало собрания в 14 часов. Просим сообщить о личном участии не позднее 20.01.2010 Повестка дня: 1. Отчёт о работе общества за 2009 г. Доклад председателя правления М.Р. Данилова. 2. Распределение прибыли общества за 2009г Приложение: 1. Доклад председателя правления Данилова. М.Р. на 1 л. в 1 экз 2. Доклад финансового директора общества Лукашина Ю.Р. на 1 л. в 1 экз
ПРИЛОЖЕНИЕ В – Докладная записка
Савельевой В.Г. Затребовать у сотрудников письменные Объяснения к 21.08.2017 Петров Н.А. 20.08.2017
Менеджер по работе с персоналом. – Антонов Ю.П , экономист Васильев С.А., юрисконсульт Матвеев Г.Н. нарушают, утверждённый график документооборота бухгалтерии. Эти нарушения связаны с несвоевременной передачей в бухгалтерию документов, необходимых для составления установленной законодательством бухгалтерской отчётности. Особенно много таких ситуаций возникает при направлении названных работников в служебные командировки. Вернувшись из командировки, они не оформляют в трёхдневный срок авансовые отчёты и не сдают в бухгалтерию необходимые оправдательные документы. Прошу принять меры и привлечь их к ответственности. Главный Бухгалтер М.В.Нестерова ПРИЛОЖЕНИЕ С - Открытое акционерное общество «Интерком» (АО «Интерком») Красная Пресня; д.9., Москва; 123242; тел/факс: 255 62 56; email: intercom@mail.ru ОКПО 12345678; ОГРН 1234567891234; ИНН/КПП 123456789/123456789
О проведении общего собрания акционеров Сообщаем, что общее собрание акционеров проводится 28.01.2010 в помещении главного офиса общества по адресу: ул. Красная Пресня, д.9. Начало собрания в 14 часов. Просим сообщить о личном участии не позднее 20.01.2010 Повестка дня: 1. Отчёт о работе общества за 2009 г. Доклад председателя правления Данилова. М.Р. 2. Распределение прибыли общества за 2009г. Доклад финансового директора общества Лукашина Ю.Р Приложение: 1. Доклад председателя правления Данилова. М.Р. на 1 л. в 1 экз 2. Доклад финансового директора общества Лукашина Ю.Р. на 1 л. в 1 экз
ЗаключениеВся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, служебное письмо – это документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату с использованием почтовой и федеральной фельдъегерской связи., оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Целью курсовой работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «документ», «управленческий документ». Основными задачами курсовой работы являлись: рассмотрение требований к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой; анализ технологии разработки организационно-распорядительной документации; – изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов; проанализировать особенности текста ОРД;. формирование выводов, направленных на дальнейшее совершенствование ОРД. В первой части работы «Теоретические основы» были изучены изучение понятия «служебные письма», «управленческий документ», проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов. Во второй части работы «Требования к составлению документов» были исследованы специфика требований к оформлению реквизитов документов, бланкам документов. Список литературыМетодические рекомендации по применению гост р 7.0.97-2016 «система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. – М., 2003 |