рекомендации по оформлению текстовых документов. Справка по работе с текстом
 Скачать 35.72 Kb.
|
|
СПРАВКА ПО РАБОТЕ С ТЕКСТОМ Работа в текстовом редакторе состоит из двух этапов, которые могут совмещаться:
Однажды набранный текст может в дальнейшем неоднократно переформатироваться, использоваться, причем не только в текстовом редакторе, но, например, в информационных системах. Насколько удобно, при необходимости, можно будет использовать готовый текст, зависит от того, насколько безошибочно он был набран. Выравнивание по центру или отступ красной строки не следует делать посредством клавиши “пробел”, отступы по высоте вокруг заголовков или начало следующей главы с новой страницы не следует делать посредством клавиши “Enter”, и. т.п. Все форматирование в документе должно осуществляться с помощью специальных функций, предусмотренных для этих целей в тестовых редакторах класса MS Word. Чтобы оценить, насколько правильно набран документ, нужно посмотреть на него в режиме отображения “непечатаемых знаков”, или, другими словами спецсимволов. В этом режиме отображаются все символы, вводимые с клавиатуры. Например, пробел отображается центрированной по вертикали точкой. Непечатаемые знаки (спецсимволы) удаляются так же, как и все другие символы текста. Общие рекомендации по оформлению студенческих работ в текстовом редакторе MS Word. Работа выполняется на одной стороне листа стандартного формата. Все заголовки выделены особо. Наоборот, по тексту делать выделения не рекомендуется. Содержание, введение, заключение, список литературы, основная часть, главы, приложения и т.п. начинаются с нового листа. Не надо ставить лишние пустые без текста абзацы, нажимая клавишу “enter”, следует с помощью специальных команд вставить разрыв страницы или выбрать положение абзаца с новой страницы, тогда заголовок не переместится, останется наверху страницы. Для того чтобы в тексте не было полупустых страниц (менее 50 %), используется чуть сжатый или чуть разреженный междустрочный интервал, например, не 1,5, а 1,4 или 1,6. На странице не должно оставаться менее трёх строк от предыдущего раздела (настройка в свойствах абзаца «запрет висячих строк»). При необходимости создать оглавление в документе заголовки и подзаголовки выделяют встроенными стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Затем легко формируется профессиональное содержание. Если вы добавили или удалили пункты или изменили объем текста, автоматическое оглавление легко актуализируется с помощью команды обновить. При переходе в режим предварительного просмотра оглавление автоматически обновится. На каждой странице, кроме первой, должен стоять номер страницы. Чаще всего в соответствие с п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Разделы и подразделы должны иметь сквозную порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений. Из приложений нумеруется только первая страница (на которой стоит слово ПРИЛОЖЕНИЯ, выровненное абсолютно по центру страницы). Остальные страницы приложения не нумеруются и не выносятся в содержание. И их объем не включается в объем работы, так что это хороший способ сократить работу без ущерба ее качеству, вынеся все графики, рисунки, схемы и таблицы в приложения. Весь обычный текст должен быть оформлен одним стилем, обычная практика: шрифт Times New Roman 14 (от 12 до 14), полуторный интервал, выравнивание по ширине абзацный отступ - 1,25 см, для обычного текста интервал до и после абзаца равен 0, поля не менее: верхнее и нижнее –1см, левое – 2см, правое – 1см. В конце заголовка точка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются. Например, Медико стоматологический следует соединить неразрывным дефисом. Оформление таблиц: перед таблицей, выровненный по правому краю текст «Таблица 1», выровненное по центру название таблицы, часто тут же указывается единица измерения. Текст в таблице обычно мельче, чем основной текст с одинарным интервалом. Оформление рисунков. После рисунка пишется: "Рисунок 1. Название." На таблицы, рисунки и приложения в тексте должны быть ссылки, например: (см. таблицу 1). Оформление литературы. Каждый источник должен содержать следующие обязательные реквизиты: - фамилия и инициалы автора; - наименование; - издательство; - место издания; - год издания. Сначала пишутся нормативно-правовые акты, потом все остальное. Все источники, включенные в библиографию, должны быть последовательно пронумерованы и расположены в следующем порядке: - законодательные акты; - постановления Правительства; - нормативные документы; - статистические материалы; - научные и литературные источники – в алфавитном порядке по первой букве фамилии автора. Сноски бывают трех видов: -постраничные внизу страницы -постраничные в тексте страницы -концевые. Необходимо, чтобы сноски по тексту были единообразные (только постраничные, например). Нумерация сносок или сквозная или начинается на каждой странице. Тест сноски лучше выделить единым стилем мельче, чем основной текст. В работе должны отсутствовать (команда «заменить»…): - двойные пробелы (легко убрать, заменив пустое пространство на один пробел во вкладке замены) - лишние абзацы - концевые и ведущие пробелы - некоторые разрывы строки (заменить на абзацы) - полупустые страницы - "вдовы" и "сироты"– одиночные строки от абзацев, оставшиеся в конце страницы или в ее начале. Все кавычки должны быть единообразными - или «елочки» или "лапки". До знаков препинания не должно быть пробелов, зато они должны обязательно присутствовать после знака препинания. Все списки должны быть размечены: Нумерацией: 1. Анализ проблемы. 2. Теоретические основы. 3. Проектные предложения. При этом каждое предложение начинается с заглавной буквы, в конце ставится точка. Маркерами: - анализ проблемы; - теоретические основы; - проектные предложения. При этом каждое предложение начинается с маленькой буквы, в конце ставится точка с запятой и только в конце последнего предложения ставится точка. В нашей итоговой работе для маленьких изображений ставьте обтекание за исключением «в тексте», как правило «вокруг рамки». Для рисунков вытянутых по горизонтали (полоска) выбирайте обтекание «в тексте», размещая их в отдельном абзаце! Не злоупотребляйте скриншотами, по объему иллюстрации не должны занять больше пятой части общего объема работы. Текстовый редактор MS Office Word ПРАВИЛА ВВОДА И ФОРМАТИРОВАНИЯ ТЕКСТАПробелы1*В начале и конце абзаца не следует ставить пробел(ы). 2*Между словами следует ставить только один пробел. Вообще никогда не следует ставить подряд два и более пробелов! В противном случае могут образовываться слишком большие межсловные интервалы, особенно при использовании режима выравнивания по ширине без включения автоматической расстановки переносов. 3*Дефисы следует использовать без пробелов. Перед тире (Ctrl+серый"–") ставится неразрывный пробел (Ctrl+Shift+пробел), а после тире ставится обычный пробел. 4*Разрядку текста следует выполнять не пробелами, а применяя разреженный шрифт. 5*После инициалов перед фамилией либо не делать пробела, либо делать неразрывный пробел (Ctrl+Shift+пробел), после фамилии перед инициалами следует ставить неразрывный пробел. Абзацы, строки, страницы6*Клавишу Enter следует нажимать только для завершения текущего абзаца и перехода к следующему абзацу. Конец абзаца (нажатие клавиши Enter) помечается в документе с помощью непечатаемого символа – маркера абзаца (¶). 7*Не следует использовать пустой абзац (¶) в качестве средства для отступа следующего абзаца, так как это приводит к «негибкому» форматированию. Для этих целей следует использовать диалоговое окно Абзац – установить необходимые интервалы до и после абзаца. 8*Принудительное завершение строки без образования нового абзаца (разрыв строки) производится комбинацией клавиш Shift+Enter (разрыв строки), а открытие новой страницы до заполнения текущей (разрыв страницы) производится комбинацией клавиш Ctrl+Enter(Вставка – разрыв страницы) – не следует ставить пустые абзацы (¶, клавиша Enter). 9*Не следует использовать символ табуляции или несколько пробелов для обозначения красной строки или для сдвига строки вправо. Установка первых (красных) строк и отступов производится также с помощью диалогового окна Абзац: Первая строка/Отступ или масштабной линейки. Другие символы10*Не употребляйте дефисы вместо тире и наоборот. Для прочерка можно применять длинное тире (—), вызываемое сочетанием клавиш Ctrl+Alt+серый"-". 11*Многоточиеследует передавать не тремя точками, а специальным единым символом … (Alt+Ctrl+"."(англ. раскладка клавиатуры). Для заголовков устанавливайте формат абзаца (положение на странице): "не отрывать от следующего" и "запретить автоматический перенос слов". В конце абзаца-заголовка точка не ставится (другие знаки препинания – ! ? … – ставятся). Материал подготовила преподаватель кафедры медицинской информатики Геворкян Рузанна Николаевна. |