Сущность и специфика современного делопроизводства
 Скачать 12.73 Kb.
|
|
Современное состояние документационного обеспечения управления Сущность и специфика современного делопроизводстваОпределение 1 Современное делопроизводство – это деятельность, которой обеспечивается документирование и организация работы с документами с момента появления документа и до момента его уничтожения или передачи на хранение в архив. Одновременно с понятием делопроизводства, используют понятие информационно- документационного обеспечения управления, что связано с внедрением компьютерных систем управления, необходимостью их организационного, программного и информационного обеспечения. Информационно-документационное обеспечение управления – это информационное обслуживание менеджмента, создание баз данных и работа с ними, а также традиционная работа с печатной документацией. В связи с этим, информационно-документационное обеспечение управления любой организации рассматривают в качестве важнейшей обслуживающей составляющей управления. Ее рациональная организация влияет на быстроту принятия решений, доведение их до исполнителей, своевременный контроль за исполнением и получение прогнозируемого экономического эффекта от деятельности компании. Замечание 1 Документационное обеспечение управления (ДОУ) представляет собой основополагающую технологию менеджмента, основная цель которой – обеспечить руководство информацией о состоянии дел в организации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их выполнения. Работа с документами должна быть хорошо слаженной и упорядоченной, в связи с этим каждым предприятием самостоятельно выбирается форма организации делопроизводства – централизованная, децентрализованная или смешанная. Централизованной формой предполагается, что все операции по обработке документов должны быть сосредоточены в едином центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованной формой предусмотрено рассредоточение делопроизводственных операций между всеми структурными подразделениями. Смешанная форма предполагает централизованное выполнение операций приема и регистрации документов, но децентрализованные процессы хранения, формирования дел и пр. Форма организации делопроизводства зависит от размера компании, объема документооборота, состава структурных подразделений. В небольших коммерческих компаниях обычно выбирают централизованную форму. Роль документа в современной управленческой деятельностиЗамечание 2 Документ – это результат отображения фактов, событий, предметов и явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ создают через письмо, графику, рисунок, фотографию, звуко- и видеозапись. Изготавливают документы на специальных материалах – бумаге, фотопленке и пр. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания должен быть регламентирован и осуществлен в соответствии с установленными правилами. Документированная информация – это информация, которая была зафиксирована на материальном носителе через документирование информации с реквизитами, которые позволяют определить такую информацию, или в установленных законодательством РФ случаях, ее материальный носитель. Документ, в качестве носителя информации, является непременным элементом внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие ее частей. Информация – основание для принятия управленческого решения, выступает доказательством его исполнения и источников для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Документ в управленческой деятельности выступает еще и результатом труда, так как принятое решение записывают и закрепляют в документе.  Все формы управленческой деятельности выражены в соответствующих документах: планирование – в подготовке разного рода стратегий; учет – составление и обработка статистических, бухгалтерских и оперативно-техническихданных и документов;  руководство – издание распорядительной документации; инструктирование – выпуск инструкций и методических руководств; контроль – сбор сведений в письменном виде и пр.Иными словами, документы тесно связаны со многими формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления как способ и средство реализации возложенных на него функций. Помимо этого, во многих случаях документирование – обязательный, предписываемый законом акт государственного управления. Документ обладает двумя свойствами – информативным и эксплуатационным. Информационное свойство документа – это способность передавать информацию. Это свойство включает актуальность, достоверность, доступность и пр. Эксплуатационными свойствами являются долговечность, прочность документа, способность противостоять разного рода воздействиям. Эксплуатационными свойствами определяется сохранность документа, зависящая от материального носителя и средств письма. К основным функциям документа относят:  информационную – фиксация фактов, событий, явлений и пр.; организационную – обеспечение воздействия на коллективы людей, чтобы организовывать и координировать их деятельность; коммуникативную – обеспечение внешних связей организации; юридическую – доказательства при рассмотрении спорных вопросов; воспитательную – повышение исполнительской дисциплины в организации; учебную – образцы подготовки и оформления новых документов для начинающих работников и молодых специалистов. |