1 Интерфейс Excel. Тема Принцип работы в ms excel. Интерфейс Microsoft Excel Интерфейс Microsoft Excel
 Скачать 1.07 Mb.
|
|
Тема 6. Принцип работы в MS Excel. Интерфейс Microsoft Excel Интерфейс Microsoft Excel состоит из множества элементов: полей, строк, столбцов, панелей команд и т.д. Есть элементы, которые выполняют множество самых различных задач, например, многофункциональная Лента, которая занимает большую часть интерфейса. Есть элементы менее функциональные, но не менее полезные, например, Строка формул или поле Имя. В данной теме мы изучим интерфейс Microsoft Office Excel и подробно разберем каждый из элементов. MS Excel - это приложение Microsoft Office, предназначенное для работы с электронными таблицами, которое позволяет хранить, организовывать и анализировать информацию. Если у Вас сложилось мнение, что Excel используют только специалисты для выполнения сложных задач, то Вы ошибаетесь! На самом деле любой желающий может воспользоваться всеми возможностями Excel и применить всю их мощь для решения своих задач. Интерфейс Excel При первом открытии Excel появится Начальный экран. Здесь Вы можете создать новую рабочую книгу, выбрать шаблон или открыть одну из последних книг. Найдите и откройте Пустую книгу на начальном экране, чтобы увидеть интерфейс MS Excel. Лента Лента является основным рабочим элементом интерфейса MS Excel и содержит все команды, необходимые для выполнения наиболее распространенных задач. Лента состоит из вкладок, каждая из которых содержит нескольких групп команд. Панель быстрого доступа Панель быстрого доступа позволяет получить доступ к основным командам независимо от того, какая вкладка Ленты в данный момент выбрана. По умолчанию она включает такие команды, как Сохранить, Отменить и Вернуть. Вы всегда можете добавить любые другие команды на усмотрение. Группа команд Каждая группа содержит блок различных команд. Для применения команды нажмите на необходимый ярлычок. Некоторые группы содержат стрелку в правом нижнем углу, нажав на которую можно увидеть еще большее число команд. Поле имя В поле Имя отображает адрес или имя выбранной ячейки. Если вы внимательно посмотрите на изображение ниже, то заметите, что ячейка B4 – это пересечение столбца B и строки 4. Строка формул В строку формул можно вводить данные, формулы и функции, которые также появятся в выбранной ячейке. К примеру, если вы выберите ячейку C1 и в строке формул введете число 1984, то точно такое же значение появится и в самой ячейке. Столбец Столбец – это группа ячеек, которая расположена вертикально. В Excel столбцы принято обозначать латинскими буквами. На рисунке ниже выделен столбец H. Ячейка Каждый прямоугольник в рабочей книге Excel принято называть ячейкой. Ячейка является пересечением строки и столбца. Для того чтобы выделить ячейку, просто нажмите на нее. Темный контур вокруг текущей активной ячейки называют табличным курсором. На рисунке ниже выбрана ячейка B3. Строка Строка – это группа ячеек, которая расположена горизонтально. Строки в Excel принято обозначать числами. На рисунке ниже выделена строка 10. Рабочий лист Файлы Excel называют Рабочими книгами. Каждая книга состоит из одного или нескольких листов (вкладки в нижней части экрана). Их также называют электронными таблицами. По умолчанию рабочая книга Excel содержит всего один лист. Листы можно добавлять, удалять и переименовывать. Вы можете переходить от одного листа к другому, просто нажав на его название. Режимы просмотра листа Существуют три основных режима просмотра листа. Для выбора необходимого режима просто нажмите соответствующий ярлычок. Обычный режим выбран по умолчанию и показывает вам неограниченное количество ячеек и столбцов. Разметка страницы - делит лист на страницы. Позволяет просматривать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. Также в данном режиме появляется возможность настройки колонтитулов. Страничный режим – позволяет осуществить просмотр и настройку разрывов страниц перед печатью документа. В данном режиме отображается только область листа, заполненная данными. Масштаб Нажмите, удерживайте и передвигайте ползунок для настройки масштаба. Цифры справа от регулятора отображают значение масштаба в процентах. Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки Лист в Excel имеет гораздо большее количество ячеек, чем вы можете увидеть на экране. Чтобы посмотреть остальную часть листа, зажмите и перетащите вертикальную или горизонтальную полосу прокрутки в зависимости от того, какую часть страницы вы хотите увидеть. Лента в Microsoft Excel Лента в Microsoft Excel является основным рабочим инструментом и содержит большую часть команд необходимых для решения поставленных задач. Мы рассмотрим из чего состоит Лента, а также научимся скрывать ее по мере необходимости. Знакомство с лентой Лента содержит ряд вкладок с командами, которые содержат средства для выполнения наиболее типичных задач в Excel. Главная Вкладка Главная содержит самые основные команды, используемые при работе с Microsoft Excel, такие как копирование, вставка, форматирование и стили. Она открывается по умолчанию при запуске Excel. Вставка Вкладка Вставка позволяет вставлять диаграммы, таблицы, спарклайны, фильтры и прочее, что дает возможность наглядно представить и визуализировать данные в Вашей рабочей книге. Разметка страницы Вкладка Разметка страницы позволяет изменять форматирование книги, включая ширину полей, ориентацию листа и тему. Эти команды будут особенно полезны при подготовке книги к печати. Формулы Вкладка Формулы открывает доступ к наиболее часто используемым инструментам Excel – функциям и формулам. С помощью них Вы сможете вычислять и анализировать числовые данные, к примеру, находить среднее значение или проценты. Данные Вкладка Данные упрощает сортировку и фильтрацию информации в Вашей рабочей книге, что особенно удобно, когда книга Excel содержит большое количество данных. Рецензирование Вкладка Рецензирование открывает широкие возможности редактирования текстов, включая добавление примечаний и отслеживание исправлений. Эти инструменты упрощают совместное использование и работу над книгами Excel. Вид Вкладка Вид позволяет переключать режимы просмотра книги Excel и закреплять области для удобства работы с ними. Эти команды также необходимы при подготовке книги к печати. Контекстные вкладки Контекстные вкладки появляются на Ленте при работе с определенными элементами Excel, такими как таблицы или рисунки. Эти вкладки содержат особые группы команд, позволяющие Как свернуть и развернуть ленту Лента создана, чтобы упрощать выполнение текущих задач в Microsoft Excel. Однако, если Лента занимает слишком большое пространство на экране, ее всегда можно свернуть. 1. Нажмите на стрелку в правом верхнем углу, чтобы вызвать меню Параметры отображения Ленты. 2. В раскрывающемся меню выберите подходящий вариант сворачивания. o Автоматически скрывать Ленту: При выборе данной опции документ отображается в полноэкранном режиме, а Лента сворачивается полностью. Для того чтобы увидеть Ленту, нажмите на команду Развернуть Ленту в верхней части экрана. o Показывать вкладки: При выборе данной опции скрываются все неиспользуемые группы команд, а вкладки остаются видимыми. Для вызова Ленты просто нажмите на любую вкладку. o Показывать вкладки и команды: При выборе данной опции Лента разворачивается полностью. Все вкладки и команды будут видны. Эта опция выбрана по умолчанию при первом открытии Microsoft Office Excel. Панель быстрого доступа и режимы просмотра книги Панель быстрого доступа и режимы просмотра документа делают работу пользователя Microsoft Excel гораздо эффективней. Панель быстрого доступа позволяет держать наиболее часто используемые команды всегда под рукой, а режимы просмотра позволяют изменить способ отображения рабочего листа. В рамках этого урока мы познакомимся с данными элементами интерфейса Excel более подробно. Панель быстрого доступа Панель быстрого доступа, расположенная над Лентой, позволяет получить доступ к наиболее часто используемым командам Microsoft Excel, независимо от того, какая вкладка в данный момент активна. По умолчанию отображаются команды Сохранить, Отменить и Вернуть. Вы можете добавить любые другие команды на усмотрение. Добавление команд на панель быстрого доступа 1. Нажмите на стрелку справа от Панели быстрого доступа. 2. Из раскрывающегося меню выберите команду, которую хотели бы добавить. При отсутствии необходимых команд в списке, выберите пункт Другие команды. 3. Команда появится на Панели быстрого доступа. Режимы просмотра книги Excel располагает широким выбором режимов просмотра, от которых зависит отображение книги. Вы можете посмотреть книгу в Обычном режиме, Разметка страницы или в Страничном. Режимы могут пригодиться при выполнении различных задач в Microsoft Excel, особенно при подготовке документа к печати. Для выбора режимов просмотра найдите соответствующие значки в нижнем правом углу рабочей книги Excel. Обычный: Этот режим просмотра установлен по умолчанию для всех листов Microsoft Excel. В этом режиме Вы работаете большую часть своего времени Разметка страницы: Этот режим позволит представить, как будет выглядеть лист при печати. Кроме этого, здесь Вы можете добавить заголовки, а также верхние и нижние колонтитулы. Страничный: Этот режим позволяет с легкостью изменять положение разрывов страниц в документе, что особенно полезно при печати больших объемов данных из Excel. Ячейка в Excel - базовые понятия Ячейка в Excel – это основной структурный элемент листа, куда Вы можете вводить данные и прочее содержимое. В рамках данного урока мы освоим основы работы с ячейками и их содержимым, чтобы производить вычисления, анализировать и систематизировать данные в Excel. Основные сведения о ячейках в Excel Каждый лист в Excel состоит из тысяч прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), в то время как строки обозначают числами (1, 2, 3). Исходя из строки и столбца, каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. Например, C5 – это ячейка, которая находится на пересечении столбца С и строки 5. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя. Обратите внимание, что при выборе ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых она находится, становятся подсвеченными. В Microsoft Office Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. В большинстве случаев адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным. Например, диапазон, который состоит из ячеек B1, B2, B3, B4 и B5, будет записан как B1:B5. На рисунке ниже выделены два разных диапазона ячеек: Диапазон A1:A8 Диапазон A1:B8 Если столбцы на листе обозначены числами вместо букв, необходимо изменить стиль ссылок в Excel, заданный по умолчанию. Для получения подробной информации обратитесь с уроку: Что такое стиль ссылок в Excel. Выделение ячеек в Excel Чтобы ввести данные или отредактировать содержимое ячейки, сначала ее нужно выделить. 1. Щелкните по ячейке, чтобы выделить ее. 2. Выбранная ячейка будет обозначена границами, а заголовки столбца и строки станут подсвеченными. Ячейка останется выделенной, пока Вы не выберите любую другую ячейку. Вы также можете выделять ячейки при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре (клавиши управления курсором). Выделение диапазона ячеек в Excel При работе с Excel часто возникает необходимость выделить большую группу ячеек или диапазон. 1. Нажмите на первую ячейку диапазона и, не отпуская кнопку, переместите мышь пока все прилегающие ячейки, которые вы хотите выбрать, не будут выделены. 2. Отпустите кнопку мыши, требуемый диапазон будет выбран. Ячейки останутся выделенными, пока вы не выберите любую другую ячейку. Содержимое ячеек в Excel Содержимое ячейки в Excel может быть самым разнообразным. Это могут быть простые данные, которые хранятся в ячейках, либо атрибуты, которые отвечают за внешний вид. В данном уроке Вы познакомитесь с тремя основными типами данных, которые может хранить ячейка Excel, а также научитесь вводить, удалять и редактировать содержимое в ней. Любая информация, которую Вы вводите на рабочий лист Excel, хранится в ячейке. Каждая ячейка может содержать определенные данные, включая текст, форматирование, формулы и функции. Текст. Ячейка может содержать текст, состоящий из букв, цифр или дат. Атрибуты форматирования. Ячейка может содержать атрибуты форматирования, которые влияют на отображение букв, цифр или дат. Например, проценты могут выглядеть как 0,15 или 15%. С помощью атрибутов форматирования Вы можете изменить даже фон ячейки. Формулы и функции. Ячейка может содержать формулы и функции, которые позволяют вычислять различные значения. В нашем примере формула СУММ(B2:B8) суммирует значения из диапазона B2:B8 и выводит результат в ячейку B9. Ввод содержимого в ячейку Excel 1. Щелкните по ячейке, чтобы выделить ее. 2. Введите данные в выделенную ячейку, затем нажмите Enter на клавиатуре. Содержимое появится как в ячейке, так и в строке формул. Вы можете вводить и редактировать данные прямо в строке формул. Иногда это даже удобней, особенно когда приходится работать с большим объемом информации. Удаление содержимого из ячейки Excel 1. Выберите ячейку, содержащую данные, которые требуется удалить. 2. Нажмите клавишу Delete или Backspace на клавиатуре. Содержимое будет удалено. Клавиша Delete позволяет удалить значения сразу из всех выделенных ячеек. Клавиша Backspace очищает только активную ячейку. Автозаполнение ячеек в Excel Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013. Использование маркера автозаполнения в Excel Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные. 1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения. 2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки. 3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки. Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности. В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце. Математические операторы и ссылки на ячейки в формулах Excel Одним из самых мощных инструментов Excel является возможность производить расчеты при помощи формул. Именно формулы делают электронные таблицы такими гибкими и полезными. Как и калькулятор, Excel может складывать, вычитать, умножать и делить. В данном уроке мы рассмотрим основные математические операторы, используемые в Excel, а также познакомимся с преимуществами использования ссылок на ячейки в формулах. Математические (арифметические) операторы Excel использует стандартные операторы для формул, такие как: знак плюс для сложения (+), минус для вычитания (-), звездочка для умножения (*), косая черта для деления (/) и циркумфлекс для возведения в степень (^). Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства (=). Это связано с тем, что Excel приравнивает данные хранящиеся в ячейке (т.е. формулу) к значению, которое она вычисляет (т.е. к результату). Основные сведения о ссылках Несмотря на то, что в Excel можно создавать формулы, применяя фиксированные значения (например, =2+2 или =5*5), в большинстве случаев для создания формул используются адреса ячеек. Этот процесс называется созданием ссылок. Создавая ссылки на ячейки убедитесь, что формулы не содержат ошибок. Использование ссылок в формулах дает ряд преимуществ, начиная от меньшего количества ошибок и заканчивая простотой редактирования формул. К примеру, вы легко можете изменить значения, на которые ссылается формула, без необходимости ее редактировать. Используя математические операторы, совместно со ссылками на ячейки, можно создать множество простых формул. На рисунке ниже приведены несколько примеров формул, которые используют разнообразные комбинации операторов и ссылок. В Excel существует несколько видов ссылок. Изучите уроки раздела Относительные и абсолютные ссылки, чтобы получить дополнительную информацию. Создание простых формул в Microsoft Excel Умение создавать и работать с формулами в Excel – вот что отличает опытного пользователя от дилетанта. Именно в формулах заложены безграничные возможности и потенциал, который не виден со стороны. В этом уроке Вы научитесь создавать формулы в Excel несколькими способами. Это будут простые формулы, создать которые не составит большого труда. Создаем первую простую формулу в Excel В следующем примере мы посчитаем простенький бюджет за два месяца, для этого создадим несложную формулу со ссылками на ячейки. 1. Чтобы создать формулу, выделите ячейку, которая будет ее содержать. В нашем примере мы выделили ячейку B3. 2. Введите знак равенства (=). Обратите внимание, что он появляется как в самой ячейке, так и в строке формул. 3. Введите адрес ячейки, которая должна стоять первой в формуле. В нашем случае это ячейка B1. Её границы будут выделены синим цветом. 4. Введите математический оператор, который хотите использовать. В нашем примере мы введем знак сложения (+). 5. Введите адрес ячейки, которая должна стоять второй в формуле. В нашем случае это ячейка B2. Её границы будут выделены синим цветом. 6. Нажмите Enter на клавиатуре. Формула будет создана и рассчитана. Если результат вычислений не поместится в ячейку, то вместо ожидаемого результата могут появиться знаки решетки (#######). Это означает, что ширины столбца недостаточно для отображения всего содержимого. Просто увеличьте ширину столбца для отображения данных. Основное преимущество формул со ссылками Главное преимущество ссылок в том, что они позволяют вносить изменения в данные на листе Excel без необходимости переписывать сами формулы. В следующем примере мы изменим значение ячейки B1 с $1200 на $1800. Формула будет автоматически пересчитана и отобразится новое значение. Excel не всегда предупреждает об ошибке в формуле, поэтому Вам необходимо самостоятельно проверять все ваши формулы. Чтобы узнать, как это можно сделать, изучите урок Двойная проверка формул в Excel. Создаем формулу в Excel, выбирая ячейку мышкой Вместо того, чтобы вводить адреса ячеек вручную, Вы можете всего лишь щелкнуть по ячейке, которую хотите включить в формулу. Этот прием может сэкономить вам много времени и сил при создании формул в Excel. В следующем примере мы создадим формулу для расчета стоимости заказа нескольких коробок пластиковой посуды. 1. Выделите ячейку, которая будет содержать формулу. В нашем примере мы выделили ячейку D3. 2. Введите знак равенства (=). 3. Выделите ячейку, которая должна стоять первой в формуле. В нашем случае это ячейка B3. Адрес ячейки появится в формуле, а вокруг нее отобразится синяя пунктирная линия. 4. Введите математический оператор, который хотите использовать. В нашем примере это знак умножения (*). 5. Выделите ячейку, которая должна стоять второй в формуле. В нашем случае это ячейка C3. Адрес ячейки появится в формуле, а вокруг нее отобразится красная пунктирная линия. 6. Нажмите Enter на клавиатуре. Формула будет создана и рассчитана. Формулы можно копировать в смежные ячейки при помощи маркера автозаполнения. Это позволит сэкономить время, когда необходимо использовать одну и ту же формулу множество раз. Изучите уроки раздела Относительные и абсолютные ссылки, чтобы получить дополнительную информацию. Редактирование формул в Excel Иногда может потребоваться изменить уже существующую формулу в Excel. Это может произойти по многим причинам, например, допущена ошибка, опечатка или необходимо изменить ссылки на ячейки. В данном уроке мы научимся изменять формулы в Excel на базе очень простого примера. Как изменить формулу в Excel В приведенном ниже примере мы ввели в формулу неправильную ссылку на ячейку, и нам необходимо исправить это. 1. Выделите ячейку, формулу в которой необходимо изменить. В нашем примере мы выбрали ячейку B3. 2. Щелкните по Строке формул, чтобы приступить к редактированию формулы. Вы также можете дважды щелкнуть по ячейке, чтобы посмотреть и отредактировать формулу прямо в ней. 3. Все ячейки, на которые ссылается формула, будут выделены разноцветными границами. В нашем примере, мы изменим вторую часть формулы, чтобы ссылка вела на ячейку B2 вместо C2. Для этого выделите в формуле адрес, который необходимо отредактировать, а затем выберите мышью требуемую ячейку или измените адрес вручную. 4. По окончании нажмите Enter на клавиатуре или воспользуйтесь командой Ввод в Cтроке формул. 5. Формула обновится, и Вы увидите новое значение. Если Вы передумаете, можно нажать клавишу Esс на клавиатуре или щелкнуть команду Отмена в Строке формул, чтобы избежать случайных изменений. Чтобы показать все формулы в электронной таблице Excel, вы можете воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + ` (апостроф). При нажатии этой комбинации еще раз, все вернется к нормальному виду. Вы также можете использовать команду Показать формулы, которая находится в группе команд Зависимости формул на вкладке Формулы. Редактирование формул в Excel Иногда может потребоваться изменить уже существующую формулу в Excel. Это может произойти по многим причинам, например, допущена ошибка, опечатка или необходимо изменить ссылки на ячейки. В данном уроке мы научимся изменять формулы в Excel на базе очень простого примера. Как изменить формулу в Excel В приведенном ниже примере мы ввели в формулу неправильную ссылку на ячейку, и нам необходимо исправить это. 1. Выделите ячейку, формулу в которой необходимо изменить. В нашем примере мы выбрали ячейку B3. 2. Щелкните по Строке формул, чтобы приступить к редактированию формулы. Вы также можете дважды щелкнуть по ячейке, чтобы посмотреть и отредактировать формулу прямо в ней. 3. Все ячейки, на которые ссылается формула, будут выделены разноцветными границами. В нашем примере, мы изменим вторую часть формулы, чтобы ссылка вела на ячейку B2 вместо C2. Для этого выделите в формуле адрес, который необходимо отредактировать, а затем выберите мышью требуемую ячейку или измените адрес вручную. 4. По окончании нажмите Enter на клавиатуре или воспользуйтесь командой Ввод в Cтроке формул. 5. Формула обновится, и Вы увидите новое значение. Если Вы передумаете, можно нажать клавишу Esс на клавиатуре или щелкнуть команду Отмена в Строке формул, чтобы избежать случайных изменений. Чтобы показать все формулы в электронной таблице Excel, вы можете воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + ` (апостроф). При нажатии этой комбинации еще раз, все вернется к нормальному виду. Вы также можете использовать команду Показать формулы, которая находится в группе команд Зависимости формул на вкладке Формулы. |