Основы самообразования практическая. практическая. В чем суть матрицы Эйзенхауэра
 Скачать 82.11 Kb.
|
|
В чем суть матрицы Эйзенхауэра? Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал: — У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными. Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови. Суть матрицы Эйзенхауэра Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса. Это важно? Да/Нет Это срочно? Да/Нет Квадранты матрицы Квадрант A: важные и срочные дела Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны. Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра. Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента. Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд Квадрант B: важные, но не срочные дела Основная деятельность. Задачи в сегменте 2 важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям. Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком. В карьере, вам может быть полезно получить дополнительное образование или натренировать новый профессиональный навык. Эти вещи полезны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно. Здесь следует понимать, что у всех разные цели и задачи. Поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это не значит, что для другого человека это тоже так. Кроме того, только то, что эти дела не являются срочными, не означает, что они не значимы. Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра Квадрант C: срочные, но не важные дела Отвлекающие факторы. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи. Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами. Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать. Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди. Квадрант D: не срочные и не важные дела Некоторыми примерами занятостями сектора 4 являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц. Значит ли это, что в секторе 4 ничего не должно быть частью вашей жизни? Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы. Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти 2. Достоинства матрицы: 1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность. 2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут. 3. Универсальность. Техника может применяться фактически, где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты. 4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год. 5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами. 6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают. Недостатки: 1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию. И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть. Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта. 2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:  Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет. 3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д. 4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего. В чем особенность разработки и освоения инструмента «пинарик»? Наглядной демонстрацией эффективности использования рабочего времени является календарик-пинарик. Название состоит из двух слов - пинать и календарь.  Внешний вид календарика-пинарика Данный инструмент, изобретенные Дмитрием Литваком, состоит из строчек, расположенных в несколько уровней: 1. Прожитые года (соответствующее количество ячеек зачеркивается); 2. 12 месяцев этого года (зачеркивается каждая дата); 3. Цели на отчетный период; 4. Цели на ближайшее десятилетие. Алгоритм работы с календариком и эффект от этого Для начала следует зачеркнуть прожитые года и прошедшие даты этого года. После нужно задокументировать краткосрочные и среднесрочные цели (на ближайший год и десятилетие). Далее следует зачеркивать каждый прожитый день. Чтобы вести пинарик много труда не потребуется. Просто начните каждый вечер отмечать, насколько эффективно вы провели день. Зачеркните сегодняшнее число, если считаете, что провели день с полной отдачей, в противном случае оставляйте клеточку пустой. В конце каждого месяца вы будете располагать статистикой собственной эффективности, вы сможете увидеть дни, когда вы оказались во власти прокрастинации и вами овладел творческий кризис, а также временные отрезки творчески-рабочих марафонов. С помощью пинарика вы можете наглядно оценить личную производительность, поймете, как проходит ваше время, и как вы его используете. Хранить его следует на видном месте в качестве демонстрации того, как быстро Вы продвигаетесь к цели, насколько продуктивно тратите свое время и что следует изменить. Это особенно важно для тех, кому свойственны постоянное откладывание, прокрастинация и самоуспокоение. Эффект достигается спустя 2 месяца его использования. Впрочем, этот инструмент будет неэффективен, если: для достижения результатов человек не нуждается в дополнительной мотивации; человек упорно продолжает откладывать задуманное и всячески оправдывать себя. В этом случае ему стоит попробовать другие методики. Таким образом, пинарик позволяет лучше чувствовать неумолимый ход времени, анализировать его и не использовать впустую. |