Тема 1. Занятие 1 Теория Понятие документ

Название	Занятие 1 Теория Понятие документ
Дата	12.05.2023
Размер	159.42 Kb.
Формат файла
Имя файла	Тема 1.pptx
Тип	Занятие #1125526

ТЕМА: Документ, его свойства и функции.

Практическое занятие 1

Теория

1. Понятие «документ».

2. Функции документа.

3. Классификация документов.

4. Система документации на государственной службе.

Информация является основой управления.
Получение, обработка информации, принятие решения, доведение его до сведения исполнителей, организация исполнения, контроля и подведения итогов – в основе деятельности любого органа управления (министерство, ведомство, малое предприятие) лежит.
В системе государственного управления все структуры и должностные лица связаны между собой потоками информации, образуют единую коммуникационную сеть.
В этой сети каждый орган государственного управления – это узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников, различающихся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму.

ИНФОРМАЦИЮ фиксируют на материальных носителях.
Такая информация – основное средство деятельности органов управления, её главный продукт, способ связей между управляющей и управляемой системами.
Документационное обеспечение управления – одна из важнейших сторон деятельности ЛЮБОЙ организации.
Оно обеспечивает успех выполнения её функциональных задач → современный работник сферы управления вынужден сегодня затрачивать на работу с документами до 75 % своего рабочего времени.

Документационное обеспечение управления = ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Важнейшая составляющая делопроизводства – это ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

Результатом документирования выступает документ, т.е. зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содержащих вторичную, переработанную информацию, в документах информация фиксируется впервые.

Реквизиты – что это такое?

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы называют реквизитами документа.

Реквизиты содержат сведения:

об адресате (кому адресован документ);
об адресанте (кем является автор документа – заявителем, просителем и т. д.);
название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например в деловых письмах);
опись приложений к документу (если они имеются);
дата;
подпись автора документа и др.

Совокупность взаимосвязанных документов различных видов и разновидностей составляет систему документации.

1. Понятие «документ»

Что такое документ?

Дайте определение: документ – это …

2. В русский язык это слово было введено Петром I в правовом, т.е. одном из нескольких значений, как «письменное удостоверение».

3. Значение этого слова дается в «Толковом словаре русского языка»: «Документ. 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. 2. Письменное свидетельство каких-либо исторических событий».

4. В информатике документ стал рассматриваться как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде.

издан полномочным органом,
не противоречит действующему законодательству,
правильно оформлен.

Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Узкое и широкое понимание

1. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

2. Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Общая характеристика документов

Документы обеспечивают: фиксацию информации, сохранение и накопление информации, возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации и др.
Документы должны соответствовать определенным требованиям: пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность, правильное составление как по форме, так и по содержанию и др.

2. Функции документов

Функция документа — это целевое назначение, присущее ему.
Документ полифункционален.

Общие функции

Социальная:

Документ передает социально значимую информацию и реализуется в социальной системе.
Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

Информационная:

Документ – средство запечатления, сохранения и передачи информации.

Какой?

О процессах, происходящих в обществе.

Коммуникативная:

Документ выступает как средство связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества.

документы, ориентированные в определенном направлении: СВЕРХУ ВНИЗ (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному — законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и СНИЗУ ВВЕРХ (докладные записки, заявления, жалобы);
документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная:

Документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.
Культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование — как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

Специальные функции

Правовая

Документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

Документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм.

нормативные правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.);
акты управления (правоприменительные акты), издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, решения, постановления и др.);

договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
удостовертельные документы, имеющие юридическое значение (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.);
оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).

В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

Специфические функции некоторых групп документов:

1. Функция организации системы и процессов управления (организационные документы: устав, положение, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты).

2. Функция планирования реализуется в плановых документах.

В ней фиксируется решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций их структурных подразделений, отдельных должностных лиц. 5. Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации (позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации).

6. Научно-историческою функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12-14 %.

Обучающая: фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации.
Познавательная: документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата.
Управленческая: документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации.

Мемориальная: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей.
Учетная: сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов.
Эстетическая: фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт.
Релаксационная: (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

3. Классификация документов

1. По способу документирования:

рукописные письменные (текстовые);
изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
графические (документы, выполненные графическим способом);
фотодокументы;
аудиодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино и видеотехники);
документы, созданные с помощью компьютерной техники.

2. В зависимости от источника поступления различаются документы:

входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

Исходящие документы могут представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

3. По критерию гласности документы разделяются на:

документы, содержащие открытую информацию,
документы, содержащие документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесённая к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования).

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

В индивидуальных документах (например, докладных, объяснительных записках, заявлениях) содержание излагается в свободной форме.
В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.
Типовые документы представляют собой образцы актов, предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов (например, Положение о министерстве, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Типовой перечень документов, подлежащих утверждению, и др.).

Сроки хранения документов определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 6.10.2000.

6. В зависимости от уровня юридической регламентации выделяют:

стандартные формы, утверждаемые государственным стандартом;
межотраслевые формы, утверждаемые ЦСУ России и другими функциональными органами управления;
формы документов, не закрепленные юридическими нормами.

7. В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся на:

неформализованные (документы с традиционным литературным текстом);
полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты);
формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.
В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с, обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта.
«Оригинал» является синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).
Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называемый отпуском).

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.

Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс.

Личный документ

Копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписки — это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола).
Отпуски — это копии отосланных документов.

Первый экземпляр – оригинал (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры — копиями.

Виды копий:

Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.
Официально заверенные копии — соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
Простые заверенные копии — удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.
Незаверенные копии — не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т.д.).
Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра на пишущей машинке без графического соответствия подлиннику.
На копии документа делается пометка «копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.

Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии.

Дубликат – это не умноженный оригинал, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

управленческие,
научные,
технические,
технологические,
производственные
и др.
Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.

4. Система документации на государственной службе

организационно-распорядительная;
плановая;
отчетная;
финансовая;
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная;
документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т.д.

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности властных структур занимает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Она включает в себя 5 основных групп документов:

организационная документация (положение, устав, инструкция, правила, определяющие статус учреждения, организации, его структурные звенья и порядок их работы);
распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);
справочно-информационная (письмо, телеграмма, докладная, объяснительная, служебная или аналитическая записки, сводка, запрос, справка, акт, протокол и т.д.);
документация по личному составу (приказы по личному составу, личные дела и карточки, характеристики, удостоверения и т.д.);
документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов.

Основные понятия

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающим ее юридическую силу.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Контрольные вопросы:

По каким основаниям можно классифицировать все документы?
Назовите общие функции, свойственные всем документам, и специфические функции, свойственные отдельным группам документов.
Какие виды документов включает в себя СИСТЕМА организационно-распорядительной документации?

Практика

Тестовый входной контроль знаний

Внимательно почитайте представленные ниже вопросы и варианты ответов. Отметьте правильный, на Ваш взгляд, вариант.

1. Реквизит документа – это:

а) состав содержания документа;

б) приложение к документу;

в) порядок подписания документа.

2. Бланк документа – это:

а) текст, набранный на компьютере;

б) деловое письмо;

в) стандартный образец оформления документа.

3. Стиль изложения документа – это:

а) соблюдение правил оформления;

б) способ изложения текста;

в) размещение реквизитов.

4. Штатное расписание:

а) должностной и численный состав предприятия ;

б) общая численность работников;

в) наименование подразделений организации.

5. Должностные инструкции:

а) подчиненность сотрудников;

б) трудовой договор;

в) функции, права и обязанности сотрудников.

6. Акт – это:

а) сведения об адресате;

б) письменное подтверждение результатов каких-либо событий;

в) отметка об исполнении документа.

7. Устав организации – это:

а) основной документ, регламентирующий функционирование организации;

б) форма управления организацией;

в) сведения о соучредителях (участниках) организации.

8. Трудовой договор:

а) заявление о приеме на работу;

б) письменное соглашение сторон при приеме на работу;

в) анкета кандидата на вакантную должность.

9. Протокол – это:

а) элемент делового этикета;

б) нормативный документ;

в) документ регистрации совещания или переговоров.

10. Доверенность – это:

а) письменное уполномочие прав одного лица другому;

б) удостоверение личности;

в) деловое письмо.

11. К распорядительным документам относится:

а) приказ;

б) докладная;

в) объяснительная.

12. К организационным документам относится:

а) распоряжение;

б) штатное расписание;

в) резюме.

13. Текст документа:

а) сведения о разработчике;

б) заголовок документа;

в) основной реквизит документа.

14. Телефонограмма:

а) фиксация факта создания или поступления документа;

б) документ, передаваемый по телефону и записываемый получателем;

в) журнал учета телефонных звонков.

15. Проект документа:

а) предварительно подготовленный вариант документа;

б) правильно составленный бланк документа;

в) подшивка важных документов для хранения.

16. Регистрация документа:

а) согласование с руководителем;

б) проверка правильности составления;

в) присвоение документу номера.

17. Классификация документов:

а) формирование системы документов;

б) совокупность различных документов;

в) разделение всех документов по определенным признакам.

18. Право подписи:

а) полномочие должностного лица на подписание документов;

б) право утверждать документы;

в) право составления документа.

19. Дело в документообороте управленческой деятельности:

а) совокупность документов, объединенных по определенному признаку;

б) какое-либо действие должностного лица;

в) инструкция по делопроизводству.

20. Дубликат:

а) первый и единственный экземпляр документа;

б) копия, имеющая юридическую силу подлинника;

в) формуляр документа.

21. Адресат:

а) составитель документа;

б) отправитель документа;

в) получатель документа.

22. Виза документа:

а) утверждение документа;

б) подпись, означающая согласие с содержанием документа;

в) согласование документа.

23. Контрагент:

а) одна из сторон контракта;

б) конкурент предприятия;

в) организация-получатель документа.

24. Внешний документ:

а) документ, отправленный другим организациям или полученный от них;

б) документ для внутрифирменного использования;

в) документ, фиксирующий вопросы заседания.

25. Квитанция:

а) документ, содержащий сведения о предприятии;

б) краткая характеристика содержания документа;

в) подтверждение получения денег или материальных ценностей.

26. Конфиденциальная информация:

а) информация, доступ к которой ограничен;

б) информация публичной отчетности;

в) официальная информация.

27. Выберите из правой колонки определения, относящиеся к терминам в левой колонке, соответственно пронумеровав их.

1	Подлинник	1	Точное воспроизведение подлинника
2	Копия	2	Копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник
3	Дубликат	3	Копия исходящего документа, который остается в учреждении
4	Выписка	4	Оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований Госта)
5	Отпуск	5	Копия официального документа, которая воспроизводит какую-либо часть, заверенную в официальном порядке
6	Автограф	6	Документ, который написан автором отпуска