1. Дайте определение служебного документа
 Скачать 18.41 Kb.
|
|
Задание 1. 1.Дайте определение служебного документа. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. 2.Назовите виды служебных документов. приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности 3.Перечислите общие и специальные функции документа. К общим функциям следует отнести: · социальную – документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе; · информационную – документ выступает как средство запечатления, сохранения и многократного транслирования зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам); · коммуникативную – документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества; · культурную – документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций. К специальным функциям относятся: · правовая – служить средством доказательства наличия того или иного действия, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм; · обучающая – фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации; · познавательная – документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата; · управленческая – документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации; · мемориальная – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей; · учетная – сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов; · эстетическая – фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт; · релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) – использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект. 4. Опишите композицию официального документа. Композиция документа - это способ формализации состава информации, содержащейся в нем; композиция или структура текста документа -- это последовательность расположения его составных частей (аспектов). Наиболее рациональна структура текста (ГОСТ 6.15.1--75), состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части -- выводы, просьба, предложения, решения, распоряжения. Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа -- только распоряжение без констатации факта, текст письма -- только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5--68. Так, примерная структура текста должностной инструкции имеет вид: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы и ответственность. Примерная структура текста устава: общие положения; управление; имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация). Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии. 5. Назовите основные реквизиты официального документа. ри подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 - эмблема; 03 - товарный знак (знак обслуживания); 04 - код формы документа; 05 - наименование организации - автора документа; 06 - наименование структурного подразделения - автора документа; 07 - наименование должности лица - автора документа; 08 - справочные данные об организации; 09 - наименование вида документа; 10 - дата документа; 11 - регистрационный номер документа; 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 - место составления (издания) документа; 14 - гриф ограничения доступа к документу; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 - отметка о приложении; 20 - гриф согласования документа; 21 - виза; 22 - подпись; 23 - отметка об электронной подписи; 24 - печать; 25 - отметка об исполнителе; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка о поступлении документа; 28 - резолюция; 29 - отметка о контроле; 30 - отметка о направлении документа в дело. Задание 3. Исправьте ошибки в употреблении предложно-падежных сочетаний. 1. По приезду на место отбывания наказания. по приезде 2. Согласно статьи 145 УК РСФСР. согласно статье 3. Благодаря совершенного преступления. благодаря преступлению 4. Арестован по подозрении в кражах. арестован по подозрению 5. В соответствие со статьей 182 УПК РСФСР. в соответствии 6. Относительно проникновению в квартиру относительно проникновения Задание 4. Исправьте ошибки, допущенные в следующих предложениях. 1. Благодаря тому, что не хватает времени думать о воспитании, растет преступность. не БЛАГОДАРЯ ТОМУ, а ИЗ-ЗА ТОГО 2. Он осужден к пяти годам заключения. приговорен к пяти годам лишения свободы 3. Мы доводим закон от начала до конца. доводят дело. закон можно провести 4. Все приведенные факты говорят за то, что операция провалена. "говорят О ТОМ, что" 5. Мы надеемся о том, что мирные переговоры завершатся успешно. "надеемся НА то" Задание 2. Подберите к каждому виду документа соответствующее определение. Деловое письмо 1) документ, содержащий запись о каком-либо факте. Приказ 2) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Протокол 3) документ, адресованный руководителю учреждения, информирующий о каком-либо факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполнении работы. Объяснительная записка 4) документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения. Акт 5) документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов. Заявление (рапорт) 6) документ, содержащий просьбу о чем-либо. Докладная записка (рапорт) 7)документ, содержащий краткие сведения, данные о ком-либо, о чем-либо. Постановление 8) документ, используемый для передачи информации на расстояние, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами. Справка 9) документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов. Деловое письмо - 8 Приказ – 4 Протокол – 9 Акт – 1 Справка – 7 Объяснительная записка – 2 Докладная записка – 3 Заявление – 6 Постановление – 5 |