Контрольная5вариантРускомп. 1. Горизонтальное и вертикальное разделение труда в организации
 Скачать 35.35 Kb.
|
|
Вариант 5
1. Горизонтальное и вертикальное разделение труда в организации Организация труда является важным фактором для эффективной деятельности любой организации и в настоящее время одной из главных проблем менеджмента является низкая результативность (можно сказать другими словами, производительность) труда и поиски увеличения его эффективности. Единственным действенным вариантом увеличения производительности труда является его разделение, путем выполнения сотрудниками своих, специализированных видов деятельности, разграничения полномочий, а также прав и ответственности. Разделение труда представляет собой разграничение производственной деятельности работников в ходе процесса производства. Правильно организованное разделение труда дает возможность расстановки всех участников производственного процесса по рабочим местам в соответствии с их личными особенностями, профессиональными и деловыми качествами. Разделение труда включает обособление различных типов труда и закрепление их за работниками. Разделение труда способствует увеличению качества профессиональных навыков, росту качества работы, подъему производительности труда и др. Например, если два работника трудятся совместно для достижения одной цели, они распределяют работу между собой. Именно такое распределение труда на составляющие компоненты называют горизонтальным разделением труда. Горизонтальное разделение труда включает в себя качественное и количественное разделение и специализацию трудовой деятельности. Посредством горизонтального разделения труда общий производственный процесс дифференцируется на частные обособления соответствующих видов деятельности со специализацией производства. Горизонтальное разделение труда в свою очередь подразделяется: Разделение труда по функциям, представляющее собой специализацию работников; Товарно-отраслевое разделение, которое представляет собой специализацию по соответствующим видам деятельности; Квалификационное разделение, определяемое видами деятельности, исходя из сложности работ. Горизонтальная дифференциация характеризует степень разделения труда отдельных структурных единиц. При этом, чем больше на предприятии различных сфер, которые требуют специализированных знаний и навыков, тем более сложной будет разделение труда. Горизонтальная специализация сконцентрирована на дифференциации функций. Она направлена на охват определенных работ и определение взаимосвязи различных видов работ, выполняющимися одним или многими работниками. Подразделения в качестве части организации представляют собой группы людей, деятельность которых координируется для достижения общих целей. Для этого предназначено вертикальное разделение труда, в котором руководитель одного из подразделений координирует работу других подразделений. Данные подразделения, в свою очередь, также координируют работу руководителей последующих подразделений. В процессе вертикального разделения труда происходит образование уровней управления. Можно выделить следующие направления, по которым существует вертикальное разделение труда: Уровень общего руководства; Технологическое направление, на котором осуществляется внедрение технологий; Уровень управления персоналом; Экономическое направление; Оперативное направление. Можно выделить следующие уровни управления, которые характерны для вертикального разделения труда: Высший уровень, в который включены руководители, осуществлявшие основные функции, которые направлены на выполнение интересов акционеров или собственников компании (президенты, генеральные директора, члены совета директоров и др.). На высшем уровне происходит определение стратегии компании и ее деловой политики. Средний уровень управления представлен руководителями филиалов, проектов и программ, начальниками отделов или цехов. Эти работники имеют широкий круг обязанностей, наделены относительно большой самостоятельностью при принятии решений в процессе реализации разработанной высшим руководством стратегии предприятия. Низший уровень управления включает в себя работников, находящихся в непосредственном контакте с работниками. Они доводят задания до исполнения и осуществляют контроль (руководитель смены, мастер, бригадир). 2. Межличностные коммуникации и проблемы, возникающие при их осуществлении В практическом плане под коммуникацией поднимается процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. Коммуникация подразделяется на следующие виды: Межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения (следует отметить, что организационные коммуникации в конечном счете сводятся к межличностным); Коммуникации на основе письменного обмена информацией. Здесь необходимо подробнее остановиться на межличностных коммуникациях. Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на формальные и официальные. Межличностные коммуникации – это коммуникации, которые протекают между людьми. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация. Устные коммуникации выступают в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка, и символом кодирования информации здесь является устное слово, речь и невербальная информация (жест, мимика, выражение лица, улыбка, интонация и другая несловесная информация). У такой формы коммуникации два основных преимущества: Она проста для использования, не требует специальной подготовки и средств связи; Обеспечивает быструю обратную связь и обмен информацией между отправителем и получателем через заданный вопрос, высказанное согласие, жест, голос и другую невербальную информацию. Эта информация передает мысли и ощущения гораздо более эффективно, чем любые, самым тщательным образом подобранные слова. Проблемами устных коммуникаций являются: Невозможность хранения информации, так как такие коммуникации не оставляют документов, записей, заметок; Возникновение определенных барьеров на пути устных коммуникаций, которые приведут к неточностям, ошибкам, непониманию. Проблемами (или барьерами) называются коммуникативные помехи, препятствия, ошибки, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его этапов, искажающие смысл сообщения. В качестве таких барьеров можно назвать разное восприятие, эмоции, стереотипы, неумение слушать, семантические и невербальные преграды, физические и временные барьеры. Восприятие является процессом приема и преобразования информации, обеспечивающий человеку понимание реальности и ориентацию в ситуации. Восприятие влияет на ожидания людей. Люди реагируют не на то, что происходит в действительности, а на то, что воспринимается как происходящее. На восприятие могут влиять: уровень образования, возраст, накопленный опыт, ценности, культурные различия, идеология, ожидания, селективное восприятие информации, статус отправителя, социально-психологический климат в коллективе, доверие получателя к отправителю и др. В атмосфере доверия растут информационные потоки и точность информации в обменах между людьми. И, наоборот, информация, противоречащая нашему опыту, ценностям, установкам, зачастую либо полностью отторгается, либо воспринимается частично, либо искажается в соответствии с опытом и представлениями. Помогает преодолеть этот барьер и активное слушание как способ доведения реакции на сообщаемую информацию (демонстрация интереса, задавание вопросов, краткий пересказ сказанного и другие формы обратной связи с отправителем для завершения коммуникационного цикла). Стереотипами являются устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают утвердительно. Неумение слушать является серьезным барьером на этапе принятия сообщения. Чтобы понять сообщение, его надо услышать. Под умением слушать понимают навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значения. Только тогда получатель имеет возможность дать адекватный ответ исходному отправителю, то есть создать обратную связь и замкнуть коммуникативный круг. Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта. Семантические барьеры связаны с разным значением одних и тех же слов, предложений. Это особенно касается резюме, технических и узкопрофессиональных терминов. Поэтому менеджеру надо добиваться понимания того смысла, который он вкладывает в слова. Например, слово «организация» означает и предприятие, учреждение, и процесс их проектирования. Исследования показали, что рабочие и менеджеры придают неодинаковые значения таким словам, как стимулы, сотрудничество, доверие, прибыль, затраты-выгоды, бюджет и др. Поэтому менеджер должен использовать уточнения, расшифровку употребляемых терминов, по возможности исключать двусмысленные слова, фразы, учитывать контекст, который представляет окружение, в котором используется слово. Контекст позволяет уточнить значение слов с помощью сигналов, которые человек получает из внешней социальной среды, например от друзей и коллег. Социальные сигналы могут нести как положительную, так и отрицательную информацию, влияющую на реакции участников коммуникаций. К социальным «подсказкам» относятся должности, одежда или принятое в конкретном регионе или этнической группе значение слов. Наша восприимчивость к влиянию таких сигналов изменяется в зависимости от степени доверия к источнику, уровня знакомства с вопросом, характера сигнала и индивидуальных отличий (таких, как культурные традиции). Предварительное знание социальных сигналов имеет важное значение, потому что использование определенных слов в неадекватном контексте создает семантический смог, который, как и настоящий, вызывает раздражение наших органов чувств и негативно отражается на точности ощущений. Эффективные коммуникаторы ориентированы не столько на слова, сколько на мысли. Невербальные преграды вызваны неверным использованием в коммуникации любых символов, кроме слов. Такими символами являются: жесты, выражение лица, движения глаз, прикосновения, позы, интонация, дистанционная близость в общении и др. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Во многих случаях более важно то, как мы говорим, чем то, что мы говорим. Поэтому неверные невербальные символы часто полностью подавляют вербальные. Из вышеперечисленного можно сделать вывод: нужно добиваться, чтобы невербальные символы соответствовали смыслу сообщения, которое передается. В противном случае возникает шум, который препятствует правильному пониманию информации. Физические барьеры - коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций: отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение; расстояние между людьми во время общения; помехи во время радиопередачи. Временные барьеры - коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации. Как было показано ранее, второй формой межличностных коммуникаций являются письменные коммуникации в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа и др., где символом кодирования информации выступает письменное слово. Преимущества письменных коммуникаций; Большая точность и тщательность при формулировании сообщений; Возможность хранения информации. Проблемы в том, что они: Требуют больше времени на сбор, обдумывание и формулирование сообщений; Препятствуют установлению обратной связи и обмену информацией. При выборе формы межличностных коммуникаций можно руководствоваться правилом: устная коммуникация предпочтительней при персональном, новом, нерутинном, двусмысленном, эмоциональном и кратком сообщении (личные встречи, беседы, телефонный разговор), а письменная обычно более эффективна при обезличенных, простых, рутинных и длинных посланиях (официальное письмо, докладная записка, электронная почта). Для усиления преимуществ каждой их этих форм их можно комбинировать. Например, короткий телефонный звонок позволяет предупредить о времени совещания и получить немедленный ответ, а напоминающая записка о времени и повестке дня гарантирует, что получатель не забудет о совещании, подготовится к нему и придет. Новые средства связи: мобильные телефоны, факсы, компьютерные сети - стирают различия между устной и письменной формами коммуникаций и делают каждую более эффективной. 3. Деловое общение. Этикет деловых отношений Деловое общение — сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение определенной цели, решение конкретных задач. Специфической особенностью делового общения является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами. Этические нормы, в которых выражены представления человека о добре и зле, о справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков, выступают одним из главных регуляторов отношений между людьми. Для каждого общества существует система общепринятых норм, правил, определяющих степень этичности поведения человека в общении. От знания этих норм, умения и навыков их применения зависит успех общения. Этика — это философская дисциплина, изучающая мораль и нравственность и определяющая присущую данному обществу совокупность принципов человеческого общения. Деловая этика представляет собой совокупность принципов поведения людей, занятых в сферах управленческой предпринимательской деятельности. Такая этика позволяет рассматривать и оценивать деловые отношения предпринимателей, а также их личное поведение с точки зрения соответствия общепринятым в деловом мире принципам поведения. Деловое общение направлено на согласование и объединение усилий людей с целью налаживания отношений и достижения общего результата. В деловом общении человек ставит задачу убедить партнера принять конкретные предложения, побудить партнера предпринять конкретные действия, дать необходимую информацию, побудить собеседника учесть в своих действиях его интересы и т.д. Деловое общение — необходимая часть человеческой жизни, важнейший вид отношений между людьми. Регулятором этих отношений являются этические нормы, в которых выражаются представления человека о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности и неправильности поступков людей. В процессе делового общения каждый сознательно или стихийно опирается на эти представления. В зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может облегчить общение, сделать его более эффективным, но может и затруднить это общение или даже сделать его невозможным. Чаще всего нарушение моральных норм наказывается общественным порицанием, которое проявляется в различных формах: в виде критических замечаний, осуждения, отказа в общении, в нежелании продолжать дружеские и любые другие отношения. Нормы морали не зафиксированы в государственных документах, этим они отличаются от правовых норм, нарушение которых наказывается по законам государства. Этика делового общения занимается выявлением норм и правил общения, принятых в тех или иных ситуациях и условиях общения, а также прогнозированием и определением линии поведения и изучением факторов, влияющих на поведение в деловой сфере. Нравственная сторона делового общения играет большую роль. В практике деловой жизни люди стремятся к достижению не только общих, но и некоторых значимых личных целей. Отсюда важно не забывать в деловых отношениях золотое правило морали: не делай другому того, чего не хочешь себе. Несмотря на всю проблематичность и трудность выбора нравственной позиции, в общении есть ряд таких положений, следуя которым можно в значительной степени облегчить деловое общение, повысить его эффективность и избежать неудач в процессе общения: В морали следует хвалить других, а предъявлять претензии к себе; Нравственное отношение окружающих к нам зависит, в конечном счете, только от нас самих; Когда речь идет о практическом утверждении норм морали, основной императив — начни с себя. Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты поведения людей. Отличительной чертой делового общения является то, что оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это, прежде всего, получение максимальной прибыли. Этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности. Она представляет собой частный случай этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики. Деловая этика базируется на уважении интересов не только своей фирмы, но и партнеров, клиентов и общества в целом. Данное правило распространяется также на конкурентов — запрещается наносить им ущерб приемами, выходящими за рамки конкурентной борьбы. Этика выступает за получение благ максимальным числом участников рынка и равные возможности доступа к ним. Основа современной деловой этики — социальный контракт (неформальное соглашение компании и ее внешнего окружения о единых нормах поведения) и социальная ответственность фирмы (максимальное использование ее преимуществ и сведение к минимуму недостатков, которые затрагивают как участников бизнеса, так и общество в целом). На сегодня существует много правил этики делового общения, но целесообразно представить пять самых главных правил. Первое правило делового общения – необходимо быть во всем пунктуальным. Опоздания любого сотрудника мешают работе, кроме того, они свидетельствуют о том, что на такого человека нельзя положиться. Для делового человека очень важно умение рассчитывать время, необходимое для выполнения того или иного задания. К тому же всегда оказывается, что на работу требуется больше времени, чем предполагалось; и главное, как только человек наконец-то примется за работу, всегда найдется какая-нибудь другая, которую надо сделать раньше. Кроме того, полезно держать в уме еще один закон: если дела идут слишком хорошо, значит, скоро что-то должно случиться. Из всего этого можно сделать простой вывод: на выполнение заданий надо выделять время с запасом, учитывая проблемы, которые могут возникнуть. Второе правило деловой этики общения – нельзя говорить лишнего. Любой сотрудник обязан хранить секреты своей организации, это правило касается всех дел фирмы или учреждения: от кадровых до технологических. Это же относится и к разговорам сослуживцев о их личной жизни. Третье правило этики в бизнесе - думать не только о себе, но и о других. Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленности на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы выдвинуться в рамках собственного предприятия. Необходимо стремиться всегда терпеливо выслушивать собеседника, учиться уважать чужое мнение и понимать его, избавляться от нетерпимости к инакомыслию. Никогда нельзя унижать оппонента, может быть так, что рано или поздно можно столкнуться с человеком, который будет вынужден поступить также. Четвертое правило деловой этики - одеваться как принято. Главное - одеваться соответственно окружению на службе, не выбиваясь из контингента работников того же уровня. Одежда работника должна демонстрировать его вкус. Пятое правило - этика делового общения - говорить и писать хорошим языком. Все, что мы говорим и пишем, должно быть изложено хорошим языком, грамотно как за чашечкой хорошего кофе из вендинг автомата. Умение человека грамотно говорить влияет в целом на его образ. От умения общаться часто зависят шансы заключить тот или иной контракт. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, надо овладеть и искусством риторики, то есть мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией - произношением и интонацией. Никогда в деловом общении нельзя употреблять жаргонных слов и оскорбительных выражений; необходимо учиться слушать других и при этом показывать, что все темы слушать интересно. 4. Какие факторы мотивации используют ваши руководители для повышения эффективности работы коллектива? В моей организации для руководства важна сплоченность коллектива, потому что бывают случаи, когда руководитель должен отправить сотрудников на выездные работы, и руководителю не должно составлять проблем кого с кем поставить в группу работать. Руководитель стремится, чтобы у его сотрудников были хорошие межличностные отношения, но не хочет допускать фамильярности. Выездная работа в организации считается нелегкой, практически все сотрудники в моей компании не хотят попасть на такую работу, а потому как нет желания идти на данный вид работы, то и результаты не всегда радуют руководителя. В виду данного положения, руководитель принял решение мотивировать сотрудников, кто работает на выездных объектах (авариях), по двум видам мотивации: материальной и нематериальной. В материальном виде руководитель выдает премию, которая составляет за один день на выездном объекте двойную оплату труда за смену. В нематериальном виде руководитель ведет стенд с фотографиями сотрудников, где определяется номинация «Самый смелый» работник, что повышает уровень настроения всего офиса. |