Информационные технологии в экономике(ЛЕКЦИИ). 1. Информационная технология и информация 2 Понятие информационной технологии 3 Информационная система 7
 Скачать 0.69 Mb.
|
4.2. Электронный офисРешение задач управления предполагает работу в электронном офисе. Электронным офисом называется организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и способов их взаимодействия. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
4.3. Автоматизация документооборотаПри изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента его появления до сдачи в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача решается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса крайне низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот. Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждого из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:
Малые и средние предприятия с небольшим объёмом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые процессоры. Малые и средние предприятия с большим объёмом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. Предприятия с очень большим объёмом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту информации от потери, хищения и умышленной порчи документов. Система автоматизации документооборота должна обеспечивать выполнение следующих операций:
4.4. Автоматизированное рабочее место руководителяВ управленческой деятельности главную роль играет оперативный обмен данными, который занимает до 96% времени руководителя и до 60% времени специалиста. Принятие решений по управлению предприятием является сложнейшей задачей. Специалисты, принимающие решения, встают перед необходимостью изучения и обобщения всей совокупности факторов, от которых зависит слаженное функционирование рассматриваемой ими системы. Решение этой проблемы связано с организацией работы автоматизированных рабочих мест в составе локальной и глобальной сетей. Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимают рабочее место специалиста (обычно письменный стол), укомплектованное персональным компьютером с программным обеспечением, позволяющим в автоматизированном режиме решать возложенные на специалиста задачи. Автоматизированное рабочее место является главным инструментом общения человека с вычислительной системой, с помощью которой он выполняет часть рутинных операций и операции, требующие творческого подхода при решении текущих задач управления. Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической деятельности носит конкретный характер, определяемый специализацией работника, поставленными целями и объёмом работы. Задачи управления требуют от руководителя любого уровня умения обрабатывать большой объём информации, проводить её анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, вырабатывать решения. Комплексы управленческих задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков принятия решений. Внешние связи отражают взаимодействие с другими подразделениями, организациями, внешней средой, рынком, вышестоящими организациями, министерствами и ведомствами, решающими иные функции управления. Автоматизированное рабочее место руководителя должно позволять ему оперативно получать стратегическую информацию о состоянии предприятия и разного рода справочную информацию, необходимую для принятия решений:
Очень важную роль в составе программного обеспечения АРМа руководителя имеют автоматизированные системы поддержки принятия решений, предлагающие альтернативные варианты решений, на основе анализа которых руководитель формирует своё решение. |