деловая переписка. 1 Орфография, или как написать деловое письмо без ошибок
 Скачать 400.25 Kb.
|
|
В последнее время на рынке труда растет спрос на сотрудников, которые владеют так называемым бизнес-английским - Business English. Сюда входит и знание специальной лексики и терминологии, и составление деловых документов на английском языке, в том числе и составление деловых писем. Язык деловых писем предельно ясен и краток, в нём нет двусмысленностей и образности. На данный момент существует огромное количество видов деловых писем, каждый из которых имеет свою цель написания, которая диктует определенную структуру, выбор клишированных фраз, формул этикета. В англоговорящем мире очень важно соблюдать все правила при написании деловых писем - от этого зависит, как будет воспринят отправитель, какое мнение о нем сложится у адресата. Лексический пласт деловых писем значительно отличается от лексики разговорного английского. В деловых письмах неуместны просторечия, эмоционально окрашенные слова, сленг и жаргон. Кроме того, язык деловых писем изобилует иностранными заимствованиями: из латинского и французского языков, например (to commence вместо to conclude). Одна из характеристик делового стиля и стиля деловой переписки - множество самых разнообразных акронимов и аббревиатур. В деловых письмах используются и особые синтаксические конструкции - это причастные обороты (Participle I и Participle II), пассивные конструкции, условные предложения. В целом деловая корреспонденция характеризуется официальным и формальным характером, но существуют вариации в степени формальности, зависящие от региональных вариантов английского языка. В лекциях рассмотрен преимущественно британский вариант, однако также приводятся и нормы американского английского. 1.1. Орфография, или как написать деловое письмо без ошибок Язык делового письма может многое сказать о том, кто его написал. Орфография, или правильное написание слов, - первое, что бросается в глаза при чтении любого документа, будь то письмо коллеге или бизнес-план. В деловой переписке орфографические ошибки недопустимы. Проверить орфографию своего делового письма поможет не только орфографический словарь, но и разнообразные интернет-сервисы. Лексическая сочетаемость слова - "это его способность вступать в сочетания не с любым словом из какого-либо семантического класса, а только с некоторыми" [2]. Примером лексической сочетаемости может быть употребление таких слов как табун и стая. В русском языке допустимы словосочетания: табун лошадей и стая птиц, но не бывает стаи лошадей и табуна птиц. Также и в английском: flock of birds and herd of horses, но не наоборот. Такое употребление зависит не от особенностей слова или от грамматики - в этом случае употребление обусловлено языковой традицией, то есть принятыми нормами употребления тех или иных слов. Лексическая сочетаемость - одна из основных трудностей, с которой сталкиваются люди, изучающие иностранный язык. Для того, чтобы правильно сочетать слова иностранного языка, полезно читать газеты и обращать внимание на то, как употребляются те или иные слова (то есть, в каком контексте: какие глаголы, предлоги, прилагательные окружают эти слова). Текстовые редакторы Word и OpenOffice также исправляют орфографические и грамматические ошибки. Но бывает и такое: вы твёрдо уверены, что в школе вас учили писать слово цвет через u: colour, а Word упорно исправляет на color. Word ошибается? Дело в том, что существует несколько региональных вариантов английского языка: британский английский, американский английский, австралийский английский и так далее. Каждый из вариантов имеет свои особенности произношения, грамматики, написания. Лексика региональных вариантов также отличается. Стоит отметить, что у английского языка нет единого центрального института, следящего за его развитием (как, например, Французская академия для французского языка), поэтому не существует официально "правильного" или "неправильного" вариантов. В данном курсе мы будем иметь дело с двумя самыми основными и самыми распространёнными региональными вариантами английского: британским и американским. Именно с этими вариантами вам придется столкнуться при ведении деловой переписки с иностранными партнерами. В целом, американский английский менее формален, чем британский, он содержит большее количество разговорных выражений и идиом (даже в деловой устной и письменной речи) и использует не такую замысловатую грамматику. Некоторые слова американского и британского английского пишутся абсолютно по-разному, хотя и обозначают одно и то же:
На изображении внизу представлено деловое письмо о съёме квартиры. Приведено два лексических варианта, британский и американский, одного и того же текста:  Рис. 1.1.Письмо о съёме квартиры Что же касается различий в написании, то есть две большие группы слов, которые необходимо запомнить. Это слова, оканчивающиеся на -our / -tre в британском варианте и на -or / -ter - в американском. Так, такие слова как colour, rumour, flavour, labour, neighbour в американском варианте теряют гласную u и превращаются в color, rumor, flavor, labor, neighbor; a cлова на -tre (сentre, litre, theatre, metre, spectre) в британском варианте оканчиваются на -ter (сenter, liter, theater, meter, specter) в американском. 1.2. Пунктуация, или где поставить запятую Английская пунктуация (punctuation, пунктуация - правила расстановки знаков препинания) очень сильно отличается от русской: правил меньше, и многие из них совсем не обязательны. Кроме того, в английском языке, намного чаще, чем в русском, используется точка с запятой. Так, например, в английских сложно-сочиненных предложениях будет скорее стоять точка с запятой (semicolon), нежели запятая: She looked in the window; it was raining. Так называемая оксфордская запятая (Oxford comma) ставится перед последним однородным членом с союзом и (американский вариант английского не требует обязательного употребления запятой в этом случае): accountants, managers, and doctors. Однако, всё же существует ряд правил, описывающих обязательное употребление запятой. Эти правила особенно строго соблюдаются в деловой переписке на бумажных носителях. Итак, запятая необходима: после линкеров (linking words) In addition, Moreover, However, Therefore, Thus, By the way Thus, the final proposal draft should be printed out and sent to the headquarters via expedited shipping. после предложений, вводимых линкерами Although, In spite of, Despite: Although the payment was made in advance, the delivery was made later than it was agreed. после придаточных предложений, начинающихся с when и if If you intend to lead a workshop, please contact Maria Rey, mariarey@conference.com. после оборотов с Participle I, например: bearing this in mind, considering the situation, speaking of (эта грамматическая конструкция подробно рассмотрена в Лекции 3) Bearing this in mind, our team is ready to offer you the following functions. после (или перед) некоторых инфинитивных конструкций (эти грамматические конструкции подробно рассмотрены в Лекции 3): The invoices should be sent back by the end of October, money transfer to be made by the end of September (в данном случае инфинитивная конструкция переводится на русский язык при помощи слова причем - причем деньги должны быть переведены к концу сентября). После формул приветствия и прощания: Dear Ms Cornell, Sincerely, Best regards, etc. Итоги: В деловой переписке орфографические ошибки недопустимы. Проверить орфографию своего делового письма можно при помощи разнообразных интернет-сервисов. Лексическая сочетаемость - одна из основных трудностей, с которой сталкиваются люди, изучающие иностранный язык. Для того, чтобы правильно сочетать слова иностранного языка, полезно много читать на изучаемом языке. Существует несколько региональных вариантов английского языка (британский английский, американский английский, австралийский английский), каждый из них имеет свои особенности произношения, лексикона, грамматики, написания. Слова, оканчивающиеся на -our / -tre в британском варианте, преимущественно оканчиваются на -or / -ter - в американском. Пунктуация английского языка отличается от пунктуации русского тем, что содержит множество правил, соблюдение которых не является обязательным. Запятая необходима после линкеров Although, In spite of, Despite; после предложений, вводимых линкерами Moreover, However, Therefore, Thus, By the way; после придаточных предложений, начинающихся с when и if; после оборотов с Participle I и Participle II; перед некоторыми инфинитивными конструкциями. Запятая необходима после формул приветствия и прощания (например, Dear Mr White, Yours faithfully,) 2.1. Лексика, необходимая в деловой перепискеЕщё один важный момент в написании делового письма - это лексическая составляющая. Лексика делового стиля английского языка, а, следовательно, и деловой корреспонденции, значительно отличается от лексики разговорного английского. В деловом английском принято использовать большое количество специальной лексики и терминов, клишированных фраз, сокращений. Клише, или клишированные фразы, будут рассмотрены в лекциях, посвященных структуре делового письма, так как для каждого типа делового письма характерны свои клише. Кроме того, деловой английский не допускает использования слов в их переносных значениях - в тексте деловых документов не должно быть двусмысленности и художественной образности. Недопустимо и использование жаргона, сленга, просторечий. В этой лекции мы рассмотрим лексику, необходимую в деловой переписке, а также ту лексику, использование которой в деловой корреспонденции неуместно. 2.1.1.СинонимыНесмотря на то, что английский язык намного более толерантно подходит к вопросу тавтологии (в теории, одно и то же слово можно повторять в каждой третьей строчке), злоупотреблять этим не стоит. Зачастую мы затрудняемся подобрать синонимы (синонимы - слова, близкие по значению, но отличающиеся написанием) к самым простым и частотным словам, таким как, например, show - показывать. В результате получается примерно так:  Рис. 2.1.Show У английского слова show существует ряд синонимов, которые можно смело использовать в большинстве контекстов: show - present - demonstrate- indicate - portray (показывать, демонстрировать, представлять). Используя эти синонимы, мы получим следующий текст, читать который намного приятнее:  Рис. 2.2.Синонимы show 2.1.2. ИдиомыИдиома (idiom) - это "лингвистически устойчивый оборот речи, значение которого не определяется значением входящих в его состав слов; неразложимое словосочетание" [4]. Существует огромное количество идиом, многие из которых мы используем в повседневной жизни и даже не замечаем этого. В деловом английском также существует ряд идиом, многие из которых можно употреблять и в деловой переписке.
Congratulations on your business success! I remember how your tiny start-up grew to a large international company... Dear Bob, I am writing to tell you that this new project implementation turned out to be a win-win situation... И еще несколько полезных идиом:
Dear Mr Grey, My name is Angela Fry, I am a sales manager in charge of payments documentation... Dear Ms Doo, We are happy to inform you that the chairs you have ordered yesterday are currently in stock. You can pick them up... 2.1.3. ПолиткорректностьПолиткорректность - "(политическая корректность, от англ. political correctness) - культурно-поведенческая и языковая тенденция, нацеленная на замену устоявшихся терминов, могущих задеть чувства и достоинство того или иного индивидуума эмоционально нейтральными и/или положительными эвфемизмами" [6]. В деловой корреспонденции следует, по возможности, придерживаться принципов политкорректности. Список возможных вариантов "неполиткорректных" слов и выражений приведен ниже (левый столбец - "неполиткорректные" слова, правый столбец - политкорректные замены):
To whom it may concern, Our project is aimed at physically challenged and indigent people from the mid parts of Africa. 2.2. Лексика, неприемлемая в деловой переписке2.2.1. Профессиональный жаргонПрофессиональный жаргон - это "разновидность жаргона, используемого группой людей, объединенных по профессиональному признаку" [7]. Так, свой профессиональный жаргон есть у моряков, строителей, и многих других профессиональных групп. Свой жаргон есть и у офисных работников. Этот жаргон включает не только идиомы, но и неологизмы - недавно появившиеся или вновь образованные слова и словосочетания. Жаргонная лексика отличается живой образностью, а иногда и некоторой сниженностью. Подобная лексика недопустима в деловых письмах. Если у вас возникают сомнения о стилевой принадлежности того или иного слова или словосочетания, то лучше отказаться от его использования в деловом письме. Ниже приведены примеры офисной жаргонной лексики - office jargon:
Стоит отметить, что использование профессионального жаргона в устной деловой речи уместно только в общении среди коллег. Исключение составляют слова и выражения, которые прочно вошли в лексикон работников той или иной компании и признаются нормой. 2.2.2. ПросторечияПросторечия - это "слова, выражения, ..., не входящие в норму литературной речи, характеризующиеся оттенком упрощения, сниженности, грубоватости, .." [7]. Лексический пласт английского языка (чаще всего имеется ввиду американский английский), сопоставимый с просторечием в русском языке, - это сленг (slang). Сленг - это "1) то же, что жаргон, преимущественно в англоязычных странах. 2) Вариант разговорной речи (в т. ч. экспрессивно окрашенные элементы этой речи), не совпадающий с нормой литературного языка"(Современный толковый словарь). К просторечиям, или сленгу, относятся такие слова и выражения как: buddy (друган), man (чувак), gotta (нужно, I've got to go = I gotta go), gonna (собираться, I am going = I gonna), Jee! (Божемой!) Bingo! (Есть!) cops (полицейские), ace (кореш), drop a line (написать), eager beaver (усердныйработник), goof off (бездельничать, отлыниватьотработы). Просторечные выражения и сленг нельзя использовать в деловой переписке, особенно это правило касается строго официальных традиционных писем на бумаге. Сленг допустим в неформальном общении в устной речи, в чатах, в неформальной дружеской переписке. При составлении деловых писем стоит помнить, что многие выражения с глаголом get носят сниженный, разговорный характер. Такие выражения следует заменять синонимами из среднего регистра (средний регистр - другое название средний слог - совокупность выразительных средств языка, соответствующих норме литературной речи), например:
Однако, существует ряд выражений, которые уже давно перешли из сленга в разряд общеупотребительных. Таковы, например, выражения brain drain (утечка мозгов), dark horse (темная лошадка), fall asleep (заснуть), fall behind (отставать), traffic jam (пробка на дороге), feel sorry for sb (жалеть кого-либо), rat race (крысиные бега), red tape (бюрократия, волокита) и т.д. Эти выражения допустимы в личной деловой переписке и во внутренней деловой переписке (неофициальной). Тем не менее, не следует злоупотреблять такими выражениями. Краткие итогиЛексика делового стиля английского языка, как и лексика деловой корреспонденции, значительно отличается от лексики разговорного английского. Несмотря на то, что английский язык намного более толерантно, чем русский язык, подходит к вопросу тавтологии, следует употреблять синонимы. В деловом английском существует ряд идиом, многие из которых допустимы в деловой переписке. В деловой корреспонденции следует, по возможности, придерживаться принципов политкорректности. Выражения, носящие сниженный характер, следует заменять синонимами из среднего регистра, или вовсе избегать. Также следует избегать использования в деловой переписке офисного жаргона, сленга, просторечий. Следует помнить, что существует ряд выражений, которые уже давно перешли из сленга в разряд общеупотребительной лексики. Такие выражения допустимы в деловой переписке. 3.1. Синтаксис делового письма В деловом стиле английского языка используются длинные (длиной до нескольких абзацев) предложения, в состав которых может входить сразу несколько придаточных предложений. Синтаксический строй электронных деловых писем отличается использованием более коротких и простых предложений. В этой лекции мы рассмотрим три вида наиболее частотных в деловой переписке синтаксических конструкций. 3.2. Participle I Participle I - так называемое Причастие Первое. Оно образуется при помощи добавления окончания -ing к глаголу, например: doing, getting. Следует помнить, что обе части предложения с Participle I относятся к одному подлежащему (субъекту действия): Considering the situation, I must say that... (Учитывая ситуацию, я должен сказать, что... - я учитываю ситуацию и я должен сказать). Причастие Первое на русский язык чаще всего переводится деепричастным оборотом (например: doing - делая). В деловой переписке Причастие Первое используется, в основном, в устоявшихся выражениях - клише. К первой группе таких клише относятся выражения having/bearing this in mind (имея это ввиду), omitting the details (опуская все детали), considering the situation (учитывая/принимая во внимание ситуацию). После них ставится запятая. Клише assuming that (считая, что), allowing for (принимая во внимание), speaking of (говоря о) относятся ко второй группе - запятой отделяется целое предложение, которое они вводят.
3.3.Инфинитивные конструкции Инфинитивные конструкции являются одной из характерных черт синтаксического строя деловых писем. Инфинитивная конструкция - это глагольная конструкция, которая содержит в себе инфинитив и которая обладает как именными, так и глагольными свойствами [1], например: To make an order please contact Miss James. To make an order - инфинитивная конструкция, где to make - инфинитив. Инфинитив может употребляться с частицей to (to do), такой инфинитив будет называться to-infinitive. Однако, некоторые грамматические конструкции требуют bare infinitive - инфинитива без частицы to (do). Также модальные глаголы can, could, may, might, shall, must требуют после себя bare infinitive: You may submit your paper as early as June 26th. Инфинитивные конструкции принято делить на группы по функции, которую инфинитив выполняет в предложении. Ниже мы рассмотрим самые основные и самые частотные инфинитивные конструкции с примерами использования в деловой переписке. Инфинитив может выступать в функции обстоятельства цели; такой инфинитив отвечает на вопрос для чего? С какой целью? To order our new great office chairs, please contact Ms Grey at grey@officechairs.com. Инфинитив может выступать в функции обстоятельства следствия; в этой функции инфинитиву часто сопутствуют выражения enough, sufficient, not enough: I regret to inform you that the documents you have forwarded are not sufficient for us to make the decision. (К сожалению, документы, которые Вы нам направили, не являются достаточным основанием для принятия решения). Инфинитив также может выступать в функции определения: Here are some figures to be discussed later (Вот некоторые цифры, речь о которых пойдет позже). Инфинитив в функции дополнения: I would highly recommend you to make all the documents ready by Friday. The committee has made a decision to reject your proposal. Кроме того, инфинитив употребляется после модальных глаголов. Модальные глаголы - это глаголы, которые выражают не само действие, а отношение говорящего к нему: may, might, can, could, must, need, have to. После глаголов may, might, can, could, must, shall используется bare infinitive, а после глаголов need, to have to, to be to, ought to - to-infinitive. I must inform you on the latest changes in the committee. In order to receive the payment Mr Smith has to arrive early in the morning. В остальных функциях, таких как функции подлежащего и сказуемого, инфинитив довольно редко встречается в деловой переписке. Инфинитивные конструкции очень полезны и удобны, так как позволяют сделать речь лаконичной и избежать сложных придаточных предложений. 3.4. Пассивный залог Пассивный, или страдательный, залог (Passive voice) - это форма залога, которая указывает на то, что лицо или предмет (которые выражены подлежащим) испытывают на себе действие другого лица или предмета: The documents were sent yesterday by Dr White (Документы были отправлены вчера доктором Уайетом). В электронной деловой переписке пассивный залог не является частотной грамматической конструкцией. Однако, в строго официальных деловых письмах на бумажных носителях он бывает необходим. Пассивный залог позволяет переместить акцент с конкретного лица на действие или предмет, например:
Во втором случае упор делается на тот факт, что о ситуации сообщили. Именно поэтому пассивные конструкции часто используются тогда, когда субъект действия (тот, кто выполняет действие) неизвестен или есть необходимость не упоминать его: I am writing to inform you that the shop was robbed 3 days ago. 3.5. Расширяем словарный запас
Краткие итоги В деловой переписке принято использование определенных синтаксических конструкций. В деловых письмах на бумажных носителях возможно использование длинных сложноподчиненных и сложносочиненных предложений. Синтаксический строй электронных деловых писем отличается использованием более коротких и простых предложений. Причастие Первое (Participle I) на русский язык чаще всего переводится деепричастным оборотом (например: doing - делая). В деловой переписке Причастие Первое используется, в основном, в устоявшихся выражениях - клише (allowing for, speaking of). Инфинитивные конструкции являются одной из характерных черт синтаксического строя деловых писем. Самые частотные в деловых письмах инфинитивные конструкции - инфинитив в функции обстоятельства, дополнения, определения, а также инфинитив с модальными глаголами. Пассивный залог позволяет переместить акцент с конкретного лица на действие или предмет. 4.1. Лексические сокращения Общим для всех разновидностей делового стиля является наличие разного рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д. [10]. Интересно! Эта характерная черта деловых документов была подмечена Диккенсом, который в сатирическом виде использовал ее в протоколе заседаний Пиквикского клуба [10]. В деловой переписке, как и в любом другом стиле речи, приняты определённые акронимы, которые позволяют экономить время как адресанта, так и адресата. Акронимы, или сокращения, - это сокращенные буквенные и/или цифровые обозначения полной формы слова. Для строго официальных деловых писем и традиционных писем на бумаге сокращения являются крайне нежелательными, если только речь не идет о банковских реквизитах, адресе, обращениях, и т.д.:  Рис. 4.1.Сокращения В электронной деловой переписке сокращения не являются табу, а наоборот приветствуются. Тем не менее, стоит следить за тем, чтобы ваши электронные письма не превращались в строчные объявления:  Рис. 4.2.Неправильное использование сокращений Первый вариант является абсолютно неприемлемым для строго официальной деловой переписки, особенно для традиционных писем на бумаге. Однако, такой вариант возможен при неформальном общении с коллегами и в неформальных деловых записках. Все сокращения можно условно разделить на несколько больших групп: 1) общепринятые сокращения - общепринятые сокращения, которые используются в любом стиле речи, например, mm, oz, a.m., p.m., km, e.g, etc; 2) сокращения из различных сфер бизнеса; 3) и, наконец, сокращения, принятые в электронной переписке. Они характерны также и для менее формального общения в сети Интернет: asap (as soon as possible - как можно скорее), tia (thank you in advance - заранее спасибо), и т.д. Одни из самых распространенных сокращений - сокращения названий месяцев: Jan (January), Feb (February), Mar (March), Apr (April), May, Jun (June), Jul (July), Aug (August), Sep (September), Oct (October), Nov (November), Dec (December); и сокращения названий дней недели: Mon (Monday), Tue (Tuesday), Wed (Wednesday), Thu (Thursday), Fri (Friday), Sat (Saturday), Sun (Sunday). Ниже приведены некоторые общеупотребительные сокращения по группам с примерами использования в деловых письмах. Общепринятые сокращения
Dear Dr Grey; the next training session will be held at the HQ; our address is Green St., 6 Сокращения из различных сфер бизнеса
The shipment will be made on Monday, COD; We have several departments: HR, R&D Сокращения, принятые в электронной переписке
Please contact my PA for further details; attn Mr Grin and Mrs Key Также полезно знать и сокращенные названия известных организаций, учреждений, институтов - аббревиатуры. NATO и UNESCO не нуждаются в расшифровке, однако существует ряд организаций, названия которых на русском и на английском языках значительно отличаются:
Дальше >> Краткие итоги Акронимы, или сокращения, - это сокращенные буквенные и/или цифровые обозначения полных форм слова. Все сокращения можно условно разделить на несколько больших групп: 1) общепринятые сокращения - общепринятые сокращения, которые используются в любом стиле речи, например mm, oz, a.m., p.m., km, e.g, etc; 2) сокращения из различных сфер бизнеса; 3) и, наконец, сокращения, принятые в электронной переписке. Использование сокращений в строго официальной традиционной деловой переписке на бумаге крайне нежелательно. Использование сокращений в электронной деловой переписке приветствуется. Полезно знать сокращенные названия известных организаций, учреждений, институтов - аббревиатуры. Кроме лексических сокращений существуют и грамматические сокращения (contractions) - сокращенное написание грамматических форм, например: don't - do not. Грамматические сокращения не используются в официальной деловой переписке. Если в деловом письме вам встретилось незнакомое сокращение, узнать его можно при помощи специальных словарей и Интернет-сервисов. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||