Отчет по практике Секретарь-референт В МБОУ ООШ № 12. Отчет по ПП.04 Секретарь-референт. 1 Ознакомление с предприятием с организационнораспорядительными документами
 Скачать 297.11 Kb.
|
 СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Я, студент группы ДОУ-2/20 проходила практику в МБОУ «ООШ № 12». В ходе прохождения практики мной были изучены: характеристика предприятия; работа секретаря; организация рабочего места секретаря и руководителя; прием посетителей; сервировка стола; проведение совещаний; телефонные разговоры. Я наблюдала за приемом посетителей, телефонными разговорами. 1 Ознакомление с предприятием с организационно-распорядительными документами, регламентирующими документационное обеспечение управления и архивоведение, и безопасность труда. 1.1 История создания организации Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Основная общеобразовательная школа № 12» (МБОУ «ООШ № 12») была создана в ноябре 1989 года, а до этого там была какая-то школа, потом там был техникум. Сначала школа № 12 была в городе Чайковский, но потом объединилась с поселком Буренка и с селом Зипуново. 1.2 Характеристика организации МБОУ «ООШ № 12» разделена на 3 подразделения, которые находятся по адресу: г. Чайковский, ул. Советская, д. 2а; г. Чайковский, п. Буренка, ул. Клубная, д. 10/ ул. Центральная, д. 12; г. Чайковский, с. Зипуново, ул. Зеленая, д. 3. 1.3 Структура управления предприятием  1.4 Структура службы ДОУ В структуре службы ДОУ всего один человек – секретарь. 1.5 Документ, по которому оформляются документы В организации нет инструкции по делопроизводству. Все документы оформляются с учетом стандартов, которые прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. 1.6 Должностная инструкция секретаря и ЛНА, регламентирующие работу службы ДОУ на предприятии
2 Организация и планирование деятельности секретаря. 2.1 Планирование деятельности секретаря Секретарь осуществляет планирование своей деятельности в ежедневнике. 2.2 Ежедневные дела В перечень ежедневных дел секретаря входят: организация работы приемной; создание и регистрация документов; учет посещения сотрудников; прием сотрудников и посетителей по личным вопросам. 2.3 Блокнот для текущей информации В блокноте для текущей информации отмечены дни недели с датами, есть закладки, на которых указаны месяца. 3 Организация рабочего места руководителя и секретаря с учетом требований ТБ. 3.1 Рабочее место руководителя Схема рабочего места находится в приложении А. В кабинете руководителя есть шкаф для одежды, зона отдыха и туалет. Нет зоны отдыха. Рабочее место находится перед столом для совещания. На рабочем месте руководителя находится: ноутбук для работы; проектор для проведения совещания; телефон для связи с секретарем; лоток с документами на подпись; канцелярские принадлежности. Документы, предоставленные на подпись руководителю, не зарегистрированы. В кабинете 6 мест для совещания. 3.2 Рабочее место секретаря Схема рабочего места секретаря в приложении Б. В зоне ожидания посетителей стоит диван и журнальный столик, на котором находятся журналы, рядом расположена вешалка с зеркалом. В зоне приема посетителей находится стул, канцелярские принадлежности, бумага для заметок. В рабочей зоне ящике тумбочке хранятся документы, а в другом ящике находятся канцелярские принадлежности. На рабочем месте секретаря следующая оргтехника: персональный компьютер; принтер, ксерокс; календарь; телефон; канцелярия; лотки с журналами регистрации и текущей документацией. 4 Ведение журнала разъездов работников организации Координация работы курьеров и водителей организации Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации. 4.1 Журнал разъездов работников В организации нет журнала разъездов работников, если сотрудники куда-то едут, то оповещают устно. 4.2 УРФ разъездов работников Регистрационная форма разъездов работников в приложении В. 5 Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками. Ведение журнала записи посетителей при учете посетителей и оформление пропусков. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей. 5.1 Диалог с посетителем – Добрый день! Какой вопрос Вас интересует? Как к вам обращаться? *Имя Отчество*, напишите, пожалуйста, заявление. 5.2 Посетители В организацию чаще всего приходят посетители, которые хотят поступить или перевестись в школу В кабинет к руководителю без предварительной записи или предупреждения никому нельзя. Время приема по личным вопросам никак не обозначено. Руководитель может принять посетителя сразу, а если его нет на рабочем месте, то секретарь записывает посетителя на прием в удобный для посетителя день и время. В организации нет УРФ для приема по личным вопросам, секретарь записывает посетителя на прием в своем ежедневнике на нужную дату и время. Также нет карточек приема по личным вопросам, и нет визиток. 6 Организация и бронирование переговорных комнат. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки). 6.1 Организация и бронирование переговорных комнат Все совещания в организации проводятся только в кабинете руководителя, для этого секретарь подготавливает: необходимые документы и материалы для совещания; канцелярию для участников, воду; проверяет техническое оборудование; оповещает участников по телефону (называет конкретную дату, время и место). В кабинете руководителя есть стол для совещаний на 6 человек, если понадобиться, то есть дополнительные стулья, также в кабинете имеется проектор. Переговорные комнаты не бронируются, так как в этом нет необходимости. 6.2 Организация чайного стола На поднос секретарь ставить две чашки с блюдцами для руководителя и посетителя, на блюдце кладут чайную ложку и пакетик чая/кофе, также ставится блюдце со сладостями (чаще всего это конфеты). Секретарь наливает в чашки кипяток и относит поднос в кабинет руководителя. 7 Обеспечение соединения руководителя с внутренними и внешними структурами по телефону. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации. Регистрация поступающих телефонных звонков. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону. 7.1 Телефонное обслуживание Деятельность по осуществлению телефонного обслуживания не регламентируется. Запись поступающих вопросов не ведется. Если секретарь занят и не может ответить на звонок, то отвечает Зам. Директора по УВР. 7.2 Телефонограммы, факсограммы и внутренняя телефонная сеть В организации не используются ни телефонограммы, ни факсограммы, потому используют только телефон. При входящих звонках секретарь перенаправляет абонента к нужному специалисту или руководителю, если потребуется. ЗАКЛЮЧЕНИЕ За время прохождения производственной практики я: смогла достичь цели практики и решать задачи, обозначенные в программе практики; овладела алгоритмом решения поставленных передо мной задач профессиональной деятельности; поняла, какие трудовые функции я формировала в процессе профессиональной деятельности; самостоятельно регистрировала документы, составляла приказ, оформляла прибывших и выбывших, организовывала рабочее время. ПРИЛОЖЕНИЕ А Рабочее место руководителя  ПРИЛОЖЕНИЕ Б Рабочее место секретаря  ПРИЛОЖЕНИЕ В Регистрационная форма разъездов работников  |