курсовая. Введение проблема совершенствования организации службы доу является одной из наиболее актуальных
 Скачать 47.49 Kb.
|
|
ВВЕДЕНИЕ Проблема совершенствования организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении. Качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач во многом зависит от правильной организации службы ДОУ: обеспечение эффективной работы руководителя, оказание помощи в планировании рабочего дня; организация рабочего места руководителя; ведение срокового контроля за поручениями руководства; организация информационного обслуживания руководителя (фирмы); документное; бездокументное - умение работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организация приема посетителей; установление контактов; организация и обеспечение работы совещания; составление и оформление документов с помощью ПЭВМ; использование ПЭВМ, умение пользоваться базами данных, в т. ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативное размножение документов; обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в т. ч. -факс, электронная почта); ведение работы с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив. Объект исследования: организация службы ДОУ, условия труда работников службы ДОУ. Предмет исследования: правила и общие требования, предъявляемые к организации службы ДОУ. Целью создания курсовой работы является описание труда работников службы ДОУ и анализа их основных функций. Гипотеза: можно предположить, что качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач напрямую зависит от правильной организации службы ДОУ. Задачи: раскрыть формы организации делопроизводства; проанализировать общие требования к организации и условиям труда работников службы ДОУ; изучить структуру и функции службы ДОУ; изучить права и функции службы ДОУ. Теоретико-методологической основой исследования составили труды по делопроизводству Андреева В.И. «Управление персоналом»; Басаков М.Н. Кадровое делопроизводство; Современное делопроизводство. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. а также журналы и интернет источники. При написании работы использовать следующие методы: анализ, написание, обобщение. Практическая значимость работы заключается в использовании полученных знаний при написании выпускной квалификационной работы. Структура: курсовая работа состоит из введения двух глав, заключения и списка литературы, состоящего из 25 источников. В первой главе были рассмотрены формы организации делопроизводства и категории учреждений. Во второй главе изучены структура и функции службы ДОУ, правила и ответственность службы ДОУ. ГЛАВА I. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ И УСЛОВИЯМ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ 1.1. Формы организации делопроизводства Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства является одним из условий рациональной постановки работы с документами в конкретной организации. В практике работы учреждений сложились три основные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном месте - в службе ДОУ. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и издаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Децентрализованная форма предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при территориальной разобщенности структурных подразделений организации, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией, например с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов общего делопроизводства. Смешанная форма используется в крупных учреждениях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение одних делопроизводственных операций - прием, регистрацию, контроль размножения документов - в службе ДОУ, а других - создание и оформление документов, их систематизацию, формирование дел и хранение - в структурных подразделениях учреждения. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних массивов документов централизованно, а для других – децентрализованно. Разделение массивов документов в случае использования традиционных методов работы проводится по критерию адресования если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего структурных подразделениях регистрируют внутренние документы по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д. В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из сложных. Решение этого вопроса связано о первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации, от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. 1.2 Категории учреждений При выборе формы организации работы с документами очень важен учет объема документооборота. В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные или методические документы, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры. В связи с этим организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам, но с учетом следующих факторов: характер деятельности организации, ее структура (количество подразделений, численность аппарата управления и общая численность работающих); объем документооборота организации; наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари). В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников). Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования. Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства. Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру. ГЛАВА II. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА РБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ 2.1 Структура и функции службы ДОУ Традиционно делопроизводством принято считать сферу деятельности, связанную с обработкой документов. Слово «дело» первоначально означало не папку с делом (как это соответствует современному пониманию), а вопрос, который необходимо было решать органу управления. Позднее «делопроизводство» стало означать, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений, - производство дел. В настоящее время термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства, ставшим возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. ДОУ - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. На практике используются различные названия подразделения по ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба делопроизводства, отдел корреспонденции, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации. ГСДОУ в зависимости от категории учреждения предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб: управление делами; канцелярию; общий отдел; секретаря руководителя. Управление делами создается в министерствах как структура по работе с документами и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат: приемная-секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро; инспекция при министре, канцелярия: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив. Канцелярия, или отдел документационного обеспечения управления, создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, в учебных заведениях высшего профессионального образования. Канцелярия состоит, как правило, из подразделений: по учету и регистрации документов, контролю исполнения; по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; по рассмотрению обращений граждан; секретариата, экспедиции, машинописного бюро, копировально-множительного бюро, архива. Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти - в мэрии, префектуре, муниципалитете. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное и копировально-множительное бюро, архив. В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо (приложение № 4). Организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, так как служба ДОУ управляет документацией и документационными потоками всей организации. Она должна быть самостоятельным структурным подразделением, даже с небольшой штатной численностью, с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства. 2.2. Права и ответственность службы ДОУ Права и ответственность службы ДОУ. Служба ДОУ имеет право: 1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры. 2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил. 3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы. 4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. 5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации. 8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. 10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами. 11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними. 12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий. Служба ДОУ несет ответственность за: 1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации. 2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями: 1. Со структурными подразделениями-- - по вопросам документационного обеспечения. 2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами. 4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ. 5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов. 6. Организация и оборудование рабочего места секретаря Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы: 1) подходы к мебели и оборудованию; 2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования; 3) в отдельных случаях потребность в особых условиях; 4) возможность установки дополнительного оборудования. В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят: 1) стол однотумбовый; 2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер; 3) стул подъемно-поворотный; 4) вспомогательный стол. СОВЕТ. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря. Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря (приложение № 3). Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний - его должностная обязанность. В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам. Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера. Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия - в специальных шкафах. Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается. Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения. Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники. В настоящее время для многих государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру. Что касается должностного состава службы ДОУ, то он должен включать руководителей, специалистов и технических исполнителей, каждый из которых будет выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностными инструкциями. По моему мнению, было бы эффективным распространение требований по знанию правил и порядка оформления и работы с документами к работникам организации, не относящимся к службе ДОУ. При организации службы ДОУ необходимо использовать новейшие тенденции в документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. Основными задачами службы ДОУ должны быть: сокращение информационных потоков до оптимального минимума; обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Если говорить об условиях труда и организации рабочего места работников службы ДОУ, то не должны иметь место многочисленные нарушения правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д. (приложение №8). Таким образом, от правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция) 2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 N 44. 3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) 4. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). //Режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_163800/ 5. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2017. - 348 c. 6. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2017. — 344с. 7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2018. – 284 с. 8. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2017. – 200 с. 9. Долинская, В.М., Скрыпкин, А.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие / В.М. Долинская, А.П. Скрыпкин. – Азов: АИЭУ, 2017. – 320 с. 10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М. : ИНФРА-М, 2019. – 304 с. 11. Корнеев И.К. Управление документами. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 300 с. 12. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студ. вузов.. — М.: ИНФРА-М, 2018. — 268 с. 13. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2019. - 477 c. 14. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. — М.: ЮРАЙТ, 2020. 15. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. — 2-ое издание, перераб и доп. — М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО «ТЕРМИКА», 2021. — 280 С. 16. Кудряев В.А. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: Учебное пособие. – М.: Проспект, 2019. – 590 с. 17. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 512 с. 18. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив ; ВНИИДАД ; сост. : М. Л. Гавлин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др. ; общ. ред. М. В. Ларина, А. Н. Сокова. М., 2018. 90 с. 19. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2020. - 112 c. 20. Петрова Г.В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности: учебник. – 2-е изд., стереотип. – М.: ACADEMIA, 2017. — 315с. 21. Происхождение документа. Расширение понятия документ [Электронный ресурс]. – Томский Государственный Университет, 2019. URL: https://ido.tsu.ru/other_res/hischool/docume№t/21.htm (дата обращения 07.02.2019). 22. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие / О.П. Сологуб.. - М.: Омега-Л, 2017. - 207 c. 23. Теоретические основы документоведения [Электронный ресурс]. –Оренбургский Государственный Университет, 2019. URL: https://cde.osu.ru/demoversio№/course123/3_0.html (дата обращения 08.02.2019). 24. Информационно-правовая система «Кодекс» - www.kodeks.ru 25. Информационно-правовой портал «Гарант.ру» - www.garant.ru Приложение 1 Нормирование труда работников службы ДОУ
Приложение 2 Учет объема документооборота
Приложение 3 Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря
|