1. Понятие и классификация технических средств управления 4 1Понятие технические средства управления 4
 Скачать 257.94 Kb.
|
|
Анализ технических средств для управления торговой организацией 2.1 Периферийные устройства Рассмотрев в предыдущей главе мы рассмотрели значение основного технического средства управления – персонального компьютера. Поскольку многозадачность современных технических средств обусловила необходимость отказаться в некоторой части от их функциональной классификации, считаем необходимым выделить в отдельную группу периферийные устройства ПК как относительно самостоятельный элемент технического обеспечения управленческой деятельности. Прежде всего определим, что относится к данной группе технических средств. Нередко считают, что все, что соединено проводами с системным блоком как собственно вычислительным устройством, уже можно отнести к периферийным устройствам. Тогда в эту группу попадут и клавиатура, и монитор, и мышь. С нашей точки зрения, это не вполне корректно, так как пользователю работать на персональном компьютере без этих устройств невозможно. Поэтому к числу периферийных устройств мы отнесли те технические средства, которые, с одной стороны, напрямую связаны с персональным компьютером и не могут функционировать самостоятельно, а с другой стороны, не являются компонентами, необходимыми для работы пользователя на ПК. Периферийные устройства ПК не требуют специальной надстройки при подключении. Возможность их подключения и использования обусловлена программным обеспечением персонального компьютера, и автоматическая их настройка осуществляется с помощью соответствующих драйверов. Таким образом, к периферийным устройствам ПК относятся принтеры, сканеры, многофункциональные устройства, проекторы и звуковые колонки. В принципе сюда можно отнести также и микрофон и web-камеру, но на их описании мы вообще не будем останавливаться. 2.1.1 Печатные устройства К наиболее распространенным компьютерным печатающим устройствам относятся матричные, струйные и лазерные принтеры, плоттеры и графопостроители для печати чертежей и карт1. Однако нередко названные технические средства относят к числу средств тиражирования документов2. Мы же считаем необходимым дать их характеристику в этом пункте, поскольку принтер – это устройство для вывода результата работы по созданию документа на персональном компьютере на бумажный носитель. Все принтеры можно разделить на две группы: контактного и бесконтактного действия. В принтерах контактного действия, к каковым относятся матричные принтеры, нанесение изображения на бумагу производится при помощи красящей ленты. Вывод текста осуществляется специальной интегральной микросхемой. Эта микросхема получает коды символов, которые нужно вывести, и формирует блоки путем выдвижения соответствующих иголочек, закрепленных в печатающей головке. Такие блоки называют точечными матрицами. Матричные принтеры являются самыми простыми и дешевыми и продолжают использоваться там, где нет необходимости в высоком качестве печати. На струйных принтерах печать производится микрокапельками чернил, выбрасываемых через сопла печатающей головки. Принцип перемещения головки и бумаги тот же, что и в матричных принтерах. В зависимости от того, под воздействием какого фактора осуществляется выброс чернил из сопла, струйные принтеры делятся на пьезоэлектрические и пузырьковые. Лазерные принтеры обладают самым высоким уровнем основных характеристик печати, к числу которых относятся качество печати, ее скорость и цветность, надежность, формат и возможность автоматической подачи бумаги. Струйная и лазерная печать получили массовое применение в настоящий момент. Тем, кто на рабочем месте печатает или редко, или каждый день, но немного – по 10–50 страниц, рекомендуется приобрести универсальный струйный принтер. Подобные устройства не только дешевле лазерных, но даже и самые дешевые их модели могут печатать в цвете, и не только тексты и графики, но и фотографии, причем с качеством на уровне фотолабораторий. Основной недостаток струйных принтеров – сравнительно низкий ресурс картриджей. Если в описании указано, что чернил хватает на 200 страниц, это вовсе не означает, что можно напечатать такое количество фотографий формата А4. Данный ресурс указан для 5 %-го заполнения страницы – т. е. это текст, отпечатанный через полтора-два интервала. Несмотря на то, что струйные принтеры стоят дешевле лазерных, стоимость печати у них значительно выше, чем у лазерных. Поэтому лазерная печать значительно более выгодна, так как расходные материалыв пересчете на страницу здесь существенно дешевле. Однако следует заметить, что сам принтер дороже и выше расходы на его ремонт. 2.1.2. Устройства для сканирования изображений Если с помощью принтера документ выводится на бумажный носитель из ПК, то ввод информации с бумажного документа можно осуществить с помощью сканера. Сканеры – это оптико-механические электронные устройства, переводящие текстовые и графические документы в дискретные электрические сигналы, которые затем обрабатываются программами распознавания в компьютере. Сканер является тем устройством, которое позволяет перевести информацию с бумажного носителя в формат электронного документа. При этом изображение с бумажного носителя сразу переносится на экран монитора. Существует несколько разновидностей сканеров. Ручные сканеры, привлекающие своей доступной ценой и малыми габаритами, сегодня используются преимущественно для считывания штрих-кодов, ширина сканирования при этом небольшая – не более 10 см. В роликовых сканерах лист с изображением протягивается через сканер, как через факс. Они также имеют малые габариты и невысокую цену, но главным недостатком такого сканера является возможность сканирования только отдельных листов. Самыми распространенными считаются планшетные сканеры, имеющие высокое качество сканирования. Сканеры для офисного использования выпускаются многими фирмами. Наиболее известные производители этих устройств – HP, Epson, Genius, Canon, Agfa, Umax, Mustek и некоторые другие [10]. Как же все-таки из всего многообразия моделей выбрать сканер для офиса? Необходимо очень четко понимать, для какой конкретной цели планируется использовать сканер. Ведь от правильности выбора очень сильно будет зависеть его цена. Итак, если необходимо сканировать только текст для последующего его распознавания и редактирования в текстовом процессоре, то для этой цели подойдет абсолютно любой планшетный сканер. Для решения этой задачи подойдет сканер с оптическим разрешением 600 dpi (ниже уже не выпускаются). То, что сканер выбирается для сканирования текста, совсем не значит, что при помощи него нельзя будет отсканировать цветную картинку или фотографию. Однако в том случае, если важно качество сканирования цветной графики, задача по выбору сканера усложняется и следует обратить внимание на некоторые другие характеристики сканера. Для использования отсканированного изображения на интернет-страничках или просмотра на экране монитора достаточно оптического разрешения 100 dpi. Поэтому для этого подойдет любой сканер. Если необходимо использовать отсканированное изображение в полиграфических целях без последующего увеличения (напечатать в мини-лаборатории или отослать в печатное издание), то для этого достаточно будет разрешения 300 dpi. В случае, если картинка сканируется для последующей распечатки ее на принтере, есть некая интересная особенность при выборе необходимого разрешения. Для распечатки цветного изображения используется чаще всего струйный цветной принтер, который имеет определенную разрешающую способность (например, 1400 dpi). Разрешение сканера требуется в три раза меньшее, чем разрешение используемого принтера (т. е. достаточно тех же 600 dpi). Дело в том, что для получения цветного изображения на струйном принтере используется краска трех основных цветов. И каждая точка определенного цвета получается путем смешения трех точек разных цветов и, фактически, разрешение полученного отпечатка получается в три раза меньше, чем разрешение принтера. Так что формула следующая: разрешение сканера равно разрешению принтера, деленному на три. В случае увеличения изображения перед его печатью разрешение сканера понадобится большее [10]. Применение сканеров имеет широкий диапазон и находится в постоянном развитии. В частности, их можно использовать в настольных издательских системах, системах обработки документов, автоматизированного проектирования, передачи информации. 2.1.3. Многофункциональные устройства Название данного вида технических средств говорит само за себя и, что немаловажно, отражает современную тенденцию их развития, связанную с возможностью совмещения различных функций в работе с документами в одном техническом средстве, связанном с персональным компьютером. В чем же преимущества многофункциональных устройств (МФУ) перед набором отдельных периферийных устройств? Во-первых, покупая одно устройство, можно использовать функции трех-четырех разных. Ни у одного из периферийных устройств нет объединения такого количества функций, как у МФУ. При неисправности различных устройств нужно обращаться в разные сервисные компании, а при использовании МФУ такая проблема решается гораздо проще – необходимо обратиться всего лишь в один сервисный центр. Основной целью при создании МФУ являлась возможность экономить время, деньги и пространство в помещении. Дешевле с точки зрения как стоимости, так и расходных материалов будет приобрести одно МФУ, чем несколько различных аппаратов. Сервисное обслуживание при использовании МФУ также обойдется значительно дешевле. Набор из специализированных устройств – копира, принтера, сканера и факса – имеет несколько функциональных узлов, которые дублируют друг друга. Исключается дублирование функциональных механизмов, используются единый корпус, общие блок питания и механизм подачи и вывода материалов, поэтому МФУ оказывается лишь на 10–20 % дороже самого дорогого из этих специализированных устройств, хотя по функциональности потребитель получает четырехкратное преимущество. Наличие программного обеспечения только одного производителя не приведет к возникновению проблем при инсталляции МФУ в компьютерную сеть. Основными производителями МФУ являются Brother, Canon, Epson, HP, Lexmark и Xerox [10]. Рассмотрим, по каким критериям можно выбрать МФУ для коллективного офисного применения. Для офиса возможность цветной печати бывает не так важна, в этом случае на первый план выходят качество и экономичность монохромной печати. Главным параметром при выборе офисной машины является производительность, которая измеряется в количестве страниц в месяц. Если объемы печати большие, то недорогое МФУ очень быстро выйдет из строя и расходы на ремонт превысят экономию от покупки менее производительного устройства. В этом случае целесообразно приобрести более дорогое МФУ на базе цифрового копира. Немаловажное значение имеет и количество функций – встроенный факс, сортировщики бумаги и т. п. Возможность приема и отправки факса может как быть встроенной, так и докупаться в качестве дополнительной платы. Все больше распространение получает интернет-факс, который можно подключить к Интернету, и принимать либо отправлять факсы не по телефонным линиям, а по сети Интернет. При этом качество передачи гарантировано – ведь вся информация передается в цифровой форме и ее неизменность гарантируется устройством протоколов Интернета. При наличии широкой сети партнеров и удаленных филиалов использование такого устройства позволит значительно экономить на услугах междугородной и международной связи. При покупке высокопроизводительного МФУ стоит также помнить, что рано или поздно придется обратиться к услугам сервисных инженеров. От качества сервисной поддержки во многом зависят хорошая работа и срок жизни МФУ. Лучше обратиться за сервисным обслуживанием к дилерам. Часто таким обслуживанием занимаются фирмы, продающие МФУ. При покупке офисного МФУ следует выяснить возможность его работы в локальной сети. Некоторые МФУ можно непосредственно подключать к сети Интранет. Другие модели превращаются в сетевые при помощи специальных сетевых карт, приобретаемых отдельно. Как правило, покупка модели с возможностью работы по сети обходится дешевле, чем покупка МФУ и сетевой платы по отдельности, поэтому стоит задуматься о необходимости этой функции до покупки. Существенное значение при выборе имеет наличие опций для работы с бумагой. К ним можно отнести автоподатчики бумаги, которые бывают реверсивными (подают бумагу поочередно обеими сторонами) и нереверсивными. Значительно облегчают работы сортеры, позволяющие распределять распечатанные экземпляры по разным лоткам. При большом объеме работ ручная сортировка занимает много времени и сил. При значительных объемах сканирования будет крайне полезным наличие дуплекса, позволяющего сканировать лист с обеих сторон. Современные МФУ представляют собой весьма сложные устройства с массой разнообразных возможностей. Для управления всем этим многообразием функций желательно, чтобы меню, надписи на аппарате и руководство пользователя были на русском языке. Обычно при выборе сначала определяются с имеющейся суммой денег и выбирают из моделей одной ценовой категории. В случае с МФУ такой подход не совсем оправдан. Экономия при покупке может обернуться существенными расходами при эксплуатации, и просто сравнить ресурсы картриджей и их цену недостаточно. У серьезных офисных машин в категорию расходных материалов попадают и запасные части, требующие периодической замены, причем для каждого МФУ этот список будет своим (производители обычно указывают перечень расходных материалов и их ресурс в описании модели). Все МФУ, особенно формата А3, нуждаются в периодическом техническом обслуживании, поэтому необходимо заранее узнать его стоимость. 2.1.4. Другие устройства отображения информации Монитор, являясь основным средством отображения информации, позволяет воспроизводить ту информацию, которая может быть воспринята пользователем визуально. В то же время коммуникационные возможности современного персонального компьютера в ряде случаев могут потребовать и звукового воспроизведения информации. Не случайно звуковая карта является непременным компонентом системного блока персонального компьютера. Для воспроизведения звукового ряда необходимы акустические колонки, которые, так же, как и монитор, через соответствующие интерфейсы подключены к системному блоку. Прежде чем сказать несколько слов относительно колонок персонального компьютера, следует отметить, что в монитор могут быть встроены динамики (как в телевизоре) и для офисного компьютера этого вполне достаточно. Однако, чтобы получить лучшее звучание, можно использовать колонки, представляющие собой систему из двух динамиков, с регулятором громкости и разъемами для подключения наушников и микрофона. Такая система будет иметь условное обозначение «2.0», что означает две колонки (2) и отсутствие сабвуфера (0), который необходим для воспроизведения звуков самых низких частот [8]. В последнее время еще одним техническим средством отображения информации является проектор. Он активно используется в том случае, когда необходимо представить визуальную информацию в графической или иной наглядной форме для большого количества людей в помещении, в котором отсутствуют стационарные персональные компьютеры. Проектор с успехом может использоваться на совещаниях, презентациях, при чтении докладов руководителями высшего звена и в работе группы специалистов. 2.1.5. Средства хранения и передачи цифровой информации Оперативное хранение электронного документа обеспечивает жесткий диск, или винчестер персонального компьютера, который служит для долговременного хранения и использования документов. К его неизменным достоинствам относятся чрезвычайно большая емкость, простота и надежность использования, возможность обращаться к нескольким файлам одновременно, высокая скорость доступа. Необходимость транспортировки информации, содержащейся на жестких дисках персональных компьютеров, обусловила появление съемных накопителей. К ним относятся оптические диски, USB-накопители на флеш-памяти. Достаточно надежным, современным и удобным средством для переноса и хранения электронных документов являются оптические носители. У них сравнительно большой объем и высокая скорость чтения-записи. В эту группу входят так называемые диски-носители CD-R и CD-RW (емкость 700 Мб), DVD-R (емкость 4,7– 9 Гб), DVD-RW (емкость 4,7 Гб). Сами устройства для чтения информации есть практически в каждом компьютере. Для чтения CD-R и CD-RW – это CD-ROM, а для DVD-R и DVD-RW – это DVD-ROM (R в названии носителя говорит о том, что диск может быть записан только один раз; RW означает, что носитель перезаписываемый) [6]. Большой недостаток оптических носителей в том, что редактировать файл на оптическом носителе невозможно. Тем не менее, оптические носители весьма удобны и сравнительно дешевы. С их помощью можно не только записывать информацию, которую следует перенести куда-либо оперативно, но и выполнять резервное копирование. При малых физических размерах они обладают высокой информационной емкостью; считывание информации с CD происходит с высокой скоростью, сравнимой со скоростью работы винчестера, они почти не изнашиваются и на них невозможно случайно стереть информацию. Дальнейшее развитие средств сохранения и транспортировки электронных документов привело к возникновению USB-накопителей на флеш-памяти (USB Flash Drive). Большое достоинство этого устройства в том, что операционная система опознает его как съемный накопитель и работать с файлами на нем можно, как и на жестком диске. Кроме того, это самый компактный накопитель. Современные устройства имеют очень малые размеры, причем есть модели с защитой от ударов и попадания влаги. Но, несмотря на надежность, возможна потеря данных при неправильном извлечении флешки. Поэтому перед выходом нужно программно отключить ее в свойствах операционной системы. Потребности в хранении и транспортировке все больших массивов информации привели к появлению внешних жестких дисков. Эти устройства подключаются к компьютеру через интерфейсы USB, eSATA или IEEE-1394. Они сочетают в себе достоинства обычных жестких дисков и сменных накопителей. При достаточно большом объеме (40 Гб – 1 Тб) и высокой производительности внешние жесткие диски удобно переносить и легко выполнять оперативное подключение [7]. Внешний жесткий диск может быть незаменим для переноса больших объемов информации, которые сложно записать на другие носители. В то же время в стационарном состоянии, когда никуда не нужно ничего носить, его можно использовать как обычный жесткий диск. Но и здесь также могут возникать проблемы совместимости со старыми системами. Если же говорить не о физическом переносе материальных носителей информации, а о передаче информации в электронном виде, то нам необходимо остановиться на возможностях электронной почты или облачных местах хранения. Электронная почта (англ. е-mail, от electronic mail) – это технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма» или «электронные письма») по распределенной компьютерной сети (в том числе Интернету). Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя термины «почта», «письмо», «вложение», «ящик», «доставка» и др. Достоинства электронной почты следующие: - легко воспринимаемые и запоминаемые человеком адреса вида «имя_пользователя@имя_домена»; - возможность передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; независимость серверов (в общем случае они обращаются друг к другу непосредственно); - достаточно высокая надежность доставки сообщения; простота использования человеком и программами. К недостаткам электронной почты можно отнести наличие такого явления, как: - спам (массовые рекламные и вирусные рассылки); - теоретическую невозможность гарантированной доставки конкретного письма; -возможные задержки доставки сообщения; ограничения размера одного сообщения и общего размера сообщений в почтовом ящике (персональные для пользователей). Телефонные линии не позволяют передавать дискретный цифровой сигнал, необходимы специальные устройства, преобразующие цифровой сигнал в аналоговый, который уже можно передавать по телефонным линиям. Эти устройства, выполняющие модуляцию и демодуляцию передаваемого сигнала, называются модемами. Основной информационный поток в системе электронной почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся в одном учреждении. Это дает возможность объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко сократить бумажный документооборот. К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. В целом организационная техника управления составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к принятию неверных решений ввиду отсутствия необходимой информации и другим отрицательным последствиям. 2.2 Передача недокументированной информации В средствах передачи недокументированной информации не предусматривается обязательная регистрация информации на документ ни у передающего, ни у принимающего абонента, хотя при желании такая регистрация может быть выполнена с привлечением дополнительных технических средств.  Рис. 3. Классификация систем административно-управленческой связи [10] С документированием информации при приеме обязательное документирование информации на передающем конце не предусматривается. Информация передается непосредственно от автоматических датчиков, счетчиков, установленных на алогических агрегатах и другом производственном оборудовании, от полуавтоматических устройств ввода информации, пультов ввода и т. п. Регистрация сообщения на документ обязательна лишь у принимающего абонента. Телефонная связь – самый распространенный вид оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т. п. Удобство соединения и сервисные возможности телефона (а они во многом определяются офисной АТС) формируют первое впечатление о солидности фирмы, а это немаловажно. Таким образом, технические средства управления – это технические приспособления формирования, сбора, хранения и перемещения управленческой информации. Анализ системы технических средств на торговом предприятии «Hunter» – развивающийся магазин розничной торговли, специализирующий на продаже кожгалантереи. Более трех лет магазин ведет успешную деятельность и объемы продаж стабильно растут. В процессах управления магазина отсутствует автоматизация. В связи с этим возникают такие проблемы как: риск потери данных; документация в бумажном виде; высокая трудоемкость; разногласия в результатах подсчетов данных и остатков. Наличие подобной автоматизированной системы продажи даст возможность проанализировать динамику продаж, сроки реализации товара и, как следствие, более эффективно реализовать и автоматизировать процесс торговли, а также учет товара станет точнее: строгий контроль остатков предотвратит хищения среди персонала, позволит контролировать состояние товарных остатков и своевременно пополнять ассортимент. Для повышения эффективности деятельности за счет автоматизации процесса продаж требуется решить следующие задачи: анализ предметной области; анализ процесса продаж; разработка модели бизнес-процессов магазина. Деятельность магазина «Hunter» состоит из трёх основных процессов: закупка (В1); продажа (В2); управление (отчёты) (А1). Она представлена на рисунке 4 (см. приложение 2): Процесс «Закупка» является первым и основным процессом в деятельности магазина. Процесс закупок - это приобретение товаров крупными партиями, в большом количестве как на внешнем, так и на внутреннем рынках[10]. Основные функции процесса: составление плана продаж; формирование списка товаров; выбор поставщиков; создание заказа; оплата заказ; прием товара на склад; проверка качества товара; подача претензии поставщику в случае плохого качества товара. Определить успешно ли выполняется процесс можно по выполнению плана продаж. Автоматизирование процесса закупок позволит контролировать состояние товарных остатков и своевременно пополнять ассортимент. Процесс продажи - это этапы, преодолеваемые продавцом при продаже товара, именно отыскание и оценка потенциальных покупателей, предварительная подготовка к визиту, подход к клиенту, презентация и демонстрация товара, преодоление возражений, заключение сделки и доведение до конца работ по сделке, проверка результатов [10]. Основные функции процесса: составление плана продаж; формирование цены товара; выставление товара в зал; продажа товара; списание проданных товаров; внесение оплаты в кассу. Процесс продаж тесно связан с процессом закупок и с процессом управления (отчёты). В ходе анализа были выявлены две основные роли: пользователь (продавец), который ведет основную работу в системе; администратор, основной потребитель отчетов, создаваемых модулем и который может вносить изменения в конфигурацию. На рисунке 2 представлена диаграмма прецедентов модуля, отображающая основные пользовательские сценарии работы системы: Для повышения эффективности деятельности за счет автоматизации процесса продаж магазина «Hunter» были решены следующие задачи: проведен анализ предметной области; проведен анализ процесса продаж, закупок; разработана модель бизнес-процессов магазина; разработано техническое задание; разработаны диаграмма прецедентов и их спецификации. На основе проведенного анализа техническими средствами, используемыми в процессе управления деятельностью рассматриваемой компании, являются: Телефонная связь – используются стандартные мобильные устройства связи и стационарная телефония. Компьютерный комплекс – компьютер, МФУ и струйный принтер. Информация хранится в электронном и бумажном виде. Размещение электронной информации производится на локальном диске компьютера и DWD-дисках. Передача информации производится посредством электронной почты или USB-носителях. Таким образом, управление в организации основано на формировании, хранении и передаче документально-оформленной информации. |