1. Понятие и классификация технических средств управления 4 1Понятие технические средства управления 4
 Скачать 257.94 Kb.
|
|
Содержание Введение 2 1.Понятие и классификация технических средств управления 4 1.1Понятие «технические средства управления» 4 1.2Классификация и функциональное назначение технических средств управления 8 1.3Современные критерии отбора технических средств для различных отраслей деятельности компании 11 2.Анализ технических средств для управления торговой организацией 13 2.1 Периферийные устройства 13 2.1.1 Печатные устройства 14 2.1.2. Устройства для сканирования изображений 16 2.1.3. Многофункциональные устройства 18 2.1.4. Другие устройства отображения информации 21 2.1.5. Средства хранения и передачи цифровой информации 22 2.2 Передача недокументированной информации 25 3.Анализ системы технических средств на торговом предприятии 27 Заключение 30 Список источников и литературы 31 Приложение 1 32 Введение В последнее десятилетие XX в. информационно-коммуникационные технологии и техника в управлении стали одним из важнейших факторов, влияющих на развитие экономики. Многие развитые и развивающиеся страны в полной мере осознали те колоссальные преимущества, которые несет с собой развитие и распространение информационно-коммуникационных технологий и техники. Ни у кого не вызывает сомнения тот факт, что движение к информационному обществу – это путь в будущее человеческой цивилизации. Особенностью компьютерных информационно-коммуникационных технологий является необходимость в неразрывно связанных друг с другом аппаратном и программном обеспечении. Совокупность аппаратного обеспечения персонального компьютера и другие связанные с ним устройства, обеспечивающие систему управления организации, сегодня можно считать современными техническими средствами управления. Развитие технического обеспечения управления и его информатизация в России носят межотраслевой характер. Во второй половине XIX и начале XX в. под влиянием бурного экономического развития, сопровождавшегося строительством фабрик, железных дорог и других сооружений, началось быстрое развитие документационной техники. Во второй половине XIX в. появляются такие способы документирования, как фотография, звукозапись, стенографирование. В этот же период происходят радикальные изменения в технике связи и, следовательно, в технике переписки. Телеграф и телефон, представляющие новые средства связи, обусловили появление новых разновидностей документов – телеграммы, телефонограммы. Целый ряд трудностей, имевшихся в области тиражирования документов, преодолевается изобретением множительных аппаратов – гектографов, шапирографов, ротаторов и др.; использованием для этих целей литографий и типографий. Много нового внесли в практику документирования пишущие машины. Появление и использование пишущих машин, промышленное производство которых началось с 1867 г., стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Помимо этого, в систему управления отдельных организаций внедрялись элементы механизированной обработки документов. Различные отметки на документах (о получении, регистрации, об исполнении и др.) делались с помощью механических нумераторов и штампов. На сегодняшний день развитие технических средств многообразно, что подтверждает актуальность углубленного их рассмотрения на основе организации определенной сферы деятельности. Предметом исследования являются – технические средства управления торговой организацией. Объектом исследования является – технические средства используемые для обеспечения управления процессом в торговой организации. Целью курсовой работы является – изучить систему технического управления деятельностью торговой организации. Задачи курсовой работы: Рассмотреть понятие и классификацию технических средств управления. Изучить специфику используемых технических средств в торговой организации. Провести анализ использования технических средств управления бизнес-процессами в торговой организации. Методы исследования, используемые в работе – аналитическая обработка теоретического и практического материала, систематизация материала. Для написания курсовой работы использовались научные и публицистические труды современных авторов. Понятие и классификация технических средств управления Понятие «технические средства управления» Современные тенденции развития системы управления, связанные с появлением новых моделей организационных структур, основанных на широких коммуникативных возможностях персонального компьютера, являются основой для системных изменений как в сфере организации документационного обеспечения управления, так и в его техническом обеспечении. Происходят серьезные преобразования в идеологическом, организационном и техническом плане, причем этот процесс является взаимозависимым: с одной стороны, технические средства позволили автоматизировать многие функции документационного обеспечения управления, с другой – развитие автоматизации предъявляет новые требования к техническим средствам. Такое взаимозависимое развитие неизбежно ведет к стремительному развитию автоматизированных систем документационного обеспечения управления и архивного дела и постоянному усовершенствованию технических средств, связанных с персональным компьютером как основой автоматизации. Техническое обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений, поэтому организациям очень важно совершенствовать технические решения в сфере организации оперативной работы с документами и их архивного хранения. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности технического обеспечения управления становится все более актуальным. Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свои функции. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и ухудшается способность организации поддерживать внешние контакты. Исходя из этих проблем, руководство принимает решения о совершенствовании технического обеспечения управления. Одним из таких решений является автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ – автоматизированное рабочее место): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий, отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Сегодня подобный подход сохраняется в основном на малых предприятиях, где работают несколько человек, каждый из которых выполняет свой набор функций. К техническим средствам управления в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, словом, все, без чего не может обойтись современный офис. Традиционно понятие технических средств управления находится в тесной взаимосвязи с понятием оргтехники. При этом под управленческой организационной техникой (оргтехникой) понимают технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Классификация видов этих работ определяла традиционную классификацию технических средств, предполагающую выделение простых приспособлений и инструментов, механических и автоматических устройств. Однако более содержательной является функциональная группировка, отражающая целевое назначение технических средств. В этом отношении можно выделить средства: - организационной техники; - коммуникационной техники; - вычислительной (компьютерной) техники [8]. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям. Средства оргтехники для управления организацией могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональные компьютеры, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, многофункциональные устройства, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, ризограф, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, пневмопочту и др [7]. В более узком смысле под техническими средствами управления традиционно понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Применение средств оргтехники в практике работы служб документационного обеспечения управления связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации. При этом в сферу обработки поступает текстовая часть документа (структура текста, стиль языка, расчетные формулы и таблицы) и его внешняя физическая форма (расположение реквизитов, способ нанесения информации, размеры и качество носителя и т. д.). Функциональная классификация технических средств, принципы которой были заложены еще в 70-е гг. прошлого века, основана на том, что отдельные функции в сфере документационного обеспечения управления осуществлялись с помощью различных технических средств. Как мы уже упоминали выше, в классификатор продукции был включен подкласс «Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда» [4]. Основные группы технических средств, определенные в этом классификаторе по функциональному принципу, до конца 90-х гг. прошлого века с небольшими изменениями использовались в классификационных схемах разных авторов. Данная функциональная классификация представлена на рис. 1 (см. Приложение 1). Классификация и функциональное назначение технических средств управления Основными группами средств техники для работы с документами на традиционных бумажных носителях являются: 1) средства составления и изготовления документов: персональный компьютер, пишущие машины, многофункциональные устройства, печатающие устройства персональных компьютеров и специализированные программные продукты для ПК; 2) средства копирования и тиражирования, средства репрографии и оперативной полиграфии: для фото- и диазокопирования, электрографического и термографического копирования; машины электронно-искрового и ризографического копирования (дупликаторы); средства для микрографии; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати; 3) средства послепечатной обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы) и др.; 4) средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки, шкафы, стеллажи, тележки, пневмопочта и др.; 5) средства передачи информации и электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации, электронная почта; 6) другие средства оргтехники: сканеры, компьютерные аксессуары. Последняя функциональная классификация технических средств управления приведена в работе И. К. Корнеева «Технические средства управления» [6]. Примечательно, что авторы включают в функциональную структуру технических средств компьютерную технику, но при классификации средств организационной техники включают в нее персональный компьютер и особенно считают необоснованным «включение в состав средств оргтехники специализированных программных продуктов для персональных компьютеров, поскольку они представляют со-бой комплексы инструкций и операций, выполняемых ЭВМ». Основу функциональной классификации составляют средства создания документов, которые в принципе отделены от других технических средств, обеспечивающих функции тиражирования, хранения, передачи и оформления документов. Не случайно в основе ее в качестве первоначального средства создания документа указана пишущая машинка. Действительно, пишущие машинки до недавнего времени еще применялись для изготовления документов из-за относительно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами, особенно в сфере конфиденциального делопроизводства. Пишущую машинку неуклонно вытеснил компьютер в комплекте с принтером. Однако единственное преимущество механической пишущей машинки по сравнению с ПК остается неоспоримым – ни один компьютер не может работать без электричества или подзарядки. Механические печатные машинки не нуждаются в электрической розетке. Для офиса, правда, это не является решающим фактором, потому даже в сфере конфиденциального делопроизводства печатные машинки начинают заменяться персональными компьютерами, у которых отсутствует доступ в Интернет и возможность включения их в локальную сеть. В этом случае компьютер выполняет функцию только печатающего устройства. Любая классификация, построенная на основе функционального разделения средств оргтехники, является ограниченной, поскольку персональный компьютер позволяет объединить в одном устройстве функции создания, редактирования, хранения и передачи документа. Попытка дополнить функциональную классификацию технических средств, обеспечивающих управление на основе бумажных документов, элементами, обусловленными расширяющимися возможностями использования компьютерной техники, порождает некоторые несоответствия. Учитывая то обстоятельство, что независимо от формы документооборота (смешанной или электронной, так как сегодня ни в одной организации нельзя встретить в полной мере бумажный документооборот) основой его создания является персональный компьютер, с нашей точки зрения уместна несколько иная классификационная модель, объединяющая в себе функциональный и элементный принцип (рис. 2 см. Приложение 1). Основу технического обеспечения системы управления организации составляет комплекс технических средств (KTС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств малой оргтехники. Основой построения данного комплекса является персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, возможности использования которого обусловлены техническими характеристиками аппаратной составляющей ПК. Решить задачи управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет именно КТС [8]. Эффективность функционирования системы управления при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала, так и (что значительно важнее) за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации. В связи с этим эффект применения КТС в системе управления должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением численности персонала), а улучшением экономических показателей работы организации в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления. Современные критерии отбора технических средств для различных отраслей деятельности компании Исходными данными для выбора технических средств являются прежде всего характеристики задач, предназначенных для решения с помощью этих средств, характеристики технологического процесса обработки информации, технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС системы управления. Помимо этого при выборе оборудования должны учитываться носители входной и выходной информации и ее объем, объемы вычислительных работ, сроки выполнения работ по решению задач управления, а также формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям. Поскольку основой построения комплекса технических средств является персональный компьютер, остановимся в первую очередь на данном устройстве. Собственно, все современные информационные и коммуникационные характеристики ПК стали возможны только благодаря уникальному принципу его построения. Персональный компьютер – это сложное комплексное техническое устройство, основанное на модульном принципе внутренней организации. Дело в том, что характеристики ПК обусловлены характеристиками его структурных модулей и наибольшее значение имеет не набор самых современных модулей с новейшими показателями, а набор модулей, обладающих сбалансированными и оптимальными показателями для решения оперативных и стратегических управленческих задач. Таким образом, имеет значение соответствие технических характеристик одного модуля (устройства) ПК другому. Поскольку основой для формирования автоматизированного рабочего места является персональный компьютер, основной задачей при выборе периферийных технических устройств и оборудования является обеспечение их технической совместимости с ПК и возможность подключения новых устройств. При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования. Материалы анализа технического обеспечения системы управления, а также данные об использовании технических средств являются исходной базой для составления задания на проектирование технического оснащения службы. Проектные решения должны обеспечивать рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях; улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ; соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне отдельного подразделения и в рамках системы управления организации в целом; комплексное использование технических средств при реализации подразделениями своих функций и отдельных работ; экономичность эксплуатации средств технического оснащения. Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения системы управления является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования системы управления. Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в организации следующие: 1) определение видов работ, которые необходимо выполнять с применением технических средств или автоматизировать; 2) установление требований, предъявляемых к техническим средствам; обоснование состава показателей, характеризующих эти требования; 3) формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи; 4) определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня; 5) выбор метода сравнения технических средств; 6) проведение сравнительного анализа технических средств; 7) обоснование рекомендаций по выбору оптимального состава эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям; 8) принятие решения о приобретении выбранных технических средств [8]. Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в системе управления, осуществляется, как правило, с помощью различных справочников и каталогов. Однако широкий ассортимент средств оргтехники в современных условиях предполагает четкое определение основных параметров, в соответствии с которыми будет осуществлен выбор. |