Тайм-менеджмент. 1. Сущность и определение понятия таймменеджмент. Целеполагание Вопрос Понятие и сущность таймменеджмента
 Скачать 337.58 Kb.
|
|
Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей. Говоря о важности организации времени в Теме 1, мы отмечали, что одной из главных характеристик времени как ресурса является его невосполнимость. Именно поэтому время часто называют редким ресурсом: время есть у каждого человека, но далеко не каждый умеет им управлять и грамотно распоряжаться. Все у нас … чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимет. Сенека Кто или что ворует наше время? Древние греки называли поглотителей времени хронофагами.
Вот примерный список поглотителей времени. Прочитайте его внимательно, здесь может отыскаться и та причина, по которой вам иногда не хватает времени. Поглотители времени: 1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытки слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие представления о предстоящих задачах. 5. Неправильное планирование дня. 6. Заваленный письменный стол. 7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы. 8. Дорога. 9. Недостаток мотивации. 10. Телефонные звонки, отрывающие от дела. 11. Поиски записей, адресов, телефонов. 12. Недостаток кооперации. 13. Незапланированные посетители. 14. Неспособность сказать «нет». 15. Наличие неполной или запоздалой информации. 16. Отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на чай, кофе). 17. Неумение довести дело до конца. 18. Отвлечение на внешние факторы. 19. Затяжные совещания, собрания. 20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам. 21. Просмотр телевизора, фильмов. 22. Разговоры на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром откладывания. 26. Желание знать все факты. 27. Длительное ожидание (очереди). 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие). 30. Недостаточный контроль над делегированием. 31. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие. Часть этих хронофагов обусловлена внешними обстоятельствами, с которыми трудно что-либо сделать (например, пробки на дорогах, внезапное отключение электричества и т.д.). Вторая часть поглотителей времени часто связана с действиями других людей (например, нечетко поставленная руководителем задача, внезапные посетители, незапланированные звонки и др.) или с организацией процессов деятельности (долгие совещания, непродуктивные собрания и т.д.). К сожалению, достаточно часто ворами времени являемся мы сами. Теряя минуты, часы, дни, мы обкрадываем сами себя, свою жизнь, хотя не всегда это осознаем и замечаем. ! Таким образом, исходя из возможностей контроля над поглотителями времени, можно определить следующие группы хронофагов. Внешние обстоятельства – поглотители времени, находящиеся вне зоны нашего личного контроля. К ним могут быть отнесены любые форс-мажоры, дорожные пробки, очереди, неэффективно выстроенные бизнес-процессы и т.д. Напрямую на них повлиять практически невозможно. Однако в этом случае необходимо подумать, как защитить свое время от потерь. Например, попав в пробку, можно использовать это время на чтение, разбор почты, исходящие звонки и т.д. Неэффективная организация процессов – поглотители времени, которые частично находятся в зоне нашего контроля и воздействия. Мы не можем полностью избавиться от незапланированных звонков или электронных писем, повлиять сразу и на всех адресатов, но имеем возможность так организовать свою деятельность, чтобы оградить собственное время от потерь. Попробуйте установить правила взаимодействия, которые помогут решить эту задачу. Например, руководитель отдела небольшой компании может объявить время с 13.00 до 14.00 часом открытых дверей, когда его могут посетить все желающие, а в остальное время принимать только по предварительной записи. Таким образом он оградит свое время от внезапных порывов, подчиненных ворваться с любым вопросом в любое удобное для них время. Возможно, подобные меры не позволят полностью справиться с системной проблемой, но помогут использовать свое время более эффективно. Постепенно эти правила примутся окружающими, что облегчит задачу минимизации потерь времени. Личные хронофаги – поглотители времени, которые находятся в зоне нашего полного контроля, следовательно, мы можем на них воздействовать. Необходимо только выйти из компьютерной игры или выключить телевизор, сократить время телефонных разговоров или не отвлекаться на чаты, когда пишешь реферат, и т.д. ! По характеру «расхищения» времени, поглотители могут быть разделены на 4 основных вида. Ожидания и опоздания. Своеобразные «черные дыры» времени, в которые утекает наше время (в очередях, пробках, в ожидании принятия решения или ответного письма и т.д.). Нужно использовать это время как неожиданно возникший резерв. Опаздывая сдать свою часть работы в срок, один человек может поставить под угрозу своевременное выполнение всей работы команды. Также этот хронофаг тесно связан с ожиданиями: если один опаздывает, другие вынуждены ждать. Таким образом один поглотитель времени порождает второй. Опоздания – один из самых опасных поглотителей времени, так как многие воспринимают их как нечто незначительное. Но опоздание на важные переговоры или презентацию могут привести к неприятным последствиям: срыву контракта, проигранной конкурентам борьбе за выгодного клиента. Слишком высокая цена за опоздание на 5 минут. Прерывания. Внезапные звонки, посещения и др. Кто-то отвлек вас вопросом – и вот уже утекают драгоценные минуты. Это внешние поглотители, но на них можно влиять, поэтому регламентируем свои взаимоотношения с окружающими, устанавливая правила взаимодействия. Отвлечения. Похожи на прерывания, только в данном случае мы отвлекаемся сами: зашли в Интернете для поиска материала для проекта, но для начала решили проверить почту и увлеклись перепиской. Открыли нужный сайт, на глаза попался красивый баннер или интересная новость, которые невозможно не посмотреть. В итоге несколько потраченных впустую часов, переизбыток ненужной информации. Поглотители отвлечения лежат в зоне нашего полного контроля, и никто не мешает избавиться от них полностью, поэтому виноват в подобных ситуациях только сам человек, бесцельно потративший свое время вместо того, чтобы искать необходимые сведения. Откладывание на «потом». Привычка откладывать все на последний момент имеет свое название – прокрастинация. Причины этого явления могут быть различными: · страшно браться за предстоящее дело, так как оно сложное; · непонятно, с чего начать, поэтому откладываем до последнего момента; · недооценка ресурса времени: кажется, что все успеем даже в самый последний момент, но в результате времени не хватает; · недооценка сложности задачи: на первый взгляд задача показалась легкой, отложили ее решение на «потом», кода приступили к выполнению, оказалось, что и задача сложнее, и ресурсов не хватает, и сроки поджимают. Вопрос 2. Определение понятия, суть и задачи хронометража. Прежде чем начать борьбу за сохранение своего времени, необходимо четко определить, в чем именно заключаются наши хронофаги: «Врага надо знать в лицо». Для этого необходимо заглянуть в зеркало, показывающее наши расходы времени. В тайм-менеджменте таким зеркалом является хронометраж.
Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Хронометраж помогает решить следующие задачи: · определить, на что тратится время; · изыскать первые резервы времени; · выработать чувство эффективности, чувство времени. В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для планирования. В отечественном тайм-менеджменте подход к хронометражу несколько иной: хронометраж становится мощным инструментом выработки чувства времени и, как следствие, мышления, направленного на эффективность. Вопрос 3. Техника полного хронометража. Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов. Шаг 1. Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету расходов времени в течение дня (листочки и стикеры лучше не использовать, так как они имеют тенденцию теряться). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.  Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1).  Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2). Из данных комментариев сразу становится видно, где «прячется» поглотитель времени (вместо внесения необходимых данных – общение в чате). Комментарии помогают четко определить поглотителей времени, установить, в какой зоне контроля они находятся и, следовательно, выбрать оптимальные способы минимизации расходов времени на непродуктивные процессы. Шаг 2. Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут являться: · любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени; · любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени; · любое желаемое действие, до которого «не доходят руки»; · любое ресурсное занятие (дело для души), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое совершенно нет времени. Таким образом, любая цель может быть переформулирована и стать показателем для хронометража. Примеры:
Шаг 3.  На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы). Например, с помощью данного графика отслеживаем динамику такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что, если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа (120мин.), то к концу первой недели ведения хронометража сократилось до 45 минут. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 час 15 минут (75 мин.).  Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя. Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, что и в предыдущем случае (просмотр телевизора), и в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом: Из графика видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 минут, а на просмотр телевизионных программ – 120–80 минут, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 минут, а высвобожденные резервы времени (1час 15 минут) были использованы для изучения языка. Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты. Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить представление о личной эффективности в области управления временем для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего проводить вечером, имея все данные за день. Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на группы: · Поглотители времени (неэффективно использованное время). · Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время). · Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности. Выявите действия, которые являются хронофагами, отметьте их в хронокарте. Сравните хронокарты за несколько дней: отметьте, какие из хронофагов встречаются постоянно, а какие – появляются эпизодически. Отметьте количество времени в день, «украденное» различными поглотителями времени. Это поможет определить поглотителя времени, с которого стоит начать борьбу за свое время. Подсчитайте количество времени в день, израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды не учитываем). Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на что уходит ваша жизнь. Сравните полученные данные расходов времени в течение дня (дней) с целями из вашей стратегической картонки и ценностями из мемуарника (см. задание №2 предыдущей темы). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и оперативной деятельности вашим стратегическим планам. Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время, например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные прерывания или отвлечение во время работы с базой данных). ! Хронометраж, как основа управления личным временем: · Позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий. · Вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни. · Не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам». · Вырабатывает эффективность мышления, что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств. · Способствует выработке независимости в суждениях, позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них. ! Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь». Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, кажется, что времени на все не хватает. В панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а не можем понять, куда ушло время? Почему же бывает так трудно составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый точный и детальный план.  Спланируйте следующие задачи:  Уместились ли все задачи в один день? Какой получилась продолжительность рабочего дня? Учитывали ли вы продолжительность выполнения некоторых задач? Совещание длится какое-то время (и в это время невозможно выполнять другие задачи), встреча с потенциальным поставщиком требует временных затрат на дорогу в оба конца. Не получилось ли накладок в вашем плане, наложений одной задачи на другую? … Прошло некоторое время, появилась необходимость внести коррективы в план. Попробуйте сделать это. Как сказались изменения на плане? Когда вы вносили изменения в план, возникало ли у вас желание часть задач перенести на другой день? Возникали ли сомнения, что все перечисленные задачи можно записать под конкретное время? Давайте вернемся к теории и посмотрим, как можно повысить эффективность планирования. Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени. – Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный. – Когда встречу преподавателя, необходимо узнать о времени консультации по диплому. – Буду на кафедре, надо уточнить время и место проведения научной конференции. Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминание в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени. ! Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. «Кайросы», удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностьювремени. Речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Вопрос 2. Два типа задач. Все дела и задачи, привязанные к конкретному времени (хронос), называются жесткими.
С понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими.
Выполните задание. Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По предложенному образцу сделайте сетку времени в документе Word, внесите в нее из списка только жесткие задачи.
Список задач:
Вопрос 3. Определение понятия контекст. Обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела, решения задачи, называются контекстами.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Вопрос 4. Основные типы контекстов. ! Все контексты условно можно разделить на четыре типа: 1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д. 2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я увижу преподавателя», «когда зайдет приятель». 3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня обстоятельства Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у начальника будет хорошее настроение». 4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда я почувствую в себе силы» и т.д. ! Выполните задание, скопировав условия в документ Word. Определите, к какому типу контекстов можно отнести условия следующих гибких задач? 1. Если на выходные будет солнце, будем полоть морковку; если – дождь, устроим уборку в доме. 2. Если совет директоров будет в полном составе, принять решение по бюджету нового проекта. Надо будет купить новый аудиокурс по риторике по дороге с работы. 3. Если наш партнер приедет на выставку, обсудить с ним новые условия. 4. Когда будет прилив вдохновения, надо сделать новые слайды для презентации. 5. Примут изменения в таможенное законодательство – внести поправки в условия контракта. 6. Когда буду в командировке в Санкт-Петербурге, сходить в Эрмитаж. 7. Когда трудно настроиться на творческую работу – почищу папку «Входящие». М – контекст места; Вн – внутренние обстоятельства; В – внешние обстоятельтва; Ч  – человек / группа людей. Работая над собственным планом, важно выделять наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно использовать те возможности, которые они открывают. Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. Решить эту задачу помогает контекстное планирование. Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование».
Контекстное планирование учитывает не столько временные рамки, сколько наличие определенных условий, благоприятных для решения конкретной задачи. Использование техники контекстного планирования способно увеличить гибкость реагирования, что чрезвычайно важно в ситуациях неопределенности, так как повышает эффективность деятельности человека (максимум результата при минимуме усилий). При этом сохраняется возможность быстро корректировать планы в случае необходимости. Важно, что это происходит без потери информации о делах и задачах, о которых можно забыть и с удивлением вспомнить об их существовании в самый последний момент, когда предпринимать меры уже поздно. Контекстное планирование дает представление обо всей совокупности дел и задач, жестко не привязанных к конкретному времени, позволяет выстраивать общую картину необходимых действий по их реализации, приучает мыслить эффективно, видеть и использовать возможности для решения задач, выполнения дел, а в конечном итоге – для достижения своих целей. Вопрос 6. Техника контекстного планирования. Техника контекстного планирования состоит из трех шагов: 1. Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5–9). 2. Составление списка задач под каждый контекст. 3. При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач. Шаг 1. Определите для себя те контексты, которые чаще всего повторяются, наиболее характерны для вашей жизни в настоящий момент. Например, для менеджера отдела продаж, обучающегося на вечернем отделении, могут быть характерны такие контексты, как: «Офис», «Руководитель», «Клиенты», «Институт» и др. Конечно, не стоит забывать о том, что менеджер в первую очередь человек: у него есть «Дом», «Семья», «Друзья», периодически случается «Отпуск», какое-то количество времени он проводит в «Дороге». И этим условиям тоже соответствуют определенные задачи, которые уместно решать при наступлении подходящего контекста. Шаг 2. Выполняется в два этапа: сначала составляется список всех гибких задач, а затем задачи разбиваются на тематические группы и записываются в нужный раздел (контекст). Таким образом происходит систематизация общего списка по разделам (контекстам). Шаг 3. При наступлении или приближении того или иного контекста просматриваются задачи соответствующего раздела. Так можно минимизировать затраты усилий и времени на поиск нужной задачи: если выделено 5 контекстов, в каждом из которых записано по 4–7 различных гибких задач, просмотреть список из четырех или семи задач легче, чем лихорадочно искать нужную запись в неструктурированном списке из 20–30 пунктов. При этом значительно снижается риск потери нужной информации о предстоящих делах и задачах, что существенно увеличивает эффективность самоорганизации. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку. Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования. К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся: · ежедневник; · стикеры, закладки для гибких задач; · доски контекстного планирования. Система контекстного планирования может быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты так, как это делается в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим контекстам, в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел. Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом не нужно постоянно переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку. Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, который особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника – это тоже доски планирования. Использование данного инструмента планирования позволяет связать несколько контекстов. В качестве инструмента планирования также довольно часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного планирования во многих компаниях. Смартфоны, КПК и другие средства автоматизации планирования также могут быть выбраны в качестве инструментов. Важен не носитель, которым мы пользуемся, а применение техники эффективного планирования, методика использования контекстов. Инструмент же каждый выбирает для себя, исходя из своих привычек и предпочтений. Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые. Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день. Планируя свой день, мы учитываем два типа задач: · Жесткие – привязанные к определенному времени. · Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств). Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач – бюджетируемых. ! Бюджетируемые задачи – крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения. Выполните задание. Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка). 1. Подписать документы для заключения договора. 2. Подать заявку в тех. отдел. 3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта. 4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать. 5. Оплатить мобильный. 6. Заказать авиабилеты. 7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком. 8. Закончить недельный отчет. 9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта. 10. Сдать недельный отчет. 11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве. 12. Подобрать статистику для отчета. Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа. При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день. ! Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника: 1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства. 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач). 4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день. Выполните задание. Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).
Список задач: 1. Подписать документы для заключения договора. 2. 15.10 -16.20 провести презентацию у клиента. 3. Оплатить мобильный. 4. Купить новый ежедневник. 5. Заказать авиабилеты. 6. Подать заявку в тех. отдел. a. 9.00 – 9.15 – планерка. 7. Закончить недельный отчет. 8. Сдать недельный отчет. 9. Подобрать статистику для отчета. 10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта. 11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать. 12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком. 13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом. 14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00. 15. Проверить правильность реквизитов. 16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00. Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой. |