Тайм-менеджмент. Литература по теме. Практические задания. Тема Хронометраж как персональная система учета времени Вопрос Поглотители времени определение понятия, основные виды поглотителей
 Скачать 2.99 Mb.
|
|
29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 1/53 Кафедра Тайм-менеджмента Телегина Т.В. © Телегина Т.В., 2012 © Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2012 Содержание Аннотация Тема 1. Сущность и определение понятия «тайм-менеджмент». Целеполагание Вопрос 1. Понятие и сущность тайм-менеджмента. Вопрос 2. Тайм-менеджмент как система. Основные уровни. Вопрос 3. Основные понятия и определения целеполагания. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение, различия, значимость для целедостижения. Вопрос 4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей. Вопрос 5. Формулирование целей: SMART-критерии. Вопрос 6. SMART-цели и надцели. Две стратегии целедостижения: «Воронка шагов» и «Веер возможностей». Вопрос 7. Стратегическая картонка как инструмент стратегического целеполагания. Вопросы для самопроверки: Литература по теме. Практические задания. Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей. Вопрос 2. Определение понятия, суть и задачи хронометража. Вопрос 3. Техника полного хронометража. Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты. Вопросы для самопроверки: Литература по теме. Практические задания. Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время. Вопрос 2. Два типа задач. Вопрос 3. Определение понятия контекст. Вопрос 4. Основные типы контекстов. Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование». Вопрос 6. Техника контекстного планирования. Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования. Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые. Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа. Вопросы для самопроверки: Литература по теме. Практические задания. Интернет-курс по дисциплине «Тайм-менеджмент» Для программы высшего профессионального образования Специальности: менеджмент, банковское дело, финансы и кредит 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 2/53 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 3/53 Тема 4. Создание эффективного обзора задач Вопрос 1. Основные понятия и определения. Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов. Вопрос 3. Контрольные списки. Вопрос 4. Двумерные графики. Вопрос 5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач. Вопросы для самопроверки: Литература по теме. Практические задания. Тема 5. Приоритеты Вопрос 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра. Вопрос 2. Матрица многокритериальной оценки. Вопрос 3. Критерии приоритетности. Вопросы для самопроверки: Литература по теме. Практические задания. Тема 6. Технологии достижения результатов: способы распределения рабочей нагрузки и самонастройки на действия Вопрос 1. Правила организации эффективного отдыха. Вопрос 2. Самонастройка на решение задач: методы, способы. Вопрос 3. Эффективное решение больших трудоемких задач. Вопрос 4. Техника работы с «задачами-слонами». Вопрос 5. Использование SMART-критериев для подзадач. Вопрос 6. Решение мелких неприятных задач. Вопросы для самопроверки: Литература по теме. Практические задания. Литература Основная литература: Дополнительная литература: Интернет-ссылки: 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 4/53 Аннотация Самый ценный и самый ограниченный ресурс, которым располагает каждый из нас, – это время. Именно поэтому одной из самых актуальных задач на сегодняшний день является грамотное управление данным ресурсом. В рамках дисциплины «Тайм- менеджмент» учащиеся ознакомятся с принципами и методами современных подходов к организации времени, концепциями, методами, инструментами, дающими возможность научиться справляться с любой работой, правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными занятиями и стратегическими задачами, оптимизировать планирование, исходя из конкретных целей, и достигать хороших результатов. Изучение курса дает возможность делать то, что действительно нужно, отделять существенное от незначительного, грамотно использовать время, координировать свою работу и усилия с действиями других людей, развивать творческие способности, контролировать свои дела, улучшать качество жизни, устанавливать баланс между работой и личной жизнью. Дисциплина посвящена изучению базовых понятий и представлений современного тайм-менеджмента. Она является теоретической и практической базой для получения знаний по другим управленческим дисциплинам, а также дает представление о системе организации времени. Дисциплина развивает ряд практических навыков и умений, позволяющих студентам впоследствии принимать высокоэффективные управленческие решения, оптимизировать бизнес-процессы, эффективно действовать в ситуациях высокой степени неопределенности, гибко реагировать на изменения обстоятельств. Тема 1. Сущность и определение понятия «тайм-менеджмент». Целеполагание Вопросы темы: 1. Понятие и сущность тайм-менеджмента. 2. Тайм-менеджмент как система. Основные уровни. 3. Основные понятия и определения целеполагания. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение, различия, значимость для целедостижения. 4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей. 5. Формулирование целей: SMART-критерии. 6. SMART-цели и надцели. Две стратегии целедостижения: «Воронка шагов» и «Веер возможностей». 7. Стратегическая картонка как инструмент стратегического целеполагания. Успешно изучив тему, вы будете: знать: · определение и характеристики времени как ресурса; · определение понятия «тайм-менеджмент»; · важность организации времени; · основные этапы развития отечественного тайм-менеджмента; · составляющие системы современного тайм-менеджмента; · значение целеполагания для жизненной самореализации; · основные способы определения своих жизненных ценностей; · важности SMART-критериев для формулирования и достижения своих целей; уметь: · использовать лестницу тайм-менеджмента для создания своей персональной системы тайм-менеджмента; · четко формулировать свои цели; · планировать свои действия для достижения поставленных целей; · использовать на практике различные подходы к достижению целей; · успешно решать поставленные задачи и выходить из проблемных ситуаций. Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: · тайм-менеджмент; · время (как ресурс); · этапы развития отечественного тайм-менеджмента; · система тайм-менеджмента; · основные элементы, составляющие систему тайм-менеджмента; · целеполагание; · «родные» и «навязанные» цели; · цели и ценности; · SMART-критерии; · цели и надцели; · задачи и проблемы; · реактивность и проактивность. Полученные знания будут вам полезны: · при создании своей индивидуальной системы тайм-менеджмента; · для формирования собственной системы тайм-менеджмента; · для определения и формулирования своих целей; · для достижения поставленных целей; · при принятии решений в условиях постоянных изменений ситуации. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 5/53 Вопрос 1. Понятие и сущность тайм-менеджмента. Единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения, – это время. Перед ним все равны. Время – невосполнимый ресурс: его невозможно положить в банк и жить на проценты, взять взаймы и получить в подарок на день рождения. Зато время легко теряется. Его могут у вас украсть (о «расхитителях» времени подробнее см. Тему 2), и похищенный, к примеру, час вашей жизни никто никогда не вернет. Каждый из нас имеет 24 часа в сутки. Разница заключается только в том, как это время используется. Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать все вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон). Это значит, что необходимо научиться «чувствовать» подходящий момент для реализации своих идей, уметь вовремя перестраиваться при изменении обстоятельств, видеть и использовать открывающиеся возможности. Данные навыки приобретают особую важность в новых экономических условиях, когда на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности (внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых продуктов) становятся нормой в деятельности компаний и организаций и влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию инновационных проектов. В связи с этим одними из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стали умение эффективно организовывать время на любом уровне (личном, командном, корпоративном) и способность согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач. Вы научитесь рационально использовать ресурс времени, эффективно действовать и добиваться успеха лишь тогда, когда освоите следующие умения: · правильно планировать свою деятельность; · управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными); · расставлять приоритеты; · ставить перед собой цели и достигать их; · распределять свою рабочую нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха. Именно в этом и заключается сущность тайм-менеджмента как технологии эффективной организации времени. ! Тайм-менеджмент – технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями. История становления тайм-менеджмента в России. Тайм-менеджмент часто воспринимается исключительно как западная технология. Так ли это на самом деле? Отечественная школа научной организации труда и организации личного времени обладает рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа. Первый этап (20-е годы ХХ века) – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с деятельностью А.К. Гастева (Центральный Институт Труда) и П.М. Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени. Второй этап отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в начале 70-х годов ХХ века книги Д.А. Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывается о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель – разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Тогда он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности (учет расходов времени (Подробнее о технике хронометража рассказано в Теме 2)), анализировать его результаты и планировать свою работу. ! Обратите внимание, что на этом этапе впервые появились идеи: · хронометража как основы управления своим временем; · бюджетирования расходов времени. Основные идеи любищевского подхода: · эффективное мышление – основа личной эффективности; 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 6/53 · хронометраж – инструмент выработки этого мышления. Осознанное управление временем как метод мышления позволяет достичь лучших результатов. Третий этап. В январе 2001 года на сайте «Организация времени» ( www.improvement.ru ) зародилось первое онлайновое тайм-менеджерское сообщество. Так начался третий этап в истории развития отечественного тайм-менеджмента. На сегодняшний день оно объединяет: · последователей любищевских традиций; · IT-консультантов, благодаря которым стало возможным объединить классические подходы к личной эффективности и современные технологии анализа и моделирования бизнес-систем; · предпринимателей, менеджеров, управленческих консультантов, применяющих на практике различные инструменты и техники тайм-менеджмента. Сайт «Организация времени» ( www.improvement.ru ) – первый в России крупнейший тематический проект по тайм- менеджменту. Позднее, в 2003г., была основана первая и единственная в России тренинговая компания «Организация времени», развивающая научную школу тайм-менеджмента. Становление и развитие этого этапа связано с именем Г.А. Архангельского, основателя и бессменного руководителя тайм- менеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация времени», заведующего кафедрой Тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский, являясь основоположником отечественной методики современного тайм-менеджмента, по праву считается ведущим экспертом в области организации времени. Созданная и возглавляемая им тренерская и научная школа готовит лучших в нашей стране экспертов в области управления временем. Под его руководством разрабатываются и внедряются корпоративные стандарты тайм-менеджмента, реально работающие во многих российских компаниях. Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация времени» на сегодняшний день – основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в нашей стране. Вопрос 2. Тайм-менеджмент как система. Основные уровни. Современный тайм-менеджмент – это не просто набор приемов и отдельных техник, а комплексная система управления собой и своей деятельностью. · Эффективность. Если представить нашу жизнь как движение по какому-либо пути, этот этап даст ответ на вопрос «Как нужно идти, чтобы с наименьшими затратами усилий и в намеченный срок достичь поставленной цели?». Это тайм-менеджмент в его классическом понимании (определение расходов своего времени, планирование деятельности). Данный этап подскажет, как, например, хорошо подготовиться к контрольной работе за минимальное время. · Технологии. Позволяют принимать наиболее сильные решения (технологии повышения личной эффективности). Если снова обратиться к метафоре пути, то на этом этапе мы решаем, на чем можно до выбранной цели добраться? Применение 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 7/53 различных технологий помогает нам действовать эффективно. Можно искать решение возникшей проблемы, воспользовавшись методом Эдисона (перебирать огромное количество вариантов, тратя большие человеческие, финансовые и временные ресурсы), а можно использовать, например, технологии бизнес-ТРИЗ [1] и найти эффективное решение за минимальное количество времени при ограниченности ресурсов. · Стратегия – это ответ на вопрос «Куда двигаться?», определение направления развития. Можно очень быстро и с комфортом перемещаться на современном автомобиле и, только когда закончится бензин, вдруг понять, что ехали не в том направлении, совершенно в другую сторону. Это уровень целеполагания, определения целей. · Философия. В контексте тайм-менеджмента это ответ на вопрос «Зачем?». Зачем ставить именно такие, а не иные цели? Как осознать свои жизненные ценности? Вопрос 3. Основные понятия и определения целеполагания. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение, различия, значимость для целедостижения. Уровень эффективности нашей организации времени напрямую зависит от выбранных целей. Если нет четкого представления, чего я хочу (в краткосрочной и долгосрочной перспективах, в жизни вообще), то и управлять временем становится невозможно. «Если не знаешь, в какую гавань плыть, ни один ветер не будет попутным», – сказал великий мыслитель Сенека. Тогда остается один вариант – плыть по течению. Некоторые люди именно так и делают: в институт (академию, университет) поступают «за компанию» с приятелем, работают там, куда их устроили, свободное время проводят в ночных клубах, потому что так принято … Кем принято? Кто распоряжается вашей жизнью? В итоге учеба не доставляет удовольствия, работа вызывает раздражение, жизнь разочаровывает. Человек, таким образом, проживает свою жизнь несамостоятельно, и в результате его собственные мечты и желания так и остаются мечтами и желаниями. Как правило, такие истории заканчиваются грустными воспоминаниями и сожалениями: «Жизнь не сложилась … а ведь не об этом мечтал … обстоятельства … не повезло … ». Известный американский специалист по управлению временем Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» выделял два типа отношения людей к жизни: 1. реактивный; 2. проактивный. Реактивный подход. Полная зависимость от внешних обстоятельств и людей. Жизнь по принципу «как сложилось», «как получилось», «плыву, куда течением несет». Это стратегия пассивного человека, который постоянно ищет оправдания своего «ничегонеделания»: «Им всегда что-нибудь мешает – неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами … они всего лишь проходят мимо жизни, перебираются из одного дня в другой. [2] Проактивный подход. Выстраивание жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. Жизнь «вопреки» и «несмотря на обстоятельства». Мы сами формируем свою жизнь, являемся ее авторами, следовательно, несем ответственность за нее. Это стратегия успешного человека, умеющего достигать поставленные цели, живущего активной и осмысленной жизнью. Основной принцип таких людей – «Я сам строю свою жизнь». «Великие события вершатся людьми, которые берут на себя всю ответственность и меняют мир … », – отмечает в своей книге «Мысли нестандартно!» Пол Лемберг. Проактивность – это способность отвечать за свои действия, за каждый шаг и строить жизнь в соответствии со своими целями и стремлениями. От позиции человека по отношению к жизни будет зависеть его способность к достижению целей и, что немаловажно, качество его собственной жизни. Проактивность подразумевает умение выбирать и достигать цели, т.е. владение основами целеполагания. ! Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего. Подходы к определению целей. · Управление собой как компанией. Стратегия успешного человека – это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою стратегию. Суть данного подхода заключается в том, чтобы посмотреть на себя как на автономную корпорацию, а не 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 8/53 как на пассивный винтик механизма. · «Родные» цели и видение будущего. Умение выразить свои мечты в виде долгосрочных целей. Здесь важно уметь отделить «родные» цели от «навязанных». «Навязанные» цели выражаются следующими фразами: «так надо», «так принято», «так положено», «кто-то считает, что так будет хорошо». Их источниками могут быть реклама, общественное мнение и устои, традиции, родственники, школа. По большому, счету «навязанные» цели – это штампы, стереотипы. Они связывают нас, не давая вырваться за рамки общепринятого. «Родные» цели – цели, к которым стремятся, которые хотят достичь самостоятельно, вопреки всему и несмотря ни на что. Достижение таких целей приносит удовлетворение, радость. Сам путь продвижения к ним не требует особой, дополнительной мотивации, ведь вы делаете то, что действительно хотите сделать, что приближает к желаемому результату. «Родные» цели являются основой для проактивной деятельности, они зовут, влекут, манят, поэтому мы идем к ним. Вопрос 4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей. Цели, особенно долгосрочные, формулируются на основе базовых ценностей. Основной инструмент определения базовых ценностей – мемуарник(от слова «мемуары») – простой технологичный инструмент, который дает возможность быстро сформировать список ключевых ценностей. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 9/53 Правила заполнения мемуарника: 1. Каждый день вечером выделяйте 3–5 минут времени. 2. Записывайте в ежедневник или отдельную тетрадь Главное событие дня (ГСД). ГСД должно стать эмоционально значимое для вас событие (как позитивное, так и негативное). Это не обязательно главное достижение или результат дня. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. 3. Рядом с событием формулируйте ту ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным. Например, ценностями встречи с бывшим одноклассником могут оказаться дружба или общение; ценностями сдачи проекта заказчику – уверенность, самоуважение или материальное благополучие. 4. В конце недели выписывайте Главное событие недели – одно из семи ГСД или какое-то новое событие. При длительном ведении мемуарника отмечайте и Главное событие месяца, и Главное событие года. Единственного верного для всех списка ценностей нет, у каждого они свои. Кто-то, например, будет чаще записывать в колонку ценностей новизну, яркость впечатлений, а кто-то, наоборот, стабильность, предсказуемость. Каждый человек уникален, следовательно, и ценности у всех разные. Важно определить те ценности, которые актуальны именно для вас (из-за того, что одно и то же событие может иметь разную ценность для разных людей, давать и следовать советам практически не представляется возможным). Преимущества техники: · Дает возможность достаточно быстро сформировать список ключевых ценностей. · Побуждает каждый день уделять несколько минут вопросу о главных составляющих жизни. · Не позволяет забыть о своих ключевых ценностях в суете текущих дел. Итак, выделение своих базовых ценностей помогло нам заложить фундамент для целей. Теперь необходимо научиться грамотно их формулировать. Вопрос 5. Формулирование целей: SMART-критерии. |