Тайм-менеджмент. Литература по теме. Практические задания. Тема Хронометраж как персональная система учета времени Вопрос Поглотители времени определение понятия, основные виды поглотителей

• Название: Литература по теме. Практические задания. Тема Хронометраж как персональная система учета времени Вопрос Поглотители времени определение понятия, основные виды поглотителей
• Дата: 30.11.2019
• Размер: 2.99 Mb.
• Имя файла: Тайм-менеджмент.pdf
• Тип: Литература; #97867
• страница: 4 из 7

Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени непредсказуемости?
2.

В чем заключается суть контекстного планирования?
3.
Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему?
4.
Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.
5.
В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких? Приведите примеры.
6.

Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании своего времени?
7.
С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры.
8.

Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем?
9.
Из каких шагов состоит алгоритм жестко-гибкого планирования? Дайте краткую характеристику каждого шага.
Литература по теме.
Основная литература:
1.
Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский,
М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.
Дополнительная литература:
1.
Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества.
– Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/
,
свободный.
2.
Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/
,
свободный.
Практические задания.
Задание №1.
Задание состоит из двух частей.
1.
Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word).
Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту,
которому соответствовала бы эта задача.
В офисе
Во время подготовки к экзамену
На каникулах
1.
1.
1.
2.
2.
2.
3.
3.
3.
4.
4.
4.
5.
5.
5.
6.
6.
6.
Задачи:
·
Съездить с ребятами на рафтинг.
·
Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.
·
Сходить на выставку.
·
Повторить вопросы по экономической теории.
·
Помочь родителям на даче.
·
Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.
·
Подобрать материал для разработки презентации у клиента.
·
Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.
·
Помочь стажеру освоить программу.
·
Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.
2.
Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин,
заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 29/53
Задание №2.
Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:
1.

Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?
2.

Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?
3.
Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.
Задание №3.
Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким.
Распределите задачи по нужным столбцам.
Жесткие
Гибкие
Задачи:
·
Сдать отчет по проекту в 18.00.
·
Купить хлеба по дороге домой.
·
14.00 – совещание у начальника.
·
Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».
·
14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.
·
19.00 – театр комедии.
·
Купить билеты до Новокузнецка.
·
Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.
·
Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.
·
По дороге на переговоры заехать в банк.
!
С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:
1.
Метод структурированного внимания.
2.
Планирование на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования (схемы см. далее).
Структура внимания

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 30/53 3.
Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач). См. тему 4 «Обзор задач».
4.
Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения. См. тему 4 «Обзор задач».
Тема 4. Создание эффективного обзора задач
Вопросы темы:
1.
Основные понятия и определения.
2.
Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.
3.
Контрольные списки.
4.
Двумерные графики.
5.
Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.
Успешно изучив тему, вы будете:
знать:
·
особенности инструментов обзора и области их применения;
·
суть и значение обзора в организации собственного времени;
·
правила создания различных инструментов обзора;
уметь:
·
применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций;
·
создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций.
Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
·
обзор задач;
·
контрольные списки;
·
двухмерные графики;
·
график регулярных дел;
·
древовидная карта.
Полученные знания будут вам полезны:
·
для планирования и выполнения задач различного уровня сложности;
·
при работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков;
·
для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем.
Вопрос 1. Основные понятия и определения.

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 31/53
Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Страх порождает состояние напряжения, и риск совершить неверный шаг, допустить ошибку возрастает в разы.
Чем более полной информацией мы обладаем, тем легче действоват, тем ниже страх перед неизвестностью, тем меньше состояние напряжения и тем лучше видны открывающиеся возможности, следственно, возрастает способность принимать верные решения в ситуациях изменений. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью создания эффективного обзора.
!
Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т.д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
!
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, в которой отражены основные ориентиры, направления движения,
учтены все мелкие детали.
Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом,
чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной на данный момент задачи, не упуская из виду все остальные дела, задачи, возможности.
Для того чтобы обзор стал эффективным средством принятия решений и достижения результата, необходимо соблюдать основной принцип, присущий сем технологиям тайм-менеджмента:
!
Вся информация обязательно должна быть материализована. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора.
Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.
С целью создания обзора задач можно использовать совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах или схем на листе бумаги до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт.
В тайм-менеджменте чаще всего используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать эффективный обзор.

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 32/53
Рассмотрим подробнее каждую из групп инструментов создания обзора, особенности их составления и использования.
Вопрос 3. Контрольные списки.
С этим простым инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Списки товаров для дома, вещей в отпуск,
книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.
Примеры контрольных списков:
·
Список вопросов для телефонного разговора.
·
Вопросы к новым клиентам.
·
Список тем и вопросов к совещанию.
·
Анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки и др.).
·
Перечень необходимых мероприятий, действий.
·
Список задач на день (один из самых важных контрольных списков).
Правила составления контрольного списка:
·
Список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта.
·
Количество пунктов в списке не должно быть большим (в соответствии со структурой внимания человека – не более 10).
·
Все пункты в списке должны быть сформулированы в результато-ориентированном виде. Особенно важно это правило для списка задач на день (to do list).
!
Результато-ориентированная формулировка (для контрольного списка задач).
Формулировки задач контрольного списка должны давать ответ на вопрос «Что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.
Рассмотрим на простом примере, как правильно делать результато-ориентированные формулировки. Предположим, вы собираетесь поступать в ВУЗ. Вам нужно подать документы в приемную комиссию.
Можно эту задачу записать просто: «Документы» или «Приемная комиссия». Но при этом теряется смысл задачи. Какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такие формулировки не отвечают на вопрос «Что сделать?» и не дают представления о результате.
Можно записать так: «Поехать в институт». Активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата – нет.

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 33/53
Чтобы все было точно и понятно, эту задачу следовало бы записать так: «Сдать документы в приемную комиссию». Есть и активный глагол, мотивирующий на совершение действия есть, и результат понятен (сданные в институт документы). Что дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – вовремя сданные документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии,
имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.
Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать гибко.
Вопрос 4. Двумерные графики.
Использование двумерного обзорного графика помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой,
имеющих вполне определенные сроки исполнения.
!
Правила создания двумерного обзорного графика:
·
Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке таблицы. Подзадачи записываем в произвольном порядке так же, как для составления контрольного списка.
·
Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т.д.). Например, проект рассчитан на год,
следовательно, в качестве временного измерителя будут использоваться месяцы.
Если необходимо построить двумерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного например на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.
·
С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.
Составление такого графика для любой крупной задачи занимает всего 5–10 мин. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения. В случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление уйдет также не более 5–10 мин.
Но помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела. Когда их скапливается много, они «замусоривают» наше сознание и работу. Для осуществления контроля над их выполнением применяется график регулярных задач.

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 34/53
Например, простые списки рутинных дел, которые приходится выполнять каждому из нас, могут быть представлены в виде уже знакомого двумерного графика.
В левой колонке приведены примеры регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (неделя,
начинающаяся с 1.09 по 7.09 и т.д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке; неисполнение –
прочерком.
Важно обратить внимание, что данный график – это не жесткий план, нам не принципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны делаться один раз в неделю. Если в течение недели какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли время,
чтобы убраться в комнате), и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора обратить на нее пристальное внимание и заняться ее решением. Например, задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца,
количество прочерков показало, что еще немного, и скоро на столе придется делать генеральную уборку.
Преимущества двумерного графика как инструмента обзора:
·
Дает наглядное представление о структуре сложной задачи.
·
Обеспечивает четкий обзор всех подзадач.
·
Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения.
·
Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков.
·
Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей.
·
Гарантирует управляемость работы над сложной задачей.
·
Дает возможность укладываться в сроки.
Вопрос 5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.
!
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.
Подобная технология позволяет существенно повышать эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия.
Автором этой технологии принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя,
консультанта многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта.

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 35/53
Ещё будучи учеником колледжа и готовясь поступать в университет, Тони Бьюзен столкнулся с трудностью, хорошо знакомой каждому учащемуся: объем информации увеличивается, записывать приходится много, а понимать и запоминать становится все труднее. Пытаясь решить эту проблему и успешно сдать вступительные экзамены в университет, Тони начал подчеркивать ключевые слова и определения в тексте разными цветами, а главные мысли заключать в цветные рамочки (многие из студентов тоже так поступают, чтобы быстро найти нужное определение в конспекте). Удивительным и необъяснимым образом память начала улучшаться.
Учась в университете, Тони Бьюзен продолжал исследовать проблему запоминания, и ответ на многие вопросы он нашел у древних греков. Оказалось, что для развития и укрепления памяти они использовали воображение и ассоциации. Они помогали запоминать, а затем воспроизводить не десятки, а сотни и тысячи самых разнообразных фактов (необходимая способность при сдаче экзаменов и зачетов, когда успех зависит не только от того, сколько билетов выучено, но и от того, насколько точно получилось воспроизвести информацию во время ответа). Бьюзен сделал вывод, что записи, память, творчество связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.
!
Это и составляет основную идею интеллект-карт: организация работы с информацией с максимальным
использованием возможностей мозга.
!
Интеллект-карта – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунков, слов, символов, линий).
!
Правила создания Интеллект-карт:
Описание правил представлено в виде интеллект-карты. Внимательно изучите ее. Более подробно описание правил можно найти в учебном пособии по тайм-менеджменту.
[6]
Приведем только самые основные комментарии к правилам, которые помогут легко и быстро создать первые интеллект-карты:
·
В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее и у вас появятся новые идеи о том, чем ее можно дополнить. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет основной целью создания интеллект-карты.
·
Информация с интеллект-карт считывается по кругу от центра к правому верхнему угла, далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт.
·
Используйте разные цвета. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвет привлекает внимание,
при восприятии цветных иллюстраций или текста мозг утомляется меньше.
·
У каждой интеллект-карты существует свой неповторимый индивидуальный стиль. Мышление каждого человека уникально, и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Двух одинаковых карт не бывает.
·
Рисуйте. Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте.
·
Используйте ключевые слова. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Количество ключевых слов должно быть минимальным – одно, максимум два–четыре. Используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается длительнее, чем печатный, особенно учитывая особенности почерка некоторых людей. Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии.
·
Связывайте мысли и ветки между собой. Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ. Используйте не более семи (плюс-минус два) ответвлений от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы интеллект-карту можно было легко воспринять.
Правила создания интеллект-карты.
[7]

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 36/53
В последнее время стали появляться программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей,
применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что, несомненно, повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих специалистов различных сфер деятельности.
!
Примеры интеллект карт и основные области их применения:

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 37/53
Планирование работ по заключению контракта
План разработки корпоративного сайта УЦ

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 38/53
Планирование недели

29.11.2019
Московский финансово-промышленный университет «Синергия»
e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 39/53
Интеллект-карта личных ключевых областей жизни
Методические указания по изучению темы.
Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий,
потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.
Вопросы для самопроверки:
1.