Тайм-менеджмент. Литература по теме. Практические задания. Тема Хронометраж как персональная система учета времени Вопрос Поглотители времени определение понятия, основные виды поглотителей
 Скачать 2.99 Mb.
|
|
Вспомните, как обычно вы формулируете свои цели? Как часто они исполняются? Насколько точно? 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 10/53 Формулируйте цели конкретнее. Максимально точное и полное представление желаемого результата позволяет определить критерии его достижения (как поймем, что результат уже достигнут), составить план действий, контролировать процесс достижения. В тайм-менеджменте при постановке цели применяется техника SMART. Критерии SMART: Конкретность формулировки. Чем конкретнее формулировка, тем легче понять, чего же вы хотите на самом деле. Ответ на вопрос «Что сделать». Старайтесь избегать абстрактных слов («оптимальный», «достойный», «хороший», «интересная работа», «высокое положение в обществе» и др.). Формулировка не должна создавать возможности для интерпретаций. Измеримость. Обязательно должен быть некий показатель, ориентируясь на который можно понять степень достижения цели. Чаще всего это какая-то цифра. Например, размер зарплаты, график работы, килограммы, которые хотелось бы сбросить и т.д. Не во всех случаях можно количественно определить данный критерий. Например, если цель – выучить английский язык, измерителем может быть уровень знаний (elementary, intermediate или upper-intermediate). Достижимость. Устанавливается планка цели, определяется, достижима ли такая цель вообще. Для этого проводится анализ ресурсов: что уже есть для получения результата, чего еще не хватает. Исходя из имеющихся возможностей, опыта, личных особенностей и устанавливается рамка цели. Основное правило: она должна быть всегда выше, чем раннее достигнутые цели. Релевантность (Соответствие другим целям). Этот критерий подразумевает ответ на вопрос «Зачем?». Почему именно эта цель важна, для каких более высоких, долгосрочных целей она имеет решающее значение? Еще раз внимательно посмотрите на формулировку цели, она не должна содержать противоречия («Хочу руководить крупной компанией, но при этом ничего не делать … ». В данной формулировке содержится противоречие: невозможно организовывать и контролировать работу большого коллектива и нести огромную ответственность, бездействуя). Время. «Когда-нибудь» не исполняется никогда. Каждая цель должна иметь свой срок исполнения. Вопрос 6. SMART-цели и надцели. Две стратегии целедостижения: «Воронка шагов» и «Веер возможностей». Техника SMART чаще всего применяется для краткосрочных и среднесрочных целей (от нескольких недель до 1–1,5 лет). Чем дальше цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше возможность такой жесткой конкретизации. Следовательно, требуется подход к формулированию и способам достижения цели, альтернативный классической SMART-технике. Для этого необходимо рассмотреть те ситуации, в которых чаще всего приходится действовать. Типы исходных ситуаций: · задачная; · проблемная. ! Задачная ситуация – ситуация, когда ясно, ЧТО и КАК нужно сделать. Остается только взять и сделать. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 11/53 Пример: провести маркетинговое исследование. ! Проблемная ситуация – ситуация, в которой не вполне ясно, ЧТО нужно сделать, и тем более совершенно неясно, КАК это нужно делать. Пример: добиться существенного конкурентного преимущества. Главные отличия задачи от проблемы: задача может быть решена наполовину, а проблема – только полностью. Задачу можно разделить на части (шаги), каждый из которых продвигает нас к достижению цели (свойство задачи – аддитивность). [3] Проблема неаддитивна, четкую последовательность действий для ее решения невозможно определить. Исходя из типов ситуаций, можно выделить два соответствующих им типа целей: SMART-цели и Надцели. SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Надцели задают направление движения. В отличие от SMART-целей, они чаще всего абстрактны, не измеримы, труднодостижимы, не привязаны ко времени. Единственное, в чем они схожи со SMART-целями, – это релевантность (в данном случае релевантность ценностям). Надцели всегда имеют ценность для человека (группы людей, департамента, компании). Стратегии достижения целей. ! «Воронка шагов» (для задачных ситуаций). Для решения задачи идеально подходит техника SMART. Преимущества: удобство структурирования, алгоритмизация, мониторинг продвижения к цели, возможность программировать свое сознание на достижение цели. Данную стратегию можно представить в виде трех последовательно выполняемых этапов: 1. Разглобализация задачи (определение необходимых для достижения задачной цели шагов (подзадач)). 2. Формулирование выделенных подзадач по SMART-критериям. 3. Контроль выполнения подзадач с помощью инструмента тайм-менеджмента «Двумерный график» (подробнее о правилах составления и применения данного инструмента рассказано в Теме «Создание эффективного обзора задач»). ! «Веер возможностей» (для проблемных ситуаций). Для решения проблемных ситуаций, достижения надцели необходимо задать направление движения, выбрать любое из конкретных направлений деятельности. Эта стратегия подходит для действий в ситуациях конкурентной борьбы, постоянной неопределенности, так как оставляет больше возможностей для гибкого реагирования при изменении обстоятельств и не создает предсказуемости наших действий, что особенно важно в условиях конкуренции. Этапы реализации стратегии «Веер возможностей»: 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 12/53 1. Определение основных направлений движения – схематичное изображение «Веера возможностей» с помощью интеллект- карты (подробнее о правилах составления и применения данного инструмента написано в Теме 4 «Создание эффективного обзора задач»). 2. Выбор наиболее оптимального на данный момент времени направления, определение одного небольшого шага в данном направлении (здесь уместно использовать технику SMART, так как этот шаг носит характер краткосрочности и может быть определен с помощью SMART-критериев). 3. Выполнение шага в выбранном направлении и оценка карты «Веера возможностей» с точки зрения выполненного действия, достигнутых (или отсутствующих) результатов. В случае необходимости всегда есть возможность быстро изменить траекторию движения, направление и выбрать другой путь в соответствии с полученным результатом; при этом затраты времени, усилий, финансов будут минимальны. Вопрос 7. Стратегическая картонка как инструмент стратегического целеполагания. Стратегическая картонка – инструмент тайм-менеджмента, дающий возможность не потерять цели в повседневной суете.Она делается в виде закладки, на которую выписываются основные стратегические цели. Преимущества стратегической картонки: · всегда напоминает о тех целях, которые вы себе поставили; · помогает видеть желаемый результат; · позволяет соотносить свои повседневные задачи с целями и делать шаги к достижению целей. Методические указания по изучению темы. Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал. Вопросы для самопроверки: 1. Что такое целеполагание? Для чего оно нужно? Приведите конкретный пример, подкрепляющий ваш ответ. 2. В чем суть проактивного и реактивного подходов к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека? 3. В чем заключаются полезность и недостатки применения техники SMART при формулировании целей? 4. Ко всем ли целям можно применять SMART-подход? Аргументируйте свою точку зрения, приведите примеры, подтверждающие ваше мнение. 5. Как, на ваш взгляд, можно отличить «родные» цели от «навязанных»? 6. В чем состоит суть стратегии действий в задачной ситуации «Воронка шагов»? 7. Для чего необходимо определять свои базовые ценности? Какой инструмент для этого рекомендуется использовать? 8. В чем состоит суть стратегии действий в проблемной ситуации «Веер возможностей»? 9. Что такое SMART-цели и надцели? В чем отличие задачных ситуаций от проблемных? Литература по теме. Основная литература: 1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 13/53 Дополнительная литература: 1. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 375 с. 2. Осминин А. Как избавиться от лени и достичь Цели [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/ , свободный. 3. Панфилов А. Отличная Технология Постоянства Активного Действия [Электронный документ] // Сайт тайм- менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/ , свободный. Практические задания. Задание №1. При использовании SMART-техники было получено несколько вариантов формулировок по каждому критерию для цели развития цветочного бизнеса (компании «Цветочный мир»). Скопируйте таблицу в документ Word. Выберите по одной формулировке, наилучшим образом подходящей для каждого критерия (выделите нужную ячейку заливкой зеленого цвета). При необходимости, переформулируйте окончательный вариант цели, чтобы она отвечала всем требованиям SMART. Формулировка №1 №2 №3 S Сделать «Цветочный мир» лидером регионального рынка продажи цветов. Обогнать конкурентов. Увеличить прибыль на 40%. M Продавать как можно больше цветов. У нас должно быть несколько магазинов почти в каждом из 11- ти городов региона. Наша рыночная доля должна составлять не менее 60%. A У нас есть начальный капитал, подготовленные кадры, команда единомышленников. Мы являемся специалистами не только в продаже, но и в выращивании цветов. Поэтому цель для нас достижима. Цель достижима, так как нет ничего невозможного. Нам не хватает средств на рекламных специалистов и высококлассных маркетологов, которые работают с нашими конкурентами. Несмотря на это, цель все-таки достижима. R Успех «Цветочного мира» позволит мне решить все мои финансовые проблемы. Нас всех объединяет профессионализм, стремление к развитию, любовь к цветам. Наше развитие позволит сделать мир лучше и красивее, привить основы цивилизованного цветоводства в нашем регионе, а может, и в мире. Все усилия мы сосредоточим на захвате рынков и победе над конкурентами любой ценой. T Достижение намеченной цели планируется в ближайшее время с учетом специфики развития региона. Как только мы достигнем цели, можно будет сказать, что цель достигнута. На реализацию задуманного по достижению намеченной цели уйдет два года интенсивной работы. Задание №2. В течение недели заполняйте страницу мемуарника (см. правила заполнении мемуарника). Определите, какие ценности чаще всего повторяются. Соотнесите свои ценности из мемуарника с целями из стратегической картонки. Сделайте вывод о соответствии или противоречии ваших целей ценностям. Задание №3. Прочитайте примеры речевых формулировок, определите, какие из них соответствуют человеку с реактивным отношением к жизни, какие – с проактивным. Объясните свое мнение. 1. Я не могу ничего сделать в этой ситуации. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 14/53 2. Посмотрим, что можно сделать. 3. Они никогда не согласятся подписать этот договор. 4. Можно даже не пытаться, все равно ничего не получится. 5. Трудно что-либо предпринять, когда компьютер старый, нет нужной программы, отключен Интернет. 6. Всегда есть выход, надо только смотреть вокруг и видеть новые возможности. 7. Какие могут быть возможности, если ситуация безвыходная? 8. Можно выбрать новый подход к достижению желаемого результата. 9. Ничего не могу поделать со своими эмоциями, это происходит независимо от меня. 10. Это они виноваты, что у меня жизнь так сложилась … 11. Я сам принимаю это решение и готов отвечать за него. 12. Я могу поступить по-другому и ответить за свой выбор. 13. Мои эмоции и чувства я могу контролировать сам, ведь это мои чувства и эмоции, а не чьи-либо. Задание №4. Проактивность или реактивность. Используя различные источники информации (книги, периодические издания, Интернет-ресурсы, личный опыт, опыт друзей и т.д.), напишите небольшое эссе на тему «Проактивность и реактивность: два отношения к жизни». Требования к оформлению: · формат А4; · поля стандартные; · 14 размер шрифта; · полуторный междустрочный интервал; · введение (актуализация темы, постановка проблемы, краткий обзор использованных источников); · основная часть (собственно рассмотрение вопроса, изложение различных взглядов на проактивность и реактивность, собственные выводы, мнения, подкрепленные фактами, примерами из источников); · вывод, формулируемый самостоятельно (краткое резюме и изложение собственного мнения по данному вопросу); · список использованных в работе источников, оформленный в соответствии с требованиями библиографического описания (см. правила описания источников на сайте МФПУ «Синергия» в разделе «Библиотека»: http://www.mfpa.ru/r/students/library/list_literature/ ); · объем работы: минимум – 2 с., максимум – 4 с. Задание №5. Составьте список своих ключевых областей: · Возьмите 20–40 стикеров, выпишите на них свои обычные ежедневные дела и задачи (например, «сидел в контакте», «писал реферат», «готовил отчет о выполненной работе», «составлял клиентский договор» и т.д.). На один стикер можно выписать только одно дело (задачу). · Сгруппируйте стикеры с близкими делами (задачами). Должно получиться несколько групп (5–9). Например, в одну группу собираем все стикеры, связанные с рабочими ситуациями. · Дайте названия сформированным группам. Название должно быть коротким (1–2 слова) и отражать суть всех задач, вошедших в эту группу. Например, «Работа», «Учеба», «Семья» и т.д. ! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы: 1. Расширение проактивности: «Круг забот» и «Круг влияния». 2. Подходы к определению целей. 3. «Life management» и жизненные цели. 4. Ключевые области жизни: определение. 5. Цели и ключевые области жизни. Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени Вопросы темы: 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей. 2. Определение понятия, суть и задачи хронометража. 3. Техника полного хронометража. 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты. Успешно изучив тему, вы будете: знать: · особенности учета расходов собственного времени; · определение понятия «поглотители времени» («хронофаги»); · шаги техники хронометража; · важность техники хронометража для выявления поглотителей времени и определения резервов времени; уметь: · вести хронометраж; · выявлять свои индивидуальные поглотители времени; · находить способы борьбы с хронофагами; · определять показатели хронометража; · анализировать данные хронокарты с целью определения неэффективно расходуемого времени; 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 15/53 · использовать хронометраж для сокращения потерь времени и борьбы с поглотителями времени. Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: · хронометраж; · хронокарта; · поглотители времени (хронофаги); · техника ведения хронометража; · показатели хронометража; · график динамики показателей. Полученные знания будут вам полезны для: · выявления лишних затрат времени; · определения размеров скрытых ресурсов времени; · грамотного распределения выявленных резервов времени с учетом поставленных целей; · выработки действенных мер по сокращению потерь времени. Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей. Говоря о важности организации времени в Теме 1, мы отмечали, что одной из главных характеристик времени как ресурса является его невосполнимость. Именно поэтому время часто называют редким ресурсом: время есть у каждого человека, но далеко не каждый умеет им управлять и грамотно распоряжаться. Все у нас … чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимет. Сенека Кто или что ворует наше время? Древние греки называли поглотителей времени хронофагами. [4] ! Поглотители времени (хронофаги) – неэффективно организованные процессы, ведущие к потерям времени. Вот примерный список поглотителей времени. Прочитайте его внимательно, здесь может отыскаться и та причина, по которой вам иногда не хватает времени. Поглотители времени: 1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытки слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие представления о предстоящих задачах. 5. Неправильное планирование дня. 6. Заваленный письменный стол. 7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы. 8. Дорога. 9. Недостаток мотивации. 10. Телефонные звонки, отрывающие от дела. 11. Поиски записей, адресов, телефонов. 12. Недостаток кооперации. 13. Незапланированные посетители. 14. Неспособность сказать «нет». 15. Наличие неполной или запоздалой информации. 16. Отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на чай, кофе). 17. Неумение довести дело до конца. 18. Отвлечение на внешние факторы. 19. Затяжные совещания, собрания. 20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам. 21. Просмотр телевизора, фильмов. 22. Разговоры на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром откладывания. 26. Желание знать все факты. 27. Длительное ожидание (очереди). 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие). 30. Недостаточный контроль над делегированием. 31. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 16/53 Часть этих хронофагов обусловлена внешними обстоятельствами, с которыми трудно что-либо сделать (например, пробки на дорогах, внезапное отключение электричества и т.д.). Вторая часть поглотителей времени часто связана с действиями других людей (например, нечетко поставленная руководителем задача, внезапные посетители, незапланированные звонки и др.) или с организацией процессов деятельности (долгие совещания, непродуктивные собрания и т.д.). К сожалению, достаточно часто ворами времени являемся мы сами. Теряя минуты, часы, дни, мы обкрадываем сами себя, свою жизнь, хотя не всегда это осознаем и замечаем. ! Таким образом, исходя из возможностей контроля над поглотителями времени, можно определить следующие группы хронофагов. Внешние обстоятельства – поглотители времени, находящиеся вне зоны нашего личного контроля. К ним могут быть отнесены любые форс-мажоры, дорожные пробки, очереди, неэффективно выстроенные бизнес-процессы и т.д. Напрямую на них повлиять практически невозможно. Однако в этом случае необходимо подумать, как защитить свое время от потерь. Например, попав в пробку, можно использовать это время на чтение, разбор почты, исходящие звонки и т.д. Неэффективная организация процессов – поглотители времени, которые частично находятся в зоне нашего контроля и воздействия. Мы не можем полностью избавиться от незапланированных звонков или электронных писем, повлиять сразу и на всех адресатов, но имеем возможность так организовать свою деятельность, чтобы оградить собственное время от потерь. Попробуйте установить правила взаимодействия, которые помогут решить эту задачу. Например, руководитель отдела небольшой компании может объявить время с 13.00 до 14.00 часом открытых дверей, когда его могут посетить все желающие, а в остальное время принимать только по предварительной записи. Таким образом он оградит свое время от внезапных порывов подчиненных ворваться с любым вопросом в любое удобное для них время. Возможно, подобные меры не позволят полностью справиться с системной проблемой, но помогут использовать свое время более эффективно. Постепенно эти правила примутся окружающими, что облегчит задачу минимизации потерь времени. Личные хронофаги – поглотители времени, которые находятся в зоне нашего полного контроля, следовательно, мы можем на них воздействовать. Необходимо только выйти из компьютерной игры или выключить телевизор, сократить время телефонных разговоров или не отвлекаться на чаты, когда пишешь реферат, и т.д. ! По характеру «расхищения» времени, поглотители могут быть разделены на 4 основных вида. Ожидания и опоздания. Своеобразные «черные дыры» времени, в которые утекает наше время (в очередях, пробках, в ожидании принятия решения или ответного письма и т.д.). Нужно использовать это время как неожиданно возникший резерв. Опаздывая сдать свою часть работы в срок, один человек может поставить под угрозу своевременное выполнение всей работы команды. Также этот хронофаг тесно связан с ожиданиями: если один опаздывает, другие вынуждены ждать. Таким образом один поглотитель времени порождает второй. Опоздания – один из самых опасных поглотителей времени, так как многие воспринимают их как нечто незначительное. Но опоздание на важные переговоры или презентацию могут привести к неприятным последствиям: срыву контракта, проигранной конкурентам борьбе за выгодного клиента. Слишком высокая цена за опоздание на 5 минут. Прерывания. Внезапные звонки, посещения и др. Кто-то отвлек вас вопросом – и вот уже утекают драгоценные минуты. Это внешние поглотители, но на них можно влиять, поэтому регламентируем свои взаимоотношения с окружающими, устанавливая правила взаимодействия. 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 17/53 Отвлечения. Похожи на прерывания, только в данном случае мы отвлекаемся сами: зашли в Интернете для поиска материала для проекта, но для начала решили проверить почту и увлеклись перепиской. Открыли нужный сайт, на глаза попался красивый баннер или интересная новость, которые невозможно не посмотреть. В итоге несколько потраченных впустую часов, переизбыток ненужной информации. Поглотители отвлечения лежат в зоне нашего полного контроля, и никто не мешает избавиться от них полностью, поэтому виноват в подобных ситуациях только сам человек, бесцельно потративший свое время вместо того, чтобы искать необходимые сведения. Откладывание на «потом». Привычка откладывать все на последний момент имеет свое название – прокрастинация. Причины этого явления могут быть различными: · страшно браться за предстоящее дело, так как оно сложное; · непонятно, с чего начать, поэтому откладываем до последнего момента; · недооценка ресурса времени: кажется, что все успеем даже в самый последний момент, но в результате времени не хватает; · недооценка сложности задачи: на первый взгляд задача показалась легкой, отложили ее решение на «потом», кода приступили к выполнению, оказалось, что и задача сложнее, и ресурсов не хватает, и сроки поджимают. Вопрос 2. Определение понятия, суть и задачи хронометража. Прежде чем начать борьбу за сохранение своего времени, необходимо четко определить, в чем именно заключаются наши хронофаги: «Врага надо знать в лицо». Для этого необходимо заглянуть в зеркало, показывающее наши расходы времени. В тайм- менеджменте таким зеркалом является хронометраж. ! Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления. Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Хронометраж помогает решить следующие задачи: · определить, на что тратится время; · изыскать первые резервы времени; · выработать чувство эффективности, чувство времени. В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для планирования. В отечественном тайм-менеджменте подход к хронометражу несколько иной: хронометраж становится мощным инструментом выработки чувства времени и, как следствие, мышления, направленного на эффективность. Вопрос 3. Техника полного хронометража. Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов. Шаг 1. Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету расходов времени в течение дня (листочки и стикеры лучше не использовать, так как они имеют тенденцию теряться). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня. Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1). 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 18/53 Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2). Из данных комментариев сразу становится видно, где «прячется» поглотитель времени (вместо внесения необходимых данных – общение в чате). Комментарии помогают четко определить поглотителей времени, установить, в какой зоне контроля они находятся и, следовательно, выбрать оптимальные способы минимизации расходов времени на непродуктивные процессы. Шаг 2. Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут являться: · любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени; · любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени; · любое желаемое действие, до которого «не доходят руки»; · любое ресурсное занятие (дело для души), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое совершенно нет времени. Таким образом, любая цель может быть переформулирована и стать показателем для хронометража. Примеры: ЦЕЛЬ (что хотим изменить, какого результата достичь) ПОКАЗАТЕЛЬ (что будем отслеживать с помощью хронометража) Хочу меньше времени тратить на компьютерные игры. Количество времени в день, потраченное на компьютерные игры. Хочу больше времени уделять дипломному проекту. Количество времени в день, которое уделяю подготовке и написанию диплому. Шаг 3. На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы). Например, с помощью данного графика отслеживаем динамику такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что, если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа (120мин.), то к концу первой недели ведения хронометража сократилось до 45 минут. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 час 15 минут (75 мин.). Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя. Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, что и в предыдущем случае (просмотр телевизора), и в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом: 29.11.2019 Московский финансово-промышленный университет «Синергия» e-biblio.ru/book/bib/06_management/taim_menegment/sg.html#_Toc332034892 19/53 Из графика видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 минут, а на просмотр телевизионных программ – 120–80 минут, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 минут, а высвобожденные резервы времени (1час 15 минут) были использованы для изучения языка. Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты. Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить представление о личной эффективности в области управления временем для выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего проводить вечером, имея все данные за день. Отметьте в хронокарте выполненные дела и задачи, разделив их на группы: · Поглотители времени (неэффективно использованное время). · Ключевые, значимые для достижения целей дела и задачи (эффективно использованное время). · Необходимые затраты времени (сон, еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности. Выявите действия, которые являются хронофагами, отметьте их в хронокарте. Сравните хронокарты за несколько дней: отметьте, какие из хронофагов встречаются постоянно, а какие – появляются эпизодически. Отметьте количество времени в день, «украденное» различными поглотителями времени. Это поможет определить поглотителя времени, с которого стоит начать борьбу за свое время. Подсчитайте количество времени в день, израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды не учитываем). Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на что уходит ваша жизнь. Сравните полученные данные расходов времени в течение дня (дней) с целями из вашей стратегической картонки и ценностями из мемуарника (см. задание № 2 предыдущей темы). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и оперативной деятельности вашим стратегическим планам. Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время, например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные прерывания или отвлечение во время работы с базой данных). ! Хронометраж, как основа управления личным временем: · Позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий. · Вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни. · Не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам». · Вырабатывает эффективность мышления, что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств. · Способствует выработке независимости в суждениях, позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них. ! Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь». Методические указания по изучению темы. Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал. Вопросы для самопроверки: 1. Дайте определение понятия «поглотители времени». Объясните, в чем заключается опасность данного явления. 2. |