Диплом. Диплом Алиса Гринева. 1 Теоретические аспекты бухгалтерского учета и анализа расчетов с подотчетными лицами на предприятии
 Скачать 223.31 Kb.
|
|
формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности; своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов с подотчетными лицами; контроль за правильными и своевременными расчетами с подотчетными лицами; контроль за соблюдением налогообложения расчетов с подотчетными лицами; обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, для контроля, за соблюдением законодательства Российской Федерации; контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности; своевременная сверка расчетов с подотчетными лицами; контроль за правильным определением количества, качества, цен, стоимости товаров, поступивших на предприятие, своевременное и качественное оформление документов на поступившие товары. Таким образом, организация, осуществляя свою деятельность, ставит перед собой определенные задачи и цели, достигая которых оно может рассчитывать на получение определенной прибыли. Особое значение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами состоит в управлении дебиторской и кредиторской задолженностью, что входит в обязанности аппарата бухгалтерии [38]. Следовательно, здесь важно не допускать необоснованного увеличения дебиторов и суммы их долгов, избегать дебиторской задолженности с высокой степенью риска, своевременно принимать меры по истребованию просроченной задолженности. 1.3 Современные проблемы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникает множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов [30]. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры. Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье «услуги связи» [26]. Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету «исключаемые из себестоимости при налогообложении». Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле). Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл. 23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации [23]. Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции налоговых органов РФ. Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства. Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца. Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет, каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» затрагивает очень большое количество хозяйственных операций и рассчитывать на то, что данный участок бухгалтерского учета уйдет из – под контроля налоговиков, не нужно. Практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета по данному счету [22]. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета по счету 71, следующие: - отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; - списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; - несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами; - отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.п. [33]. Отсутствие в организациях документов, устанавливающих порядок выдачи и порядок списания подотчетных сумм является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Существование таких документов является обязательным для любой коммерческой организации. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично – денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное количество денежных средств, которое может находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят налоговые органы) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции. Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии. Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами: - контроль за соответствием положениям нормативных актов порядка, размеров и условий выдачи сумм подотчет; - выявление фактов нарушения порядка выдачи подотчетных сумм, нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами; - разработка мероприятий по устранению недостатков в учете и отчетности по расчетам с подотчетными лицами [25]. Объект анализа - данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводиться ежемесячно. В процессе анализа учета расчетов с подотчетными лицами используется метод группировки, сравнения, относительных величин. При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами используются: - локальные нормативные акты (приказы (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9, № Т-9а); - служебные задания для направления в командировку и отчеты о его выполнении (форма № Т-10а); - документы, подтверждающие произведенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.); - авансовые отчеты (форма № АО-1); - приказы по предприятию об утверждении списка лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; - сметы представительских расходов и приказы об их утверждении; - обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; - аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; - бухгалтерский баланс. Порядок проведения анализа включает в себя следующие этапы: 1) анализируется динамика кредиторской задолженности предприятия с подотчетными лицами на основе данных бухгалтерского баланса; 2) анализируется доля задолженности подотчетных лиц в общей сумме кредиторской задолженности предприятия и ее динамика на основе данных бухгалтерского анализа; 3) изучается состав подотчетных лиц на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 4) изучаются направления расходования средств по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основе данных аналитического учета; 5) изучаются первичные и отчетные документы, подтверждающие правильность отражения операций на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 6) выявляются недостатки организации учета расчетов с подотчетными лицами; 7) разрабатываются мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию учета расходов с подотчетными лицами [25]. Анализ расчетов с подотчетными лицами проводится бухгалтерской, аудиторской службой, финансовым или планово-экономическим отделом. Результаты анализа используются бухгалтерской службой предприятия, руководством предприятия. Итак, рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку оборот денежных средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности. 2 Организация бухгалтерского учета и анализ расчетов с подотчетными лицами в ООО «Никольскъ» 2.1 Краткая характеристика объекта исследования Предприятие ООО «Никольскъ» расположено по адресу: Приморский край, Уссурийск, Владивостокское шоссе, д. 36 Б. Торговая марка «Никольскъ» была создана в 2002 году, ее название символизирует историческую преемственность. Имя торговой марке дало старое название города Уссурийска, где сегодня расположены производства выпускающие мясную продукцию ТМ «Никольскъ». В логотипе марки ладья с расправленными ветром парусами и год основания компании Никольск. Изображение ладьи было выбрано не случайно, поскольку именно она еще в давние времена символизировала не просто движение вперед, а движение к новым рубежам. Мясное производство объединения «Никольскъ» начиналось с колбасного цеха. Первые прайс-листы компании содержали порядка двадцати наименований традиционных и проверенных временем мясных продуктов, но этот ассортимент расширялся поистине ударными темпами: каждый месяц вводились в производство как минимум два новых наименования. Сегодня ассортимент компании насчитывает около 200 наименований мясоколбасной продукции, а значит, может удовлетворить вкус самого взыскательного потребителя. На территории всего Дальнего Востока продается продукция торговой марки «Никольскъ»: традиционные вареные колбасы, сосиски и сардельки, изысканные полукопченые и варено-копченые колбасы, копчености и деликатесы с утонченным ароматом специй, паштеты, зельцы и холодцы, шпики. Секрет успеха мясоколбасных изделий торговой марки «Никольскъ» - отборное сырье, ароматные специи, заботливые руки технологов, точное соблюдение рецептур, жесткая трудовая дисциплина и санитария. Продукция пользуется высоким спросом у покупателей, что ведет к постоянному увеличению объема выпуска продукции предприятия и расширению географии продаж (продукцию предприятия можно приобрести в Хабаровском крае, Сахалинской, Амурской областях, в Магадане, Дальнереченске, Дальнегорске, Лесозаводские и многих других городах, поселках и районах Дальнего Востока). Основной вид деятельности: производство пищевых продуктов, включая напитки - производство продуктов из мяса и мяса птицы. Экономическую характеристику предприятия рассмотрим через систему экономических показателей. Основным показателем, определяющим производственное направление ООО «Никольскъ», является структура товарной продукции. Рассмотрим структуру товарной продукции в таблице 2.1. Таблица 2.1 - Состав и структура товарной продукции в ООО «Никольскъ»
Анализируя состав и структуру товарной продукции предприятия ООО «Никольскъ», можно сказать, что в 2019 году по сравнению с 2017 годом выпуск продукции увеличился на 5,9 %. В общей структуре товарной продукции в 2019 году наибольший удельный вес занимают колбасные изделия – 92,3 %. По сравнению с 2017 годом в 2019 году колбасных изделий выпусти на 19,3 % больше. Объем производства продукции является одним из основных показателей, характеризующих деятельность предприятий. От его величины зависят объем реализации продукции, уровень ее себестоимости, сумма прибыли, уровень рентабельности, финансовое положение предприятия, его платежеспособность и другие экономические показатели. Персонал предприятия - это совокупность физических лиц, состоящих с фирмой как юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором найма. Он представляет собой коллектив работников с определенной структурой, соответствующей научно-техническому уровню производства, условиям обеспечения производства рабочей силой и установленным нормативно - правовым требованиям. От обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и как следствие – объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей. Структура и динамика численности персонала представлена в таблице 2.2. Таблица 2.2 – Динамика и состав трудовых ресурсов в ООО «Никольскъ»
Как видно по данным таблицы 2.2 численность персонала основной деятельности в 2019 году увеличилась по сравнению с 2017 годом на 8 человек, а к прошлому – на 4 человека. В свою очередь аппарат управления и работники, занятые не основной деятельностью, остаются практически в том же составе. Оценить эффективность использования персонала можно используя показатели таблице 2.3. Таблица 2.3 - Показатели обеспеченности и эффективности использования трудовых ресурсов в ООО «Никольскъ»
Продолжение таблицы 2.3
По данным таблицы 2.3 видно, что годовой фонд оплаты труда в 2019 году увеличился на 43,1 % по сравнению с 2017 годом. Среднегодовая оплата труда на предприятии в 2019 году увеличилась на 36,1 % по отношению к 2017 году. Увеличение выручки на 5,9 % происходило при увеличении среднесписочной численности. Это отражается и незначительным увеличением среднегодовой выработки одного работника – на 0,7 %. Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами в 2019 году составляет 98 %. Отработано за 2019 год одним работником на 7,9 % больше, чем в 2017 году. Общий финансовый результат отчетного периода отражается в отчетности в развернутом виде и представляет собой сумму прибыли (убытка) от реализации продукции (работ, услуг), реализации основных средств, нематериальных активов и иного имущества и результата от финансовой и прочей деятельности; прочих внереализационных операций Анализ формирования прибыли приведен в таблице 2.4. Анализируя данные таблицы 2.4 можно отметить, что выручка от реализации в 2019 г. по сравнению с 2017 г. увеличилась 5,9%, и составила 557754 тыс. руб. Так же из данной таблицы можно сделать вывод, что производственные затраты увеличились на 3,8 % и составила в 2019 году 476114 тыс. руб. Превышение темпа роста выручки от реализации над темпом роста ее себестоимости, благоприятно сказывается на валовую прибыли, которая в 2019 году увеличилась на 20,7 % по сравнению с 2017 годом и составила 81640 тыс. руб. В целом можно отметить значительное снижение эффективности деятельности предприятия по итогам его работы за 2019 год за счет значительного роста коммерческих расходов. Таблица 2.4 - Динамика и источники формирования прибыли ООО «Никольскъ»
Далее проведем анализ коэффициентов, характеризующих платежеспособность ООО «Никольскъ» (табл. 2.5). Таблица 2.5 - Анализ коэффициентов, характеризующих платежеспособность ООО «Никольскъ»
Из данной таблицы 2.5 видно, что предприятие ООО «Никольскъ» на момент составления баланса является неплатежеспособным. Коэффициент быстрой ликвидности не соответствует установленным нормативам и равен 0,38 на конец года. Превышение суммы краткосрочных обязательств над быстрореализуемыми активами указывает на то, что краткосрочные пассивы как на начало, так и на конец отчетного периода не могут быть полностью погашены средствами в расчетах. Данные коэффициента текущей ликвидности на конец года составляют 1,005, что является ниже норматива равного 2. Значение общего коэффициента ликвидности показывает, какую часть текущих обязательств можно погасить, мобилизовав все оборотные средства. Данные значения не соответствуют нормативным, следовательно, предприятие ООО «Никольскъ» на момент составления баланса можно назвать не платежеспособным. Доля оборотных средств в активах составляет 100 %, так как предприятие не имеет внеоборотных активов (основные средства находятся в аренде). Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами в2019 году составил 0,005 снизившись на 0,029 по сравнению с данными 2017 года, что не соответствует оптимальному значению 0,1. Снижение вызвано увеличением краткосрочной задолженности. Таким образом, можно сделать вывод, что предприятие ООО «Никольскъ» имеет кризисное финансовое состояние. 2.2 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Никольскъ» подразделяются на три вида: 1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер. Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение. Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание. 2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении таваро-материальных ценностей, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении. При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН) заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дата и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозяйственные товары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца. В счёте–фактуре должны быть указаны: порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара; Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. 3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету. После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки. В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете: 1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации; 2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК. Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Никольскъ», с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. (рис.1)  Рисунок 1 – Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами Рассмотрим основные документы, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в ООО «Никольскъ»: 1. Приказ об утверждении перечня лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы на хозяйственные нужды: В ООО «Никольскъ» издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы - 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах. 2. Приказы о направлении сотрудников в командировки. На основании служебного задания кадровая служба ООО «Никольскъ» составляет приказ о направлении сотрудника в командировку. Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. В ООО «Никольскъ» форму № Т-9 используют при командировании одного сотрудника, а форму № Т-9а - при командировании сразу нескольких сотрудников предприятия. В приказе указывается фамилия и инициалы командируемого работника, его должность, структурное подразделение, в котором он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов (за счет ООО «Никольскъ», направившего сотрудника в командировку). Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель ООО «Никольскъ». Сотрудники ООО «Никольскъ», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись. Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве ООО «Никольскъ» 5 лет. 3. Командировочные удостоверения. Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия ООО «Никольскъ» выписывает сотруднику предприятия командировочное удостоверение. На основании этого удостоверения работнику предприятия выплачиваются суточные, в ООО «Никольскъ» они устанавливаются в зависимости от города командировки (в пределах края, в пределах России, за пределы России). В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия работника, которые заверяют печатью того предприятия, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре, и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале предприятия. 4. Приходный кассовый ордер. Для внесения в кассу неиспользованной подотчетной суммы, либо полученных сумм от других организаций (полученных по доверенности). Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер ООО «Никольскъ». Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации - 5 лет. 5. Расходный кассовый ордер. Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы ООО «Никольскъ». Ордер выписывается в одном экземпляре. Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель ООО «Никольскъ». Ордер также должен подписать сотрудник предприятия, получивший наличные деньги. Кассир в свою очередь обязан записать его паспортные данные. 5. Авансовый отчет: К авансовому отчету сотрудник ООО «Никольскъ» прикладывает все документы, подтверждающие его расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.). Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, которые приложены к авансовому отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету. Сотрудник предприятия сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передает сотруднику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер ООО «Никольскъ» проверяет целевое расходование средств, которые выданы сотруднику, а также присутствие оправдательных документов, подтверждающих его различные расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель ООО «Никольскъ». Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет. Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом предприятия в ООО «Никольскъ» представлена в таблице 2.6. Таблица 2.6 - Последовательность операций по расчетам с подотчетным лицом предприятия в ООО «Никольскъ»
Продолжение таблицы 2.6
В учетной политике предприятия указан общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам. Учетная политика ООО «Никольскъ» в 2019 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет - 20 дней с момента выдачи. Таким образом, анализ составления и состояния первичной документации показал, что в ООО «Никольскъ» первичная документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета. 2.3 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами Синтетический учет - учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета; Аналитический учет - учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. ООО «Никольскъ» составляет на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность. В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н. На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками ООО «Никольскъ» по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. В ООО «Никольскъ» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 8.2». Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов: 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»; 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (сальдо по дебету счета) или сумму задолженности подотчетным лицам предприятием (сальдо по кредиту счета). Для получения информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Никольскъ» ведется по каждой сумме (каждому работнику), выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами. Движение документов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Никольскъ» представлено на рис. 2. Расходные кассовые ордера Приходные кассовые ордера Авансовые отчеты Журнал – ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Главная книга Бухгалтерский баланс Рисунок 2 - Схема движения документов по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Никольскъ» Схема движения бухгалтерской информации по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при автоматизированной форме бухгалтерского учета в ООО «Никольскъ» представлена в таблице 2.7. Оформляется также и служебное задание для направления в командировку. Возвратившись из командировки, работник составляет краткий отчёт о выполненной работе в командировке. Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Таблица 2.7 –Схема движения бухгалтерской информации по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при автоматизированной форме бухгалтерского учета в ООО «Никольскъ»
Схема корреспонденции счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за 2019 г. выглядит следующим образом (табл. 2.8). Таким образом, качественные изменения в организационных формах проведения денежных расчетов с подотчетными лицами произошли вследствие возрастания экономической активности всех субъектов рынка, расширения числа и объемов сделок. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Разъездной характер работы служебными командировками не признается. Командированному работнику ООО «Никольскъ» выплачиваются: - суточные; - расходу по найму жилого помещения; - расходы по проездку к месту командировки и обратно; - другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т.д.). Направление работников в командировку производится руководителем ООО «Никольскъ» и оформляется приказом | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||