Делопроизводство. Делопроизводство 2. 1. Знакомство с организацией. Ее задачами и функциями
 Скачать 266.5 Kb.
|
|
Содержание 1. Знакомство с организацией. Ее задачами и функциями……………………..3 2. Знакомство со структурой и функциями структурных подразделений организации………………………………………………………………………..5 3.Изучение положения о службе ДОУ организации…………………………..15 4. Изучение должностных инструкций работников, ведущих делопроизводство организации…………………………………………………16 5.Изучение инструкции по ведению делопроизводства Организации……….18 6. Ознакомление с организационно-распорядительными документами организации и выявление особенностей их оформления…………………….19 7. Ознакомление с порядком подготовки и согласованию документов в Организации……………………………………………………………………...22 8. Ознакомление с порядком подписания и утверждения ……………………24 9. Ознакомление с порядком приемки поступающей корреспонденции…….27 10. Ознакомление с порядком рассмотрения документов в организации и предварительное рассмотрение в службе ДОУ………………………………..31 11. Ознакомление с порядком регистрации документов в Организации…….33 12. Ознакомление с системой контроля исполнения документов……………36 13. Ознакомление с порядком обработки отправляемых документов……….38 14. Ознакомление с порядком оформления номенклатуры дел в Организации……………………………………………………………………...40 15. Ознакомление с порядком оформления дел……………………………….43 Список использованной литературы…………………………………………...45 1. Знакомство с организацией. Ее задачами и функциями Чувашская республиканская общественная организация «Защита прав предпринимателей», именуемая далее «Организация», создана в соответствии с законом «Об общественных объединениях», и является негосударственной некоммерческой организацией, действующей в соответствии с законодательством РФ и на основании настоящего Устава. Руководящий орган Организации - Правление находится по адресу: Чувашская Республика, 428032, г. Чебоксары, ул. Композиторов Воробьевых, дом 20 офис 719 Организация является общественным объединением и создана с целью: защиты прав и законных интересов членов Организации; содействия развитию предпринимательства; сотрудничества с другими аналогичными организациями как в России, так и за рубежом. Для достижения целей Организация выполняет следующие задачи; представляет и защищает гражданские, экономические и социальные права и свободы, законные интересы членов Организации в государственных, коммерческих и общественных органах; всемерно помогает органам власти республики в построении правового, демократического общества; разрабатывает и вносит предложения по правовому обеспечению государственной поддержки и регулирования предпринимательства; создает системы информационного обеспечения предпринимательской деятельности; участвует в реализации международных и общероссийских программ поддержки предпринимательства; занимается правозащитной деятельностью; защищает конституционные права и законные интересы членов Организации, в органах государственной власти, органах местного самоуправления и общественных объединениях; содействует охране имущественных прав членов Организации; осуществляет иные задачи в соответствии с целями Организации не запрещенные законом. 2. Знакомство со структурой и функциями структурных подразделений организации Организационная структура ЧРОО «Защита прав предпринимателей» изображена на рис. 1.  Рис. 1. Организационная структура Органами Организации являются: Общее собрание членов Организации, Правление Организации, Председатель Правления. Высшим органом Организации является Общее собрание членов Организации, созываемое не реже одного раза в полугодие. Внеочередное заседание Общего собрания членов Организации может быть созвано по письменному требованию более 50% членов Организации, а также по инициативе Правления Организации и Председателя Правления. Общее собрание должно быть проведено не позднее чем за 30 дней после направления сообщения об этом членам Организации. Общее собрание правомочно (имеет кворум), если на нем присутствовало более половины членов Организации. При отсутствии кворума для проведения Общего собрания дата нового собрания назначается Правлением не позднее 30 дней. Общее собрание членов Организации: А)определяет приоритетные направления деятельности Организации и использования денежных средств Организации, принципов формирования и использования ее имущества; Б) утверждает годовой бухгалтерский баланс; В) избирает Правление, Председателя Правления Организации, досрочное прекращение полномочий; Г) заслушивает отчеты Правления Организации; Д) избирает членов Ревизионной комиссии Организации, досрочное прекращение их полномочий; Е) вносит изменения и дополнения в Устав Организации; Ж) принимает решения об изменении размеров вступительного и членского взносов; З) утверждает годовой отчет Организации и отчет Правления; И) утверждает финансовый план организации и внесение в него изменений; К) принимает решение о реорганизации и ликвидации Организации. На Общем собрании членов Организации председательствует Председатель Правления либо иное лицо, назначенное Правлением Организации. По вопросам, указанных в пп. А, Е, В, Д, И, К п. 7.4 настоящего Устава, решение считается принятым, если за него проголосовало более двух третей членов Организации, принявших участие в голосовании . По вопросам, указанных в пп. Б п. 7.4 настоящего Устава, решение считается принятым, если за него проголосовали все члены Организации, принявшие участие в голосовании. По вопросам, указанных в пп. Ж, З п. 7.4 настоящего Устава, решение считается принятым, если за него проголосовали более половины членов Организации, принявшие участие в голосовании. На Общем собрании членов Организации допускается как тайное, так и открытое голосование. Каждый член Организации имеет один голос. Все имеют равные права. На Общем собрании членов Организации ведется протокол, который должен быть подписан председательствующим и секретарем собрания. Правление Организации избирается Общим собранием членов Организации в количестве трех членов сроком на четыре года. Ревизионная комиссия Организации избирается из членов Организации сроком на четыре года, и должна состоять из нечетного количества членов. Председатель Правления избирается Правлением из числа его членов, со сроком на 4 года. Вопросы относятся к исключительной компетенции Общего собрания, предусмотренные пп. А, В, Д, Е, И, К п. 7.4 настоящего Устава общественной Организации. В периодах между Общими собраниями руководство Организацией осуществляет Правление, исполняющие решения Общего собрания членов Организации, в составе трех человек, со сроком полномочий четыре года. Решения Правления принимаются простым большинством голосов. Заседания Правления проводятся не реже одного раза в месяц. Заседание Правления правомочно, если на нем присутствует не менее двух третей от числа избранных членов Правления. На заседаниях Правления Организации ведется протокол, который должен быть подписан Председателем Правления и секретарем. Компетенция Правления: организует и проверяет выполнение решений Общих собраний Организации; определяет размер, порядок и сроки уплаты вступительных и членских взносов; координирует деятельность Организации, осуществляет работу по реализации программ, проектов, планов; принимает документы по вопросам деятельности Организации, в том числе вносит предложения об изменениях и дополнениях в Устав для последующего рассмотрения Общим собранием Организации; определяет и утверждает сметы доходов и расходов, а также отчеты об их использовании; определяет и утверждает структуру и штат аппарата Организации; принимает решения о назначении и проведении ревизии; утверждает бюджет Организации на предстоящий год; принимает заявления о приеме в члены Организации и выносит по ним решения; рассматривает любые вопросы, связанные с деятельностью Организации, не относящиеся к исключительной компетенции Общего собрания; обеспечивает учет и сохранность документов по личному составу, а также своевременную их передачу на государственное хранение в установленном порядке при ликвидации или реорганизации. Руководство текущей (оперативной) деятельностью Организации между Общими собраниями осуществляется Председателем Правления . Срок полномочия Председателя Правления четыре года. Председатель: входит в состав Правления по должности, руководит его работой, готовит повестки заседаний Правления, председательствует на заседаниях Правления, осуществляет контроль за решениями Правления; имеет право первой подписи, действует без доверенности от лица Организации, представляет ее интересы во всех государственных органах, предприятиях и учреждениях, коммерческих организациях как в России, так и за ее пределами, распоряжается ее средствами и имуществом, заключает договора, выдает доверенности, открывает счета в банках и других кредитных организациях, осуществляет прием на работу, издает приказы и дает указания, обязательные для всех членов и сотрудников Организации; разрабатывает штатное расписание Организации и должностные инструкции работников аппарата и передает на утверждение Правления; утверждает документы, регламентирующие производственно хозяйственную деятельность Организации; разрабатывает смету расходов и доходов и представляет ее на утверждение Правлению; руководит разработкой и представлением Общему собранию отчета о своей деятельности и деятельности Правления; осуществляет контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; организует и обеспечивает бухгалтерскую и статистическую отчетность Организации; совершает другие, не противоречащие законодательству и Уставу действия, необходимые для достижения целей Организации, за исключением тех, которые в соответствии с Уставом отнесены к исключительной компетенции Общего собрания; пользуется правом увольнения, перевода работников аппарата Организации, принимает к ним дисциплинарные взыскания и поощрения. Юридический отдел в соответствии с возложенной на него задачей выполняет следующие функции: -Проверка соответствия закону представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера . - организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных актов; - оказание юридической помощи в заключении хозяйственных договоров на предприятии.. -Определение форм договорных отношений с учетом производственных и финансовых планов, взаимоотношений (хозяйственных связей) с контрагентами и других факторов. Внесение руководству предприятия предложений о возможном способе установления договорных отношений: - путем заключения договоров, подписываемых сторонами; - путем проведения конкурса либо отбора подрядных организаций. Согласование примерных форм договоров с отделами предприятия. Проверка наличия на проектах хозяйственных договоров, представленных для визирования в юридический отдел , виз руководителей отделов предприятия, с которыми эти проекты должны быть согласованы. Визирование проектов хозяйственных договоров, заключаемых предприятием с контрагентами. Составление протоколов разногласий в случае, если у юридического отдела возникли возражения по отдельным условиям договоров. Рассмотрение протоколов разногласий, полученных от контрагентов: - проверка своевременности их составления контрагентами; Принятие мер к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий в случае полного или частичного несогласия предприятия с предложениями контрагентов. Претензионная работа: Подготовка претензий и материалов к ним в количестве экземпляров, необходимых для передачи претензий контрагенту-нарушителю, оставления в деле и передачи в арбитраж или в суд общей юрисдикции. Передача проектов претензий для визирования заинтересованным отделам. Предъявление претензий контрагентам. Проверка соблюдения требований, указанных в претензиях, на основе данных, представленных отделами предприятия. Подготовка и представление руководству предприятия соответствующих предложений по досудебному урегулированию, о предъявлении исков в судебные инстанции. Контроль за исполнением претензий, предъявленных контрагентам, и ведение учета их исполнения. Рассмотрение претензий, поступивших на предприятие: - проверка их юридической обоснованности: не истекли ли установленные сроки исковой давности для данной категории дел, правильны ли ссылки заявителей претензий на нормативные акты, договор и другие документы правового характера и т.п.; - проверка фактических обстоятельств, изложенных в претензиях Составление проектов ответов на претензии и согласование их с заинтересованными отделами. Представление руководителю предприятия для утверждения решения о полном или частичном удовлетворении претензии. Исковая работа. Принятие мер по соблюдению до судебного порядка урегулирования хозяйственных споров. Получение от контрагентов-нарушителей доказательств, подтверждающих отказ от удовлетворения претензий или неполучение в установленный срок ответов на заявленные претензии. Подготовка и предъявление исковых заявлений и материалов для предъявления в арбитражные суды и суды общей юрисдикции. Изучение исковых заявлений, направленных предприятию. Формирование по каждому исковому производству дел, в которые подшиваются копии исковых заявлений и приложений к ним, отзывы на исковые заявления, повестки о вызове на заседание арбитража (суда) и другие документы. Подготовка встречных исковых заявлений, решений о добровольном удовлетворении исковых требований, предложений по заключению мировых соглашений. Согласование с руководством предприятия состава специалистов, представительство которых необходимо в суде. Представительство в заседаниях суда. Своевременное получение копий решений, определений и других документов, принимаемых судом или арбитражным судом по делу, имеющему отношение к предприятию. Изучение решений, определений, постановлений и подготовка жалоб в случае, если есть основания считать их необоснованными. Направление исполнительных листов и судебных приказов на принудительное взыскание в службу судебных приставов. Общие задачи и консультирование руководителей отделов и работников предприятия по юридическим вопросам. Участие в разработке документов и проведении собраний с собственниками МКД. Участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности предприятия. Проверка и визирование договоров о полной материальной ответственности. Проверка соответствия закону проектов приказов об увольнении или переводе лица, несущего полную материальную ответственность. Участие в проверках, проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими, обоснованностью и правильностью выводов проверяющих, оформлением результатов проверок и составлением процессуальных документов, пр. Представительство в государственных надзорных органах, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, выявленных на предприятии. Обеспечение подразделений предприятия, отдельных работников нормативно-правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей. К основным задачам отдела делопроизводства можно отнести следующие: - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: - функции, связанные с документированием управленческой деятельности: - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления, - обеспечение изготовления документов, стенографирования, - копирования и тиражирования документов, - функции, связанные с организацией работы с документами: - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации), - обработка поступающих и отправляемых документов, - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов, - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам, - предварительное рассмотрение документов, - контроль за исполнением документов, - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов, - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива, - обеспечение защиты документной информации, - организация работы с обращениями граждан; - функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству, - проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов, - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях, - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами, - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства. Делопроизводство в организации ведется в полном объеме. Входящая документация проходит через отдел делопроизводства, откуда ее забирают сотрудники соответствующих отделов. Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью Организации. |