Делопроизводство. Делопроизводство 2. 1. Знакомство с организацией. Ее задачами и функциями
 Скачать 266.5 Kb.
|
|
10. Ознакомление с порядком рассмотрения документов в организации и предварительное рассмотрение в службе ДОУ После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 11. Ознакомление с порядком регистрации документов в Организации Регистрация документов - запись данных о документе по установленной форме, фиксирующих факт его создания, движения, отправления или получения. Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Входящие документы регистрируются один раз - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Документы, создаваемые по направлениям деятельности в крупных организациях, регистрируются в структурных подразделениях. В организациях с небольшим объемом документооборота регистрация может производится централизованно секретарем руководителя (канцелярией, службой ДОУ) организации. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - традиционных или электронных карточках. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата и индекс поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - сроки исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: - гриф (отметка) ограничения доступа к документу; - внутренняя переадресация документов по исполнителям; - код по тематическому классификатору; - ключевые слова; - количество листов документа; - наличие приложений; - должностное лицо, поставившее документ на контроль; - промежуточные сроки исполнения; - перенос сроков исполнения; - срок хранения документа; - статус документа (проект, версия); - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 12. Ознакомление с системой контроля исполнения документов Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля исполнения документов включает в себя: - определение сроков исполнения; - постановку документа на контроль с отметкой о контроле (буквой "К", словом или штампом "Контроль"  и т.д.);Для наиболее важных документов, требующих особого индивидуального контроля за ходом его исполнения в установленные сроки. - предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа; - снятие исполненного документа с контроля; - учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; - информирование руководителя организации и заинтересованных должностных лиц о состоянии исполнительской дисциплины в организации и мерах по обеспечению своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения документов организации обеспечивается по поручению руководителя организации специальной службой контроля, или в ее отсутствие службой ДОУ, которая осуществляет учет, ход исполнения и состояние исполнения контролируемых документов. На контроль ставятся: документы вышестоящих организаций; документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других документов ведется по поручению руководителя организации руководителями соответствующих структурных подразделений. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений организации. Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (документы вышестоящих органов, приказы и распоряжения руководителя организации и т.д.). Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается распорядительным документом руководителем организации. По указанию руководителя организации на контроль могут быть поставлены документы, не входящие в перечень. 13. Ознакомление с порядком обработки отправляемых документов Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие основные этапы: 1) регистрация; 2) оформление почтовых реквизитов; 3) конвертование (упаковка); 4) сортировка; 5) отправка; 6) помещение контрольного экземпляра в дело Документ, предназначенный для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопроводительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный штамп ("Исходящий № ___"). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа. Конверты (упаковки) также обеспечиваются необходимым количеством знаков почтовой оплаты. Письма подлежат отправке в конвертах установленного образца. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их получения адресатом. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в 4 и более адреса, составляется расчет рассылки. Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а наиболее важные и срочные направляются адресатам с курьерами (посыльными). Передача за пределы предприятия информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений e-mail осуществляется с помощью средств электрической связи. Документы, поступившие в делопроизводство, должны отправляться адресатам, как правило, в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи на основании подписанного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы. Контрольные экземпляры отправленных документов (включая сопроводительные письма) подшиваются в дело. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке. 14. Ознакомление с порядком оформления номенклатуры дел в Организации Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.  В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления. Вторая графа — названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа — количество дел (томов, частей) — заполняется именно тогда. В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение. В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел:  В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел. 15. Ознакомление с порядком оформления дел Первым делом в личное дело сотрудника попадают документы, которые он предоставил в отдел кадров при устройстве на работу, постепенно туда будут добавляться прочие сведения о сотруднике. Как правило, личное дело работника содержит следующие документы: заявление о приеме на работу; анкету сотрудника или автобиографию; трудовой договор, трудовое соглашение или контракт; резюме; личный листок по учету кадров (с дополнениями); копии документов об образовании; характеристику работника или рекомендательные письма; паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей; копии документов об утверждении в должности; копии приказов (или выписки из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении; копии документов о награждении или наложении взыскания; аттестационные листы; должностные инструкции; свидетельства, дипломы; списки изобретений, научных трудов; справки и другие документы, которые относятся к данному сотруднику; внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле. Внутренняя опись личного дела работника содержит сведения о документах, которые содержатся в личном деле, их порядковых номерах, индексах, датах и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Документы личного дела и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно. Внутреннюю опись составляет работник, ведущий личное дело сотрудника. Документы в личном деле работника добавляются и учитываются в хронологическом порядке, по мере поступления новых данных. К таким данным относятся свидетельства, приказы по личному составу и выписки из них, справки – любые, подтвержденные документально сведения, имеющие отношения к работе сотрудника. Устное заявление работника не является достаточным основанием для внесения изменений и дополнений в Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться. Обложка личного дела работника оформляется следующим образом: в верхней правой части указывается порядковый номер дела; посередине обложки указывают наименование структурного подразделения и предприятия, в котором работает сотрудник. Ниже ставится надпись: «Личное дело №…» и дублируется номер из верхнего правого угла, еще ниже указывается фамилия, имя и отчество работника; в правом нижнем углу указывают дату начала и дату окончания дела, срок хранения и количество листов Список использованной литературы ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Госстандарт России Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом от 27.11.2000 № 68 Росархива ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования. ISO 9001:2000 Системы менеджмента качества. Требования |