c 8 по 14. 8 вопрос цели, задачи и функции документирования. К числу основных принципов
 Скачать 24.89 Kb.
|
|
8 вопрос: цели, задачи и функции документирования. К числу основных принципов деятельности служб ДОУ следует отнести: 1) принцип унификации - приведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификация выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками; 2) принцип стандартизации - установление и применение стандарта как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов. Стандарт как нормативно-методический документ - это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обязательной правовой форме; 3) принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводства является основой для установления единых требований к организации делопроизводства. 4) принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления; 5) принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач Документационные задачи связаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это: 1) приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов; 2) предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции (краткого указания о порядке исполнения документа); 3) передача документов сотрудникам - исполнителям (передача документа должна производиться под роспись исполнителя в регистрационном журнале с указанием даты его получения); 4) контроль над сроками исполнения документов; 5) информационно-справочная работа; 6) составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий (составление - это, как правило, подготовка проектов документов); 10 вопрос: отличительные признаки управленческих документов. Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания и др.). Эта группа управленческих документов имеет ряд свойственных только им признаков: принимаются для решения наиболее важных, базовых вопросов деятельности ОВД; имеют долгосрочное действие и изменяются, как правило, в связи с коренным преобразованием характера деятельности ОВД; утверждаются вышестоящим органом управления; содержат административно-правовые нормы, которые устанавливают наиболее общие правила регулирования однотипных управленческих отношений; являются основой для создания большинства распорядительных актов управления. 12 вопрос: понятие и назначения документов в ПО. Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем документированной информации может быть любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Из определения можно сделать вывод, что основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Например, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о скрывшихся от суда и следствия и т.п. Кроме того, значение документов заключается в том, что они: 1) являются формой реализации всех функций управления. Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа; контроль заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т. п.; 2) служат одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами. Например, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляют им представления об устранении причин и условий совершения правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.д.; 3) юридическое значение документов состоит в том, что они представляют собой средство официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих значение для деятельности органов внутренних дел. 13 вопрос: Виды документов, составляемых в ПО: 1) по месту возникновения и направлению движения документов они подразделяются на: - исходящие - отправляемые органом внутренних дел в адрес других органов, организаций или граждан; - входящие - поступающие в орган внутренних дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан; - внутренние - созданные в органе внутренних дел и не подлежащие отправке; 2)по количеству отражаемых в документах вопросов различают документы: - простые - составленные по одному вопросу; - сложные - содержащие информацию по двум или большему числу вопросов; 3)по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов: - односторонние - составляются от имени одной стороны - органа или должностного лица (например, рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела и т.д.); - двусторонние (многосторонние) - документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон (например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо ценностей; акт обследования объектов разрешительной системы и т. д.); 4) по степени секретности содержащейся в документах информации делятся на: - содержащие сведения, составляющие государственную тайну (особой важности, совершенно секретные, секретные); - содержащие служебные сведения, которые не составляют государственной тайны, однако их разглашение может нанести ущерб интересам МВД России («для служебного пользования»); -несекретные (открытые) документы; 5) в зависимости оm их подлинности документы подразделяются на: - подлинник - первый или единичный экземпляр официального документа; - дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (обычно создается при утрате подлинника, например, свидетельства о рождении или диплома); - копию - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Помимо названных, существуют и другие критерии классификации документов: - по срокам хранения; -по технике нанесения информации (письменные, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы); - по способу передачи информации (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) и пр. 9 вопрос: основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов. 1)юридические требования к документу, которые заключаются в том, что документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Соблюдение этого требования обеспечивает юридическую силу документа, т. е. свойство официального документа. Таким образом, юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции; 2) требования информационной культуры: - документ должен быть написан официально-деловым стилем (прямой порядок слов в предложениях; подлежащее стоит ближе к началу предложения, сказуемое - возможно ближе к подлежащему; длинные сложные предложения заменяются несколькими простыми и т. д.); -изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование; -применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении; -документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания; - документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах; 3) требования технической эстетики: - в документе не должно быть помарок и исправлений; - документирование информации в органах внутренних дел осуществляется, как правило, с использованием технических средств. При изготовлении документов с использованием печатающих устройств вычислительной техники рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером № 13-15 через 1-1,5 интервала. 4) Соответствие документа требованиям государственных стандартов и инструкций по делопроизводству. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами (ГОСТ-Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и требованиями «Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел», утвержденной Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. 14 вопрос: понятие унификации документов управления и ее принципы. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Другими словами унификация – это применение в языке и стиле документов набора штампов, стандартов, которые позволяют сократить время их составления, облегчает процесс их восприятия, повышает культуру управленческого труда. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; - информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа; - сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; - стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами); - сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации; - экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. 11 вопрос: стандартизация управленческих документов, ее сущность и принципы. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. целях обеспечения: - безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья - технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией - экономии всех видов ресурсов. |