Анализ документооборота Бобылева. А 0 комментариев 58 просмотров Полистать демоверсию печатного журнала нализ документооборота новые задачи и новые возможности
 Скачать 19.56 Kb.
|
 Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2016 Рубрика Современное делопроизводство А 0 комментариев 58 просмотров Полистать демо-версию печатного журнала нализ документооборота: новые задачи и новые возможности —Бобылева Марина | к.и.н., доцент Каковы основные направления анализа документооборота организации в условиях внедрения и применения СЭД? Какие показатели можно использовать для оценки применения технологий электронного документооборота в организации? Какие статистические данные о документообороте соответствуют типовым информационным потребностям? В связи с применением систем электронного документооборота (далее - СЭД) основные методические подходы к анализу документооборота, являющегося традиционной функцией делопроизводственной службы, заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, проведение многоаспектного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению СЭД в организации, а с другой - вместе с СЭД появляются принципиально новые возможности получения информации. Анализ документооборота должен рассматриваться как одна из главных задач управления документами в организации. Структура (состав), направленность и объем представляют собой ключевые характеристики документооборота и объекты проведения его анализа. В условиях применения СЭД результаты анализа документооборота находят отражение в классификаторах (справочниках) системы. В сущности, справочники СЭД вместе с внесенной в них информацией представляют собой информационную модель организации в рамках корпоративной СЭД, отражают степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами. Классификация документов в СЭД Особую роль играет справочник групп или видов документов в СЭД. Как известно, документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Поэтому данный справочник в качестве своих основных разделов может включать эти классификационные группы с их последующей детализацией по видам и разновидностям документов. В соответствии с этим справочником для определенных групп документов устанавливается порядок индексации, используемый при их регистрации. Данная задача решается как при внедрении СЭД, так и при дальнейшей актуализации справочника в ходе развития системы. Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую от вышестоящего органа управления или от подчиненных организаций, от органов государственной власти и местного самоуправления и от организаций, с которыми существует регулярное взаимодействие, а также другую служебную корреспонденцию и обращения граждан. К исходящим документам относятся письма в адрес организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемые организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах. К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации: распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых внутри организации в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц. Распорядительные документы организации (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) могут иметь двойственный характер. Если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим. Если же организация не имеет таковых структур, то распорядительные документы можно рассматривать как внутренние. Детализация позиций справочника групп или видов документов, выделение видов и разновидностей документов, значимых для данной организации, возможна именно на основе анализа структуры документооборота. Практика показывает, что при ведении данного справочника целесообразно выделять группы документов по номинальному признаку (то есть по конкретным видам документов, образующихся в деятельности организации), а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных СЭД (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный характер, в то время как справочник корреспондентов более подвижен вследствие создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Позиции в справочнике групп или видов документов могут выделяться также с учетом особенностей технологии работы с отдельными категориями документов и необходимости разграничения функций по их регистрации. Например, могут быть выделены отдельные права на регистрацию входящей служебной переписки, обращений граждан, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, исходящей переписки, внутренней переписки и др. Существенное значение при анализе документооборота может иметь классификация способов передачи документов. С учетом практикуемых в организации способов доставки (почта, курьерская доставка, телеграф, факс, электронная почта и др.) могут вноситься соответствующие позиции в справочник видов доставки документов (при его наличии в СЭД). Сейчас организация может использовать несколько способов передачи документов в электронной форме своим корреспондентам. К примеру, электронная почта, интегрированная с корпоративной СЭД, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернетпортал и интернет-приемная, а также специализированные информационные технологии. На практике применяется также обмен документами по телекоммуникационным каналам с использованием электронных адресов, не связанных с корпоративной СЭД. Эти обстоятельства также необходимо учитывать при анализе документооборота, в том числе во взаимосвязи с количественными показателями использования конкретных способов передачи документов. Справочник способов (видов) доставки документов может быть использован при составлении поисковых запросов, например, для поиска документов с учетом вида доставки, подсчета количества документов по каждому виду доставки для анализа документооборота, в том числе расходов на доставку документов. Анализ содержания и функциональной принадлежности документов Анализ структуры документооборота должен дополняться изучением содержания и функциональной принадлежности конкретных групп документов. Именно на этой основе можно подготовить тематические рубрикаторы документов (используются в СЭД в качестве одного из справочников), типовые тексты, используемые как для составления самих документов, так и для их аннотирования в СЭД (включаются в справочник типовых текстов). Наличие таких возможностей в программном продукте позволяет существенно повысить возможности системы. Справочник типовых текстов заполняется исходя из конкретного состава и тематики документации. По результатам анализа документооборота организации в него включаются наиболее часто употребляемые словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля аннотации документа (о чем документ, заголовок к тексту) в электронной регистрационной карточке. Например: «Сводные данные по...». В дальнейшем типовые тексты могут использоваться при составлении поисковых запросов. Кроме того, в СЭД может быть справочник наиболее часто употребляемых резолюций руководства, содержащий словосочетания и предложения, используемые для заполнения поля с текстом резолюции. В условиях применения технологий электронного документооборота важное значение имеет выделение документов со структурированной и неструктурированной информацией. По мере расширения применения СЭД доля документов со структурированной информацией возрастает. Можно выделить документы: с уникальным содержанием (относящиеся к конкретным управленческим ситуациям) и с повторяющимся составом информации (характерны для типовых, повторяющихся управленческих ситуаций и бизнес-процессов). В зависимости от степени формализации содержащейся информации важно различать документы: с неструктурированной (слабоструктурированной) информацией и со структурированным, формализованным содержанием, такие документы обычно относятся к типовым управленческим ситуациям и бизнес-процессам и носят массовый характер. Для конкретных видов документов со структурированной информацией и типовыми процедурами (маршрутами) работы с ними целесообразно выделить отдельные позиции справочника групп или видов документов для последующей технологической настройки бизнеспроцессов в СЭД. При этом процедуры работы с документами с неструктурированной информацией и структурированной будут различаться, особенно если обмен документами осуществляется в электронной форме. При анализе состава документооборота можно условно выделить две его сферы (соотношение между ними в организациях разных отраслей деятельности различается): в узком смысле понятие «управленческий документооборот» применяется к документам, обеспечивающим функционирование организации в целом (прежде всего, к организационно-распорядительной документации); в широком смысле управленческий документооборот включает также «технологический» (или «операционный» - по аналогии с операционными бизнес-процессами) документооборот, связанный с обеспечением отдельных функций управления и обусловленный спецификой деятельности организации (например, банки, страховые компании, медицинские организации, предприятия торговли и т.п.) и ее системы менеджмента качества. Документы «технологического» документооборота организации отличаются высокой степенью структурированности информации, унификации и стандартизации. Управленческий документооборот (в отличие от технологического) в значительной мере связан с принятием решений на основе слабоструктурированной или неформализованной информации. Поэтому роль человека в процессе работы с управленческими документами заключается не только в формально-логических операциях, но и в аналитической, эвристической деятельности. В рамках конкретных бизнес-процессов процедуры управленческого и технологического документооборота могут сочетаться. Показатели объема документооборота Данные об объеме документооборота имеют определяющее значение при расчете штатной численности и формировании структуры службы ДОУ, обосновании потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере свидетельствуют о масштабе деятельности компании, объеме и характере ее взаимосвязей с другими организациями. Поэтому можно считать, что объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата. Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота с целью оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также для возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации. В условиях бумажного документооборота нередко под объемом документооборота понималось как «количество зарегистрированных документов» (официальный показатель объема документооборота), так и «количество документов, включая их копии» (показатель, характеризующий объемы работы копировально-множительной службы и экспедиции). Понятно, что по мере расширения применения электронного документооборота второй показатель утрачивает прежнее значение. До внедрения СЭД служба ДОУ или экспедиция обычно осуществляли ежедневный учет документооборота, на основе которого готовились сводные статистические сведения за месяц, год или иные периоды. В условиях использования СЭД статистические сведения о документообороте можно получать с любой периодичностью по специальным запросам. Основываясь на знакомстве с практикой применения СЭД в различных организациях, можно рекомендовать готовить статистические сведения: об исполнении документов, поставленных на контроль, - ежемесячно, а об объеме и составе документооборота - периодически, но не реже одного раза в квартал. В суммарный показатель объема документооборота организации следует включать количество зарегистрированных документов (входящих, исходящих и внутренних). При этом учет документооборота ведется по каждой из названных категорий отдельно. Справку об объеме документооборота организации см. в Примере 13 статьи «Закрытие делопроизводственного года» Данные об объеме документооборота рекомендуется использовать для расчета плотности документопотоков. Этот показатель представляет собой удельный объем документооборота (общий или дифференцированный по видам документов), с которым за определенный период времени (месяц, квартал, год) работали подразделения организации, группы сотрудников или конкретные должностные лица. Данные о плотности документопотоков могут использоваться для принятия решений по ряду вопросов: рациональное распределение функций между подразделениями или конкретными должностными лицами; обоснование необходимой штатной численности на отдельных участках работы; установление прав на регистрацию конкретных категорий документов; децентрализация выполнения отдельных функций и др. Для решения ряда задач организации информационного взаимодействия важно также оценивать плотность документопотоков в электронной форме. Кроме того, требуются и другие детализирующие показатели. Показатели применения электронного документооборота В современных условиях необходимо различать собственно электронные управленческие документы, под которыми следует понимать документы, изначально созданные и подписанные в электронной форме с соблюдением установленных требований (то есть документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе), и электронные копии документов, имеющих бумажные подлинникиI. В связи с этим важно регламентировать виды документов, обращение которых внутри организации полностью должно осуществляться в электронной форме, а также категории документов, пересылаемых адресатам в электронной форме. См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» По мере расширения применения технологий электронного документооборота становятся важными показатели «объема документооборота, осуществляемого в электронной форме». В числе показателей применения элементов документооборота с использованием СЭД следует выделить: количество документов, поступивших и отправленных в электронной форме по конкретным телекоммуникационным каналам, - подсчитывается для внешнего документооборота на основе внесенной в СЭД информации о способе доставки документов (например, МЭДО, электронная почта, интернет-приемная) и, при необходимости, может быть детализирован по отношению к конкретным корреспондентам; количество документов, файлы которых введены в СЭД, - используется для внутреннего документооборота путем подсчета количества зарегистрированных документов, файлы которых имеются в СЭД (по видам документов согласно соответствующему справочнику СЭД); объема документооборота, осуществляемого в электронной форме, в процентном соотношении к общему объему документооборота (с детализацией для внутреннего и внешнего документооборота). В условиях масштабного применения технологий электронного документооборота в организации, в том числе электронного согласования проектов документов, также необходимо учитывать количество зарегистрированных в СЭД проектов документов (используются показатели «количество проектов документов, согласованных в СЭД в электронной форме» и «количество проектов документов, согласованных и подписанных в СЭД в электронной форме»). К числу показателей применения электронного документооборота можно отнести количество пользователей СЭД в подразделениях, непосредственно работающих с документами в электронной форме. Типовые информационные потребности Практика показывает, что можно выделить некоторые типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота. К числу типовых информационных запросов можно отнести: Статистические данные по числу входящих, исходящих и внутренних документов, а также проектов документов, зарегистрированных в СЭД (как по каждой группе, так и суммарный показатель). На основе этих данных можно оценить динамику объемов документооборота за год или иные периоды времени. Статистические данные по корреспондентам (число поступивших и отправленных документов по конкретным корреспондентам, с которыми организация ведет переписку). На основе этих данных можно оценить динамику и относительные объемы (долю от общего объема) переписки с конкретными организациями или группами организаций. Статистические данные по подразделениям (число входящих, исходящих и внутренних документов; число документов, поставленных на контроль в службе ДОУ и в подразделении). На основе этих данных можно оценить динамику и долю подразделения в суммарном документообороте организации, выполнить сравнительный анализ объемов документооборота разных подразделений, сопоставить эти данные со штатной численностью подразделений и численностью делопроизводственного персонала или числом пользователей СЭД. Статистические сведения о работе конкретных должностных лиц с документами (количество резолюций, автором которых является данное лицо; количество исполненных входящих документов, в том числе по резолюциям; количество подготовленных исходящих и внутренних документов; количество подписанных документов). Эти сведения позволяют оценить «личный документооборот» должностного лица, оценить его динамику. С учетом потребности в такой информации в некоторых программных продуктах для СЭД в составе АРМ руководителя присутствует функциональная возможность показать руководителю реальную загрузку подчиненных в данный период времени - сколько документов находится у каждого на исполнении (в том числе в виде диаграммы). — Статистические сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока. При этом требуются данные об исполнителях (подразделениях), а также о корреспондентах, исполнение документов которых было задержано. Эти сведения позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины (в сопоставлении с количеством документов, поставленных на контроль). Иногда могут интересовать сведения о документах, срок исполнения которых был продлен. Эти данные могут использоваться для выявления и анализа причин задержки исполнения документов. Следует также специально отметить различие типовых информационных потребностей пользователей СЭД, работающих в службе ДОУ и в структурных подразделениях. Получать обобщающие сведения о документообороте работники должны только в рамках своих должностных полномочий. Поэтому в СЭД должны быть предусмотрены возможности соответствующего разграничения прав пользователей. Спектр информационных потребностей в статистических данных для анализа документооборота достаточно широк. Кроме того, периодически возникают и нестандартные ситуации. Потому невозможно создать одну «идеальную» сводку о документообороте. На основе специфических задач организации могут быть выбраны три-четыре формы сводки, дополняющие одна другую и составляемые с требуемой периодичностью. После анализа этих данных может проводиться дополнительное изучение различных аспектов работы с документами в организации с использованием функциональных возможностей СЭД. См. статью «Аудит делопроизводства в группе компаний» в №10, №11 и №12’2016 I 1 Алексеева Анастасия Руслановна Бекшнева Валерия Анатольевна Ботников Сергей Викторович Ногмилова Екатерина Алексеевна Волкова Юлия Олеговна Гарипов Ренат Майлисовнч 1 орелнк Вероника Андреевна 1 иаиова Ольга Алексеевна [Иванова Екатерина Александровна Кваннн Владимир Леонидович Коршунов Андрей Олегович М Лисихина Светлана Андреевна альцев Константин Александрович Менщикова Мария Андреевна Молякова Алена Ивановна Мосина Мария Михайловна Набатникова Наталья Юрьевна Плотникова Анна Сергеевна Постолатий Светлана Юрьевна Решетов Владимир Александрович Рсшетова Елена Леонидовна Рощупкин Владислав Юрьевич Садовников Евгений Викторович Стенникова Галина Александровна Тупицын Евгений Андреевич Фадеев Артемий Алексеевич Хмель Ксения Андреевна Царева Анастасия Семеновна IJIмакова Светлана Викторовна I Подробнее вопросы применения электронного документооборота рассматриваются в новой книге: Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Издательство «Термика», 2016. - 360 с. ®Гуг..ь.с..я.“а1а.д. © ООО «Бизнес-Арсенал», 2017 Россия, 105064, Москва, ул. Земляной Вал, д. 7/1-2, стр. 1. public@delo-press.ru Правила подписки на сайте deb-press.rupdf’ 437Kb IСноски |