Унификация текстов управленческих документов Работу выполнила Студентка Группы 21 ПСО-1 Мажирова А.А. Документирование Документирование — неотъемлемое условие организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Разнообразие приводит к большому количеству документов в делопроизводстве, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации. Унификация и стандартизация управленческих документов заключаются в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающего при исполнении однотипных управленческих функций. Основные цели унификации документов - оптимизировать количество деловых бумаг, которые находятся в актуальном производстве;
- привести формы к единому стандарту типов;
- повысить общее качество исполнения;
- увеличить скорости обработки;
- обеспечить формальную и содержательную совместимость различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;
- оптимизировать внедрение компьютерной обработки данных.
Унификация документов — это способ сократить избыточное многообразие форм деловых бумаг, привести их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учёт, хранение). Служебные документы на уровне текстов унифицируют в несколько этапов, при этом стандартизации подвергается - общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
- жанр и композиционная структура текста;
- языковые формы выражения информации;
- правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.
основные принципы унификации текста - управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;
- состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;
- речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;
- использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;
- строгое соблюдение терминологической однозначности;
- сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты;
- использование стандартных единиц измерения.
Текст унифицированных документов оформляют в виде: - связного текста;
- трафарета;
- анкет;
- таблиц;
- соединения форм
Композиция в виде связного текста, анкет, таблиц
Содержание информации
|
Стандартные формулировки
|
Предупреждение:
|
по истечении срока...
в противном случае...
в случае невыполнения долговых обязательств...
|
Мотивация, цель:
|
в порядке, предусмотренном статьей...
в порядке оказания технической помощи...
в порядке исключения...
в целях совершенствования...
во избежание случаев нарушения...
с целью ознакомления...
|
Ссылки:
|
в соответствии с устной договоренностью...
согласно постановлению правительства...
согласно Вашей просьбе...
ссылаясь на Ваше письмо...
на основании распоряжения...
|
Причина
|
по причине задержки...
в связи с производственной необходимостью...
ввиду задержки получения груза...
вследствие изменения цен...
| Заключение Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. |
Скачать 1.79 Mb.