управленческие документы. Управленческие документы и их классификация

• Название: Управленческие документы и их классификация
• Дата: 30.05.2022
• Размер: 1.74 Mb.
• Имя файла: управленческие документы.ppt
• Тип: Документы; #557989

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

«document» - доказательство, свидетельство (лат.)

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, и т.д.).

Реквизиты

Графические (герб, печать, эмблема)

Текстовые (текст, цифры)

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаги составляет формуляр документа.

Классификация документов.

ПО ВИДУ:

Организационно-распорядительные документы (положения, уставы, инструкции, приказы, протоколы, решения, штатное расписание, и т.д.).
Справочно-информационные документы (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты, и т.д.).
Документация по личному составу (приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, договоры, резюме, и т.д.).

ПО ФОРМЕ:

Индивидуальные;
Типовые;
Трафаретные.

По содержанию:

Сложные;
Простые.

ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ:

Официальные;
Личные.

По месту происхождения:

Внешние;
Внутренние.

По срокам хранения:

Постоянно;
Свыше 10 лет;
До 10 лет.

По гласности:

Секретные;
Несекретные.

ПО СРЕДСТВАМ ФИКСАЦИИ:

Рукописные;
Машинописные;
Графические;
Звуковые;
Фото- и кинодокументы.

ПО СТАДИЯМ:

Оригиналы (подлинники);
Черновики;
Копии;
Выписки.

По срочности:

Срочные;
Несрочные.

Документирование управленческой информации

это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.


Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.
Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.

Унифицированная система документации

это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.


— организационно-распорядительной документации;
— первично-учетной документации;
— банковской документации;
— финансовой документации;
— отчетно-статистической документации;
— плановой документации;
— ресурсной документации;

— торговой документации;

— торговой документации;
— внешнеторговой документации;
— ценовой документации;
— документации по труду, социальным вопросам и защите населения;
— документации по бытовому обслуживанию населения;
— бухгалтерско-учетной документации;
— документации по Пенсионному фонду;
— словарно-справочной документации.


Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п.


По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.
Служебный документ — это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.
Личный документ — это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.
Документ личного происхождения — документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.


По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы,поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическимлицам.


По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.


По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).

— срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;
— несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.


По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.


— письменный документ — текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;
— графический документ — изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;
— аудиовизуальный документ — документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;
— видеодокумент — документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;


— кинодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;
— фотодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;
— фонодокумент — документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;
— электронный документ — документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.


— черновик (предварительная редакция документа);
— подлинник — экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
— копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков;