управленческие документы. Управленческие документы и их классификация
![]()
|
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫИ ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ«document» - доказательство, свидетельство (лат.)Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, и т.д.).Реквизиты Графические (герб, печать, эмблема) Текстовые (текст, цифры) Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаги составляет формуляр документа.Классификация документов.ПО ВИДУ:Организационно-распорядительные документы (положения, уставы, инструкции, приказы, протоколы, решения, штатное расписание, и т.д.). Справочно-информационные документы (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты, и т.д.). Документация по личному составу (приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, договоры, резюме, и т.д.). ПО ФОРМЕ:Индивидуальные; Типовые; Трафаретные. По содержанию:Сложные; Простые. ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ:Официальные; Личные. По месту происхождения:Внешние; Внутренние. По срокам хранения:Постоянно; Свыше 10 лет; До 10 лет. По гласности:Секретные; Несекретные. ПО СРЕДСТВАМ ФИКСАЦИИ:Рукописные; Машинописные; Графические; Звуковые; Фото- и кинодокументы. ПО СТАДИЯМ:Оригиналы (подлинники); Черновики; Копии; Выписки. По срочности:Срочные; Несрочные. Документирование управленческой информацииэто создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве. Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации. Унифицированная система документацииэто система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов. — организационно-распорядительной документации; — первично-учетной документации; — банковской документации; — финансовой документации; — отчетно-статистической документации; — плановой документации; — ресурсной документации; — торговой документации;— торговой документации; — внешнеторговой документации; — ценовой документации; — документации по труду, социальным вопросам и защите населения; — документации по бытовому обслуживанию населения; — бухгалтерско-учетной документации; — документации по Пенсионному фонду; — словарно-справочной документации. Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п. По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения. Служебный документ — это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности. Личный документ — это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем. Документ личного происхождения — документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании. По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы,поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическимлицам. По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр. По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам). — срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»; — несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия. По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет. — письменный документ — текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков; — графический документ — изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью; — аудиовизуальный документ — документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру; — видеодокумент — документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи; — кинодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений; — фотодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений; — фонодокумент — документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи; — электронный документ — документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы. — черновик (предварительная редакция документа); — подлинник — экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу; — копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков; |