Что такое «система документации» и «унифицированная система документации». 38 тема. Что такое система документации и унифицированная система документации
 Скачать 16.21 Kb.
|
|
38 тема. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации» Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, т.е. система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Унифицированная система документации (УСД) – это структура документации, которая составлена по общим требованиям и принципам, и которая содержит данные, необходимые для регулирования конкретной сферы деятельности. УСД являются результатом такого процесса как унификация. Унификация – это способ уменьшения излишнего многообразия с помощью приведения некоторых элементов к однотипности. Еще один продукт унифицированных систем документации – это стандартизация. Стандартизация – это операция по установке единых характеристик для их многократного использования с целью повышения эффективности производства. Действующие унифицированные системы документации в России В России были разработаны и действуют следующие унифицированные системы документации: УСД организационно-распорядительных документов, УСД банковских документов, УСД бухгалтерской и финансовой документации при учреждениях и предприятиях, УСД отчетно-статистических документов, УСД документации в сфере трудовых правоотношений, УСД документов Пенсионного фонда РФ, УСД документации о внешней торговле. Виды унификации Выделяют три вида унификации: таблица, трафарет и анкета. Таблица – это метод структурирования информации с помощью разделения ее на строки и столбцы. Трафарет – это способ представления текста с помощью постоянных формулировок в нем и пробелов для последующего заполнения на месте переменной информации. Анкета – это прием составления текста, при котором информация размещается по типу конструкции «вопрос – ответ». В таблице текст как бы разорван. Его постоянная информация находится в заголовках граф, а переменная – на их пересечении. Такой текст является более емким в информационном смысле, обладает строгой классификацией данных. Таблица является типовой унифицированной формой для кадровых документов, графиков отпусков и штатных расписаний. Второй тип – трафарет, - позволяет фиксировать постоянную информацию с пробелами для переменной. В таком виде оформляются приказы и заявления. Третий тип – самый интересный. В анкете постоянная информация располагается в левой половине листа, а переменная – в противоположной, и вносится в документ во время его составления. Чаще всего в виде анкет оформляются приказы по переводу, увольнению или переводу, справки, объяснительные и кадровые докладные записки. Формат анкеты помогает упростить процесс составления документа и уменьшить машинописную работу. Отличительные черты унифицированной системы документации Для каждой унифицированной системы документации создаются отдельные ГОСТы, ведь именно они регулируют процессы унификации. ГОСТ – это межгосударственный стандарт чего-либо, утверждаемый специальными ведомствами. Разработкой ГОСТов для УСД занимаются разные ведомства. Например, ГОСТы в сфере бухгалтерской документации составляет Министерство финансов РФ, а в сфере организационно-распорядительной документации – Росархив РФ. Затем, в каждой УСД существуют свои унифицированные формы документов. Унифицированные формы документов – это группа реквизитов, которая установлена в соответствии с задачами, решаемыми в данной сфере, и расположены на носителе информации в определенном порядке. То есть, реквизиты являются основой для создания унифицированной формы документов. Реквизиты – это необходимые составные части документа: печать, подпись и т. д. В России установлено около 30 различных реквизитов: эмблема компании или ее товарный знак, ОГРН (основной регистрационный номер), ИНН, название организации, вид документа, его дата, место создания документа, получатель, подпись и т.п. Нормативное регулирование Одним из важных документов, регулирующим сферу УСД является ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ регулирует создание таких документов как приказов, актов, решений, постановлений, протоколов, распоряжений и многих других. Он устанавливает особенности реквизитов этих документов и требования по оформлению их бланков. Вообще существует целая серия ГОСТов «Унифицированные системы документации…», в каждом из которых раскрывается отдельная УСД и ее особенности. Еще одним значительным документом выступает «Типовая инструкция по делопроизводству…». В ней прописаны общие требования к работе служб документооборота и особенности оформления управленческой документации. Еще один ГОСТ – ГОСТ 6.30-2003, - устанавливает количество существующих в России реквизитов и требования к их оформлению. Также существуют еще несколько важных документов – это «Табель унифицированных форм документов», «Альбом унифицированных форм документов», «Альбом бланков», «Правила оформления документов», «Регламент» и т.п. Эффект от унификации Эффект от унификации бывает двух видов: прямой и косвенный. Прямой выражается в снижении затрат труда, уменьшении расходов материалов при оформлении документов и вложений в оргтехнику (ремонта и обслуживания). Косвенный определяется повышением качества деятельности по управлению и эффективностью при использовании оргтехники. |