отчет по практике. отчет пм 02. Адрес г. ЮжноСахалинск, ул. Ленина 691 Режим работы ежедневно 09. 0017. 15
 Скачать 100.38 Kb.
|
ВведениеЯ, Баранчикова Дарья Александровна проходила практику в МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» с 02.11.20 по 14.11.20. Адрес: г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина 69/1 Режим работы: ежедневно 09.00-17.15 Я была направлена на производственную практику в МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» в качестве практиканта. Мой наставник – Олексеенко Инна Геннадьевна. Старший инспектор. Образование: государственное муниципальное управление. Стаж работы 18 лет. Основными видами деятельности архива являются: обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в архиве; комплектование архива документами архивного фонда Южно-Сахалинска; использование и публикация архивных документов; информационное обеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и на платной основе, в соответствии с действующим законодательством; создание информационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в архиве; ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы. Инструктаж по охране труда мне проводил Олексеенко И.Г. 02.11.2020г. Основными моментами по обеспечению охраны труда в архиве являются следующие: учет и анализ состояния и причин травматизма и профессиональных заболеваний; проведение обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования, оргтехники, копировально-множительной и компьютерной техники, состояния санитарно-технических устройств, работы вентиляционных систем на соответствие требованиям охраны труда; разработка программ по улучшению условий и охраны труда, предупреждению травматизма, профессиональных заболеваний; участие в подготовке документов для назначения выплат по страхованию в связи с несчастными случаями на производстве или профессиональными заболеваниями; разработка программ обучения по охране труда работников инспекции, проведение вводного инструктажа по охране труда со всеми лицами, поступающими на работу; организация своевременного обучения по охране труда работников инспекции; доведение до сведения работников действующих законов и иных нормативных правовых актов об охране труда Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации; обеспечение подразделений локальными нормативными правовыми актами инспекции (правилами, нормами, инструкциями по охране труда), наглядными пособиями и учебными материалами по охране труда. организация совещаний по охране труда; организация и руководство работой кабинета по охране труда, подготовка информационных стендов, уголков по охране труда в инспекции (в случае их наличия); ведение пропаганды по вопросам охраны труда; рассмотрение писем, заявлений, жалоб работников, касающихся вопросов условий и охраны труда, подготовка предложений руководству по устранению выявленных недостатков. Осуществление контроля за: соблюдением работниками требований законов и иных нормативных правовых актов об охране труда Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации; выполнением мероприятий, предусмотренных программами по улучшению условий и охраны труда, а также за принятием мер по устранению причин, вызвавших несчастный случай; своевременным проведением соответствующими службами необходимых испытаний и технических освидетельствований оборудования, оргтехники, копировально-множительной и компьютерной техники; своевременным проведением обучение по охране труда, проверки знаний требований охраны труда и всех видов инструктажа по охране труда; санитарно - гигиеническим состоянием помещений; организацией рабочих мест в соответствии с требованиями охраны труда. Основная часть В первый день моей производственной практики руководитель организации ознакомил меня с ее структурой, а также с видами предоставляемых услуг. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов Кто может получить услугу - заявителями являются физические и юридические лица за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления (далее — заявители). Полномочиями выступать от имени заявителей при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги обладают их законные представители или доверенные лица (далее — представители). Где получить услугу - предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Южно-Сахалинска через архивный отдел Управления документационного обеспечения МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска". Способы подачи запроса: - на бумажном носителе: лично в архивный отдел или МФЦ; почтой; - в форме электронного документа: через личный кабинет на РПГУ. Обеспечение пользователям доступа к архивным документам, находящимся на хранении в архивной службе муниципального образования Кто может получить услугу - заявителями являются физические лица, индивидуальные предприниматели, юридические лица, имеющие право на обращение за получением муниципальной услуги в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Сахалинской области, органов местного самоуправления (далее-заявители). Полномочиями выступать от имени заявителей при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги обладают физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее-представители). Где получить услугу - предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Южно-Сахалинска через архивный отдел Управления документационного обеспечения МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска". Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов Кто может получить услугу - заявителями являются организации-источники комплектования архивного фонда городского округа «Город Южно-Сахалинск», государственные, федеральные учреждения, иные организации, находящиеся на территории городского округа, а также физические лица, имеющие право на обращение за получением муниципальной услуги в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Сахалинской области, органов местного самоуправления (далее-заявители). Полномочиями выступать от имени заявителей при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и и ными организациями при предоставлении муниципальной услуги обладают представители физических и юридических лиц, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее-представители). Где получить услугу - при личном обращении в архивный отдел Управления документационного обеспечения МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска». Далее, я ознакомилась с типовыми перечнями документов, подлежащих государственному хранению. С типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием их сроков хранения. Методическими рекомендациями по оценке и отбору документов. С примерными списками источников комплектования. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, являясь при этом нормативными документами общего действия. Данные перечни устанавливают сроки хранения наиболее распространенных видов и разновидностей документов. Для определения сроков хранения управленческих документов используется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Данные перечень может использоваться для любых организаций и включает в себя сроки хранения организационно-распорядительных, плановых, бухгалтерских, кадровых и иных документов. Для определения сроков хранения научно-технических документов используется «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры от 31.07.2007 № 1182). Ведомственные перечни создаются по инициативе отдельных министерств, ведомств, крупных корпораций и в первую очередь направлены на установление сроков хранения специфических документов, которыми оформляется их основная деятельность. Например, свой ведомственный перечень разработан в Министерстве иностранных дел РФ и содержит сроки хранения дипломатической и иной специальной документации; ведомственный перечень разработан в Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и т.п. Они отличаются от типовых перечней как составом документации, так и соответствующими сроками хранения для специфических ведомственных групп документов. Методические рекомендации раскрывают состояние, основные проблемы и перспективы работы по выявлению особо ценных документов в государственных архивах. Рассматривается современное определение понятия "особо ценные документы", уточняются состав и толкование критериев выявления особо ценных документов и методы их выявления, методика работы по выявлению, учету, описанию и организации хранения и использования особо ценных документов. Выявление особо ценных документов осуществляется по архивохранилищам, а в пределах архивохранилища - по фондам. Попутное выявление особо ценных документов (при описании, усовершенствовании научно-справочного аппарата, рассекречивании) может проводиться высококвалифицированными работниками архива, но не должно планироваться в объемных единицах. Выявление ОЦД следует поручать сотрудникам, хорошо знающим состав и содержание фондов архива и владеющим методикой этой работы. При подготовке методических пособий по выявлению особо ценных документов необходимо учитывать состав хранящихся в архиве документов, определять круг фондов и документов, среди которых будет проводиться выявление особо ценных документов, а также применять изложенные выше критерии к составу и содержанию конкретных фондов архива. Далее, я ознакомилась с основными положениями развития НСА к документам архива. Обзоры, путеводители, каталоги, описи, указатели. Ознакомилась с работой по созданию и ведению каталогов и составлению каталожных карточек. В целях правильной организации использования документальных материалов в архиве создается комплекс пособий - научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облегчения их использования, а также возможность быстрого отыскания требуемых материалов в хранилище. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей. Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой в данном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начинать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наиболee общими научно-справочными пособиями являются путеводитель и список фондов. Выяснив название и номер необходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также к самим материалам, включенным в опись. Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры - другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания документов, минуя ряд «путеводитель -- опись». Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с четкими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе документов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, построенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат. Каталог - это архивный справочник, представляющий собой систематизированное описание содержания документов. Каталоги, как правило, представляют собой картотеки. В них объектом описания являются отдельные документы, единицы хранения, целые группы единиц хранения, а сведения о материалах группируются по определенной теме. Каталоги охватывают не все хранящиеся в архиве материалы, а лишь наиболее важную их часть. Не обнаружив в каталоге интересующих материалов, исследователь не вправе делать вывод об отсутствии их в архиве вообще, так как они могли и не войти в каталог или не получить отражения в заголовке. Обнаружение по каталогу хотя бы части материалов даст дополнительные указания на фонды, в которых они содержатся, а в процессе изучения этих материалов позволит установить ряд фактических данных, которые могут облегчить выявление материалов по описям. На каталожной карточке может быть описано содержание одного документа или его части, группы документов из одного дела и дела целиком и даже группы дел, если они сформированы по одному вопросу. В верхней части карточки даются классификационные сведения: индекс классификационного деления, наименование рубрики и подрубрики, обозначение даты и места события. Центральное место занимают информационные сведения (описание содержания). Ниже идут поисковые сведения: название архива, название фонда (иногда название и структурной части); далее указывается архивный шифр документа (документов): номер фонда, номер описи, номер дела (номера дел) и номер листа (номера листов). В самой нижней части карточки помещаются внешние сведения: язык документа, способ воспроизведения и контрольные сведения: фамилия составителя и дата составления. По способу описания содержания документов каталоги принципиально отличаются от описей. Опись отражает организацию фонда (части фонда), и поединичное описание дел проводится в той же последовательности, в которой хранятся дела. Этим обеспечивается единство учета и хранения документов. Для каталогов характерна группировка сведений из документов по темам, предметам и другим понятиям соответственно схеме классификации и совершенно независимо от системы их хранения, чем обеспечивается быстрое выявление документов. Каталоги разделяются на предметно-тематические,, хронологические, именные. По принципам группировки (систематизации) карточек каталоги могут быть алфавитными и систематическими. Созданию каталогов предшествует разработка определения комплекса понятий. Это происходит путем деления общих понятий на частные. Тематическая разработка фондов проводится путем просмотра всех или специально отмеченных единиц хранения. Для тематической разработки берутся наиболее важные, часто используемые фонды. Можно рекомендовать следующий порядок пользования Каталогом архивных материалов. Прежде всего, необходимо выяснить, какие фонды и по каким вопросам охватываются каталогом. Затем, ознакомившись со схемой построения каталога, обычно имеющейся в архиве, следует наметить те его разделы, которые могут содержать интересующие материалы. При этом необходимо иметь в виду, что, систематизируя карточки, архивист-каталогизатор, как правило, не располагает другими сведениями о материалах, кроме вынесенных на каталожную карточку. Это придает его работе в известном смысле формальный характер. Часть описей, обзоров, указателей и описаний издана. Опубликованные справочные пособия кархивным документам дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план последующей работы в архиве. Видами обзора в архиве являются обзор фонда и тематический обзор. Обзор фонда - это архивный справочник, представляющий собой систематизированное описание документов архивного фонда и характеризующий историю его создания. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Тематические обзоры - это архивные справочники, в которых указанная информация дается применительно к составу и содержанию документов по одной определенной теме. Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примерами, иногда с цитированием текста документа. Темы объединяются по вопросному, хронологическому, географическому или другому признаку. Объектом описания является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Во введении указывается цель его составления, излагается история соответствующих учреждений и объясняется порядок построения обзора. Даже если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии документальных материалах по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержание охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому признаку. Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в характеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом построения обзора. Указатели (архивные справочники), представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных (архивных шифров). Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников. Указатели подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Указатели к архивным описям одного архивного фонда составляются, если архивный фонд содержит большое количество архивных описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию и часто используются. Указатели к архивным описям нескольких архивных фондов одного архива (межфондовые указатели) составляют в том случае, если это фонды однородных по своим функциям и последовательно сменявших друг друга организаций, организаций одной отрасли. Такие же указатели могут быть межархивными. Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; межфондового указателя дополняются номерами фондов; межархивного указателя – названиями архивов. Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных (архивного шифра). При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события. При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени. Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов: 1.классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события); 2.информационные (содержание документов); 3.поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы); 4.внешние (язык документа и способ воспроизведения); 5.контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки). При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата события» и «Место события» содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику». Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведения индексирования карточек. При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях. Основным методом описания информационных сведений является вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел. При описании поисковых сведений элементы «Название фонда», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел. Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле. При описании внешних сведений элемент «Язык документа» заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда. Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме. При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).  Рисунок 1. Образец каталожной карточки После я ознакомилась с теоретическими и методическими основами учета архивных документов. С основными требованиями к помещениям для хранения документов. Порядком выдачи дел из хранилища. Общими сведениями о реставрации и консервации документов. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов. Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями. Здания архивов должны быть удалены: от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами; от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил. При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения: хранилища для хранения документов; помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив; помещения для работы исследователей (читальный зал); рабочие комнаты для сотрудников архива. Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается. Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются. Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.), и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива. На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки. Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы. Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.. Документы с физико-химическими дефектами, биологическими повреждениями учитываются в журналах, в которых указываются характер повреждений и вид обработки. Простую реставрационную работу можно провести в архиве. Реставрация – восстановление первоначального вида чего-либо испорченного или обветшалого. Задачами реставрации являются: устранение последствий разрушительных процессов, дополнение утраченных частей документа, реставрация проводится с точным знанием структуры и свойств бумаги, красителей, методов обработки. Если бумажные документы поражены плесенью, то они могут быть обработаны мягкими кистями или тампонами. Если после посева на специальную питательную среду через 30 суток грибы дали рост, то нужно обращаться к специалисту-микологу. Если нет возможности проанализировать жизнеспособность грибов, то необходимо продезинфицировать все пораженные документы. Дезинфекция может проводиться в камерах: - токами высокой частоты, кроме документов, склеенных силикатным клеем и ПВА; - смесью окисью этилена и бромистого этила (камеры для стерилизации медицинского оборудования); документы, склеенными разными клеями. - формалином (в вакуумных дезкамерах); не рекомендуется обработка дел в кожаных переплетах, сильно пигментированных рисунков и акварелей; - тимолом (не подлежат обработке переплетенные дела, кожа, пергамент). Если пораженных насекомыми дел немного, то проводится камерная дезинфекция, места хранения дел опрыскиваются инсектицидами 1 раз в месяц летом, зимой – 1 раз в 3 месяца. В хранилище можно проводить палаточную дезинсекции. В большой полиэтиленовый мешок закладывают раскрытые веером (бумажные и стеклянные закладки, чтобы не закрывались) пораженные листы. На одно дело – 1 чайная ложка хлороформа, дихлофос, четыреххлористый углерод. Смачивается ватный тампон и кладется рядом с делом. Через сутки насекомые погибают. Погибшие насекомые вытряхиваются, дела проветриваются. При массовом поражении насекомыми проводится дезинсекция всего хранилища (СЭС). Дезинсекция шкафов и стеллажей проводится протиранием марлевыми салфетками, смоченными в 3%-ом растворе гексахлорана или хлорофоса. Обработка должна проводиться в противогазе, респираторе, очках, резиновых перчатках, плотном головном уборе. После проведения этих мероприятий поврежденные документы передаются на реставрацию. При реставрации документов применяются 2 группы бумаг: 1. Тонкие прозрачные – относятся следующие сорта бумаги: микалентная, конденсаторные (белая и бурая), длинноволокнистая равнопрочная, тонкая реставрационная, папиросная. Они применяются для ветхой основы документа, хорошо впитывают клей. 2. Плотные непрозрачные – хроматографическая, рисовальная, диаграммная основа, пергамин, писчая № 0,1, 2, тряпичная, газетная, фильтровальная, парафинированная, типографская № 1. Необходимо подбирать бумагу, идентичную свойствам бумаге документа. Эти бумаги употребляются для дополнения недостающих частей документа и для укрепления основы. Для реставрации документов применяются клеи специального приготовления. Запрещается применять силикатный, конторский, канцелярский клеи. разрыв документов, укрепление полей, подклейка выпавших листов. Под документ подкладывают бумагу большого формата, очищают поверхность документа ватными тампонами или кистью пыль или следы плесени. Пыль можно снимать мягкой резинкой. Для заделки разрывов подбирают бумагу соответствующей структуры. Затем документ распрямляют на стекле и соединяют края разрыва. Разрыв, который не проходит по тексту, укрепляют полосками равнопрочной или микалентной бумаги с двух сторон по ходу разрыва с заходом реставрационной бумаги на документ до 5 мм. Клей наносится на документ по ходу разрыва или на полоску реставрационной бумаги. Разрыв по тексту заделывают конденсаторной бумагой с заходом на текст до 5 мм или равнопрочной с заходом на документ 1-2- мм (для четких текстов). Подклейка выпавших листов. Полоска бумаги шириной 1 см перегибается пополам. Одна половина покрывается клеем, на нее накладывается выпавший лист, прикатывается через фильтровальную бумагу. Вторая половина полоски с обратной стороны покрывается клеем и подклеивается к листу на свое место в деле. Место соединения протирают через фильтровальную бумагу, дают слегка подсохнуть, переложив вклеенный лист сухой фильтровальной бумагой, кладут под пресс. Укрепления полей документов: накладывают на смазанные клеем поля полоски микалентной или равнопрочной бумаги с заходом на прочные части листа. Протирают полоски через фильтровальную бумагу, подсушивают, перекладывая сухой бумагой, кладут под пресс, потом подрезают по форме листа. Консервация документов – создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документов. К мероприятиям по консервации относятся: - микрофильмирование документов в целях создания страхового фонда; - укрепление бумажной основы документов с помощью реставрации и ламинирования; - восстановление и закрепление текстов документов; - применение реставрационных клеев с антисептиками; -оборудование хранилищ для особо ценных документов. После этого я ознакомилась с формами использования документов. С составлением архивных справок, копий и выписок. С составлением ответов на запросы социально-правового характера. С работой в читальном зале. Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"). В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события. В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива. Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации. К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. При поиске запрашиваемой информации следует помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставление ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы исполняются на основании просмотра описей, каталогов. Срок исполнения запросов, требующих обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов. Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со дня выдачи. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер. При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается. В случае порчи документов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности. Последнее с чем я ознакомилась – основные компьютерные программы, используемые в архивах. Программы-архиваторы, или программы-упаковщики, предназначены для архивации файлов с целью их длительного хранения. Под архивацией файлов обычно понимают помещение одного или нескольких исходных файлов в архивный файл (архив) в сжатом (упакованном) виде. Такой файл содержит в себе служебную информацию об именах файлов, датах и времени их создания или модификации, объемах, способах сжатия информации. Сжатием информации называют процесс уменьшения ее избыточности и, следовательно, сокращения объема памяти для хранения. Уменьшение избыточности достигается различными способами: упрощением кодов, исключением из кодов постоянных битов или представлением повторяющихся символов в виде коэффициента повторения. Программы-архиваторы файлов представляют интерес с нескольких точек зрения: позволяют пополнять архивный файл новыми файлами или изымать из архивного файла требуемые файлы. При пополнении архива в него заносятся только модифицированные (обновленные) файлы; обладают возможностью создания самораспаковывающихся архивов, не требующих для извлечения файлов самой программы архиватора; упакованные файлы занимают малый объем (в среднем от 20 до 90% своего первоначального объема); сокращают время и стоимость передачи информации по каналам связи в компьютерных сетях, при копировании файлов с одного диска на другой, упрощают перенос файлов на другой компьютер, способствуют защите от заражения вирусами, позволяют значительно увеличить число файлов, хранимых на жестких или гибких дисках; при архивации сохраняются в архиве имена каталогов вместе с именами файлов, что позволяет сохранить всю файловую структуру при разархивировании файла. Заключение Производственная практика является одним из основных условий закрепления полученных в техникуме теоретических знаний, приобретения практических навыков по их применению. Практика дает возможность оценить свои знания и возможности. Считаю, что программу практики выполнила в полном объеме, получив необходимые практические навыки и закрепив полученные теоретические знания. Поэтому цель практики считаю достигнутой. Я изучила краткую характеристику предприятия МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска», основные положения его деятельности. Работа МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» эффективна, поскольку работники хорошо выполняют поставленные им задачи и каждая функция выполняется. Каждый знает точно, за что конкретно он отвечает. Все работы в организации четко определены. |