КУРСОВАЯ РАБОТА Основы делопроизводства. Вшивцев. Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования на примере Управляющей компании Три кита
 Скачать 312.37 Kb.
|
 Входящий документ – акт, счет, счет-фактура  Приемная секретарь регистрация       Бухгалтер    Отправка акта поставщику Руководитель организации Рисунок 4 – Прохождение бухгалтерских документов В компании установлена локальная сеть с выделенным внутренним сервером для размещения документов. Все сотрудники компании имеют к нему доступ и оперативно знакомятся с документами, используют их в работе, не загромождают рабочее место бумажными копиями. Организация работы с документами включает помимо документирования и документооборота, подшивку в дело и архивное хранение. Для данного этапа необходимо наличие номенклатуры дел. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами [40, 41] . Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу, а лишь при избыточном скоплении документации. В УК «Три кита» документы за годы существования компании сформированы в дела. Однако, формирование производилось произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранится в стопках в столах и папках, а часть определена в папки и хранение в металлическом несгораемом шкафу. Выявлено, что экспертиза ценности документов никогда не проводилась; в структуре компании отсутствует архив как подразделение и архивное помещение для хранения сформированных по номенклатуре дел. Следовательно, в настоящий момент перед компанией стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования компании. Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел должны быть включены все справочные журналы, электронные документы и базы данных. При составлении номенклатуры дел компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с типовым перечнем [52]. Так же было установлено, что существует проблема передачи архивных дел на хранение в городской и краевой архив, так как на настоящий момент архив города Владивостока переполнен и не осуществляет прием. Этот вопрос актуален не только для УК «Три кита», но и для многих организаций города. Таким образом, в УК «Три кита» ведение делопроизводства возложено на секретаря, весь документооборот делится на потоки входящих, исходящих и внутренних документов. Проанализировав делопроизводство, было установлено, что документооборот является централизованным. Данная организация придерживается норм, предусмотренных ГСДОУ, ГОСТами и ФЗ; стремится к совершенствованию работы с документами на предприятии. Кадровые, бухгалтерские документы, приказы по личному составу носят унифицированную форму. Систему документации можно отнести к реализующей основные управленческие функции, где в деятельности организации образуются документы, в которых отражается основная производственная деятельность организации (торговая, эксплуатационная, техническая, хозяйственная – обеспечивающая). Особенностью системы документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов представляет собой документы учетного характера. Был проанализирован объем документооборота в организации за трехлетний период и выявлен его рост. Данные отражены в таблице 6. Таблица 6 – Рост документооборота в организации
Как видно из приведенной таблицы, за 3 года число входящих, исходящих и внутренних документов возросло. Рост входящих документов с 2018 по 2020 возрос на 53,81 %, исходящих документов на 36,65 %, внутренних документов на 80 %. Самым многочисленным оказался поток внутренних документов. 3 Пути совершенствования документационного обеспечения деятельности УК «Три кита» 3.1 Теоретические основы нормативной базы документационного обеспечения В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствии с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно – методические документы общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы РФ. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в РФ в стадии становления. Она направлена в основном, на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности; на установление единообразия их подготовки и оформления. Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях её создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы), а также процессы информатизации. В системе документационного обеспечения управления организации следует выделить ряд аспектов: материальный, к которому можно отнести систему средств (финансовых, материально-технических), обеспечивающих основу деятельности; организационно-процессуальный, который составляют процедуры и технологии; мотивационный – потребности, интересы, ценности всех категорий персонала. Большое значение имеет нормативно-регуляционный аспект, представляющий собой систему правовых, корпоративных и этических норм, правил и регуляторов деятельности. Как правило, они находят свое выражение в действующих в компании локальных нормативных актах. В настоящее время, в связи с изменениями в социально-экономическом развитии общества, децентрализации управления трудовыми отношениями, значимость и статус локальных нормативных актов организации резко повысился; они практически перестали выполнять формальную роль, к примеру, рассматриваются судами как основание при принятии решений по трудовым спорам. Принятие организацией локальных нормативных актов выступает требованием Трудового кодекса РФ (ст.ст. 5, 8, 13, 22), они служат средством конкретизации общих норм применительно к практике деятельности конкретной организации, для детализации и учета ее особенностей в социально-трудовых отношениях. Локальные нормативные акты, по сути, это форма выражения кадровой и социальной политики организации, придания ей легитимности. Этими соображениями обусловлено рассмотрение нами вопроса нормативно-правового обеспечения деятельности УК «Три кита». Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. В систему локальных нормативных актов входят правовые документы различных видов, форм и статуса. Существует множество классификаций локальных нормативных актов: по целям, категории важности, видам, сроку действия и хранения и т. д. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов; порядок работы с ними; ее содержание будет отражать систему работы, как с административными документами, так и с документами по личному составу; осуществление контроля за их исполнением, способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения организационных вопросов. Инструкция, предъявляет требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Инструкция по делопроизводству организации должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68), претерпела существенные изменения (утверждена приказом Министерством культуры России от 08.11.2005 № 536). Общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов. Изучение содержания новой Типовой инструкции, для данной организации, даст представление о формировании своей Инструкции. Типовая инструкция имеет следующую структуру. I. Общие положения. II. Правила подготовки и оформления документов. 2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации. 2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации. 2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации. 2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти. 2.5. Бланки документов. 2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти. 2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. 2.7.1. Приказ, распоряжение. 2.7.2. Положение, правила, инструкция. 2.7.3. Протокол. 2.7.4. Служебные письма. III. Организация документооборота и исполнения документов. 3.1. Организация документооборота. 3.2. Организация доставки документов. 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов. 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов. 3.6. Учет количества документов. 3.7. Работа исполнителей с документами. IV. Поисковая система по документам. 4.1. Регистрация документов. 4.2. Организация поисковой системы по документам. V. Контроль исполнения документов. VI. Организация работы с документами в делопроизводстве. 6.1. Составление номенклатур дел. 6.2. Формирование и оформление дел. 6.3. Организация оперативного хранения документов. VII. Порядок передачи документов на хранение в архив. 7.1. Экспертиза ценности документов. 7.2. Подготовка и передача документов в архив [33]. В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.: раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»; подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»; подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов». Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции [44]. В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем [45]. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно: – Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД); – Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД. Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4) [56]. Таким образом, нормативно-правовое обеспечение деятельности документационного обеспечения управления в организации носит системный характер и осуществляется в любой компании. При замене работника, выполняющего функции ДОУ вновь принятый работник не должен вносить в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом. Инструкция по делопроизводству, являясь локальным актом в компании, позволит утвердить ведение делопроизводства. Используя ее, работник может ознакомиться, научиться и выполнять работу по ДОУ поэтапно. 3.2 Разработка инструкции по делопроизводству для УК «Три кита» В рамках работы предпринята попытка разработки инструкции по делопроизводству для УК «Три кита». Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Инструкции по ДОУ предназначена для сотрудников организации, работающих с документами. Для УК «Три кита», создание инструкции по делопроизводству весьма актуально. Инструкция позволит регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации; закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства; сделать систему работы с документами стабильной; обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов; установить ответственность за работу с документами. Осознавая эти цели и назначение нормативного документа, работа по созданию Инструкции носила неформальный характер, а создавалась как инструмент совершенствования работы с документами в организации, содержащий свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Разработка в УК «Три кита» Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства, которые охватывают следующие направления: создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.); образование рациональной организационной структуры; упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления; установление рационального порядка прохождения и обработки документов; разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации; создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения. Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем УК «Три кита» или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных. Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением. Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ. При разработке Инструкции по делопроизводству в УК «Три кита» были изучены: действующее законодательство по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела; проанализированы состояния документационного обеспечения управления в организации; выявлены положения всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства; проанализированы ранее действовавшие в организации инструктивные материалы по делопроизводству; изучены инструкции по делопроизводству, применяемые в других организациях. Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов и частей инструкции зависит от разработчика. Рассмотрение содержания типовой инструкции позволяет выделить и применить в Инструкции УК «Три кита» три основных раздела и приложение: – общие положения; – документирование управленческой деятельности; – организация работы с документами; – приложение. В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции. Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом. В разделе «Общие положения» отмечается также, на кого возложено ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства. Также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др. В данном разделе можно указать, что настоящая методическая инструкция разработана с учетом требований следующих нормативных документов: ГОСТ Р 1.0–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №152-ст); ГОСТ Р 1.12–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №159‑ст); ГОСТ 1.1–2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения» (введен в действие Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 08.10.2002 №366-ст); ГОСТ Р 1.4–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №154-ст); ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст); ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 08.08.1995 №426); «Общероссийский классификатор управленческой документации» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299). В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы: общие требования к документам; бланки документов; оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов; особенности оформления отдельных видов или комплексов документов; правила изготовления документов с помощью компьютерной техники. |