КУРСОВАЯ РАБОТА Основы делопроизводства. Вшивцев. Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования на примере Управляющей компании Три кита
 Скачать 312.37 Kb.
|
|
Заместитель генерального директора    Офис Административно-хозяйственный отдел    Бухгалтер Менеджер Менеджер Секретарь Программист Начальник АХ отдела  Электрик Слесарь-сантехник Вахтер Уборщица Парковщик Рисунок 1 – Структура кадрового состава организации Офис компании и начальник отдела работают пять рабочих дней по восьмичасовому режиму работы. Сотрудников административно – хозяйственного отдела имеют сменный график работы. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях, как УК «Три кита», создание службы нерентабельно, поэтому вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручена секретарю. Секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. В своей работе с документами секретарь руководствуется следующей нормативной базой: Трудовой кодекс РФ от 30 сентября 2006 г.; ФЗ РФ от 23 ноября 1994 года «Об обязательном экземпляре документов»; ФЗ РФ от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи; ФЗ РФ от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании»; ФЗ РФ от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об Архивном деле в РФ»; ФЗ РФ от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»; ФЗ РФ от 27 июля 2006 г «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области»; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца; ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ОК 001-93. Общероссийский классификатор стандартов; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2.2 Организация документационного обеспечения управления УК «Три кита» Согласно «Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления» к функциям службы ДОУ относятся: учет и регистрация, контроль; совершенствование работы с документами и внедрение технических средств; экспедиция; рассмотрение корреспонденции; передача дел в архив. Как отмечалось ранее, документационным обеспечением управления в «Общее Дело» занимается секретарь. На него возложены следующие функции: ведение делопроизводства; ведение и оформление кадровой документации и учета; организация приема посетителей; обеспечение работы офиса, снабжение необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами; оперативно-организационное обслуживание руководства; оперативная связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия; прием звонков, факса, писем; контроль чистоты и порядка в офисном помещении. Делопроизводство в компании составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы общества закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. В документационном обеспечении компании произошло деление документооборота на документопотоки. Было выделено три группы документопотоков: входящие, исходящие, внутренние. Входящие – наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, акты, счета, счета – фактуры, товарные накладные. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций. Для точности и сохранности в получения документа, организацией было сформирована схема направления движения потоков входящих документов (рисунок 2). Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам в данной организации отнесены: графики; документы по материально-техническому снабжению; материалы справочного и информационного характера; отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты; письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т. д.); поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты; проекты планов; проекты смет расходов; расчеты; сообщения о различных заседаниях, совещаниях; технологические карты; технические условия; учебные планы и программы; чертежи. На рисунке 2 представлена схема движения входящего документа.  УК «ТРИ КИТА» Приемная - Секретарь   Входящий документ                Конкретные адресаты Документы адресованные в административно – хозяйственный отдел Бухгалтерия Руководство организации Нерегистрируемые Регистрируемые Предварительное рассмотрение  С пометкой «ЛИЧНО»  Схемы, журналы, рекламные письма, поздравительные телеграммы и т. д. Рисунок 2 – Схема движения входящего документа Подлежат регистрации следующие документы: договоры; акты сверок, акты на оказание, предоставление услуг; счета, счета – фактуры; письма от вышестоящих организаций; письма с налоговых, пенсионных и иных органов; письма от банковских организаций, отчеты по проведению операций по пластиковым карточкам за определенный период времени; сводки, информационные документы и другие материалы для сведения. Все документы, подлежащие регистрации, регистрируются по журнальной форме (таблица 2). Таблица 2 – Форма регистрационного журнала для входящих документов
Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные и ответные. Инициативные документы, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения. К ответным документам, относят полученные сведения, на ранее запрашиваемую от данной компании информацию. В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в отдел или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Части выявляются, на стадии предварительного просмотра документов секретарем. Каждая их этих групп документов имеет разные пути движения и разные стадии работы с ними. Руководству организации передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации и требующие неотлагательного решения. Остальные документы передаются руководителю отдела либо непосредственно исполнителям. Также есть ряд документов, направляемых бухгалтеру. Это такие документы как: акты, счета, счета – фактуры, накладные. Некоторые поступившие в организацию документы, например такие, как выписки из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), свидетельство о постановке на учет в налоговый орган передаются лично руководителю, после чего подшиваются в папку учредительные документы. Опись к папке заполняется по образцу, представленному в таблице 3. Таблица 3 – Опись к папке учредительные документы
После исполнения документ передается секретарю для дальнейшей обработки. Исходящие документы, как и входящие, были проанализированы по видам и корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т. п.). Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. В компании, для исходящих документов имеется общий бланк письма, созданный по правилам Госстандарта [39]. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или руководителем организации. Проект исходящего документа может быть согласован с бухгалтером. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Более подробное прохождение исходящего документа от стадии формирования до отправки представлено на рисунке 3. В нем указаны этапы прохождения и ответственные исполнители по каждому из этапов.  Сбор необходимой информации, подбор дополнительного материала (секретарь, конкретный исполнитель)   Формирование проекта документа (секретарь, конкретный исполнитель)   Проверка правильности оформления документа (секретарь, конкретный исполнитель, руководитель организации)   Согласование и визирование проекта документа   Подписание документа (руководителем, заместителем)  Регистрация документа (секретарь)   Проверка правильности адресата (секретарь)  Отправка документа (секретарь) Рисунок 3 – Схема прохождения проекта исходящего документа После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа (договора, акта, счета и т. д.), исполнитель передает документ на регистрацию. Получив документ к отправке, прежде всего, проверяется правильность его оформления. Исходящий документ должен содержать: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют); наличие заголовка; наличие отметки об исполнителе; правильность адресованы; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны как при отправке документа по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. При отправке документа по почте он конвертируется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил. Исходящие документы регистрируются, как и входящие, по журнальной форме (таблица 4). Таблица 4 – Форма регистрационного журнала для исходящих документов
Документы отправляются в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно. Внутренние документы составляют третий поток и полностью соответствуют организационной структуре. Внутренние документы в компании оформляются на бумаге форматом А4 с указанием следующих реквизитов: наименование вида, дата и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, необходимые визы согласования. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003, 2007, 2010. Для потока внутренних документов в компании заведен отдельный журнал, в котором указываются сведения, представленные в таблице 5. Таблица 5 – Форма регистрации журнала для внутренних документов
Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы: организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила); распорядительные документы, издаваемые внутри компании (приказы, распоряжения, указания); информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки). Организационные документы УК «Три кита». Устав компании раскрывает всю структуру и систему организации, цель и предмет деятельности, юридический статус, права и обязанности участников, уставной капитал и имущество, выход и вход участников в организацию, ответственных. Положение об отделе имеет следующую структуру: Общие положение; II. Права и обязанности; III Взаимодействие и полномочия; IV. Ответственные. Утверждено и введено Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации: Общие положения; II. Основные правила ведения бухгалтерского учета; III. Основные правила составления и представления; IV. Порядок представления бухгалтерской отчетности; V. Основные правила сводной бухгалтерской отчетности; VI. Хранение документов бухгалтерского учета. В организации разработаны на каждого сотрудника должностные инструкции. Форма должностной инструкции унифицирована и включает следующие разделы: общие положения, задачи, права и обязанности, ответственность. Было установлено, что в организации отсутствуют инструкции уборщика служебных помещений, парковщика. Распорядительные документы УК «Три кита». Распорядительные документы регулируют деятельность организации. Деятельность по регулированию необходима для уточнения задач и сроков. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе начальника отдела, а также отдельных сотрудников. В компании были выявлены распорядительные документы следующих видов: приказы, распоряжения. Приказы по личному составу имеют унифицированную форму и относятся к кадровым документам [48]. В данной организации используются такие приказы, как: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а); приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а); приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а); приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9 ,Т-9а); приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11,11а). Для сбора информации о сотрудниках секретарь заполняет личные карточки, они подшиваются в отдельно заведенную папку. Существует папка «кадры» в ней хранятся заявления и приказы о приеме на работу. Ведение трудовые книжки на сотрудников возложено на секретаря. Ответственным за хранения трудовых книжек является бухгалтер. Он ведет журнал учета и все вместе хранит в сейфе. Информационно – справочные документы УК «Три кита». В компании наиболее часто используются информационно – справочные документы: письма, акты, протоколы, служебные и докладные записки. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п. При изучении документов выявлены следующие виды протоколов: протокол учредительного собрания, протокол совещания. Акт это информационно – справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Подписывается членами комиссии. При изучении документов выявлены следующие виды актов: акт приема передачи, акты сверок, акт проведения ревизии, акт инвентаризации. Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные (по результатам командировки и т. д.). В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные или служебные записки в компании применяются гораздо реже, чем письма. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации, ретрансляция информации, уведомление о чем-либо. В УК «Три кита» применяются следующие виды служебных писем: Письмо-извещение – это документ, являющийся ответом на запрос. Письмо- извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность...». Письмо-подтверждение это документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма – подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо – подтверждение начинается словами: подтверждаем условия поставки. Письмо-напоминание это документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: напоминаем, что истек срок ожидания оплаты по договору № 15 от 16.02.2020. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т. д.). В гарантийном письме организация – адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем. Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. Письмо-претензия это документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо – претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером. Письмо-ответ это документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма – запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо – ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос. Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их копируют, так как факсовая бумага недолговечна. В компании существует адресная книга клиентов с которыми поддерживается связь, по средству передачи писем, заявок, рекомендаций и прейскуранта. Большая часть составляемых писем можно отнести к исходящему потоку, так как организация взаимодействует с разными компаниями, и письма являются предпочтительным средством связи. Ежемесячно в компании создаются около 10 - 20 писем, отправляется 4-12. Система договорной документации в УК «Три кита». В процессе осуществления своей деятельности организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. В компании выявлены следующие виды договоров: трудовой договор, контракт на поставку оборудования, договор купли – продажи, договор перевозки, договор на оказания услуг связи и т. д. В соответствии со спецификой деятельности компании, необходимо отдельно выделить группу финансовых документов: бухгалтерская отчетность, счета, счета – фактуры, акты. Система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность, как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами. УК «Три кита» предоставляет следующие отчетные документы в налоговый орган: налоговая декларация ЕНВД; бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках; налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (уточненный номер корректировки 1); налоговая декларация по земельному налогу (уточненный, номер корректировки 1). Также составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организаций. Счёт – часть учётной системы, а система - набор элементов и информационных связей между ними. Счет служит основой для получения сведений о состоянии движения средств компании. Счет – фактура является документом, на основании которого организация вправе принять предъявленные продавцом суммы НДС к вычету. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не могут являться основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации так же другие лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью от имени организации. Форма счета-фактуры и правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость утверждены постановлением [49]. Акт оказания услуг (выполнения, приёма-сдачи работ) – двусторонний документ, отражающий факт оказания услуги (выполнения работы), ее стоимость и сроки данных отношений. Он составляется с целью зафиксировать выполнение услуги или работы, согласно договору. В месяц заключаются около трех договоров. Движение данного вида документов отражено на рисунке 4. В УК «Три кита» интенсивно используется программное обеспечение 1С Предприятие, которое помогает для формирования кассовых и авансовых книг; приходных и расходных накладных; начисления заработной платы; создание актов и иных документов. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ФИО