Организаци. Архивисты защищают

Название	Архивисты защищают
Дата	17.12.2022
Размер	154.17 Kb.
Формат файла
Имя файла	Организаци.doc
Тип	Документы #849568

1 Задание.

Архивисты защищают	Целостность архивных материалов и гарантируют их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение. Для выполнения этой обязанности они должны уважать законные, порой противоречивые права и интересы работодателей, владельцев-собственников и пользователей, прошлое, настоящее и будущее. Объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документом, с целью сокрытия или искажения фактов
Архивисты обеспечивают	Доступность и понятность архивных материалов. Архивисты должны отбирать документы для хранения или уничтожения таким образом, чтобы, прежде всего, сохранить основное свидетельство деятельности лица или учреждения, которые создали и собрали документы, но учитывая при этом изменяющиеся исследовательские потребности. Архивисты должны знать, что приобретение документов сомнительного происхождения, хотя и представляющих интерес, может поощрять развитие незаконной коммерческой деятельности. Они должны сотрудничать с другими архивистами и правоохранительными органами, занимающимися задержанием и судебным преследованием лиц, подозреваемых в воровстве архивных документов.
Архивисты должны содействовать	Максимально широкому доступу к архивным материалам и обеспечивают беспристрастное обслуживание всех пользователей. Архивисты должны создавать как общий, так и специальный научно-справочный аппарат на все документы, находящиеся у них на хранении. Они должны всем предлагать беспристрастное консультирование и использовать имеющиеся ресурсы для предоставления сбалансированного ассортимента услуг. Архивисты должны отвечать вежливо на все обоснованные запросы о своих фондах и содействовать их наиболее широкому использованию в соответствии с политикой учреждения, обеспечением сохранности фондов, правовыми соображениями, индивидуальными правами и соглашениями о дарении. Они должны объяснять потенциальным пользователям уместные ограничения и справедливо применять их. Архивисты не должны допускать необоснованных ограничений доступа и использования, но могут предлагать или принимать как условие комплектования четко установленные ограничения на лимитированный период. Они должны честно соблюдать и беспристрастно выполнять все соглашения, заключенные во время приобретения материалов, но в интересах либерализации доступа должны заново провести переговоры об условиях в соответствии с изменениями обстоятельств.
Архивисты используют	оказанное им доверие в общих интересах и избегают использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб учреждениям, исследователям или коллегам. Архивисты не должны лично собирать оригиналы документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами. Они должны избегать действий, которые могли бы спровоцировать в обществе столкновение интересов. Архивисты могут использовать фонды их учреждений для личных исследований и публикаций, проводя эту работу на тех же условиях, что и другие исследователи этих фондов. Они не должны раскрывать или использовать информацию, полученную в результате работы с документами, доступ к которым ограничен. Они не должны путать свои личные исследовательские или публикаторские интересы с порученными им профессиональными или административными обязанностями. При работе с фондами своих учреждений архивисты не должны использовать в своих целях имеющиеся у них сведения о неопубликованных находках исследователей без предварительного информирования исследователей о намерении архивиста воспользоваться этими сведениями. Они могут делать обзоры и давать комментарии к работам других по их тематике, включая работы, основанные на документах их собственных учреждений. Архивисты не должны позволять представителям других профессий мешать им выполнять свою работу и обязанности.
Архивисты повышают	Свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению взаимопонимания с коллегами по профессии, совершенствовать навыки оценки своего и чужого труда, вносить своими знаниями вклад в повышение эффективности работы коллектива и обеспечивать подчиненным соответствующие условия работы и обучения.
Архивисты способствуют	Обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий. Архивисты должны стремиться к расширению сотрудничества, избегать конфликтов с коллегами по профессии и разрешать возникающие проблемы, поощряя при этом строгое соблюдение архивных стандартов и этических норм. Архивисты должны сотрудничать с представителями родственных профессий на основе обоюдного уважения и взаимопонимания.

Задание 2.

.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ:

В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.
Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;
список фондов;
лист фонда;
опись дел, документов;
реестр описей

Задание 3.

Выдача документов из хранилища и прием их обратно производится работниками хранилища. Перед выдачей документов из хранилища и при возврате от пользователя может проводиться полистная проверка документов (кроме документов, возвращаемых из читального зала).

Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Ответственность за сохранность документов во время их нахождения в читальном зале несет работник читального зала. Контроль за сроками возврата дел осуществляет работник хранилища.

Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Руководство архива обязано обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.

В случае выявления порчи документов необходимо в обязательном порядке поставить в известность руководство в письменном виде. После этого необходимо получить подтверждение у компетентных органов в случае, если инцидент произошел по вине форс-мажорных обстоятельств. В ином случае необходимо создать комиссию для выявления причин пропажи или порчи документов. После проведения инспекционных мероприятий по выявлению причины порчи документов, составляется заключительный акт по итогам работы комиссии. Далее проводится инвентаризация утраченных или поврежденных документов и составляется лист описи для удобства дальнейших восстановительных мероприятий. Восстановление испорченной документации является заключительным этапом работы комиссии. Неприятие необходимых мер по ее восстановлению может повлечь привлечение организации к ответственности. Пути восстановления ценной документации зависят от непосредственной организации, в рамках которой осуществлялось сотрудничество. Если имела место порча банковских документов, таких как выписки по счетам, транзакции или другие финансовые операции, запросить заверенную копию утерянных бумаг можно у банка партнера. Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию и срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Таким образом, соблюдая необходимые нормы хранения и следуя строгому регламенту в случае возникновения неприятной ситуации, связанной с порчей документов, можно обезопасить себя от серьезных последствий.
В случае если порча или пропажа важных бумаг была обнаружена штатным сотрудником или проверяющими должностными лицами на организацию могут быть наложены определенные штрафные или административные санкции, в зависимости от ценности утерянной документации. Отсутствие документации по тем или иным причинам может привести к грубому нарушению порядка учета внутреннего финансового оборота и как следствие нарушение норм налогового государственного контроля. Как правило, утрата налоговой и бухгалтерской учетной документации влечет за собой штрафные наказания, предусмотренные налоговым кодексом Российской Федерации. Штраф за ненадлежащие условия хранения или несоблюдение сроков в размере от 2000 до 3000 руб. Непредоставление затребованных бумаг налоговым органом от 300 до 500 руб. За доказанное злоумышленное действие повлекшее утрату или порчу документов в течении одного налогового периода штраф в размере 10 000 руб. За деяния, совершенные в течении более чем одного налогового периода – 30 000 руб. Штраф в размере 200 руб. за каждый не предоставленный в установленный срок документ для проверки в налоговых органах

Задание 4.

СПРАВКА

Выдана Иванову А. А. в том, что он действительно работал с 01.01.2013 Г (Приказ о приеме на работу № 1_ от 01.01.2022 Г года) по 01.01.2018 Г. (Приказ об увольнении № 2 от01.01.2018 года) в качестве архивариуса в ООО «ЖСК Адлер».

Основание выдачи: заявление.

Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном фонде РФ.

Руководитель (подпись)

Задание 5.

В этом случае необходимо сформировать ряд критериев, которыми следует руководствоваться при подборе программного обеспечения для той или иной подсистемы (модуля):

- подсистема должна обеспечивать реализацию процессов и процедур, которые существуют либо должны существовать (оптимальны для конкретного государственного архива);

- подсистема должна давать руководителю возможность получать оперативную информацию в объеме, достаточном для принятия оперативных решений;

- в подсистемах среднего уровня и выше должны присутствовать надежные программы защиты данных и функции распределения прав доступа;

- изменение в одной части подсистемы должны автоматически изменить показатели в других ее разделах; это свойство подсистемы принято называть интегрируемостью;

- в подсистеме должны быть заложены процедуры контроля, сводящие ошибки к минимуму;

- подсистема должна давать возможность отследить, кто и когда внес изменения в том или ином файле, и какая запись была до этих изменений;

- подсистема должна быть легка в обучении и использовании (дружественна), чтобы рядовой сотрудник мог научиться выполнять свои обязанности при ее помощи за максимально короткое время;

- в подсистеме должна быть заложена возможность без помощи программиста редактировать все необходимые отчеты и документы, менять их форму и создавать собственные форматы.

Задание 6.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

В архиве запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты.

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются:

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 - 19 °C, относительная влажность

воздуха – 50 - 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Задание 7.

Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и пр.) обязан:

Немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны, при этом необходимо указать место возникновения пожара и назвать свою фамилию.
Принять по возможности меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей.
Принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения.

Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:

Продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность вышестоящее руководство.
В случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение, используя для этого имеющиеся силы и средства.
Организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути для подъезда к очагу пожара.
Проверить включение в работу автоматических систем противопожарной защиты (оповещение, пожаротушение, дымоудаление).
При необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), остановить работу систем вентиляции в аварийном и смежном с ним помещениях, выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания.
Прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара.
Удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара.
Осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны.
Обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара.
Одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей.

По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителя тушения пожара, оказывать необходимую помощь в эвакуации людей и ценностей, а также в тушении и ликвидации пожара.

2. При эвакуации нельзя допускать нахождения большого количества людей у выходов, а также возникновения паники. Спускаться по водосточным трубам, стоякам и с помощью связанных простыней, недопустимо, а также прыгать из окон здания, т.к. неизбежны травмы и гибель. Не рекомендуется открывать или вскрывать окна и двери в горящее помещение. Нельзя бороться с пламенем самостоятельно, не вызвав пожарных. Пытаться выйти через задымленный коридор или лестницу (дым очень токсичен, горячий воздух может также обжечь легкие).