Курсовая по архивоведению. Архивные фонды и определение их границ
 Скачать 216.3 Kb.
|
|
МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ Факультет Экономики и права Кафедра Документоведения и документационного обеспечения управления КУРСОВАЯ РАБОТА По дисциплине Архивоведение Студентки На тему: Архивные фонды и определение их границ Автор работы: ___________________ ___________________ (ФИО) (подпись) Научный руководитель: ___________________ ___________________ (ученая степень, звание, ФИО) (подпись) Дата сдачи: «____»______________200__г. Дата защиты: «____»_____________200__г. Оценка: __________________ Москва 200_ Оглавление Введение
Заключение Список использованных источников и литературы Введение Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянном хранению.1 В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация. Работа посвящена разбору понятия архивного фонда и вопросам, связанным с определением хронологических границ архивных фондов. Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:
При написании работы я руководствовалась различной литературой, которая представлена периодическими изданиями, а именно журналами «Делопроизводство» и «Отечественные архивы». Статья Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам» подробно освещает вопрос организации документов и дел в масштабе Архивного фонда РФ. Даны определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд. Авторы затрагивают проблему распределения документов между архивами, или другими словами, организацию документов Архивного фонда на трех уровнях: в пределах Архивного фонда РФ, в пределах архива, в пределах архивного фонда. В статье тех же авторов «Организация документов в архивах» рассмотрены понятия архивного фонда и фондообразователя. С разных сторон освещена проблематика фондирования архивных документов и определения их фондовой принадлежности. Статьи А. В. Елпатьевского, Н. И. Химиной «Фондирование документов современных организаций в государственных архивах» и Т. Е. Шабановой «История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации» содержат подробный разбор и анализ понятия фондирования архивных документов, как в пределах Архивного фонда страны, так и в рамках архива организации или личного архива. При написании использовались также следующие источники: Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Основные правила работы архивов организаций, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Приказ Государственной Архивной службы России «Об утверждении Регламента Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». Структура работы следующая: введение, шесть глав, последовательно раскрывающие понятие архивного фонда, его основные черты, характеристики и организации работы внутри него, заключение, список использованных источников и литературы.
Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.1 В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации. Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 15 федеральных архивах. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой. Работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы.1 Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ. Признаки организации документов Архивного фонда Российской Федерации:
Первый признак включает в себя систематизацию документов государственной части Архивного фонда РФ (подлежащих хранению в государственных архивах, библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии Науки и пр.); документов, входящих в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющихся государственной собственностью субъекта; документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемых их собственниками в архивы в государственную собственность (подлежащих обязательному приему на постоянное хранение, при заинтересованности архивов – на временное, депозитарное хранение). Второй признак характеризуется следующими моментами: - Хранение в общих и специализированных архивах и организация по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям, письменных и графических документов на бумажных носителях; - Хранение в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов. Существует три формы хранения документов Архивного фонда страны: постоянное, временное и депозитарное хранение. Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях. Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.1
Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в РФ» архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. 1 В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук к архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).2 Разновидностями архивного фонда являются:
Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица. Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи. Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи.1
Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее: входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов; копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд. Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней. Один и тот же фонд составляют документы: организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности; организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т. п.; предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности; временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями; предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды. Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды. Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве). Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды. Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер. Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя. 1
Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.2 Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Надо познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Стоит определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Необходимо ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.). В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей. По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, дату поступления фонда в архив, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов.1 В Основных правилах 2 перечислены пять факторов, определяющих характер фондирования, - это изменения конституционных основ государства, административно-территориального деления, формы собственности организаций-фондообразователей, их реорганизации и ликвидации. Нетрудно заметить, что среди перечисленных факторов принципиально новыми для периода после 1917 г. являются два – изменение конституционных основ государства и формы собственности организаций-фондообразователей, в теории архивоведения столь определенным образом ранее не формулировавшиеся и по завершении фондирования документов дореволюционных организаций практически не применявшиеся вплоть до постсоветского времени.3 Решение вопросов фондирования неразрывно связано с практикой комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в список источников комплектования следует продумывать порядок организации его документов в архиве. Необходимо, чтобы этой проблематике больше внимания уделяли архивные структуры, работающие с ведомствами. Они первыми получают информацию о происходящих с фондообразователями изменениях и должны оперативно ставить и решать эти вопросы совместно с ВНИИДАД и научно-совещательными органами архивных учреждений.1
Хронологическими границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Хронологическими границами архивного фонда являются: архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них; объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом); архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов: в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации; в фонде личного происхождения - за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.1 Для материалов новейшего времени (периода 1990-х годов) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной. Поэтому сотрудникам комплектующихся архивов приходится немало поломать голову над тем, как присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд. В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве продолжающейся части уже имеющегося архивного фонда, составляя с ним единый фонд, или в качестве нового архивного фонда.2
В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов. Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:
При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда. Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно. Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале. Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации. В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке: единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства; единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены; в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или - в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов); единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий. Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии. Заключение Характеризуя Архивный фонд РФ в целом нельзя обойтись без определения таких понятий, как архивный документ, архив, архивный фонд. Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежит хранению в силу значимости как носителя, так и информации. Архив – совокупность архивных документов, архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователя. Архивный фонд – вся совокупность документов, образующаяся в процессе деятельности фондообразователя. Существует три вида архивных фондов: учреждения, личный, объединенный. Важным этапом на пути к фондированию архивных документов является определение их фондовой принадлежности и хронологических границ. Название фонда должно соответствовать официальному названию организации-фондообразователя. Что касается фондирования архивных документов, то при этом процессе уточнятся фондовая принадлежность и хронологические границы. Для этого необходимо исследовать источники комплектования архивов – фондообразователи. Хронологические границы архивного фонда – даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. Однако хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов. В пределах архивного фонда документы систематизируются по единицам хранения по различным признакам. Таким образом, работа по фондированию, формированию документов в архивные фонды, объединенные архивные фонды, архивные коллекции достаточно сложна и требует особого внимании и ответственности, при этом крайне необходимо учитывать коренные изменения в жизни государства и общества, а также всевозможные организационные изменения в учреждениях. Список использованных источников и литературы: Источники:
Литература:
1 Об изменении Основ архивного законодательства//Отечественные архивы, 1998, № 6 1 Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах//Отечественные архивы. 1993. № 5 1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам//Делопроизводство, 2002, № 2, с 67-68 1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам//Делопроизводство, 2002, № 2, с 71 1 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 г.) 2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3, с 95 1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3, с 96-97 2 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 1 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3, с 96-97 2 Основные правила работы архивов организаций, одобр от 06.02.2002 3 А. В. Елпатьевский, Н. И. Химина. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России//Отечественные архивы, 2005, № 2, с. 36 1 Т. Е. Шабанова. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации//Отечественные архивы, 2005, № 2, с. 34 1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 2 Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3, с 98 |