курсовая. Архивное дело Бекетов И.Ю.. Архивное дело понятие и порядок ведения
 Скачать 345.4 Kb.
|
1 2 Архивное дело: понятие и порядок ведения ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3 ГЛАВА 1. ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ…..5 ПОНЯТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ..5 МЕСТО АРХИВОВЕДЕНИЯ В СИСТЕМЕ ДРУГИХ НАУК…………….14 ГЛАВА 2. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ И ИХ СДАЧА…………...21 2.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ОПИСАНИЕ ДЕЛ И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ…………………………………………………………………….21 2.2. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ……………………………………...25 2.3. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ…………………..29 ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..33 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ…………………………………….35 ВВЕДЕНИЕ Делопроизводство составляет полный цикл обработки и перемещения документов с момента их создания (или получения) до завершения их выполнения и отправки. Документы укрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями и часто служат письменным доказательством возникновения имущественных, трудовых и других споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и арбитражными судами. На предприятии существует следующая организационно-нормативная документация (ОРД), используемая при проектировании устройственной и исполнительной деятельности предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации. На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Последним этапом процесса деловодства является подготовка выполненных документов к хранению. Документы организации, отложенные в деловодстве, в дальнейшем либо остаются на долгосрочное архивное хранение, либо хранятся недолго, а затем распределяются на уничтожение. Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что деятельность любой организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Четкие документы, умело организованные в соответствии с действующим законодательством документооборота, обеспечат защиту интересов компании и повысят эффективность управления. Целью работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. Задачи работы: 1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов; 2. Показать различные режимы хранения документов; 3. Проанализировать топографирование и учет движения документов; 4. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов. Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства. Предмет исследования – система обеспечения сохранности документов архива. ГЛАВА 1. ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОНЯТИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ Архивное хранение с древних времен является одной из задач государственного управления. Некая стабильная государственность не могла бы существовать без написания и документа как основы управления и права. Государственный аппарат для его нормального функционирования должен был иметь специальный механизм, где можно было бы сохранить текущую документальную информацию. Потребности государственного аппарата привели к жизни первых архивов, и государство начало организовывать хранение и использование документов. Возникают и частные архивы, которые служат главным образом правовым основанием при регулировании отношений с государством или при посредничестве государства. Понятие архивного дела может быть истолковано как отрасль деятельности общества (государства), охватывающая научные, правовые и практические аспекты хранения и организации использования документов. Архивные работы в Российской Федерации – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в области организации хранения, вадуц, учет и использование документального фонда Российской Федерации и других архивных документов [1]. Архивный документ-материальный носитель с зафиксированной в нем информацией, имеющей реквизиты, позволяющие ему идентифицировать и подлежит хранению в силе значимость указанных носителей и информации для граждан, общества и государства. Дело-совокупность документов или документов, относящихся к одному вопросу или области деятельности, помещенных в отдельную обложку. Понятие дела шире, чем понятие хранения. Многотомные случаи рассматриваются как одна вещь, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый объем представляет собой отдельную единицу хранения. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Формирование дела - группировка выполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов в деле. Порядок формирования дел [3]: 1. дела формируются по номенклатуре дел; 2. в случаях указываются только выполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; 3. в этом случае оформляются документы одного календарного года, за исключением переходных дел.; 4. документы различных сроков хранения сгруппированы в случаях отдельно; 5. в случаях не следует размещать документы, подлежащие возврату, дублетные копии документов, черновики; 6. документы по делу оформлены в соответствии с их хронологией.; 7. корпус не должен превышать 250 листов толщиной не более 4 см; 8. приложения к документам, независимо от их знакомства, присоединяются к тем, к которым они относятся; 9. каждый поставленный документ должен быть правильным. 10. оформленный; 11. документы личного состава формируются в делах отдельно от документов об основной деятельности. Полное архивное оформление дел подлежит случаям постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и личного состава. Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований [7, С. 7]:  Рис.1. Требования к архивным делам Документы временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, они позволяют не проводить систематизацию документов, не нумеруют листы дела, не делают заверительной надписи. Порядок архивных дел следующий: - чехлы сшиты в твердую картонную крышку или переплетены, из них изъяты все металлические зажимы; - особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в случае конверты; - в конце дела зашивается бланк заверительной надписи; при необходимости в начале дела зашивается бланк внутреннего описания; - нумерация листа дела осуществляется черным карандашом в правом верхнем углу листа с арабскими цифрами; состоящие из ряда объемов дела нумеруются для каждого тома индивидуально; - листы внутренней инвентаризации нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие в данном случае самостоятельный лист, нумеруются на обратной стороне верхнего поля листа слева; сложенные в данном случае листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела; - мягкие в случае конверты пронумерованы сами, сначала конверт, а затем вложения; - при наличии ошибок в нумерации листа возможно введение литерных номеров листа; - одержимый в случае лист-заверитель служит для определения всех изменений в деле, подтвержденных ссылкой на соответствующие акты; - внутренний перечень дела служит для учета и раскрытия содержания документов по делу. Основными реквизитами обложки дела являются [9, C. 88]: - наименование организации и ее подчиненность; - наименование структурного подразделения; - индекс дела; - номер дела по описи; - заголовок дела; - аннотация (при особо ценных документах); - дата дела; - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела; - наличие места для нанесения архивных атрибутов В настоящее время в России деятельность, связанная с пополнением, хранением и использованием документов Архивного фонда РФ, имеющихся в государственных и ведомственных архивах, регулируется целым рядом законодательных и нормативных актов. Среди них можно указать несколько наиболее важных, а именно: федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об информатизации, информации и защите информации»; закон Российской Федерации «Об участии в международном информационном обмене»; закон Российской Федерации «О государственной тайне» (ст.13, 14, 15), «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской федерации», зарегистрированные Министерством юстиции России 16 декабря 1998 г. Основным нормативно-правовым актом, определяющим деятельность государственных и ведомственных архивов, является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», вступивший в силу 27 октября 2004 г. Объектом изучения архивов является архивный документ или ретроспективная документальная информация. В 60-х и 70-х годах в архиерейство и близлежащие отрасли знания стали широко проникать термины, понятия, идеи, приобретенные теоретико-информационными концепциями. Это было время острых дискуссий, связанных с пониманием места архивов и архивных документов в системе информационных ресурсов государства и общества. Архивные документы также являются объектами информационного характера. Но поскольку специалисты по теории информации изучали процессы, происходящие в" живых " системах различного характера, они говорят в основном о информации, связанной с настоящим (оперативной информацией) и будущим (перспективной информацией). Перед архивистами встал вопрос о поиск специфических черт, присущих архивным документам. Предметом изучения архива являются процессы поиска, отбора, обработки, хранения и использования документально-ретроспективной информации (архивных документов). Основными функциями архивов являются: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных потребностей в этой информации. Они реализуются в процессе такой деятельности архивов: накопление документально-ретроспективной информации о ее расположении, хранении, поиске, организации использования. Можно определить функции архивов в обществе более широко: Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»; Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают ее из поколения в поколение; Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с библиотеками, музеями и др. Исходя из определения понятия "архив", который является полисемичным, а также из особенностей ряда выполняемых архивами функций естественным является существование различных типов архивов. Архив в зависимости от формы собственности может быть: государственный; негосударственные (частные) – к ним могут относиться архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных организаций и партий, конфессий и личных (семейных, родовых) архивов, а также сборников и собраний ("сборов"). Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут быть созданы: * архивы организаций ("ведомственные архивы") (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций); * архивы научно-технической документации (учреждения, работающие с научно-технической и проектной документацией); * архивы литературы и искусства (учреждения, занимающиеся литературой и искусством, деятели культуры, литературы и искусства); * экономические архивы (предприятия, торговые компании); * научные архивы (научные организации, научные деятели); * архив устной истории (аудио и видео воспоминания различных лиц). В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на традиционные архивы (документы на бумажных носителях), кино- и видео- архивы, фотоархивы, фоноархивы, архивы электронных документов. Архивным фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, имеющих между собой исторические и (или) логические связи (это родовое понятие архивного фонда). Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей, распространяемой на все комплексы документов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания. Выделяется несколько разновидностей архивного фонда: • архивный фонд учреждения (предприятия, организации, отдельного лица); • объединенный архивный фонд; • архивная коллекция; • комплекс научно-технической документации. В традиционном смысле архивный фонд-это комплекс документов, образующихся в деятельности конкретного учреждения, организации, предприятия или лица. В связи с тем, что с начала 1950-х годов значительно увеличился приток документов в архивы, а с середины 60-х годов увеличилось поступление новых материалов (научно-техническая документация, кинофотодокумент, аудиозаписи, перфокарта, перфорированные ленты и т.д.).н.), она приняла к расширению понятие "архивный фонд". На этом этапе преследуется цель унификации классификации документов в архивах, создания единой системы учета различных документов в составе ГАФ СССР (а позднее и документального фонда Российской Федерации), а также осуществления более строгого отбора документов на государственное хранение. В настоящее время во внутреннем архивном деле проблема соотношения историко-логических методов при организации различных архивных комплексов решается следующим образом: при пофондовой организации текстовых документов на бумажной основе преобладает применение исторического подхода к документации, а для документов других материальных носителей—логического метода. В процессе формирования архивных фондов можно выделить несколько основных этапов: Первый этап, в ходе которого формируются документы, отражающие текущую деятельность фондообразующих. Фондообразователями являются учреждения, организации, предприятия, воинские части, физические лица и т.д.н. в работе которых формируются документы. Второй этап, в ходе которого формируется документальный фонд. Документальный фонд-это совокупность документов (независимо от их стоимости и местонахождения), образующихся в процессе деятельности каждого учредителя. Каждый документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию соответствующего фондообразователя: а) документы о работе; б) архив фонда; в) его архивный фонд, находящийся в Государственном архиве. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы с постоянным и временным сроком годности и не имеет стабильного состава. Третий этап, в ходе которого выделяются материалы с временными сроками хранения, уничтожающие в порядке, установленном Федеральной архивной службой России (Федеральным архивным агентством России), а также материалы научно-практической ценности, подающие заявку на постоянное хранение в государственных архивах, где они организуются по архивным фондам. Организация документов архивных фондов определяется запасом с учетом этих материалов как в каждом архиве, так и в составе архивного фонда Российской Федерации в целом. Четвертый этап предполагает классификацию документов, их распределение по архивам и архивным фондам. Важнейшую роль в классификации документов играет принцип недробованности архивных фондов, лежащий в основе научной организации архивных документов Российской Федерации. Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, воинской части) или физического лица представляют собой исторический комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обуславливают требование соблюдения их целостности. В соответствии с принципом недробованности архивного фонда комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью сконцентрировались в одном архиве. Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование. Пятый этап связанные с работой по определению границ архивного фонда. Определение границ архивного фонда предполагает установление состава документов, которые будут включены в конкретный архивный фонд. На этом этапе, прежде всего, необходимо установить, может ли каждое учреждение сформировать самостоятельный архивный фонд, т. е. быть фондообразователем. Решение задачи требует изучения деятельности учреждения, его преобразований, реорганизаций и хронологических рамок существования. В процессе изучения деятельности предприятия основное внимание уделяется определению независимости фонда. С этой целью анализируется место и роль учреждения в реализации тех или иных государственных, общественно значимых и иных функций, изучается характер его работы, административные, правовые и финансовые права, содержание его документов. МЕСТО АРХИВОВЕДЕНИЯ В СИСТЕМЕ ДРУГИХ НАУК Практически все существующие организации в результате своей деятельности имеют документ. Документ – результат закрепления информации о позициях объективной действительности и о психической деятельности человека посредством писем, графиков, фотографий или иным образом на каком-либо носителе, обладающем имущественной достоверностью, юридическая доказанность, зафиксированная в нем. Он является обязательным элементом обеспечения деятельности государства и создает гарантии систематического познания прошлого. В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности ее концентрации обеспечивают архивы, отражающие систему государственной власти и государственного устройства в стране. Архив - ценный материальный носитель информации. Архивная служба является неотъемлемой частью государственности. Архивоведение - научная дисциплина, изучающая вопросы комлектования архивов, а также хранения и использования архивных документов. Архивоведение по изучаемым вопросам во многом совпадает с документированием (обе дисциплины занимаются изучением документированной информации (документов)). Однако основное различие между архивированием и документированием заключается в том, что архивирование связано с ретроспективной информацией, т. е. ну. информация, которая не актуальна в настоящее время [11, С. 463]. Объектом архивирования является текст, содержащийся на листе бумаги или другой информации на другом носителе. Предмет архива-классификация документов, хранение документов, обработка, систематизация документов и создание базы данных. Дисциплины, входящие в архивоведение представлены на рис.2.  Рис.2. Состав науки архивоведение Археография – научная дисциплина, разрабатывающая теоретические и методические вопросы публикационной деятельности. Рассмотрим дисциплины, с которыми взаимодействует архивоведение: 1. История; 2. Археология; 3. Делопроизводство; 4. Информатика; 5. Биология; 6. Химия; 7. Геральдика (изучение символов и гербов); 8. Криптография (разновидность того или иного вида приема, известная определенному кругу лиц или одному лицу и предназначенная для фиксации речевой информации с целью сохранения ее в тайне); 9. Текстология (занимается изучением теста, его подлинности, точности, авторства); 10.Дипломатика (изучает историю происхождения и структуру документов); 11.Палеография (изучает способ написания, форму букв); 12.Сфрагистика изучает печати; 13.Документальная лингвистика. Применение методов исследования, разработанных и используемых в рамках историковедения, в архивном фактически дает возможность более достоверно решать вопросы экзамена, обосновывать выбор государственного хранения дел в научно-практическом отношении документации и работы национальной классификации их в рамках архивных фондов. Данные, полученные в рамках вспомогательных исторических дисциплин, позволяют адекватно истолковывать содержание архивных документов, объективно оценивать их историческое и культурное значение. Среди них следующие дисциплины: • палеографию — дисциплина, изучающая внешние признаки (знаки) рукописных и печатных источников в их историческом развитии. Палеография рассматривает такие внешние признаки, как письменные знаки, характеристики их графики, рукописи, письменные материалы, оформление писем, красок, чернил, водяных знаков на бумаге, печати, печати, формата и связывания рукописей; • дипломатику – дисциплина, изучающая происхождение, содержание и форму (форму) источников актов – частных и официальных (государственных) правовых актов. Название получено от слова "диплом" - грамота сложенная пополам; • сфрагистику, или сигиллографию – дисциплина, изучающая печать, печатные отпечатки на золоте, серебре, свинце, олове и другой поверхности, история их происхождения; • историческую хронологию — дисциплина, занимающаяся определением, уточнением и проверкой дат исторических событий, изучением временных систем, календарей; • историческую метрологию – поддерживающая историческая дисциплина. Предметом ее изучения являются используемые в прошлом и используемые в настоящее время единицы длины, площади, объема и т.д.н., система мер и весов, денежных единиц. Особенность исторической метрологии заключается в том, что она рассматривает системы мер и весов в их историческом развитии. В то же время в качестве основной задачи этой дисциплины выделяется необходимость установления соотношения единиц, которые использовались в прошлом с их выражением в современных единицах. Кроме того, в рамках исторической метрологии проводится исследование происхождения названий единиц измерения; • геральдику — дисциплина, изучающая и разрабатывающая правила составления гербов; • эпиграфику – дисциплина, изучающая надписи, оставленные на каменных плитах, скалах, на металлических изделиях, костях, глине, архитектурных памятниках, скульптурах и других предметах. В рамках эпиграфики выделяются и исследуются следующие виды надписей: надгробия, посвященные, почетные, распоряжения властей, исторические хроники и некоторые другие; • генеалогию — вспомогательная историческая дисциплина, занимающаяся изучением происхождения родов, фамилий и лиц, родственных связей, составлением родословной. Формирование генеалогии как особой научной дисциплины относится к XVII-XVIII векам. с конца XVIII века. в ряде европейских учебных заведений было введено преподавание генеалогии, стали издаваться справочники, родословные книги королевских, княжеских, дворянских и других родов. Генеалогия позволяет получить информацию биографического характера, помогает глубже понять имущественные, социальные, политические и другие отношения; • нумизматику — историческая дисциплина, изучающая историю монетного преследования и денежного обращения монет, денежных блоков и других физических памятников. Формирование нумизматики как исторической научной дисциплины было начато во второй половине XVIII века.; • историческую географию – дисциплина, изучающая физическую, экономическую и политическую географию прошлого страны или территории. Исследование, проведенное в рамках исторической географии, позволяет уточнить информацию о расселении населения и предложении производства в тех или иных областях, определить место исторических событий, выявить роль географической среды в развитии отдельных стран и народов; В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов, реставрации, консервации, их миниатюризации при изучении и организации использования научно-технических документов в архивном истинном данных используются естественные и точные науки (математика, физика, химия, биология, кибернетика и т.д.).н.). Документоведение, изучающее закономерности образования документов в историческом развитии и разрабатывающее способы создания документов, принципы организации рабочего процесса, создания системы управления документами, позволяет понять суть документа и комплексов документов на стадии их возникновения, способствует правильная организация документов в архивах. Архивное дело и документооборот имеют ряд общих теоретических вопросов в области классификации документов, экспертизы, способов раскрытия содержания документов, которые в силу различий в задачах этих научных дисциплин решаются с учетом их специфики. Информатика, изучающая структуру и общие свойства научной информации, закономерности ее создания, преобразования, передачи и использования в различных сферах человеческой деятельности, позволяет разработать и применять количественные методы анализа и обработки информации в целях ее организации, преобразования в форму, используемую в ЭВМ. В архивном деле нашли свое применение методы информатики, связанные с обработкой, хранением и учетом информации. Более того, в настоящее время все более значительные объемы информации сохраняются на носителях, используемых в ЭВМ. История государственных учреждений, изучающая системы и функции учреждений, организаций, предприятий со времени возникновения государственного аппарата до наших дней, позволяет архивистам правильно определить комплексы документов в зависимости от масштаба и функций учреждений, а также пути организации архивных фондов различных учреждений и ведомств. Очень важным для архивного дела является изучение истории архивного дела. Содержание этой дисциплины посвящено изучению процесса формирования дореволюционных, советских и зарубежных архивов, истории развития законодательства в этой области. В то же время обращают внимание и на современную организацию архивного дела. Учет исторического опыта архивов позволяет развивать перспективы научной организации социального обслуживания, глубже анализировать опыт научно-методической работы архивов в прошлом и использовать прогрессивный опыт работы с документами российских, советских и зарубежных архивных учреждений. Архивоведческое терминоведение — формируется в рамках предприятия-научная дисциплина, изучающая архивную терминологию (система терминов, объединенных в архивном деле и архивоведении) с целью ее кодификации (описания), нормальный (создание и соблюдение терминологической нормы), через создание терминологических словарей. Улучшение архивной терминологии способствует развитию концептуального (концептуального) аппарата архивирования, помогает более точно отразить практику архивного дела и более эффективно воздействовать на него. Архивная статистика занимается изучением принципов статистической обработки имеющихся и дополняемых потребительских данных, характеризующих состояние социальных услуг в номенклатуре показателей (число госархивов, фондов, запоминающих устройств и т.п.). Статистическая обработка позволяет установить оптимальную систему показателей, которая может се использоваться при прогнозировании развития социального обслуживания предприятия, а также для улучшения управления архивным мошенничеством с использованием автоматизированных систем управления (АСУ). Таким образом, теория и практика архивного дела широко связаны с рядом научных дисциплин. Архивное дело не только использует достижения других наук, но, в свою очередь, выполняет определенные функции, способствующие дальнейшему развитию соответствующих отраслей науки. 1 2 |