курсовая. Архивное дело Бекетов И.Ю.. Архивное дело понятие и порядок ведения
 Скачать 345.4 Kb.
|
1 2 2.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ОПИСАНИЕ ДЕЛ И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ Специалисты определяют оптимальный срок использования документов в деловодстве-3 года. По истечении этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в деловодстве. Подготовка дел о передаче в архив осуществляется работниками, ответственными за их формирование и хранение. Рассмотрение стоимости документов-изучение документов на основе критериев их стоимости с целью определения времени хранения документов. Целью проведения экспертизы ценности документов являются [13, С. 370]:  Рис.3. Цели проведения экспертизы ценности документов Рассмотрение стоимости документов в учреждении проводится: при составлении номенклатуры дел; - в процессе формирования дел и проверки правильности передачи документов в дела; - при подготовке дел о передаче в архив. Первым этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования архива организации документами, является проведение экспертизы стоимости документов в реестре. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации – это изучение документов на основании критериев их ценности (научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики [16, С. 429]: - критерии происхождения (функционально-целевая цель организации с учетом ее роли или характера модели, времени и места создания документа и т.п. н.); - критерии содержания документов (значимость информации, включая ее уникальность, типичность или повторяемость, тип документа, его достоверность); - критерии внешних характеристик документов (формы фиксации и передачи содержания, аутентификации и оформления документа, физическое состояние, степень полноты документа). С целью полного и полного отражения деятельности организации при формировании ее архивного фонда необходимо всестороннее применение критериев рассмотрения стоимости документов. Для организации и проведения работ по рассмотрению стоимости документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих подчиненную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В состав ЭК (ЦЭК) к квалифицированным и опытным работникам относятся основные структурные подразделения организации, хорошо знакомые с составом и содержанием, а также значимость и ценность информации документов, генерируемых структурным подразделением, в котором они работают. Обязательно в состав комиссии входит руководитель службы документирования управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае передачи организацией своих документов на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включить в состав комиссии его представителя. Как правило, председатель комиссии назначает заместителя руководителя организации, который руководит вопросами ведения деловодства и архива. Секретарь Комиссии является руководителем архива или ответственным за архив организации. Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно). Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Опись является учетным документом и основной частью научно -справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия. Для случаев постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и личного состава составляются отдельные описи. Неиспользованные государственные дела о хранении с временным (до 10 лет включительно) сроком годности по истечении установленного срока хранения включаются в акт о распределении документов об уничтожении. Уничтожение документов до их полного истечения не допускается. Чтобы исключить преждевременное уничтожение документов, следует соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если срок годности, предусмотренный в них, истек до 1 января года, в котором составлен акт [15]. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархиварная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел. Оформление дела-это комплекс работ по его преподаванию, нумерации листов, составлению заверенной надписи, внутренних описаний документов. Она начинается с момента установления дела в деловодстве и заканчивается в процессе его подготовки к передаче ведомственного архива. Документы оформляются сотрудниками офиса. В зависимости от времени хранения происходит полное или частичное оформление дел. Полное оформление подлежит случаям постоянного, длительного хранения (более 10 лет) и личного состава. Случаи временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их можно хранить в Шилдсе, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без изготовления заверенной надписи. Полное оформление дела предусматривает:  Рис. 4. Состав оформления дел Архивные документы-важнейший источник достоверной информации о практически всех возможных аспектах развития общества. Архивные источники постоянно обращаются как к отечественным, так и к зарубежным исследователям. 2.2. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ Для внесения дел в архив создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. Она включает в себя: заместителя руководителя, зав. канцелярия или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты. Комиссия определяет стоимость документов и выбирает случаи для размещения в архиве и для уничтожения (случаи, срок хранения которых истек). Срок годности: научно-технические документы - после прохождения практической необходимости, но не более 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет. На документах, подлежащих уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения. Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в Государственном архиве. Передача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководителем. Случаи временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Случаи постоянного срока хранения, временного (более 10 лет) и личного состава принимаются в архиве по описи. Если архив не располагает достаточным пространством, допускается хранение дел временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя структурных подразделений. Главная архивная служба утверждает перечень организаций и предприятий, дела которых подлежат передаче в Государственный архив и по графику принимает от них дела. До передачи в Государственный архив дела хранятся в архивах учреждения на ближайшие сроки [16, С. 431]: - в учреждениях государственного значения - 15 лет; - в учреждениях областного подчинения - 10 лет; - в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет; - материалы по личному составу - 75 лет; - записи актов гражданского состояния - 75 лет. По истечении этих сроков дела передаются на хранение в Государственный архив. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающими документы в архив и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел на бумажном носителе структурного подразделения к сдаче в архив организации работника архива проверяется правильность их формирования, проецируется и согласуется размер дел, включенных в перечень, количество дел, образуемых в соответствии с номенклатурой дел Организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить. Прием-передача дел в архив организации осуществляется сотрудником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описаний дел, документов ставится знак о наличии дела. В конце каждого экземпляра описите указывается с цифры и цифры, количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема и передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, которое прехвърлило дела. Отправка электронных документов в архив организации осуществляется на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или физически обособленных материальных носителей, представляемых в двух однородных экземплярах. При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:  Рис.5. Процедуры работы с документами Прием электронных документов в архив организации информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически самостоятельных носителях обязанностей по составлению окончательной записи по окончанию инвентаризации электронных дел, документов, в которых цифром и вербумом указывается количество фактически взятых в архиве электронных дел и электронных документов. Окончательная запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При допуске к архивному хранению электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица. После поступления в архив электронных документов физически отдельных материальных носителей вставки, помещенные в ящик устройства хранения в структурном подразделении, заменяются на облицовки, оформленные в архиве. На вставке, вставленной в коробку для хранения, образованную в архиве, указано: * наименование организации (полное, сокращенное); * номер фонда; * количество описей электронных дел, документов; * номер дела по описи; * примечание о состоянии экземпляра электронных документов: "Осн."(основной) или " раб." (рабочий); * даты окончания документов для электронного дела; * при необходимости выдаются дополнительные знаки для ограничения доступа к документам. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. 2.3. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ С переходом деловодства на компьютеризированную технологию возникает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Документы в электронном виде могут быть созданы сотрудниками компьютерной организации, получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) традиционного бумажного типа. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера-сохранить как файл на жестком диске. Документы могут храниться на жестком диске компьютера или на специально выделенном компьютере (файловом сервере), на съемных носителях. Прежде всего, на жестком диске создаются папки (каталоги), в которые будут помещены документы. Как бумажные документы выстраиваются в очередь, так и файлы выстраиваются в папки. Каждая папка может иметь вложенные папки, которые, в свою очередь, могут иметь свои собственные вложенные папки. Каждая папка получает "имя". "Наименование" должно начинаться с вида документов (приказов, актов, докладов и т.д.).н.), затем содержание документов уточняется подробностями авторства, вопроса, корреспондента, периода, за который сгруппированы документы (файлы). Хранение файлов в текущем офисе выполняется на жестком диске компьютера. При работе в сети, пользователю могут быть доступны диски или каталоги на других компьютерах. В этом случае они будут иметь последовательные буквенные номера, и с ними вы можете работать как с устройствами, размещенными на вашем собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, установлено разрешение на совместное использование файла. Доступ может быть ограничен либо с помощью пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо путем ограничения доступа только для определенных пользователей. Вы можете ввести пароль, чтобы ограничить доступ к папке [18, С. 378]. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются специализированные доверенные компьютеры-файл-серверы-предназначенные для непрерывной работы и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Все документы, поступившие в дело производственного оборота, должны храниться в общих папках, созданных в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов. Одним из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе, является надежность хранения документов в электронной форме. Безопасность документов состоит из: - устойчивое питание; - резервное копирование; - антивирусная защита профилактика и диагностика с помощью специальных утилит (утилит). Особенность электронного хранения заключается в направлении документов в электронный архив сразу после завершения работы с ними в деловодстве. Это позволяет сохранять документы, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как через локальную сеть, так и через удаленный доступ (по телефону и через Internet). База данных документов формируется в процессе их регистрации. Данные по документам за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут выполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная полоса, CD-ROM или другая архивная среда. Документы постоянного и долгосрочного хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного хранения-на носителях, обеспечивающие их удаление по истечении срока хранения и перезаписи. Время хранения документов не зависит от формы существования-бумажного или электронного-и определяется специальными справочниками - списками документов, указывающими сроки хранения. В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений. Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Время накладывает свой отпечаток на сохраненные документы. Воздействие разрушающих факторов-света, тепла, воды, химических веществ, плесени. Негативно сказывается на физическом состоянии документов низкое качество бумаги и красителей, многократное и небрежное использование документов. В результате происходит необратимый процесс изменения структуры бумаги, ее старения и износа, она исчезает и повреждает текст. Многие случаи несут следы механических повреждений. Дальнейшее хранение и использование таких документов связано с опасностью их полной смерти. Для обеспечения безопасности документов необходимо знать следующие вещи: обеспечение физико-химической безопасности документов; создание материально-технической базы для хранения документов, учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и Фонда использования; сохранение документов. Топография играет важную роль в организации хранения, т. е.ну. обозначение мест хранения конкретных описаний и случаев. Для закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники-топографические указатели. Обычно указатель составляется в карточной форме. Для предотвращения краж была разработана подробная система контроля движения документов. Выдача документов из хранилища может осуществляться только в ограниченных целях и в строго определенный период времени. При этом выдача документов из хранилища обязательно заносится в специальные бухгалтерские документы. Обязательным видом работ по обеспечению безопасности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реальному количеству единиц хранения записей в архивных документах. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже одного раза в 5 лет. При архивном хранении документов они так или иначе подвергаются воздействию различных факторов, вызывающих необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения-уменьшить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ Источники Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года С.4; Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской федерации от 18.01.2007 №19 (ред. от 16.02.2009г.) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственный и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрировано в Минюстре 06.03.2007 №9059). — с.8; Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). - с.19; Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992 г. N 176; Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2. Литература Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.; Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. - 3-е изд. Пополненное. - Москва, Изд-во ACADEMA, 2018. - с.7; Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.; Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 2019. – 86 с.; Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2018. - 294 c.; Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с.; Кукарина Ю. М. Справочник по общему делопроизводству для работников организаций. М.: Термика (Цифровая книга); Самоквасов, Д.Я. Архивное дело в России / Д.Я. Самоквасов. - М.: Москов. архив Министерства юстиции, 2018. - 370 c.; Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2019. 208 с.; Чернова О. А. Делопроизводство и режим секретности. Учебник. М.: КноРус, 2021.; Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. М.: Юрайт, 2020. 429 с.; Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с. Ресурсы Интернет [Электронный ресурс]: https://kontur.ru/diadoc/spravka/22042-xranenie_elektronnyx_dokumentov (дата обращения: 08.02.2022 г.); [Электронный ресурс]: https://gakhk.khabkrai.ru/work/profilaktika-narusheniy/profilactic/peredacha-del-v-arkhiv-organizatsii.php (дата обращения: 09.02.2022 г.); [Электронный ресурс]: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71903680/ (дата обращения: 10.02.2022 г.). 1 2 |