ВКР+на+редакцию. Автоматизация финансовоэкономического отдела тоо "бак"
 Скачать 254.27 Kb.
|
|
2.3 Постановка задачи модернизации СУ 2.3.1 Недостатки существующей СУ Финансовый отдел был автоматизирован в 1996 году – на самом деле каждому специалисту финотдела был предоставлен компьютер в сети с комплектом офисного ПО. Были также созданы шаблоны расчетных форм, в которые финансисты вводили оперативные данные по движению средств, а те, в свою очередь, автоматически выдавали отчетные формы – периодически или оперативно. При изменении, расширении функций специалиста в связи с изменением законодательства, состояния фирмы или конъюнктуры рынка, эти шаблонные формы также изменялись – причем, в большинстве случаев, просто добавлялись расчетные функции. Но для интегрированной работы системы необходимо, чтобы целостность и оптимальность данных закладывались в систему с самого начала и поддерживались на протяжении всего жизненного цикла автоматизированной системы. На данный момент ситуация такова, что выходную информацию всех программ для последующего использования необходимо обрабатывать вручную, т.к. эти программы не учитывают всех возможных деловых ситуаций. К недостаткам работы в настоящий момент можно отнести: Дублирование функций (повторный ввод информации): В работу каждого финансиста и всего отдела в целом вложена некоторая избыточность – одну и ту же информацию получают и интерпретируют с разных сторон сразу несколько людей. С одной стороны это дает возможность руководству контролировать результаты работы, т.к. при одних источниках информации выходные отчеты должны быть сопоставимыми. Но это дорогая цена достижения достоверности и надежности информации. Ручная доработка документов: Существующие программы – таблицы Excel и базы данных Access – не учитывают всех возможных деловых ситуаций и не дают возможности автоматизировать какие-нибудь наработки по совершенствованию процесса обработки финансовой информации. Все новые функции, не учтенные в начале разработки существующей системы, специалисты финотдела реализуют каждый раз вручную, используя мощный офисный пакет Microsoft Office. Низкая безопасность информации: Вся безопасность на текущий момент реализована в виде паролей пользователей сети и пароли на документы Microsoft Office. Причем не является деловой практикой неразглашение пароля и периодичная смена паролей. Само хранение информации по локальным машинам не дает возможности централизованного управления безопасностью финансовой информации. Большое количество бумажных носителей: Слабая связанность рабочих приложений конечных пользователей сети при большом объеме оперативной информации вынуждает пользователей организовывать обмен информацией с помощью бумажных носителей. Сложность расширения функций системы: Это есть как раз причина ручной доработки документов – офисные приложения не рассчитаны на усложнение работы с учетом взаимодействия потоков информации в сетевом пространстве. В каждом конкретном случае , когда требуется информация нестандартной формы и содержания, все делается вручную ( в том смысле, что нет автоматизированных процедур, а используются только средства вывода информации на печать и т.д.). Нерациональное использование ресурсов: К ресурсам относятся время, деньги и информация. В существующей системе невозможно организовать систематичное хранение информации и контроль над ней. Это обусловлено самим файловым хранением БД на локальных компьютерах и недостатками Excel-систем. В результате теряется драгоценное время при доступе к информации, информация дублируется, что создает предпосылки для появления противоречивых данных, потери информации. Недостаточная надежность: Офисные приложения типа Microsoft Office имеют очень универсальные функции, чтобы использовать их в самых разных ситуациях. Но вместе с тем, при расчете выходных форм эти системы обрабатывают параллельно много лишней информации. Например, расчет выходной информации в Excel-таблице “Реестр векселей” при размере более 10Мб занимает несколько десятков минут. Кроме того, не является надежным сам внутренний язык программирования Visul Basic, сложность которого не оправдывается конечными результатами. В целом по компании анализом и управлением дебиторско-кредиторской задолженностью занимается несколько отделов: финансовый, бухгалтерия, казначейство, но каждый со своей определенной спецификой. Бухгалтерия отвечает за баланс всех цифр на конец отчетного периода перед руководством и государственными органами. Финансовый отдел ведет оперативный (т.е. на каждый день) учет задолженности предприятий по видам средств и в разрезе дирекций и централизованных служб. Казначейство принимает оперативные меры по недопущению роста задолженности и воздействию на должников и кредиторов. Но источниками информации для всех этих отделов являются оригиналы юридических документов, которые вводятся по несколько раз. Как было сказано выше, это дает возможность контролировать работу отделов, т.к. выход должен быть сопоставимым. Самым большим недостатком в такой схеме работы является отсутствие базы для обеспечения целостности данных и оперативности доступа к ним. 2.3.2 Цели разработки СУ на основе единой базы На современном этапе самым предпочтительным способом построения интегрированной системы управления финансовым учетом является создание клиент-серверной системы на основе серверной базы данных. Единая БД позволит: своевременно учитывать текущие изменения и расширение данных по требованию пользователей; исключить повторный ввод информации пользователями; установить контроль ввода данных; увеличить производительность труда сотрудников финотдела. Определим требования к интегрированной системе: Модифицируемость: Необходимо планировать возможные изменения с тем, чтобы в последствии эти изменения находились под контролем. С технической точки зрения наиболее приемлемым путем будет применение объектно-ориентированного программирования и клиент-серверной технологии. Важным организационным моментом является последовательное ведение документации на создаваемую систему. Эффективность: Конечный итог применения системы – увеличение производительности, оперативности и мотивированности труда – должен оправдать все расходы и способствовать росту выживаемости и конкурентоспособности компании. Надежность: Надежность функционирования системы определяется ценой “сбоя” и должна закладываться с самого начала создания системы. Она является результатом совокупности мероприятий, таких как техническое обслуживание аппаратного обеспечения системы, прозрачность логического механизма функционирования системы, применение многоуровневой защиты данных от сбоя. Подробнее этот вопрос будет рассматриваться в описании технического проекта системы. Этапами разработки интегрированной системы являются: формализация требований Заказчика; формализация требований к системе; создание системы. При сборе исходной информации по механизму работы финансового отдела, потокам информации и требованиям к системе я столкнулся с тем, что люди работают по сложившимся стереотипам и не вполне осознают все условия своей работы. Вместе с тем надо признать, что финансовый отдел работает довольно эффективно и выполняет большую долю всей работы среди всех отделов, которые связаны с учетом и управлением оперативными средствами. Поэтому по согласованию с начальником ОИС система будет создаваться по следующим принципам: Вместо того, чтобы просто автоматизировать существующие операции, будет исследована совокупность входной информации, поступающей в виде документов и файлов в финотдел, и требующаяся выходная отчетность. На основе анализа необходимо выработать оптимальную структуру информации, как она будет храниться в БД, и определить механизмы взаимодействия; Не ориентироваться на существующие должности и обязанности, т.к. потоки информации неизбежно изменятся с оптимизацией механизма функционирования; Для поддержания целостности и достоверности информации ввод информации и ее изменения в БД должны быть строго формализованы; Невозможно учесть все виды отчетностей, которые могут потребоваться руководству. Поэтому в приложениях системы кроме вывода жестко определенных выходных таблиц необходимо дать возможность перевода информации из таблиц БД в приложения Microsoft Office, которые обладают мощными средствами создания отчетов; Необходимо учесть, что с введением системы в эксплуатацию все смежные отделы теряют доступ к выходной информации финотдела, как это имело место в системе Excel-таблиц. Потребуется организовать дополнительные приложения для разграниченного доступа к центральной БД. 2.3.3 Выбор принципиальных технических решений Пользователями системы на основе единой базы будет группа специалистов финотдела, значит требуется сетевое приложение. На первом этапе следует определить сетевую операционную систему, в которой будут работать конечные приложения и сервер базы данных. Рождение компьютерных сетей было вызвано практической потребностью – иметь возможность совместного использования данных. Компьютеры, входящие в сеть, могут совместно использовать: данные; принтеры; факсимильные аппараты; модемы; другие устройства. Данный список постоянно пополняется, т.к. возникают новые способы совместного использования ресурсов. Для нашего проекта важно то, что сеть позволяет связать пользователей-клиентов и центральную БД, т.о. образом разделяемыми ресурсами будут данные, хранящиеся централизованно. Локальной вычислительной сетью (ЛВС) называется совокупность различных типов компьютеров (ПК, серверы, мэйнфреймы), связанных между собой, и сопутствующего периферийного оборудования, расположенная в пределах одного здания. Несмотря на определенные сходства, сети разделяются на 2 типа: одно-ранговые; на основе сервера. Различия между одно ранговыми сетями и сетями на основе сервера имеют принципиальное значение, поскольку определяют разные возможности этих сетей. Выбор типа сети зависит от многих факторов: размера предприятия; необходимого уровня безопасности; вида бизнеса; уровня доступной административной поддержки; объема сетевого трафика; потребностей сетевых пользователей; финансовых затрат. Одно-ранговые сети относительно просты. В такой сети все компьютеры равноправны, каждый может предоставлять ресурсы в общее пользование, управлять защитой информации. Как правило, количество компьютеров не превышает 10-ти. Для объединения компьютеров применяется простая кабельная система. Одно-ранговые сети обычно дешевле сетей на основе сервера, но требуют более мощных и (дорогих) компьютеров. В одно-ранговой сети требования к производительности и к уровню защиты для сетевого программного обеспечения, как правило, ниже, чем в сетях с выделенным сервером.  Рисунок 1 – Одно-ранговая сеть Если к сети подключено больше 10-ти пользователей, используют выделенные серверы. Выделенным называется такой сервер, который функционирует только как сервер (исключая функции клиента или рабочей станции). Они специально оптимизированы для быстрой обработки запросов от сетевых клиентов и для управления защитой файлов и каталогов. Р  исунок 2 – Клиент-сервер Круг задач, решаемых серверами, многообразен и сложен, поэтому в больших сетях они стали специализированными. В сетях Windows NT различают: файл-серверы и принт-серверы; серверы приложений; почтовые серверы; факс серверы; коммуникационные серверы. Для дальнейшего рассмотрения сетевых вопросов нам понадобятся определения: Файл-сервер – управляют доступом пользователей к файлам на сервере. Т.о. организовывается централизованное хранение файлов и данных. Это относится не только к серверной БД главной системы управления, а к разнородным документам и файлам различных приложений, не поддающихся формализованному объединению в единую БД. Серверы приложений – на них выполняются прикладные части клиент серверных приложений, а также находятся данные, доступные клиентам. Например, чтобы упростить извлечение данных, серверы хранят большие объемы информации в структурированном виде. Эти серверы отличаются от файл-серверов. Файл-сервер по требованию запрашивающего компьютера копирует файл или данные целиком. Сервер приложений отправляет только результаты запроса. Преимущества сети на основе сервера: Разделение ресурсов: Сервер спроектирован так, чтобы предоставлять доступ к множеству файлов, обеспечивая при этом высокую производительность и защиту. Администрирование и управление ресурсами осуществляется централизованно. Защита: Проблемами безопасности может заниматься один администратор: он формирует политику безопасности и применяет ее в отношении каждого пользователя сети. Резервное копирование данных: Поскольку жизненно важная информация расположена централизованно, т.е. сосредоточена на серверах, нетрудно обеспечить ее регулярное резервное копирование. Избыточность: Благодаря избыточным системам данные на любом сервере могут дублироваться в реальном времени, поэтому в случае повреждения основной области хранения данных информация не будет потеряна – легко воспользоваться резервной копией. Количество пользователей: Сети на основе сервера способны поддерживать тысячи пользователей. Сетями такого размера, будь они одно-ранговыми, было бы невозможно управлять. Аппаратное обеспечение: Так как компьютер не выполняет функций сервера, требования к его характеристикам зависят от потребностей самого пользователя. Типичный компьютер имеет, по крайней мере, Pentium-процессор и от 16 до 32 Мб RAM. Решающими факторами при проектировании будут устойчивая и безопасная работа системы с централизованным управлением базой данных, для чего сеть однозначно должна быть построена на основе сервера. Существуют и комбинированные типы сетей, совмещающие лучшие качества сетей одно-ранговых и на основе сервера. Такие сети удовлетворяют запросы большинства организаций, т.к. в них могут функционировать оба типа операционных систем. Сервер сети, например Windows NT, в этом случае отвечает за совместное использование основных приложений и данных. На компьютерах-клиентах могут выполняться Windows 95 или NT Workstation, которые будут управлять доступом к ресурсам выделенного сервера и в то же время предоставлять в совместное использование свои жесткие диски, а по мере необходимости разрешать доступ и к своим данным. Комбинированные сети – наиболее распространенный тип сетей, но для их правильной реализации и надежной защиты необходимы определенные знания и навыки. Конкретно для СУ финучетом на последнем этапе обработки информации понадобится разделяемый доступ к файлам электронной таблицы Excel, поэтому в нашей сети на основе сервера будут реализованы права клиентов на предоставление своих жестких дисков в общее пользование, что приблизит сеть к комбинированному типу.[9] Одно-ранговые сети и сети на основе сервера объединяет общая цель – разделение ресурсов. А вот различия между одно-ранговыми и выделенными серверами определяют: требования к аппаратному обеспечению; способ поддержки пользователей. Существующий сервер сети функционирует под управлением сетевой ОС Windows NT Server 4.0 и имеет следующие характеристики: Центральный процессор Pentium III 600; Таблица 5 - Компоненты сервера
RAM 96 MB. Объем дискового пространства 20 Gb.[3] 2.3.4 Компоновка сети Термин “топология сети” характеризует физическое расположение компьютеров, кабелей и других компонентов сети. Топология – это стандартный термин, который используется профессионалами при описании физической компоновки сети. Топология сети обуславливает ее характеристики. В частности, выбор той или иной топологии влияет на: состав необходимого сетевого оборудования; характеристики сетевого оборудования; возможности расширения сети; способ управления сетью. Все сети строятся на основе трех базовых топологий: шина все компьютеры подключены вдоль одного кабеля |