ВКР+на+редакцию. Автоматизация финансовоэкономического отдела тоо "бак"
 Скачать 254.27 Kb.
|
|
1.2 Задачи финансово-экономического отдела 1.2.1 Особенности формирования и использования финансовых ресурсов предприятия в условиях рынка Одним из наиболее удачных определений финансовых ресурсов является следующее: Финансовые ресурсы предприятия — это денежные доходы и поступления, находящиеся в распоряжении субъекта хозяйствования и предназначенные для выполнения финансовых обязательств, осуществлению затрат по расширенному воспроизводству и экономическому стимулированию работающих. Формирование финансовых ресурсов осуществляется за счет собственных и приравненных к ним средств, мобилизации ресурсов на финансовом рынке и поступления денежных средств от финансово-банковской системы в порядке перераспределения. Первоначальное формирование финансовых ресурсов происходит в момент учреждения предприятия, когда образуется уставный фонд. Его источниками в зависимости от организационно-правовых форм хозяйствования выступают: акционерный капитал, паевые взносы членов кооперативов, отраслевые финансовые ресурсы (при сохранении отраслевых структур), долгосрочный кредит, бюджетные средства. Величина уставного фонда показывает размер тех денежных средств — основных и оборотных, — которые инвестированы в процесс производства. Основным источником финансовых ресурсов на действующих предприятиях выступает стоимость реализованной продукции (оказанных услуг), различные части которой в процессе распределения выручки принимают форму денежных доходов и накоплений. Финансовые ресурсы формируются главным образом за счет прибыли (от основной и других видов деятельности) и амортизационных отчислений. Наряду с ними источниками финансовых ресурсов также выступают: выручка от реализации выбывшего имущества; устойчивые пассивы; различные целевые поступления (плата за содержание детей в дошкольных учреждениях и т. д.); мобилизация внутренних ресурсов в строительстве и др. Значительные финансовые ресурсы, особенно по вновь создаваемым и реконструируемым предприятиям, могут быть мобилизованы на финансовом рынке. Формами их мобилизации являются: продажа акций, облигаций и других видов ценных бумаг, выпускаемых данным предприятием, кредитные инвестиции. До перехода на рыночные условия хозяйствования значительные финансовые ресурсы предприятия получали на основе внутриотраслевого перераспределения денежных средств и бюджетного финансирования. Однако принципы рыночного хозяйствования, внедрение коммерческих начал в деятельность предприятий, естественно, потребовали принципиально иных подходов к формированию финансовых ресурсов. Ориентация на инициативу и предприимчивость, полная материальная ответственность обусловили два важнейших изменения в области финансовых взаимосвязей предприятий с другими структурами: во-первых, развитие страховых операций, и, во-вторых, существенное сокращение сферы безвозмездно получаемых ассигнований. В этой связи при переходе на рыночные основы хозяйствования в составе финансовых ресурсов, формируемых в порядке перераспределения, все большую роль постепенно будут играть выплаты страхового возмещения, поступающие от страховых компаний, и все меньшую — бюджетные и отраслевые финансовые источники. Предприятия смогут получать финансовые ресурсы: от ассоциаций и концернов, в которые они входят (лишь в том случае, если это предусмотрено механизмом использования соответствующих денежных фондов); от вышестоящих организаций — при сохранении отраслевых структур; от органов государственного управления — в виде бюджетных субсидий на строго ограниченный перечень затрат. Зато в условиях функционирования рынка ценных бумаг появятся такие виды финансовых ресурсов, как дивиденды и проценты по ценным бумагам других эмитентов, а также прибыль от проведения финансовых операций. Использование финансовых ресурсов осуществляется предприятием по многим направлениям, главными из которых являются: платежи органам финансово-банковской системы, обусловленные выполнением финансовых обязательств. Сюда относятся; налоговые платежи в бюджет, уплата процентов банкам за пользование кредитами, погашение ранее взятых ссуд, страховые платежи и т. д.; инвестирование собственных средств в капитальные затраты (реинвестирование), связанное с расширением производства и техническим его обновлением, переходом на новые прогрессивные технологии, использование “ноу-хау” и т. д.; инвестирование финансовых ресурсов в ценные бумаги, приобретаемые на рынке: акции и облигации других фирм, обычно тесно связанных кооперативными поставками с данным предприятием, в государственные займы и т. п.; направление финансовых ресурсов на образование денежных фондов поощрительного и социального характера; использование финансовых ресурсов на благотворительные цели, спонсорство и т. п. С переходом на рыночные основы хозяйствования необычайно возрастает не только роль руководителей предприятий, членов правлений акционерных компаний, но и финансовых служб, игравших второстепенную роль в условиях административно-командных методов управления. Изыскание финансовых источников развития предприятия, направлений наиболее эффективного инвестирования финансовых ресурсов, операции с ценными бумагами и другие вопросы финансового менеджмента становятся основными для финансовых служб предприятий в условиях рыночной экономики. Суть финансового менеджмента заключается в такой организации управления финансами со стороны соответствующих служб, которая позволяет привлекать дополнительные финансовые ресурсы на самых выгодных условиях, инвестировать их с наибольшим эффектом, осуществлять прибыльные операции на финансовом рынке, покупая и перепродавая ценные бумаги. Достижение успеха в области финансового менеджмента во многом зависит от такого поведения работников финансовых служб, при котором главными становятся инициатива, поиск нетрадиционных решений, масштабность операций и оправданный риск, деловая хватка. Мобилизуя денежные средства других собственников на покрытие затрат своего предприятия, работники финансовой службы прежде всего должны иметь ясное представление о целях инвестирования ресурсов и уже в соответствии с ними давать рекомендации о формах привлечения средств. Для покрытия краткосрочной и среднесрочной потребности в средствах целесообразно использовать ссуды кредитных учреждений. При осуществлении крупных капитальных вложений в реконструкцию и расширение предприятия можно воспользоваться выпуском ценных бумаг; однако, подобная рекомендация может быть дана лишь в том случае, если финансисты основательно изучили финансовый рынок, проанализировали спрос на разные виды ценных бумаг, учли возможное изменение конъюнктуры и, взвесив все это, тем не менее уверены в сравнительно быстрой и выгодной реализации ценных бумаг своего предприятия.[4] 1.2.2 Описание задач финансово-экономического отдела ТОО “БАК” Формирование счет фактур по основным видам продукции: уголь и теплоэнергия; Расчеты с поставщиками за ТМЦ, работы и услуги; Ведение оперативной информации по дебиторско-кредиторской задолженности с партнерами по производственно-хозяйственной деятельности; Ведение финансового учета по заключенным договорам; Управление средствами на расчетных счетах в коммерческих банках; Проведение актов взаимозачетов (от коммерческого отдела); Управление ценными бумагами (векселями); Информирование казначейства о задолженности контрагентов; Сверка с бухгалтерией, казначейством по отчетным периодам; Поддержание оперативной, достоверной и актуальной информации для реального учета финансового состояния, обоснованного управления всеми видами средств; Отчетность перед финансовой дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП; Предоставление органам налоговой инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными предприятиями, фондами. 2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО ''БАК'' 2.1 Описание существующей системы автоматизации финансового учета Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии “шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем, рабочий протокол для большинства приложений – TCP/IP, но используются также NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности информации. Для совместного доступа к таким сетевым ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам сетей Microsoft”. На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по обработке документов. В состав этого пакета входят: Microsoft Office 97 Professional; Microsoft NetMeeting – коммуникационная программа; Outlook Express- почтовая программа; Система перевода Stylus; Программа распознавания сканированного текста CuneiForm. Сегодня все финансовые расчеты выполняются совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того, требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают с теми же данными независимо от начала и до конца. 2.1 Характеристика системы документооборота Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1. Экономист по платежным документам (М): Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access; Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора; Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость; Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам; Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции. Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы. Ведущий экономист по банку (L): Входная информация: от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц от F – информация по договорам: предприятие; № договора; сумма договора; процент наличной оплаты по денежной части. от N – суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно – денежная часть оплаты и задолженности от B – остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности от D – сумма предъявленных работ и оплаты по р/с Выходная информация: справка о движении по кассе за день и за месяц; справка по оплате кредиторам за услуги; платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный) Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L. Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель. Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа: Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме; Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы. Экономист по углю (H): Входная информация: Накладные и др. документы по отгрузке угля – с разреза; Наряд по суточной отгрузке – с отдела поставок БАК; Договора, письма, контракты по отгрузке угля – юридический отдел, отдел маркетинга. С этих документов необходима информация: грузополучатель; плательщик; цена; № контракта; дата отгрузки; № квитанции; тоннаж; ж.д.тариф; договорной тариф; № удостоверения качества; качество угля (Q – теплота сгорания); таможенная декларация - № и дата (если есть). На выходе формируется счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь: сумма за уголь; НДС; железнодорожный тариф; договорной тариф (если есть). информация по взаимозачетам по углю; учет текущего железнодорожные тарифа; дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам; оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты; баланс отгрузки угля; сведения об отгруженном угле; дополнительные справки по требованию руководства. Т.к. экономист H работает с первичной информацией – отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы – выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом. Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D): Входная информация: Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация: дата реестра; наименование товара или услуг; сумма. платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе; акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг; письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг; договора цессии (переуступка прав требований); Выходная информация: Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ; реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ; справка по расчетам с отдельным предприятием; взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ. Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства. Уже сформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами). Экономист по теплоэнергии (E): Входная информация: Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур – от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц), необходимая информация: Наименование предприятия; номер договора; сумма. Отчеты кассиров о поступлении за т/э – экономист M: Наименование предприятия (или от населения); Сумма.. Ж.д. тариф от экономиста H; Сводная ведомость начисления за т/э – от отдела сбыта ТЭЦ Выходная информация: Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ; реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ; отдельно реализация т/э; взаимозачеты с населением за теплоэнергию. Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию – теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E., т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она ведет БАК в минимуме. Все операции выполняются вручную, используя Microsoft Excel. Экономист по векселям (P): Входная информация: Акты приема-передачи векселей; предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги Выходная информация: информация по векселям для дирекции за месяц; вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ. В Казахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством. Экономист P ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей. Экономист по договорам (F): Входная информация: От юристов – копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам – от связистов; Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ – от экономиста D; Реализация ТМЦ по ТЭЦ – от экономиста E; Реализация угля – от экономиста H. Выходная информация: Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам Вся информация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицу на Excel’е. Экономист F сверяет все данные по активным договорам с предприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е и сводные таблицы в 1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи – данные переносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны. Ведущий экономист по взаимозачетам (N): Входная информация: Журнал взаимозачетов: взаимозачеты по ТМЦ по БАК – экономист D; взаимозачеты по ТЭЦ – экономист E; взаимозачеты по углю – экономист H; взаимозачеты всех видов – экономист B; - копии актов взаимозачетов. Платежный баланс по расчетному счету – от экономиста L; Паспорта сделок по экспорту – таможенный сектор коммерческой дирекции: Выходная информация: платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год; регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки; взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономиста L; Справка по взаимозачетам и р/с – для экономического отдела. Платежный баланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономист N берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечает за проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журнал взаимозачетов – электронная таблица Excel за определенный период со всей информацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкой информации из разных таблиц от экономиста N требуются глубокое понимание механизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel. Паспорт сделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данные переносятся в 1С:Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная в Excel-таблицу. Главный экономист руководитель по учету и контролю (B): Входная информация: данные о выданных и полученных счет фактурах: по отгрузке угля – от экономиста H; по ТМЦ, Р и У по БАКу – от экономиста D; по ТЭЦ – от экономиста E. неисполненные векселя по предприятиям – от экономиста P; письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале: Выходная информация: Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании; баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии; ввод отдельных взаимозачетов в журнал; справки по просроченным задолженностям. Данные по счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономист B получает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи с соответствующими таблицами у экономистов D, E и H. Также автоматически переносятся итоговые данные по векселям. В Excel-журнал взаимозачетов экономист B имеет удаленный доступ для ввода незарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всех имеющихся данных у экономиста B локально организован расчет просроченных задолженностей. Начальник отдела (A): Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов. Входная информация: от экономиста L: Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный) от экономиста E: Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация); учет реализованной т/э. от экономиста F: сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1 раз в месяц распечатка в 1С:Бухгалтерии) от экономиста P: неисполненные векселя по поставщикам от экономиста N: платежный баланс по взаимозачетам от экономиста C: деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно) от экономиста K: справка о задолженности по налогам (еженедельно); справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно). Начальник финотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц, шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие, нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативно специалистами финотдела по требованию руководства, используя инструменты построения отчетов пакета Microsoft Office.[7] |