Курсовая Автоматизированная процедура работы с документами. Автоматизированная процедура работы с документами
 Скачать 138.43 Kb.
|
|
АННОТАЦИЯ Курсовая работа на тему «Автоматизированная процедура работы с документами» в объеме 20 с., 1 табл., 1.рис., 2 источн.. ДОКУМЕНТЫ, ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Объектом исследования является автоматизированная процедура работы с документами Цель работы – провести анализ автоматизированной процедуры работы с документами. В процессе работы проводились рассмотрены и изучены автоматизированные системы делопроизводства. В результате работы были описаны анализы автоматизированных систем делопроизводства. Основные показатели: роль автоматизированной процедуры работы с документами Степень внедрения – отсутствует. Эффективность данной работы позволят более глубоко изучить автоматизированную процедуру работы с документами. ВВЕДЕНИЕ Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время. Цель работы - изучить материал, затронуть вкратце теорию электронного документооборота, рассмотреть примеры наиболее известных автоматизированных систем документоведения, получить в итоге общие знания и наглядное представление о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Предмет изучения - система документационного обеспечения управления. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению,в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" говорится о развитии и широком применении информационных и коммуникационных технологий, которые имеет решающе значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является "развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота". В федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)" говорится о развитии и широком применении информационных и коммуникационных технологий, которые имеет решающе значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является "развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота". 1 Теоретический раздел 1.1 Задачи и пути внедрения АС ДОУ Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив. Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ. Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности - регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот - это движение документов в рамках документационного обеспечения управления. АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи: -документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); -обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение); -обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей); -автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов). Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской — в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение. Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом: -заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации; -приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации. Главная особенность создания автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требованиям. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к неуспеху всей работы в целом. Поэтому ответственным и необходимым в процессе создания автоматизированных систем является этап предпроектного исследования организации. Основная его задача – выявление и обоснование потребностей системы в использовании средств автоматизации. Этап исследования определяет осуществление разработки или покупки автоматизированной системы и сопровождается следующими основными проблемами: -расплывчатость формулировок, несогласованность, а порой и противоречивость многочисленных требований пользователей к создаваемой автоматизированной системе; -отсутствие профессиональных знаний разработчиков о предметной области автоматизируемой деятельности пользователей; -априорная, принципиально неустранимая неопределенность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управляемого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации; -значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствования программно-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы. Автоматизация документооборота как направление делопроизводства является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы, находящие отражение в их движении. Автоматизация электронного документооборота на предприятии преследует следующие цели: -минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы; -формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы; -уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации; -разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами; - поддержка административных процессов; -быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями; -ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения; -планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников; -разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы; -приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму; 1.2 Современные технологии автоматизации документооборота Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания). Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД. Принято выделять следующие виды систем: -клиент-серверные (основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователей взаимодействует с СЭД через специальный интерфейс, клиентскую часть); - действующие на основе баз данных (интегрированы с базами SQL, Oracle и т.п., информация хранится в базе, а для ее обработки используются отдельные модули); - основанный на технологиях web (обеспечивают удаленный доступ к серверу без специальных клиентских приложений, позволяют использовать web браузеры в качестве пользовательского интерфейса); - «Облачные» системы (используют сервер хостинг-провайдера); Среди современных технологий, обеспечивающих эффективное функционирование СЭД можно выделить: -хранение электронных документов, -поточное сканирование, -оптическое распознавание текста, -штрих-кодирование, -электронно-цифровые подписи, -полнотекстовый и атрибутивный поиск 1.3 Требования к АСДОУ Методология разработки и внедрения автоматизированных систем в основных чертах была разработана в 1960–1970 гг. применительно к проблематике автоматизированных систем управления и актуальна в настоящее время. Но для АСДОУ имеется специфическая методологическая основа в виде типовых требований, утвержденных Европейской комиссией в октябре 2002 г. (версия 5.2.4) и переведенных на русский язык в январе 2006 г. Этот документ получил название Спецификации MoReq. Потребность в подробной спецификации требований к автоматизированным системам документационного обеспечения управления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLM в 1996 г., как одно из десяти направлений деятельности по результатам работы Форума. DLM – это сокращение от французского "Donnees Lisibles par Machine" (машинночитаемые документы). DLM-Форум действует на основе решения Совета Европы (94/С 235/03) от 17 июня 1994 г., посвященного повышению уровня кооперации в области архивов. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена органу, который носит название European Commission Enterprise DG's Interchange of Data between Administrations (IDA). В 1999 г. был проведен открытый конкурс, работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в начале 2001 г. Разработка спецификации была выполнена небольшой командой профессиональных консультантов из компании Cornwell Affiliates pic (теперь Cornwell Management Consultants pic) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании спецификации принимали участие организации, как из государственного, так и из коммерческого сектора. Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи АСДОУ. Спецификация MoReq составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторе в организациях, которые намереваются внедрить АСДОУ или которые желают оценить возможности систем, уже используемых ими. Другие тесно связанные требования, такие как управление электронными документами (document management) и электронное управление материальными документами (в том числе бумажными документами и микрофильмами) также рассматриваются, но менее детально. Например, спецификация включает основные требования к управлению материальными документами; однако, она не включает детальное описание функциональности, связанной с отслеживанием физического размещения документов, использованием штрихового кодирования и т.д. Такие близкие темы как оцифровка и другие средства создания электронных документов находятся за рамками данной спецификации. Аналогично, в данной спецификации не предпринимается попыток осветить вопросы практического использования АСДОУ. Следующим шагом стала разработка новой версии указанных требований – MoReq2010. Выполнение разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учет всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация имеет следующие недостатки: -сотрудники, участвующие в проекте, будут надолго оторваны от своих прямых обязанностей из-за больших временны́х затрат на разработку и внедрение системы; -проект может быть не реализован из-за неправильно выбранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для построения достаточно мощной системы, ухода одного- двух ведущих специалистов; -разработчикам системы в период эксплуатации придется регулярно ее модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств. Осуществление разработки и внедрения АСДОУ сторонней организацией, обеспечивая учет всех требований будущего потребителя, в свою очередь также имеет недостатки: -создание системы сопровождается большими денежными и временными затратами; -модификация системы в связи с появлением новых потребительских свойств АСДОУ зависит от потенциала и надежности организации-разработчика. 1.4 Готовые системы АСДОУ Предлагаемые на рынке современные АС ДОУ в принципе уже обладают необходимыми потребительскими свойствами, требуют меньших денежных и временных затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализированной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малоперспективным занятием. В течение эксплуатации приобретенной системы новые возможности этой АС ДОУ будет предлагать ее изготовитель, выпуская очередные версии программного продукта. В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса решений готовых АСДОУ. Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: "Гран – Док" – ГНПП "Гранит – Центр", "ДЕЛО" – компания "Электронные Офисные Системы", "Кодекс" – ГП "Центр компьютерных разработок", "DIRECTUM" – ООО "ДИРЕК-ТУМ", "DIS-системы" – ЗАО "Научно-технический центр ИРМ", "LanDocs" – холдинг "Ланит", "NauDoc" – ЗАО "NAU – MEN", "OPTIMA – WorkFlow" – компания "Оптима" и т.д. Русифицированные версии популярных западных систем: "Documentum 5" – компания Documentum, "DOCS Open" – компания Hummingbird, "Lotus Domino/Notes" – корпорация IBM, "DocuLive" – концерн Siemens и т.д. Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes: "БОСС-Реферепт" – компания "АйТи", "CompanyMedia" – компания "ИнтерТраст" и т.д. 1.5 Порядок создания системы управления документами Разработка автоматизированных систем документационного обеспечения управления должна осуществляться в соответствии с методологией создания систем управления документами. Процесс проектирования и внедрения системы управления документами (в том числе и автоматизированной) состоит из следующих этапов: - предварительное обследование; - анализ деятельности и процессов организации; - определение состава требований к управленческим документам организации; - оценка существующих систем управления документами и других информационных систем; - определение стратегии соблюдения требований к документам; - проектирование системы; - внедрение системы; - обследование системы после внедрения. 1.6 Предварительное обследование На этом этапе создания или модернизации системы проводится обследование, в ходе которого определяются и документально фиксируются цели и сфера деятельности организации, ее организационная структура, внешняя среда ее функционирования в различных аспектах (административная, нормативно-правовая, деловая, социальная), принятые в организации принципы построения документационного обеспечения. При этом выявляются основные факторы, вызывающие необходимость создания и сохранения документов данной организацией. Кроме того, на этапе предварительного обследования в общих чертах оцениваются позитивные и негативные стороны организации в области управления документами. Это является основой для определения глубины проработки проекта и обоснования необходимости его поддержки руководством. 1.7 Анализ деятельности и процессов организации Документы служат доказательством и источником информации о каждой функции управления и произведенных при ее реализации видах деятельности. В связи с этим в рамках второго этапа создания или модернизации системы проводится анализ управленческой деятельности организации и определяются управленческие процессы, протекание которых сопровождается документами. В результате такого анализа может быть составлено детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами. Кроме того, возможно создание пооперационных технологических схем управленческих процессов, отражающих моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации. 1.8 Определение состава требований к управленческим документам организации На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению данных о каждой управленческой функции и виде деятельности (вплоть до отдельных операций и процедур), реализуемых при помощи документов. Прежде всего, анализируются нормативные правовые акты, регулирующие работу с документами в организации. Кроме того, требования к документам определяются путем анализа управленческих потребностей и ответственности перед обществом. Этому способствует оценка риска, которому может подвергнуться организация, если документы не создаются или нс сохраняются. Далее определяется, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами. Требования к документам четко формулируются и документально оформляются в структурированном и удобном виде. По завершении этого этапа могут быть созданы: -список всех источников, содержащих соответствующие для данной организации требования к документам; -список требований к сохранению документов. В результате подготавливается отчет об оценке риска, отражающий правовые и иные последствия, которые могут возникнуть в случае, если документы не были бы созданы и сохранены. На данном этапе также происходит отбор видов документов, наилучшим образом соответствующих каждому компоненту управленческой деятельности (функции, виду деятельности или операции). 1.9 Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем Четвертый этап заключается в анализе уже существующих в организации информационных систем для оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам. Такая оценка обеспечивает основу для разработки новых систем или модернизации существующих систем в целях удовлетворения определенных на предыдущих этапах потребностей в области работы с документами. Качество ИС связано с дефектами, заложенными на этапе проектирования и проявляющимися в процессе эксплуатации. Свойства ИС, в том числе и дефектологические, могут проявляться лишь во взаимодействии с внешней средой, включающей технические средства, персонал, информационное и программное окружение. В зависимости от целей исследования и этапов жизненного цикла ИС дефектологические свойства разделяют надефектогенность, дефектабельность и дефектоскопичность. Дефектогенность определяется влиянием следующих факторов: - численностью разработчиков ИС, их профессиональными психофизиологическими характеристиками; - условиями и организацией процесса разработки ИС; - характеристиками инструментальных средств и комплексов ИС; - сложностью задач, решаемых ИС; - степенью агрессивности внешней среды (потенциальной возможностью внешней среды вносить преднамеренные дефекты, например, воздействие вирусов). Дефектабельность характеризует наличие дефектов ИС и определяется их количеством и местонахождением. Другими факторами, влияющими на дефектабельность, являются: - структурно-конструктивные особенности ИС; - интенсивность и характеристики ошибок, приводящих к дефектам. Дефектоскопичность характеризует возможность проявления дефектов в виде отказов и сбоев в процессе отладки, испытаний или эксплуатации. На дефектоскопичность влияют: - количество, типы и характер распределения дефектов; - устойчивость ИС к проявлению дефектов; - характеристики средств контроля и диагностики дефектов; - квалификация обслуживающего персонала. Оценка качества ИС - задача крайне сложная из-за многообразия интересов пользователей. Поэтому невозможно предложить одну универсальную меру качества и приходится использовать ряд характеристик, охватывающих весь спектр предъявляемых требований. Наиболее близки к задачам оценки качества ИС модели качества программного обеспечения, являющегося одним из важных составных частей ИС. В настоящее время используется несколько абстрактных моделей качества программного обеспечения, основанных на определениях характеристики качества, показателя качества, критерия и метрики. Критерий может быть определен как независимый атрибут ИС или процесса ее создания. С помощью такого критерия может быть измерена характеристика качества ИС на основе той или иной метрики. Совокупность нескольких критериев определяет показатель качества, формируемый исходя из требований, предъявляемых к ИС. В настоящее время наибольшее распространение получила иерархическая модель взаимосвязи компонентов качества ИС. Вначале определяются характеристики качества, в числе которых могут быть, например: -общая полезность; -исходная полезность; -удобство эксплуатации. Далее формируются показатели, к числу которых могут быть отнесены: -практичность; -целостность; -корректность; -удобство обслуживания; -оцениваемость; -гибкость; -адаптируемость; -мобильность; -возможность взаимодействия. Каждому показателю качества ставится в соответствие группа критериев. Для указанных показателей приведем возможные критерии. Надо отметить, что один и тот же критерий может характеризовать несколько показателей: -практичность ‒ работоспособность, возможность обучения, коммуникативность, объем ввода, скорость ввода-вывода; -целостность ‒ регулирование доступа, контроль доступа; -эффективность ‒ эффективность использования памяти, эффективность функционирования; -корректность ‒ трассируемость, завершенность, согласованность; -надежность ‒ точность, устойчивость к ошибкам, согласованность, простоту; -удобство обслуживания ‒ согласованность, простоту, краткость, информативность, модульность; -оцениваемость ‒ простоту, наличие измерительных средств, информативность, модульность; -гибкость ‒ распространяемость, общность, -информатированность, модульность; -адаптируемость ‒ общность, информативность, модульность, аппаратную независимость, программную независимость; -мобильность ‒ информативность, модульность, аппаратную независимость, программную независимость; - возможность взаимодействия ‒ модульность, унифицируемость процедур связи, унифицируемость данных. С помощью метрик можно дать количественную или качественную оценку качества ИС. Различают следующие виды метрических шкал для измерения критериев. Первый тип ‒ метрики, которые используют интервальную шкалу, характеризуемую относительными величинами реально измеряемых физических показателей, например, временем наработки на отказ, вероятностью ошибки, объемом информации и других. Второй тип ‒ метрики, которым соответствует порядковая шкала, позволяющая ранжировать характеристики путем сравнения с опорными значениями. Третий тип ‒ метрики, которым соответствуют номинальная, или категорированная шкала, определяющая наличие рассматриваемого свойства или признака у рассматриваемого объекта без учета градаций по этому признаку. Так, например, интерфейс может быть "простым для понимания", "умеренно простым", "сложным для понимания". Результаты данного этапа могут включать в себя перечень информационных систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают сформулированным на предшествующих этапах требованиям к документам. 1.10 Автоматизация управления документооборотом: концепции и системы Увеличение объёмов информации и их движение в наше время уже подобны не снежному кому, катящемуся с горы, а лавине, несущейся с каждым днём всё стремительнее, становящейся всё больше и страшнее. И справиться с этим всё труднее даже при использовании современной техники и компьютеров. Наиболее характерным из основных недостатков бумажного документооборота («бумажного офиса»), слабо поддающихся «излечению» при относительно больших информационных потоках, можно назвать, пожалуй, синдром «мутной воды». Отсюда завышенная численность работников во вспомогательных и административно-управленческих службах, низкая исполнительская дисциплина и неадекватное представление о деятельности как отдельных служб, так и организации в целом. К этому можно добавить плохую управляемость, низкое качество труда, большие накладные расходы на ведение бумажного документооборота, т. е. затраты на бумагу, электроэнергию (механические пишущие машинки сегодня раритет), расходные материалы, на технику и её обслуживание (ПК, устройства для ксерокопирования и пр.), на площади для хранения, на дополнительные людские ресурсы и т. п. Системы электронного документооборота (СЭД), появившиеся около двадцати лет назад, совершили подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться с этой разгулявшейся бюрократической стихией. Чтобы оценить, нужна ли какой-нибудь фирме, компании, организации система электронного документооборота (особенно это важно для средних и крупных компаний), необходимо ответить на вопросы: 1) Насколько сотрудников устраивает объём бумаг, который занимает место на их рабочем столе и сколько времени они тратят на поиск нужной информации? Не раздражает ли такая ситуация? 2) Могут ли оперативно найти нужный документ, получить необходимую информацию, к примеру, беседуя по телефону с важным для компании клиентом или партнёром, компаньоном? 3) Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрации поручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)? 4) Знает ли руководитель какие из выданных им поручений, документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику; выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их «ходом»? 5) Имеются ли в организации регламенты по работе с документами? 6) Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки? 7) Создаётся ли положительный имидж организации качеством работы с документами? Если сотрудники пять раз дали отрицательный ответ или не могут ответить на пять и более вопросов, то компании пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД. Утвердительные ответы на следующие ниже приведенные вопросы должны окончательно развеять сомнения о необходимости приобретения и внедрения СЭД и помогут укрепить позиции в компании и на рынке. Итак, хотят ли сотрудники: -ощутимо сократить непроизводительные затраты времени; -увеличить прозрачность бизнес-процессов организации; -повысить исполнительскую дисциплину и ответственность; -соответственно уменьшить расходы и повысить качество выполнения работ. 2 Практический раздел 2.1 Регистрация документов Регистрацию документов в крупных организациях с большим документооборотом осуществляет служба ДОУ (централизованная регистрация), в небольших организациях (фирмах) — секретарь или секретарь-референт (децентрализованная регистрация). При этом традиционная регистрация документов вручную заменяется вводом сведений о документах в память ПК. Регистрационная карточка, выводимая на экране компьютера, аналогична традиционной, однако содержит значительно больше сведений о документе. В нее можно внести следующие сведения: 1) дата получения (регистрации) документа; 2) номер регистрируемого документа (регистрационный номер); 3) наименование корреспондента; 4) дата документа; 5) номер документа, присвоенный ему отправителем; 6) краткое содержание; 7) автор резолюции; 8) текст резолюции; 9) исполнители; 10) срок исполнения документа; 11) ход исполнения; 12) дата исполнения; 13) номер дела, в которое подшит исполненный документ; 14) название структурного подразделения; 15) количество листов в документе; 16) количество листов приложений; 17) вид документа (договор, акт, приказ и т.п.); 18) названия связанных документов. В РК могут содержаться и другие показатели в зависимости от специфики организации.  Рисунок 1 – Пример заполнения карточки в программе МикроДок Основным достоинством использования электронной картотеки (базы данных) по сравнению с традиционной бумажной картотекой является однократность ввода повторяющейся информации и возможность использования одной информации в различных формах и базах данных. Заполняемые на экране регистрационные формы для входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. Форма РК содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, в которые сведения вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа) и поля, в которые сведения вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки и позволяет избежать опечаток и разночтений. В виде раскрывающихся списков выполняются следующие поля: 1) вид документа; 2) автор резолюции — список руководящих лиц организации; 3) структурное подразделение — список структурных подразделений; 4) исполнители — это поле состоит из двух частей: название (или индекс) структурного подразделения и фамилия и инициалы исполнителя. Данный список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректируется при кадровых изменениях; 5) номер дела — связан с номенклатурой дел организации; 6) связанные документы — в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ- ответ связывается с инициативным документом). При наличии в организации системы комплексной автоматизации делопроизводства данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций — из адресной книги. В случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер и номенклатура дел организации. Созданный список может быть использован неоднократно, что значительно экономит время в процессе дальнейшей работы. При регистрации входящего документа заполняются следующие поля: - дата получения документа (в это поле автоматически проставляется текущая дата); - регистрационный номер документа (порядковый номер с начала года). Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа; - название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации); - корреспондент (название организации, приславшей документ); - дата документа (дата, указанная на документе); - номер документа (номер, указанный на документе); - количество листов документа; - количество листов приложений (если приложения нет, то количество листов приложений = 0); - вид документа (выбирается из раскрывающегося списка); - краткое содержание (переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание). Карточка должна иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражаются передача документа руководителю для наложения резолюции и дальнейшее движение документа к исполнителю (исполнителям). Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с документом и может принимать одно из следующих значений: - «Передан руководителю» — поступивший документ после регистрации передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции; - «На исполнение» — сведения о резолюции и назначенном исполнителе; - «На исполнении» — передача документа после регистрации сразу исполнителю; - «У внешней организации» — в том случае, если в ходе исполнения документ временно передается внешней организации; - «Исполнен» — документ исполнен. При передаче документа внешней организации за его своевременное возвращение отвечает лицо, указанное в поле «Исполнитель». В поле «Исполнитель» указывается лицо, которому передан документ. В поле «Срок исполнения» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Дата исполнения документа берется из поступившего документа, а при ее отсутствии — из резолюции руководителя. Если в резолюции срок исполнения не указан, он устанавливается на основании типовых сроков исполнения аналогичных документов в организации. Типовые сроки исполнения должны быть указаны в инструкции по делопроизводству данной организации. Если документ передается руководству, то после принятия руководителем решения по документу заполняются поля: «Автор резолюции», «Резолюция», «Исполнитель», «Контрольная дата». Если документ сразу передается исполнителю, заполняются поля «Исполнитель» и «Контрольная дата». Для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата и номер, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа. При регистрации нескольких документов распечатывается сводная форма, в которой распечатываются все исполнители, получившие документы. Например: Таблица 1 – Пример заполнения сводной формы
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется вышеуказанная форма движения документов. Одновременно данные о передаче документа и о ходе исполнения должны быть внесены в регистрационную карточку в поле «Ход исполнения документа». В этом же поле фиксируется конечный результат исполнения документа. В поле «Состояние документа» устанавливается значение «Исполнен». В том случае, когда исполнение документа сопровождается созданием нового документа (ответного письма, договора, справки, служебной записки и т.п.) можно установить связь с РК этих документов с помощью кнопки «Связанные документы». При подшивке документа в дело в поле «Дело №» вносится запись об исполнении документа и выбирается номер дела по номенклатуре. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре структурного подразделения. Отличия регистрационной формы для исходящих документов состоят в следующем: 1) указывается название подразделения, подготовившего документ; 2) исходящий номер переносится на отправляемый документ; 3) проставляется дата (подписания утверждении, отправки) документа; 4) указывается адресат: название организации, которой посылается документ; 5) указывается исполнитель: фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка); 6) если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата»; 7) если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов; 8) в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу). Остальные поля полностью соответствуют полям, заполняемым при регистрации входящих документов. При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля РК: 1) регистрационный номер внутреннего документа (порядковый номер с начала года); 2) вид документа. Каждый вид документа — приказы, распоряжения, служебные записки — нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с РК. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» (личный состав); к номеру распоряжения — буквы «рп» (распоряжения); 3) дата документа; 4) количество листов документа; 5) количество листов приложений; 6) краткое содержание документа; 7) подразделение, ответственное за исполнение документа: 8) исполнитель (фамилия, инициалы); 9) срок исполнения («контрольная дата»); 10) отметка об исполнении; 11) ход исполнения; 12) связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с РК связанных документов; 13) «Дело №» (в этом поле выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ). Несомненное достоинство компьютеризированной системы регистрации документов по сравнению с ручной состоит в том, что она: - обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации; - позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу; - позволяет автоматически составлять внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Цель работы - изучить материал, затронуть вкратце теорию электронного документооборота, рассмотреть примеры наиболее известных автоматизированных систем, получить в итоге общие знания и наглядное представление о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, достигнута. Можно сделать вывод: предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ; АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться в уже существующую автоматизированную систему. В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени; Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ должна ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1.https://studme.org/45645/dokumentovedenie/avtomatizirovannye_sistemy_dokumentatsionnogo_obespecheniya_upravleniya 2.https://www.sekretariat.ru/article/210895-qqq-17-m5-avtomatizatsiya-dokumentooborota 3. Антошечкина Е.Ю. Основные этапы создания СЭД: от обследования - до ввода в промышленную эксплуатацию. Методические материалы конференции ЭОС "Весенний документооборот - 2009". 4. Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы, 2009. |