|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Информационные технологии и системы в профессиональной деятельности
Практическое занятие 4
Выполнил:
Обучающийся
Черникова Александра Александровна
Преподаватель:
Журавлева Анастасия Валерьевна
ЗАДАНИЕ 1
Предлагается для решения следующая ситуационная задача.
Вы поступили на службу в Муниципальное казенное учреждении «Архив муниципального образования город Пермь». Руководитель поставил перед вами две задачи:
Задача 1. Выбрать устройство для сканирования архивных дел в Архив муниципального образования. Известно, что ежедневно приходится сканировать от 50 до 70 страниц различных архивных материалов. Предположительно, что устройство будет установлено в кабинете с локальной сетью, где работают 8 архивариусов.
Вопросы:
Предоставьте руководству несколько устройств (не менее 5) для выбора, укажите характеристики.
Название:
|
Характеристики:
|
HP PageWide Pro 777z
|
Тип устройства
МФУ
Тип печати
струйный
Цветность печати
цветная
Максимальный формат
A3
Количество страниц в месяц
100000
Область применения
большой офис
Размещение
настольный
Функции печати
печать фотографий, пигментные чернила, автоматическая двусторонняя печать
Функции сканера/копира
сканирование, отправка изображения по e-mail, копирование
Технология печати
термическая струйная
Количество цветов
4
Скорость ч/б печати (A4)
65 стр/мин
Скорость цветной печати (A4)
65 стр/мин
Максимальное количество копий за цикл
999
Скорость ч/б копирования (A4)
65 стр/мин
Скорость цветного копирования (A4)
65 стр/мин
Сканер
Тип сканера
планшетный/протяжный
Максимальный формат оригинала
A3
Устройство автоподачи оригиналов
двустороннее
Емкость устройства автоподачи оригиналов
100 шт.
Скорость сканирования (цветн.)
до 50 изобр./мин.
Скорость сканирования (ч/б)
до 50 изобр./мин.
|
Xerox AltaLink B8045
|
Тип устройства
МФУ
Тип печати
лазерный
Цветность печати
черно-белая
Максимальный формат
A3
Количество страниц в месяц
175000
Область применения
большой офис
Размещение
напольный
Функции печати
автоматическая двусторонняя печать
Функции сканера/копира
сканирование, отправка изображения по e-mail, копирование
Технология печати
светодиодная
Скорость ч/б печати (A4)
45 стр/мин
Скорость ч/б печати (A3)
31 стр/мин
Максимальное количество копий за цикл
9999
Скорость ч/б копирования (A4)
45 стр/мин
Скорость ч/б копирования (A3)
31 стр/мин
Тип сканера
планшетный/протяжный
Максимальный формат оригинала
A3
Емкость устройства автоподачи оригиналов
200 шт.
Скорость сканирования (цветн.)
до 140 изображений/мин в режиме двухстороннего сканирования
Скорость сканирования (ч/б)
до 200 изображений/мин в режиме двухстороннего сканирования
|
Sharp MX-2630N
|
Тип устройства
МФУ
Тип печати
лазерный
Цветность печати
цветная
Максимальный формат
A3
Количество страниц в месяц
200000
Область применения
большой офис
Размещение
настольный
Функции печати
автоматическая двусторонняя печать
Функции сканера/копира
сканирование, отправка изображения по e-mail, копирование
Встроенный степлер/сортер
сортировка со сдвигом, электронная сортировка
Технология печати
Лазерная
Скорость ч/б печати (A4)
26 стр/мин
Скорость цветной печати (A4)
26 стр/мин
Скорость ч/б печати (A3)
15 стр/мин
Скорость цветной печати (A3)
15 стр/мин
Максимальное количество копий за цикл
9999
Тип сканера
планшетный/протяжный
Максимальный формат оригинала
A3
Устройство автоподачи оригиналов
двустороннее
Емкость устройства автоподачи оригиналов
100 шт.
|
KYOCERA ECOSYS M4125idn
|
Тип устройства
МФУ
Тип печати
лазерный
Цветность печати
черно-белая
Максимальный формат
A3
Количество страниц в месяц
100000
Область применения
большой офис
Размещение
настольный
Функции печати
автоматическая двусторонняя печать
Функции сканера/копира
сканирование, слайд-адаптер, отправка изображения по e-mail, копирование
Технология печати
лазерная
Скорость ч/б печати (A4)
25 стр/мин
Скорость ч/б печати (A3)
12 стр/мин
Устройство автоподачи оригиналов
двустороннее
Емкость устройства автоподачи оригиналов
50 шт.
|
Canon i-SENSYS MF525x
|
Тип устройства
МФУ
Тип печати
лазерный
Цветность печати
черно-белая
Максимальный формат
A4
Количество страниц в месяц
150000
Область применения
большой офис
Размещение
настольный
Функции печати
автоматическая двусторонняя печать
Функции сканера/копира
сканирование, отправка изображения по e-mail, копирование
Технология печати
лазерная
Скорость ч/б печати (A4)
43 стр/мин
Максимальное количество копий за цикл
999
Скорость ч/б копирования (A4)
43 стр/мин
Тип сканера
планшетный/протяжный
Максимальный формат оригинала
A4
Устройство автоподачи оригиналов
двустороннее
Емкость устройства автоподачи оригиналов
50 шт.
Скорость сканирования (цветн.)
13 изобр./мин (300 x 600 точек на дюйм)
Скорость сканирования (ч/б)
38 изобр./мин (300 x 600 точек на дюйм)
|
Определите оптимальный тип принтера, приведите свои аргументы (не менее 5).
HP PageWide Pro 777z
Модель относится к категории МФУ для корпоративного сегмента и использует фирменную технологию HP PageWide. Её суть в том, что сопла, которые печатают, размещенные по всей ширине страницы, вместе с другими элементами, обеспечивают высокую скорость и низкую стоимость напечатанной страницы (вдвое ниже, чем у лазерных принтеров).Модель PageWide Pro 777z обеспечивает не только печать и копирование, но и работу с факсами. Максимальный объем печати — 100 000 страниц А4, рекомендуемый — до 35 000 страниц. Производитель делает акцент на низкой стоимости одного цветного отпечатка. Также устройство имеет высокую степень защищенности, что крайне важно для корпоративных пользователей. Доступ к задачам печати возможен с использованием PIN-кода, присутствуют средства для защиты от кибератак. Принтер работает только с оригинальными картриджами HP. Это гарантирует стабильно высокое качество печати и длительный срок хранения документов. Скорость печати как монохромных, так и цветных документов составляет 45 стр/мин. При экономном офисном режиме скорость печати составляет до 65 стр/мин, а время до выхода первой страницы составляет всего 7,75 с. Скорость копирования документов составляет также 45 стр/мин. Есть поддержка создания двусторонних копий. Еще одной особенностью является низкий уровень шума, поэтому можно разместить принтер даже в небольших офисных помещениях.
Задача 2. Составьте список из наиболее необходимых в архивах государственных органов программных приложений (не менее 7), если для работы архивариусам необходимо: составлять отчёты, создавать презентации, сканировать документы, выполнять поиск информации в Интернете. На компьютерах установлена операционная система Windows10.
Название:
|
Описание:
|
1С:Документооборот
|
система автоматизации документооборота на технологической платформе «1С:Предприятие 8». Упорядочивает взаимодействие между сотрудниками, отслеживает рабочее время, реализует учёт документов в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети и онлайн, в том числе, через браузерный клиент.
|
1С:Архив
|
универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.
|
Архив документов
|
система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул.
|
Microsoft Office
|
Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов.
|
Google Chrome
|
Один из самых быстрых браузеров. Быстрота достигается за счет отказа от многих функций, имеющихся в других браузерах.
|
Scan2PDF
|
небольшая программа, которая позволяет сканировать документы и изображения с последующим их сохранением в формате PDF. Также есть возможность конвертировать в PDF файлы, находящиеся на жестком диске пользователя, а также добавлять к отсканированным страницам любые другие цифровые изображения, присоединять текстовые заголовки, поворачивать и упорядочивать изображения.
|
Foxit PDF Reader
|
Программное обеспечение для просмотра электронных документов в стандарте PDF для операционных систем: Windows, Windows Mobile, Linux, Android, iOS и Symbian. Программа создана как альтернатива пакету Adobe Reader, по сравнению с которым имеет меньший объём, меньшую требовательность к ресурсам и более высокое быстродействие.
|
ЗАДАНИЕ 2
Специалист по документационному обеспечению постоянно анализирует результаты собственной профессиональной деятельности. Систематизируйте собственные знания и заполните в таблице свободные ячейки, вписывая в них недостающие понятия и их описания. При выполнении данного задания рекомендуется обратиться к лекционному материалу и литературным источникам.
Таблица 1 — Основные свойства информационной технологии
№ п/п
|
Свойство информационной технологии
|
Описание свойства
информационной технологии
|
1
|
Целесообразность
|
Состоит в повышении эффективности производства за счёт внедрения современных средств вычислительной техники, распределенных баз данных, различных вычислительных сетей.
|
…
|
Взаимодействие с внешней средой
|
взаимодействие информационной технологии с объектами управления, взаимодействующими предприятиями и системами, наукой, промышленностью программных и технических средств автоматизации.
|
|
Реализация во времени
|
обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.
|
|
Целостность
|
информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.
|
|
Наличие компонентов и структуры
|
функциональные компоненты — это конкретное содержание процессов циркуляции и переработки информации;
структура информационной технологии — это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний.
Модели предметной области — совокупность описаний, обеспечивающих взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками.
Опорная технология — совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.
Информационная технология называется базовой, если она ориентирована на определенную область применения.
Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе информационно-технологических процессов.
|
ЗАДАНИЕ 3
Специалист по документационному обеспечению осуществляет поиск информации с помощью поисковой машины, формирует группы слов для организации простого поиска.
Выполните задание по следующему алгоритму:
1. Запустите браузер.
2. В адресной строке наберите адрес поисковой системы http://www.google.ru и инициализируйте процесс загрузки ресурса.
3. В интерфейсе введите начальную страницу поисковой системы Google.Ru найдите форму для поиска и строку ввода запроса.
4. Инициализируйте процесс поиска в поисковой системе, нажав на кнопку «Поиск в Goоgle».
5. Просмотрите результаты поиска и найдите среди них наиболее подходящие (релевантные) вашему запросу
6. Заполните итоговую таблицу.
7. Сохраните свой ответ.
Вопрос
|
Ответ
|
Адрес страницы
|
Какой объём Архивного фонда Российской Федерации?
|
Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок.
|
https://rusarchives.ru › arhivnyj-fond-rossijskoj-federacii
|
Когда был создан первый архив?
|
1992
|
https://ru.wikipedia.org
|
Сколько фондов хранится на 1 января 2022 года в МБУ «Архив города Перми»?
|
На 1 января 2022 года в МБУ «Архив города Перми» хранится 1446 фондов, 194764 ед. хр. Крайние даты документов – 1747-2021 годы.
|
https://www.permarchive.ru
|
В каком году стали открываться архивы губернские и городского самоуправления?
|
16 июля 1712 г. стало особой датой в истории архивного дела. В этот день вышел указ о создании Московского сенатского архива, в обязанности которого входило ведение реестров дел и хранение документов. Уже тогда государственные ведомства обязали сдавать документы после истечения определённого срока, была введена должность архивариуса, определились сроки хранения документов, а текущий документооборот отделён от архивного.
|
https://admnvrsk.ru › news-20170310153800-339868
|
Какие документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации?
|
В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документы Архивного фонда Российской Федерации включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, подлежат постоянному хранению и находятся на государственном учете.
|
Источник: https://www.eg-online.ru/document/regulatory/292681/
|
Как определяется судьба архивных документов организации в случае её ликвидации или реорганизации?
|
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
|
https://archives.gov.ru/faq/82.shtml
|
Укажите направления работы Архивного фонда Российской Федерации.
|
1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
|
http://www.consultant.ru/
document/cons_doc_LAW_40984/16be82beebeba825cfaa433dfd1e147c8c696a9e/
|
ЗАДАНИЕ 5
Данное задание отражено в творческом выполнении и самостоятельном поиске информации в архиве:
1. Установите судьбу родственников (с Вашей фамилией!), принимавших участие в Великой Отечественной Войне (ВОВ).
2. Найдите информацию о награждениях, если таковые имеются.
3. Ознакомьтесь с подлинными архивными документами, содержащими информацию об участниках войны и о ходе войны (войска, фронт).
4. Проследите боевой путь участника ВОВ.
5. Сохраните ваше решение через скриншот для включения в письменный ответ.
Ответ: Я, Черникова Александра Александровна (девичья фамилия Минина). К сожалению, в моем роду уже не осталось живых родственников, у которых можно было бы узнать такую информацию, все что я знаю, это общая информация с могильных плит. Они давно ушли из жизни, многие до моего рождения. Мои бабушки и дедушки были рождены незадолго до начала Великой отечественной войны, поэтому не могли участвовать в военных действиях. Дальнейших родственников я не знаю и даже не предполагаю где они похоронены. И все же я попыталась найти на предложенных сайтах какую- либо информацию о них, и мои поиски не увенчались успехом.
Пермь - 2022
|
Скачать 7.93 Mb.