Эссе. Оптимизация_ресурсов_–_основа_повышения_конкурентных_преимуществ. Что подразумевается под оптимизацией
 Скачать 22.94 Kb.
|
|
1) Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Мудрый руководитель постоянно находится в поиске способов для повышения эффективности работы компании. Один из самых популярных, приносящий ощутимые результаты, способов – оптимизация текущих бизнес-процессов. 2) Что подразумевается под «оптимизацией»? Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом: Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции; Снижение себестоимости изделия или услуги; Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов; Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности; Высвобождение ресурсов для развития компании; Совершенствование управляемости и планирования. Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив. 3) Определение целей оптимизации На первый взгляд кажется понятным, зачем же оптимизировать текущие бизнес-процессы – чтобы они выполнялись быстро и их стоимость для компании снизилась. Однако все не совсем так просто. Для того чтобы найти настоящую цель наших действий, давайте применим эффективный способ «Пяти почему». Итак: Зачем нужно оптимизировать процесс согласования договоров? Чтобы сократить количество ошибок и время согласования. Зачем нужно сокращать время согласования договоров? Чтобы сократить количество офисных работников (не занятых непосредственно на производстве). Зачем нужно сокращать штат офисных работников? Чтобы добиться экономии затрат. Зачем нам требуется экономия? Чтобы снизить себестоимость продукции. Зачем необходимо снижение себестоимости? Чтобы иметь возможность снизить отпускные цены на продукцию без потерь в рентабельности бизнеса. Правильное целеполагание при оптимизации бизнес-процессов компании позволит вам сосредоточить усилия на истинной эффективной цели, не распыляя попусту время и ресурсы на выполнение ложных задач. 4) Подготовка к оптимизации Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты: Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно; Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии; Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ; Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий; Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы; Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии; Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов. Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги. 5) Процесс оптимизации Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы: 6) Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли; Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов; Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов. После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация бизнес-процессов. Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации. Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации. 7) Методы оптимизации бизнес-процессов Существуют различные стратегии и методики по оптимизации бизнес-процессов в компании. Инжиниринг Инжиниринг процессов – это комплекс информационных технологий оптимизации, основанных на моделировании существующей организационной структуры компании, построении новых процессов, интегрированных с бизнес-окружением. В результате инжиниринга в процесс включаются цели и задачи клиентов, их внешние и внутренние потребности, их место и роль в системе компании. Реинжиниринг Это подход, основанный на полном отказе от старых подходов и процессов, правил и методов, а также переход с функционального принципа управления организации к процессному принципу. Постоянное совершенствование Постоянное совершенствование (Continuous Process Improvement) представляет собой долгосрочное развитие бизнес-процессов снизу вверх. Деятельность сотрудников с постепенными накоплениями их улучшений приводящих к кумулятивному эффекту Total Quality Management Всеобщее управление качеством (Total Quality Management) требует наличия системы создания и модернизации продукции компании в соответствии с современными веяниями рынка. Идея метода заключается в том, что в управление процессами вовлечены все работники компании, что должно повысить эффективность работы организации и увеличить степень ответственности работников. 8) Ошибки при оптимизации бизнес-процессов Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации: Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки. 9) Что потом? Оптимизацию процессов следует внедрять как непрерывную систему управления, а не как ряд хаотичных, разрозненных мероприятий. При этом каждый проект по совершенствованию процессов должен иметь четкий план, содержащий конкретные мероприятия, желаемые результаты, описание обязанностей участников, а также анализ затрат и выгод. По окончании работ важно спланировать, организовать и периодически проводить аудит внедренных процессов. |