Доклад по переписке с деловым человеком, важно сохранить в тайне. Деловая переписка (как и деловой разговор) лицо каждого серьезного бизнесмена или политика. Многие деловые люди, прекрасно владеющие искусством ведения переговоров и совещаний,
 Скачать 38.3 Kb.
|
|
Деловая переписка (как и деловой разговор) — лицо каждого серьезного бизнесмена или политика. Многие деловые люди, прекрасно владеющие искусством ведения переговоров и совещаний, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить служебный документ или подготовить деловое письмо. Причина тому — своеобразие речевых средств и речевого этикета письменной деловой речи. Многие из деловых людей, прекрасно владеющие слогом и искусством ведения бесед, переговоров и совещаний, нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить служебный документ или подготовить деловое письмо. Причина тому — своеобразие речевых средств и речевого этикета письменной деловой речи. 1. Язык деловой перепискиЯзык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Если располагать набором готовых, проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то подготовить документ и деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок. Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения.При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить их эмоциональной окраски, а также отразить строго логическую последовательность изложения. Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.   СБИС 5 вариантов законной обналички Риски. Расходы. Оформление. Узнать больше Для ведения деловой переписки важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных.Факты должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком факте содержится лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо дополнительных сведений для уяснения того, что написано. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть убедительными.Основным условием придания убедительности является доказательность.Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация — вот что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму. 2. Речевой этикет делового письмаДеловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т. е. того, что принято называтьречевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке. Деловая переписка долгое время сохраняла форму личной переписки и потому велась от первого лица. Со временем отношения между деловыми партнерами приобретали общественный характер. Поэтому форма частного письма все чаще вступала в противоречие с общественной сущностью деловых отношений. Это привело к значительным изменениям при использовании в деловой перепискесловесных формул для выражения делового этикета. Такие изменения выразились не столько в «упрощении» делового письма, т. е. в отказе от отдельных традиционных выражений словесной вежливости, сколько в их замене современными устойчивыми словосочетаниями. Сложились устойчивые формы общения, изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т. п. Рассмотрим эти формы речевого этикета подробнее. Начнем с употребленияместоимений. Информация в деловом письме настолько стандартна, что ее выражение через личное восприятие совершенно не оправданно. В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений и организаций. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не употребляется, поскольку окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Выбор формы залога глагола очень важен с этической точки зрения. В качестве примера приведем такую фразу: «Вы не выполняете принятые на себя обязательства». Та же фраза, но с использованием страдательного залога, выглядит уже по-другому: «Взятые Вами обязательства не выполняются». В первом случае невыполнение обязательств вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения обязательств, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.  СБИС Пониженные ставки УСН Бывшим "вмененщикам" читать обязательно! Узнать больше Когда необходимо выделить юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий, используется действительный залог глагола. При этом фраза, как правило, начинается с подлежащего, а сам глагол употребляется в настоящем времени, например: «Юридическая служба разъясняет...» Страдательный залог используется в случаях, когда само действие имеет гораздо большее значение, чем его источник (например, «Оплата гарантируется», «Письмо отправлено», «Ваша заявка получена»), а также тогда, когда источник действия вполне очевиден (например: «Сроки начала работ еще не определены»). Выбор вида глагола также имеет отношение к нормам деловой переписки. Когда необходимо подчеркнуть нежелательность или незаконность действий, которые происходят постоянно или совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола, например: «Ваши сотрудники постоянно нарушают технику безопасности». Если же нужно подчеркнуть, что действие уже совершилось, используется совершенный вид глагола, например: «Коллектив уже приступил к своей обычной работе». Вводные слова и обороты позволяют внести различные оттенки в тон служебной переписки. При помощи таких слов и выражений можно, например, понизить напряженность тона изложения, что видно при сопоставлении следующих примеров: «Просим выслать программу семинара, находящуюся в Вашем филиале». Эта же фраза, но с вводным словом: «Просим выслать программу семинара, находящуюся, по-видимому, в Вашем филиале» — сразу снимает категоричность высказывания и делает его более тактичным. Если сравнить две фразы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена», то можно сделать вывод, что вторая с точки зрения норм этикета является более предпочтительной, так как выражает большее уважение к адресату. Насколько вводные слова снижают сухость деловой переписки и придают ей оттенок уважительности, можно видеть на примере такой фразы: «Фирма просит, если это возможно, прислать своего представителя на заседание экспертной комиссии по качеству нашей продукции». Таким образом, использование вводных слов и предложений помогает устранить излишнюю категоричность и сухость деловой переписки, а также дает возможность внести в нее элементы не только доброжелательства и уважительности, но и деликатности в обращении с партнером, т. е. умение щадить его политическое и профессиональное самолюбие. 3. Особенности этикета деловой перепискиВ деловой переписке наиболее распространенной формой обращения является слово «уважаемый» (или «уважаемые»). Восклицательный знак после обращения указывает на то, что письму придается особенно важное значение, а запятая после обращения придает письму будничный характер. Среди лиц одной профессии или лиц одних политических убеждений наиболее предпочтительна форма обращения — «уважаемый коллега» (или «уважаемые коллеги»). Одно слово «коллега» без слова «уважаемый» придает письму нейтральный тон. «Дорогие коллеги» — форма более эмоциональная и чаще всего используется в письмах-поздравлениях.   КСК ГРУПП Вебинар про оспаривание внутригруппового ценообразования Рассмотрим аргументы сторон в судебных решениях, снижение рисков доначислений Узнать больше В тех случаях, когда деловое письмо не является официальным документом, а носит личностный характер, в обращении указываются только имя и отчество. Включение же в обращение такого письма еще и фамилии адресата придает письму вежливо-официальный характер. Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснование решения и само решение. Расположение этих частей в письме может быть различным. В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения. Отрицательное решение психологически лучше помещать в конце письма. Формулируя отказ, нужно быть максимально корректными. Прежде чем вынести отрицательное решение, необходимо вначале подробно объяснить, чем оно вызвано. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления — ведь ему предшествовало убедительное логическое обоснование, облеченное в форму, не ущемляющую самолюбие партнера. Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и любое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность — чрезмерную вежливость: в деловых текстах неуместны фразы типа «не откажите в любезности...» Для современной деловой корреспонденции скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью. Деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. На тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Она требует соблюдения должностного порядкаих подписания: например, ответ на письмо, подписанное директором, должен также подписать директор (в крайнем случае его заместитель). Однако ответ на письмо, подписано заместителем директора, может быть подписан директором. Деловая жизнь дает много поводов для изложения различного рода просьб. В таких письмах-просьбах, помимо самой просьбы, обычно излагаетсяобоснование или заинтересованность в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Просьба может излагаться: от первого лица единственного числа («Прошу...»); от первого лица множественного числа («Просим...»); от третьего лица единственного числа («Политическая партия «Единство» просит...»); от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («Президент и совет директоров фирмы просят...»). Деловая переписка предполагает ответы на присланные письма. Такие письма-ответы приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма, т. е. письма-запроса.   Лига Защиты Бизнеса Как построить качественный и прибыльный аутсорсинг? Прокачайте бизнес по всем фронтам с ведущими экспертами и лидерами в аутсорсинге Узнать больше Действительно, на письмо, содержащее просьбу, должен быть дан четкий ответ, будет ли такая просьба выполнена, или в ней будет отказано. На письмо, содержащее предложение, также требуется конкретный ответ: принимает ли другая сторона предложение или отвергает его. В ответах на присланные письма должны быть: указаны ссылки на первичное письмо; соблюдена идентичность терминологии и последовательность в изложении аспектов содержания. Источник: Центр дистанционного образования Элитариум Рубрика: Бизнес-психология Теги: деловая коммуникация электронная переписка деловой этикет Мapина Измaйлoва, кандидат педагогических наук, дoцент кaфeдры педагoгики, психологии и культурологии Российского университета кooперации Комментировать Открыть окно выбора социальных сетей для шаринга материала ? Обсуждают сейчас на форуме Применения ККТ при переводе со счёта ИП на личную карту 29.05.21, 16:43 630 5  18 мин. Перезаключение договора ГПХ с физ.лица на самозанятого (риски) 03.06.21, 19:16 119 4  1 час Можно ли зарегистрировать юридический адрес по договору субаренды? 03.06.21, 17:08 94 3  1 час сзв-тд СЗВ-ТД код выполняемой функции 02.06.21, 21:18 333 4  2 часа Загрузить еще Подборка полезных мероприятийРазместить 07 июн. Некоммерческие организации: все изменения и отчетность в 2021 г. Новое ФСБУ «Некоммерческая деятельность» (онлайн и в зале, зачет часов ИПБ) 07 июн. Заседание «Ильинского предпринимательского клуба» в формате круглого стола на тему: «Как отстоять свой бизнес. Может ли государство оказать меры поддержки?» 08 июн. Регистрация на курсы! Современная карьерная бизнес квалификация CAP: Финансовый учет (МСФО); Управленческий учет; Налоги; Право Загрузить ещё  Астрал.СКРИН Прозрачность отношений — залог успеха Узнать больше Спецпредложения Скидка 40% на коды активации Астрал.ОФД Полезное приложение для онлайн-кассы Тест-драйв: 30 дней безлимита Год работы в 1С:Fresh с экономией до 10 000 рублей Бесплатный зарплатный проект с переводами на любые картыСмотреть все  Рассылка от Клерка Ножницы скидок О чем: подборка полезных и выгодных спецпредложений от партнеров «Клерк» Когда: каждый две недели Электронная почта Подписаться на рассылку Мнения68  Tikdaчас назад Чем так готовится, проще удаленно подключиться, когда что-то внеплановое пр... Главбух уходит в отпуск: как избежать коллапса bbfinчас назад чем дальше, тем веселее За продажу грибных солений или варенья из ягод при... Petra81час назад вот вот. и в долгах будут пожизненно, и дети, и их родители, а также бабуш... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу... Gvozdi4caчас назад настроение - пойти потролить бабок на остановке в баночками грибов-помидоро... За продажу грибных солений или варенья из ягод при...  klerk.nskчас назад 78 мульенов кодов, это сколько этикеток, тоже 78 млн?или я ошибаюсь? а скол... За два дня в системе маркировки выпущено 78 миллио... СБВчас назад Надо должность бухгалтера переименовать в должность дрочера. Потому что вре... Новая система прослеживаемости: в ФНС наконец расс... chihчас назад а чего только микро, надо вообще предложить налоговикам самим решать скольк... ? Декларации для малого бизнеса отменят. Налоги бу... VikaV2193час назад Новости из дурдома опять. То с бабушкой нельзя оставаться до совершеннолети... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу... bbfinчас назад ну, теперь микробизнес в надежных руках. ? Декларации для малого бизнеса отменят. Налоги бу... Petra81час назад они наверное забыли? Новый формат трудовых книжек и правила их ведения ...  JuliaRuчас назад какие трудовые книжки?? их же отменили?! Новый формат трудовых книжек и правила их ведения ... bbfin2 часа назад математика-математикой, а финансовый рынок это как бЭ не только умножение и... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу...  ToT 2 часа назад на 365 А почему бесплатный? Excel для бухгалтеров и предпринимателей: все важное в программе простым языком iren14532 часа назад Нашему ИП счет заблокировали за несдачу 6-НДФЛ и РСВ, не работодатель. 2 те... ? Налоговики сравнивают количество ККТ и сотрудник...  msneg 2 часа назад на 365 Да, мы старались! Excel для бухгалтеров и предпринимателей: все важное в программе простым языком  radomir2 часа назад Могут проверять. Обоснование:Федеральный закон № 402-ФЗ "О бухгалтерск... Бухгалтеры хотят получить официальный ответ от ФНС...  Чалдон2 часа назад Пересказ старого анекдота:"Объявление в газете: "Ищу бухгалтера, ... 8 примеров нетипичных услуг для бухгалтера-аутсорс... EvGeN112 часа назад Поэтому правильнее искать тех кто "даст документы" для написания ... Неделя анонимного бухгалтера. М. из Йошкар-Олы: ст...  a.klimenko2 часа назад В России подавляющее большинство населения налогов не платит. Разве что тра... ? Более половины россиян согласны на высокие налог... Anastasiya Devyatova2 часа назад Удобно. Теперь банкам нужно будет предлагать новые плюшки для ИП, чтобы рег... Зарегистрировать бизнес онлайн стало проще EvGeN112 часа назад А смысл работать через уполномочку, если с ЭЦП можно напрямую на сайты ведо... ? Налоговики призывают заранее получать ЭЦП в инсп...  Демьянова Уха2 часа назад Опять бла, бла, бла. А все подъезды обклеены объявлениями "помогите со... Правительство не рассматривает повышение НДФЛ  Michail gladiator 2 часа назад на 365 Блин, полезный курс еще и бесплатно ? Excel для бухгалтеров и предпринимателей: все важное в программе простым языком sunflower_tk2 часа назад Сравнивая свое образование в технаре и в вузе могу сказать, что в техникуме... ? Бухгалтер без высшего образования — не бухгалтер... Arhimed02 часа назад само-собой разумеющийся факт....В общем единственная цель, которая просматр... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу... ZloiBuhgalter2 часа назад Сначала "наванивал" о том чтоб хранили сбережения в рублях. Тепер... Силуанов заявил об угрозе обесценивания денег из-з...  проза жизни2 часа назад если не секрет - и в семейной жизни так же?) ? Бухгалтер без высшего образования — не бухгалтер... Демьянова Уха2 часа назад Качество таких услуг - избави господи. Один треск и ничего более. Но руково... ? Более половины россиян согласны на высокие налог... sunflower_tk2 часа назад У меня среднее специальное (техникум) - бухгалтер, высшее - экономика и упр... ? Бухгалтер без высшего образования — не бухгалтер... VadimBA2 часа назад Тот, кто несет за 12-летнего ребенка ответственность: родители.... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу... Arhimed03 часа назад а элементарно! кредит-то абы просто так не оформят, его оформят под егойную... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу... Wern3 часа назад Да, возможно. Ну, уговорили, пусть все остается как есть, меня устраивает))... Детям разрешат временно находиться с бабушками, де...  Татьяна-Васильевна3 часа назад ой))) а у нас вообще нет ККТ, а сотрудников достаточно. С удовольствием пош... ? Налоговики сравнивают количество ККТ и сотрудник... chih3 часа назад Ну это давно уже практиковалось вроде, мб не в таком виде но суть логична, ... ? Налоговики сравнивают количество ККТ и сотрудник... Бабловед3 часа назад И крестик вместо подписи могут поставить, как средневековые крестьяне.... Детям с 12 лет могут разрешить торговлю ценными бу... Бабловед3 часа назад Расскажу ещё более извращённый случай. У приятеля коттедж, рядом коттедж ме... Закон о борьбе с телефонным мошенничеством могут п... Пользователи онлайн:     и ещё 160 человек сейчас на Клерк.ру Посмотреть всех пользователей О проекте Реклама Редакция Техподдержка Использование материалов Пользовательское соглашение Архив © 2001 — 2021, Клерк.Ру. |