неделя 9. Задание на 9 неделю. Деловая переписка по электронной почте
 Скачать 18.29 Kb.
|
|
Тема: Деловая переписка по электронной почте. Теоретический материал Электронная почта (E-mail – сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи, позволяющим не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и осуществлять пересылку документов, изображений и других видов информации. Электронная деловая переписка еще не вытеснила из документооборота бумажное письмо, однако как средство оперативного решения задач занимает главенствующие позиции. Электронное сообщение должно быть кратким, лаконичным. При его подготовке следует помнить, что по письму адресат будет судить не только о вас (это ваша визитная карточка) но и об организации, которую вы представляете. В отношении этикета электронной деловой корреспонденции справедливы те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия. Задание 1. Прочитайте текст. Ответьте на вопрос: Каковы особенности делового письма по электронной почте? Деловое общение по электронной почте является неотъемлемой частью жизни любого современного человека: мы пишем коллегам по работе, руководству, клиентам, деловым партнерам, людям, которые с нами знакомы, и тем, кто нас еще не знает. Что собой представляет деловая этика в электронной переписке, насколько она нужна для успешного ведения бизнеса? В отношении электронной деловой переписки используются те же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров и т.д. Этика деловой переписки по электронной почте базируется на нескольких незыблемых принципах: взаимное уважение оппонентов к личности и деловой позиции друг друга; внимание к деловым интересам оппонента; понимание важности вопросов конфиденциальности; пунктуальность в обмене информацией. Рассмотрим практические инструменты реализации этих принципов: 1. Грамотно и четко оформленное поле «Тема» / «Subject». Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении. 2. Приветствие и персональное обращение к адресату/адресатам создает доверие и придает письму персональную направленность. Игнорирование имени адресата воспринимается как некорректность. 3. Точность адресации. 4. Оперативность ответа. Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. Приемлемым считается время ответа/реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать на него ответ в течение суток, то правилом хорошего тона будет отправка адресату информации о том, что вы получили его письмо и ответите на него: «Письмо получено. Ответ пришлем сегодня в течение дня» или «Письмо получил. Для ответа нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее …». Таким образом, каждое письмо – это визитная карточка и отражение деловой позиции. И если для нас важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, тогда знание основных правил хорошего тона и следование им в ежедневной переписке – важнейшее условие успеха. Задание 2. Напишите электронное письмо. Расставьте фразы в нужном порядке. Ты ведь не забыл о моем дне рождении? Так что встречаемся завтра в кафе «Счастье есть» в 5 часов вечера. Кому: dima@mail.ru Кстати, вечеринка, как мы и договаривались, будет в стиле диско. Тема «День рождения» Привет, Айбек! Надеюсь это не проблема, и костюм ты купил заранее. Марат Увидимся. Пока! ……………………………………………………………………...………… ……………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………….. ………………………………………………… . Задание 3. Перепишите, заменяя придаточные предложения с союзным словом который на причастные обороты, где это возможно. 1. Духовная культура человека не будет полной, если он не обладает знаниями, которые являются основой моральной культуры. 2. Объем информации, который поступает к человеку через все информационные средства, непрерывно растет. 3. Нет опаснее человека, которому чуждо человеческое, который равнодушен к судьбам родной страны к судьбам ближнего. 4. Надо мною расстилалось голубое небо, по которому плыло и таяло сверкающее облако. 5. Самый надёжный способ защиты металла - использование материалов, которые не подвергаются коррозии. 6. Нередко в вагоне происходят такие интересные разговоры, каких не услышишь даже в кругу друзей. |