Деловые коммникации Пр. раб. 1 Хотинская. Деловые коммуникации в профессиональной сфере
 Скачать 92.99 Kb.
|
|
Практическое задание № 1 по предмету: «Деловые коммуникации в профессиональной сфере» выполнила студентка группы УП-4-21-11 Хотинская Д.В. ЗАДАНИЕ: Необходимо дать ответы на следующие вопросы: Количество коммуникационных действий. Сколько надо произвести актов коммуникации, чтобы задача была выполнена? Сколько в проекте задач? Сколько времени в сутках? Сколько сил отнимает один акт коммуникации? Эффективность коммуникации – это отношение результата, полученного от организации коммуникативной деятельности, к затратам на его получение. Без хорошо отлаженного взаимодействия заинтересованных сторон все усилия по реализации проекта, тем более такого, в котором задействовано большое количество людей или даже компаний, могут оказаться тщетными. Эффективные коммуникации могут намного повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта или прессе. Положительного эффекта можно добиться еще на стадии инициации. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений. Планирование коммуникаций Структура и форма коммуникаций обязательно должны быть определены и согласованы заинтересованными сторонами. Конкретное содержание плана управления коммуникациями зависит от условий и ограничений каждого проекта. Он может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта. Для начала следует определить потребности участников проекта в коммуникации и информации и подходящие средства удовлетворения этих потребностей. «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (PMBOK) международного института управления проектами PMI рекомендует менеджеру проекта рассчитать количество потенциальных каналов коммуникации для того, чтобы оценить степень сложности коммуникаций проекта. Общее количество каналов коммуникации равно n(n-1)/2, где n — количество участников проекта. Таким образом, например, для десяти участников, число потенциальных каналов коммуникации будет равно 45. Следовательно, ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать, кто какую информацию будет получать, и наложение соответствующих ограничений. На одном языке В ряду важнейших задач, которые помогает решить план управления коммуникациями, стоит создание специфической терминологии проекта, используемой всеми участниками. Составление такого глоссария способно значительно упростить общение и улучшить понимание в команде. Переводчик Во время различных фаз проекта руководителю проекта приходится уделять больше внимания какой-либо одной из заинтересованных сторон: на этапе подписания контракта с заказчиком — продавцу, на этапе разработки продукта — разработчику и т. д. Для того чтобы коммуникации на разных этапах были действительно эффективными, следует помнить о целях, которыми руководствуется каждая сторона, и общаться на адекватном языке. Для продавца это язык выгоды в бизнесе заказчика проекта, для разработчика продукта — это язык характеристик продукта. Результат и сроки проекта Отчетность по исполнению, ее формы, адресаты и периодичность предоставления должны быть зафиксированы в плане коммуникаций. В отчетности целесообразно предоставлять информацию о состоянии и прогрессе проекта со степенью детализации, требуемой для данного участника проекта, согласно плану управления коммуникациями. Представленная в такой форме информация позволяет прогнозировать результат проекта. Планирование коммуникаций также помогает, например, реалистично оценить сроки исполнения проекта. Зафиксированная в плане процедура согласования документов снижает риск затягивания обсуждения и утверждения документов. Актуализация Непосредственно во время работы над проектом и после его завершения должен проводиться анализ накопленной информации. Эти знания полезны как в данном, так и в последующих проектах компании. Зачастую уроки, извлеченные из опыта ведения одного проекта, становятся причиной обновления правил управления рисками или общих процедур в компании. Отчет в виде «извлеченных уроков» позволяет сделать опыт и знания отдельного менеджера проекта опытом и знаниями всей компании. При отставании в сроках, наличии каких-либо других серьезных угроз успешному завершению проекта возникает потребность в увеличении интенсивности коммуникаций, и предусмотренных планом возможностей может быть далеко недостаточно для дальнейшего управления работами. Внутрикорпоративная PR-кампания Когда говорят о PR-кампании проекта, как правило, имеют в виду рекламу, общение со СМИ, публичные презентации, забывая о необходимости создания положительного впечатления о проекте среди сотрудников компании, тогда как это один из залогов успеха проекта. Представленный в выгодном свете очередной крупный коммерческий проект компании создает у сотрудников ощущение причастности к совершающемуся на их глазах и их же усилиями обеспеченному технологическому или бизнес-прорыву. Особенно это касается внутренних проектов. Различные презентации для сотрудников, размещение информации на корпоративном сайте, постоянно обновляемая информация об инициации, ходе и завершении проекта — все это готовит сотрудников к обновлениям внутри компании, смягчает или вовсе ликвидирует недовольство и сопротивление изменениям, которые несет в себе проект. Техники эффективных коммуникаций Различным техникам эффективных коммуникаций обучают в курсе общего менеджмента. Профессиональный менеджер наверняка знаком с ними. Коммуникации в проекте отвечают всем традиционным правилам, однако имеют и свою специфику. В проектной деятельности, столь ограниченной по времени, очень важным является понимание участниками своих задач и зон ответственности, четкое и своевременное выполнение своих обязанностей. Любое недопонимание немедленно отражается на качестве, сроках исполнения и стоимости проекта. Именно поэтому одной из приоритетных задач является четкая постановка задачи и определение требований к результату работ. Причем для наилучшего результата стоит дождаться реакции собеседника, чтобы окончательно уяснить все моменты и, если нужно, произвести необходимую корректировку задания. 2. Сообщения и сигналы: примеры, не связанные с речью Какие сигналы может подавать (излучать, генерировать) человек? Практически каждый человек на Земле умеет общаться при помощи языка и жестов. Притом если речь мы учим, то второй способ часто используем неосознанно. Эти виды общения — вербальное и невербальное — являются средствами передачи информации между людьми. В зависимости от избранного варианта инструментом для них служат слово либо тело. Невербальный вид примечателен тем, что посредством позы, мимики и жестов в различных обстоятельствах можно передать большое количество образов. Язык тела очень богат и ограничивается только способностями и воображением самого человека. Фактически это такой же эффективный способ общения, как и речь. К невербальным сигналам относится: мимика, жесты, движения тела; поза; зрительный контакт; смена интонаций в голосе; дистанцирование. Приведите примеры сигналов, которые человеком не осознаются («сигнальное неосознанное поведение») Сознательное и бессознательное невербальное общение В зависимости от того, насколько обдуманно человек пользуется способностями своего тела для контакта с окружающими, можно выделить 2 типа связи. Первый — невербальное общение, совершаемое осознанно. Человек специально выбирает определенные позы, жесты, мимику, чтобы донести до собеседника свое мнение, настрой, необходимую информацию. Второй – неосознанное невербальное общение. При нем практически все действия, совершаемые нами в процессе, спонтанны. Опытный человек может их прочесть, и они скажут ему гораздо больше о собеседнике, чем любые слова. Автоматизированные двигательные навыки (движения, которые ранее осуществлялись под контролем сознания, а затем стали выполняться автоматически. Функция контроля в этом случае переходит от двигательной коры больших полушарий к структурам стриопаллидарной системы полосатое тело + бледный шар). Примером является вождение автомобиля. Вязание на спицах и работа на клавиатуре опытной наборщицы. К этому же типу можно отнести навязчивые привычки и навязчивые действия (жесты, ритуалы, движения). Особым классом второго типа является сомнамбулизм («лунатизм») Приведите примеры сигналов, которые стали сообщениями? Социальные сигналы - это универсальные сигналы в разных формах, научившись читать их, прислушиваясь к словам человека, вы сможете лучше ориентироваться в обществе. Это способы, которыми люди передают сообщения невербально и вербально с помощью своих движений, мимики или действий. Поскольку каждый человек передает свои чувства по-разному, если бы человек искал только социальные сигналы, он мог бы потеряться в море путаницы. 1. Отступить. В социальных ситуациях людям необходимо нечто, называемое "личным пространством". Это зона вокруг нас, которую мы поддерживаем, чтобы соответствующим образом дистанцироваться от других Признаком того, что вы вторглись, является то, что человек, как правило, попытается отойти от вас. Или вообще попытается уйти от ситуации. Личная зона человека составляет около трех футов, поэтому подходить ближе, если вас не пригласили, не очень удобно с социальной точки зрения. Осознание социального пространства других людей может помочь вам быть более приемлемым в социальных взаимодействиях. 2. Тон голоса. То, как вы повышаете и понижаете голос, является сигналом о том, насколько важно то, что вы говорите. Если кто-то говорит громко или очень оживленно, значит, то, что он говорит, очень важно для него и на него следует обратить внимание. Когда вы ведете жаркий разговор со своим приятелем или начальником, и он подчеркивает определенные фразы или сильно меняет тон своего голоса, вам обязательно нужно слушать. То, что они говорят, должно быть услышано и принято к сведению. То, что они говорят, не так важно, как то, как они это говорят. Более высокий уровень громкости обычно означает, что человек взволнован, а более низкий - что он более серьезно относится к тому, что говорит. 3. Смс и электронная почта. Новое явление последних нескольких десятилетий - текстовые сообщения и сообщения электронной почты. Эти формы общения вызвали больше войн, чем что-либо другое в истории коммуникации. Почему? Потому что мы читаем сообщения с той точки зрения, которую мы имеем о ситуации или человеке. Когда кто-то посылает вам сообщение, постарайтесь убрать из него свои собственные предположения и прочитать его именно так, как оно написано, чтобы лучше понять, что в нем на самом деле говорится. Социальные сигналы невероятно трудно расшифровать через текст или письменные сообщения. Если вы хотите быть услышанным и понятым, лучший способ сделать это - устно поговорить с кем-то или взять трубку телефона. 4. Смотреть кому-то в глаза. Зрительный контакт - один из самых важных социальных признаков. Когда кто-то не смотрит вам в глаза, это может послужить сигналом к разным последствиям. Обычно, когда кто-то не смотрит вам в глаза, это означает, что ему неловко, он виноват, чувствует себя неловко или хочет что-то сказать, но не говорит. 5. Перемещается в своем кресле. Если вы разговариваете с кем-то, а он ерзает или ерзает на своем стуле, это социальный сигнал о том, что ему либо скучно, либо ему некомфортно от того, что вы говорите. 6. Скрещивание рук. Когда кто-то скрещивает руки во время разговора с вами, он защищается от вас и от того, что вы хотите сказать. Это почти как знак того, что ваши слова не услышаны или не нужны. 7. То, как кто-то одевается. Мы не просто надеваем одежду, не думая и не чувствуя. Часто мы находим одежду, которая соответствует нашему настроению. Будь то цвет платья или его длина, то, что мы надеваем, является огромной социальной подсказкой о том, кто и что мы есть. Именно поэтому существует такое понятие, как "костюм власти" или "вечерний наряд". Одежда, которую вы носите, посылает окружающим сообщение о том, чего вы хотите и кто вы, независимо от того, осознаете вы это или нет. 8. Выражение лица. Одним из социальных признаков, который можно безошибочно определить и часто неконтролируемым, является выражение лица, которое мы показываем другим. Настроение, которое вы испытываете внутри, обычно отражается на вашем лице. Одним из самых больших индикаторов социальных признаков является то, как человек выражает свои эмоции с помощью мимики. 9. Их улыбка. Улыбка - это не просто улыбка, это социальная подсказка о том, что человек действительно чувствует по отношению к чему-то. Существует настоящая разница между искренней улыбкой и вынужденной; это очень разные вещи. 10. Проверяет свой телефон. Если кто-то проверяет свой мобильный телефон, это социальный сигнал о том, что вы ему надоели или что ему неинтересно то, что вы хотите сказать. Если человек не может дождаться окончания разговора, чтобы сосредоточиться на том, что происходит в его телефоне, это означает, что мобильное устройство гораздо важнее, чем вы. Иногда прислушиваться к социальным сигналам, которые посылает вам человек, важнее, чем слова, которые звучат из его уст. Если вы поймете эти социальные сигналы и то, что они могут вам сказать, то вам, вероятно, будет легче находиться в социальных ситуациях, рисковать, когда вы могли бы этого не делать, или отступать, когда кажется, что вы слишком сильно наступаете или заставляете кого-то чувствовать себя неловко. 3. Про источники информации, распознавание и доверие Почему так важно установить доверительные отношения? При общении людей, не являющимися членами одной семьи, доверительные отношения возможно оговорить определенными темами или ситуациями. Например, от коллег по работе для доверия требуется исключительно соблюдение должностных обещаний и поддержание командной идеи, в то время как от друзей может потребоваться приехать по первому звонку. Но в любом варианте подходят следующие приемы: изначально доверять людям, которых до этого не знали – со временем отношения можно скорректировать, но предварительный кредит доверия хорошо сказывается на развитии эффективного взаимодействия; уважать нормы общения, принятые в рабочем коллективе или семье друга, т.е. той системе, к которой относится партнер по общению; ставить собственные личностные границы, не позволять их переступать и не нарушать чужих личностных границ. В общении с коллегами главной задачей является найти те сферы, в которых можно на них положиться, и темы для обсуждения. Эти люди в большинстве случаев не являются первостепенными для личного благополучия, поэтому и полная открытость с ними будет неуместной. Опасность в доверительности может быть только тогда, когда данное качество проявляется без осторожности, продиктованной здравым смыслом. Всегда следует придерживаться золотой середины, т.к. излишняя подозрительность и закрытость лишают личность важных социальных контактов, а доверие всем без особого разбора может привести к тому, что люди начнут использовать полученную информацию в корыстных целях. Постепенное и грамотное построение контакта, оценка действий, а не только слов человека помогут избежать предательства и разочарования. Какие приемы помогают быстрее и с наименьшими затратами установить доверительные отношения? 10 принципов, способных максимально быстро создать доверие в отношениях: 1. Умейте признавать свои собственные ошибки Если вашей конечной целью является построение доверительных отношений, ни при каких обстоятельствах не уходите от ответственности за содеянное. 2. Будьте последовательны в своих словах и поступках Делайте всегда то, о чем говорите. Последовательность в поведении является наибыстрым способом чтобы завоевать чье-либо доверие. 3. Не забывайте доверять людям Обязательность и доверие выступают в одной связке взаимных действий. 4. Старайтесь слушать друг друга внимательно В наши дни сложно встретить внимательного собеседника. Именно поэтому данное качество просто бесценно при построении доверия в отношениях. 5. Показывайте и проявляйте свой интерес Проявление неподдельного интереса по отношению к партнеру в значительной степени помогает правильно выстраивать ваши отношения, а также в значительной мере укреплять чувство доверия. Когда партнер ощущает исходящую от вас искренность, взамен вы получаете столь желанное доверие. 6. Познавайте себя Самосознание – это способность понять черты своего характера, своих чувств и желаний. Известный психолог Нэн С. Рассел говорит о самосознании как о «золотом ключике» к поиску доверия в отношениях. «В большинстве своем людям не свойственно понимать, что их поступки сигнализируют и передают информацию о них другим людям. Нельзя делать поступки осознанно, исключая при этом познание себя». Невозможно выстроить доверие в отношениях, когда ваши поступки сигнализируют обратное. 7. Воспитывайте в себе чувство пунктуальности Неспособность управлять и грамотно распоряжаться своим временем может рассматриваться как показатель неуважения по отношению к другим людям. Все дело в том, что окружающим вас людям очень сложно положиться и довериться на вас. 8. Общайтесь свободно и открыто Эффективное и правильное общение может стать самым главным ключом в развитии доверительных отношений. 9. Решайте конфликтные ситуации оперативно Каждая конфликтная ситуация действует губительно по отношению к доверию. Именно по этой причине особенно важно разрешать конфликт на его начальной стадии. Ни в коем случает не стоит разрешать конфликт, будучи в несколько агрессивном состоянии. 10. Будьте примером для подражания Не существует лучшего метода для установления доверительных отношений, чем демонстрация поведения. Возможно, данная фраза может означать общепринятое решение. Говорите всегда правду и будьте искренним, уходя от сплетен и пересудов. Стройте свое общение с людьми таким образом, чтобы они могли доверять вам. Взамен вы почувствуете некую легкость в умении доверять другим. Одним словом – это тот самый «круг доверия». 4. «Информация» – не равно «Данные». Информация – это интерпретация данных Между данными и информацией есть тонкая разница. Данные факты или детали, из которых Информация выводится. Отдельные данные редко могут быть полезны по отдельности. Чтобы данные стали информацией, их необходимо поместить в контекст. Сравнительная таблица данных и информации
Данные просто факты или цифры – биты информации, но не самой информации. Когда данные обрабатываются, интерпретируются, организуются, структурируются или представляются таким образом, чтобы сделать их значимыми или полезными, они называются Информация. Информация предоставляет контекст для данных. Например, список дат - данные - не имеет смысла без информации, которая делает даты релевантными (даты праздников). «Данные» и «информация» неразрывно связаны друг с другом, независимо от того, распознаете ли вы их как два отдельных слова или используете их как синонимы, как это принято сегодня. Будут ли они использоваться взаимозаменяемо, в некоторой степени зависит от использования «данных» - их контекста и грамматики. Примеры данных и информации История показаний температуры во всем мире за последние 100 лет - это данные. Если эти данные систематизированы и проанализированы с целью выявления повышения глобальной температуры, то это информация. Количество посетителей веб-сайта по странам является примером данных. Информация о том, что трафик из США увеличивается, а трафик из Австралии уменьшается. Часто данные требуются для подтверждения утверждения или вывода (информации), сделанного или сделанного из них. Например, прежде чем лекарство будет одобрено FDA, производитель должен провести клинические испытания и представить много данных, чтобы продемонстрировать, что лекарство безопасно. 5. Про групповую коммуникацию и доверие Меняются ли доверительные отношения от расширения состава участников? И как они меняются? Меняются ли приемы установления доверительных отношений при их применении в группе? Какие приемы для создания пространства доверия вы знаете? 5.3 Механизм формирования атмосферы доверия в команде выступает как совокупность совпадения интересов ее участников по достижению результата, их высокого профессионального мастерства и демонстрации таких черт характера, как ответственность, заботливость, порядочность  Несомненно, что соблюсти все указанные составляющие доверия в любой социальной группе — дело весьма сложное. Однако в настоящих командах доверие как механизм выстраивания продуктивных отношений выступает одним из ключевых факторов. |